Πώς να εισαγάγετε το πλαίσιο ελέγχου στο Excel (Εύκολος οδηγός βήμα προς βήμα)

Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να εισαγάγετε και να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel

Στο Excel, ένα πλαίσιο ελέγχου είναι ένα διαδραστικό εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επιλογή ή την κατάργηση επιλογής. Πρέπει να το έχετε δει σε πολλές διαδικτυακές μορφές διαθέσιμες στο διαδίκτυο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel για να δημιουργήσετε διαδραστικές λίστες ελέγχου, δυναμικά γραφήματα και πίνακες εργαλείων.

Αυτό το σεμινάριο Excel καλύπτει τα ακόλουθα θέματα:

• Πώς να αποκτήσετε την καρτέλα προγραμματιστή σε κορδέλα Excel.
• Πώς να εισαγάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel.
• Παραδείγματα χρήσης πλαισίων ελέγχου στο Excel.
• Πώς να εισαγάγετε πολλά πλαίσια ελέγχου στο Excel.
• Πώς να διαγράψετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel.
• Πώς να διορθώσετε τη θέση ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel.
• Λεζάντα Όνομα vs. Όνομα Backend

Για να εισαγάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel, πρέπει πρώτα να έχετε ενεργοποιήσει την καρτέλα Προγραμματιστής στο βιβλίο εργασίας σας.

Δεν μπορείτε να δείτε την καρτέλα προγραμματιστή;

Μην ανησυχείτε και συνεχίστε να διαβάζετε!

Αποκτήστε την καρτέλα προγραμματιστή σε κορδέλα Excel

Το πρώτο βήμα για την εισαγωγή ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel είναι να έχετε την καρτέλα προγραμματιστή ορατή στην περιοχή των κορδελών. Η καρτέλα προγραμματιστή περιέχει το πλαίσιο ελέγχου που πρέπει να χρησιμοποιήσουμε για την εισαγωγή ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel.

Παρακάτω είναι τα βήματα για την εισαγωγή της καρτέλας προγραμματιστή στην κορδέλα του Excel.

• Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις υπάρχουσες καρτέλες στην κορδέλα του Excel και επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel.
• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, θα έχετε τις επιλογές Προσαρμογή της κορδέλας. Στα δεξιά, στο παράθυρο Κύριες καρτέλες, ελέγξτε την επιλογή Προγραμματιστής.
• Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα κάνει την καρτέλα προγραμματιστή να εμφανίζεται ως μία από τις καρτέλες στην κορδέλα.

Τώρα με την καρτέλα προγραμματιστή ορατή, έχετε πρόσβαση σε μια ποικιλία διαδραστικών στοιχείων ελέγχου.

Πώς να εισαγάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel

Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα προγραμματιστή -> στοιχεία ελέγχου -> εισαγωγή -> στοιχεία ελέγχου φόρμας -> πλαίσιο ελέγχου.
   
2. Κάντε κλικ οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας και θα εισαγάγει ένα πλαίσιο ελέγχου (όπως φαίνεται παρακάτω).
3. Τώρα πρέπει να συνδέσετε το πλαίσιο ελέγχου σε ένα κελί στο Excel. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και επιλέξτε Format Control.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Format Control, στην καρτέλα Control, κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
   • Τιμή: Επιλεγμένο (αυτό διασφαλίζει ότι το πλαίσιο ελέγχου είναι προεπιλεγμένο όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας)
   • Σύνδεσμος κελιού: $ A $ 1 (αυτό είναι το κελί που είναι συνδεδεμένο με το πλαίσιο ελέγχου). Μπορείτε να εισαγάγετε αυτό με μη αυτόματο τρόπο ή να επιλέξετε το κελί για να λάβετε την αναφορά.
5. Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα το πλαίσιο ελέγχου σας είναι συνδεδεμένο με το κελί A1 και όταν επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου, θα εμφανίζεται TRUE στο κελί A1 και όταν το αποεπιλέξετε, θα εμφανιστεί FALSE.

Παραδείγματα χρήσης ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel.

Δημιουργία διαδραστικής λίστας υποχρεώσεων στο Excel

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα μιας λίστας υποχρεώσεων που χρησιμοποιεί πλαίσια ελέγχου για να επισημάνει την εργασία ως ολοκληρωμένη.

Δύο πράγματα συμβαίνουν στο παραπάνω παράδειγμα:

• Μόλις ελέγξετε το πλαίσιο ελέγχου για ένα στοιχείο/εργασία, η κατάσταση αλλάζει σε Τέλος (από το Τέλος), το κελί παίρνει μια πράσινη σκιά και το κείμενο αποκτά μια μορφή διαγράμμισης.
• Η τιμή του συνδέσμου κελιού για αυτό το πλαίσιο ελέγχου αλλάζει από FALSE σε TRUE.
• Οι αριθμοί «Ολοκληρώθηκε η εργασία» και «% της εργασίας ολοκληρώθηκε» (στα κελιά Η3 και Η4) αλλάζουν με βάση τον αριθμό των εργασιών που έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες.

Εδώ είναι πώς να το φτιάξετε αυτό:

• Έχετε τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο κελί A2: A7.
• Εισαγάγετε τα πλαίσια ελέγχου και τοποθετήστε τα στο κελί B2: B7.
• Συνδέστε αυτά τα πλαίσια ελέγχου στο κελί E2: E7. Δεν υπάρχει τρόπος να συνδέσετε όλα τα πλαίσια ελέγχου με τη μία. Θα πρέπει να συνδέσετε χειροκίνητα κάθε πλαίσιο ελέγχου ένα προς ένα.
• Στο κελί C2, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο: = IF (E2, "Done", "To Be Done") και σύρετε για όλα τα κελιά (C2: C7).
  • Στο κελί C2: C7, εφαρμόστε μορφοποίηση υπό όρους για να δώσετε στο κελί ένα πράσινο χρώμα φόντου και διαγραμμένη μορφή όταν η τιμή στο κελί είναι Τέλος.
• Στο κελί H3, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο: = COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 7, TRUE)
  • Αυτό θα μετρήσει το σύνολο των εργασιών που έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες.
• Στο κελί H4, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο: = COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 7, TRUE)/COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 7, ””)
  • Αυτό θα δείξει το ποσοστό των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί.

Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε τη λίστα ελέγχου.

Δημιουργία δυναμικού γραφήματος στο Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πλαίσιο ελέγχου Excel για να δημιουργήσετε ένα δυναμικό γράφημα όπως φαίνεται παρακάτω:

Σε αυτήν την περίπτωση, το πλαίσιο ελέγχου πάνω από το γράφημα συνδέεται με τα κελιά C7 και C8.

Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου για το 2013, η τιμή του κελιού C7 γίνεται TRUE. Ομοίως, εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου για το 2014, η τιμή του κελιού C8 γίνεται ΑΛΗΘΙΝΗ.

Τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία αυτού του γραφήματος είναι στα C11 έως F13. Τα δεδομένα για το 2013 και το 2014 εξαρτώνται από το συνδεδεμένο κελί (C7 και C8). Εάν η τιμή στο κελί C7 είναι TRUE, βλέπετε τις τιμές στο C11: F11, διαφορετικά βλέπετε το σφάλμα #N/A. Το ίδιο συμβαίνει και με τα στοιχεία για το 2014.

Τώρα με βάση ποιο πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο, τα δεδομένα αυτά εμφανίζονται ως γραμμή στο γράφημα.

Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε το πρότυπο δυναμικού γραφήματος.

Εισαγωγή πολλαπλών πλαισίων ελέγχου στο Excel

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε πολλά πλαίσια ελέγχου στο ίδιο φύλλο εργασίας.

#1 Εισαγωγή ενός πλαισίου ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα προγραμματιστή

Για να εισαγάγετε περισσότερα από ένα πλαίσια ελέγχου, μεταβείτε στην καρτέλα προγραμματιστή -> στοιχεία ελέγχου -> εισαγωγή -> στοιχεία ελέγχου φόρμας -> πλαίσιο ελέγχου.

Τώρα, όταν κάνετε κλικ οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας, θα εισαγάγει ένα νέο πλαίσιο ελέγχου.

Μπορείτε να επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για να εισαγάγετε πολλά πλαίσια ελέγχου στο Excel.

Σημείωση:

• Το πλαίσιο ελέγχου που εισάγεται με αυτόν τον τρόπο δεν συνδέεται με κανένα κελί. Πρέπει να συνδέσετε μη αυτόματα όλα τα πλαίσια ελέγχου.
• Το πλαίσιο ελέγχου θα έχει διαφορετικά ονόματα υπότιτλων, όπως το πλαίσιο ελέγχου 1 και το πλαίσιο ελέγχου 2, και ούτω καθεξής.

#2 Αντιγραφή Επικόλληση του πλαισίου ελέγχου

Επιλέξτε ένα υπάρχον πλαίσιο ελέγχου, αντιγράψτε το και επικολλήστε το. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου (Control + D).

Σημείωση:

• Τα αντίγραφα πλαίσια ελέγχου συνδέονται με το ίδιο κελί με αυτό του αρχικού πλαισίου ελέγχου. Πρέπει να αλλάξετε μη αυτόματα τον σύνδεσμο κελιού για κάθε πλαίσιο ελέγχου.
• Τα ονόματα των λεζάντων όλων των αντιγραμμένων πλαισίων ελέγχου είναι τα ίδια. Ωστόσο, το όνομα του backend θα ήταν διαφορετικό (καθώς πρόκειται για ξεχωριστά αντικείμενα).

#3 Σύρετε και γεμίστε κελιά με πλαίσιο ελέγχου

Εάν έχετε ένα πλαίσιο ελέγχου σε ένα κελί στο Excel και σύρετε όλη τη λαβή πλήρωσης προς τα κάτω, θα δημιουργηθούν αντίγραφα του πλαισίου ελέγχου. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Σημείωση:

• Τα ονόματα των λεζάντων όλων των νέων πλαισίων ελέγχου είναι τα ίδια. Ωστόσο, το όνομα του backend θα ήταν διαφορετικό (καθώς πρόκειται για ξεχωριστά αντικείμενα).
• Όλα αυτά τα πλαίσια ελέγχου θα συνδέονται με το ίδιο κελί (αν συνδέσατε το πρώτο). Πρέπει να αλλάξετε χειροκίνητα τη σύνδεση όλων αυτών ενός προς έναν.

Διαγραφή του πλαισίου ελέγχου στο Excel

Μπορείτε να διαγράψετε εύκολα ένα μεμονωμένο πλαίσιο επιλογής επιλέγοντάς το και πατώντας το πλήκτρο διαγραφής. Για να επιλέξετε ένα πλαίσιο ελέγχου, πρέπει να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και να πατήσετε το αριστερό κουμπί του ποντικιού.

Εάν θέλετε να διαγράψετε πολλά πλαίσια ελέγχου:

• Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και επιλέξτε όλα αυτά που θέλετε να διαγράψετε.
• Πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή.

Εάν έχετε πολλά πλαίσια ελέγχου διάσπαρτα στο φύλλο εργασίας σας, ακολουθεί ένας τρόπος για να λάβετε μια λίστα με όλα τα πλαίσια ελέγχου και να τα διαγράψετε με τη μία:

• Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Επεξεργασία -> Εύρεση & επιλογή -> Παράθυρο επιλογής.
  • Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο επιλογής που θα περιέχει όλα τα αντικείμενα σε αυτό το φύλλο εργασίας (συμπεριλαμβανομένων των πλαισίων ελέγχου, των σχημάτων και των γραφημάτων).
• Επιλέξτε όλα τα πλαίσια ελέγχου που θέλετε να διαγράψετε (για να επιλέξετε πολλά πλαίσια ελέγχου, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου κατά την επιλογή) και πατήστε το πλήκτρο διαγραφής.
  • Λάβετε υπόψη ότι τα ονόματα των πλαισίων ελέγχου εδώ είναι τα ονόματα του backend και όχι τα ονόματα των λεζάντων.

Σημείωση: Το παράθυρο επιλογής εμφανίζει μόνο όλα τα αντικείμενα του ενεργού φύλλου εργασίας.

Πώς να διορθώσετε τη θέση ενός πλαισίου ελέγχου στο Excel

Ένα κοινό ζήτημα με τη χρήση σχημάτων και αντικειμένων στο Excel είναι ότι όταν αλλάζετε μέγεθος κελιών ή αποκρύπτετε/διαγράφετε γραμμές/στήλες, επηρεάζει επίσης τα σχήματα/πλαίσια ελέγχου. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Για να σταματήσετε να μετακινείται το πλαίσιο ελέγχου όταν αλλάζετε μέγεθος ή διαγράφετε κελιά, κάντε τα εξής:

• Αριστερό κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και επιλέξτε Format Control.
• Στο παράθυρο διαλόγου Έλεγχος μορφοποίησης, επιλέξτε την καρτέλα ιδιότητες.
• Στην καρτέλα "Ιδιότητες", στην ενότητα "Θέση αντικειμένου", επιλέξτε "Μη μετακίνηση ή μέγεθος με κελιά".
• Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα, όταν αλλάζετε μέγεθος ή διαγράφετε κελιά, το πλαίσιο ελέγχου θα παραμείνει στη θέση του.

Λεζάντα Όνομα vs. Ονομα

Όταν εισάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel, βλέπετε ένα όνομα μπροστά από το πλαίσιο (όπως το πλαίσιο ελέγχου 1 ή το πλαίσιο ελέγχου 2).

Αυτό το κείμενο - μπροστά από το πλαίσιο - είναι το Όνομα λεζάντας του πλαισίου ελέγχου. Για να επεξεργαστείτε αυτό το κείμενο, κάντε δεξί κλικ και ορίστε την επιλογή «Επεξεργασία κειμένου».

Ενώ βλέπετε το νέο κείμενο, στο πίσω μέρος, το Excel συνεχίζει να αναφέρεται σε αυτό το πλαίσιο ελέγχου ως πλαίσιο ελέγχου 1.

Εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου και κοιτάξετε το πεδίο Όνομα πλαισίου, θα δείτε το όνομα που χρησιμοποιεί το Excel για αυτό το πλαίσιο ελέγχου στο backend.

Μπορείτε εύκολα να αλλάξετε αυτό το όνομα του backend επιλέγοντας πρώτα το πλαίσιο ελέγχου στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, πληκτρολογώντας το όνομα στο πλαίσιο ονόματος (οι κανόνες ονοματοδοσίας είναι ίδιοι με αυτούς των ονομαζόμενων εύρων).

Δείτε επίσης: Πώς να εισαγάγετε ένα πλαίσιο ελέγχου στα Υπολογιστικά φύλλα Google.