Πώς να ταξινομήσετε στο Excel (κατά γραμμές, στήλες, χρώματα, ημερομηνίες και αριθμούς)

Η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel έχει γίνει αρκετά εύκολη με όλες τις ενσωματωμένες επιλογές.

Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας αλφαβητικά, με βάση την τιμή στα κελιά ή με βάση το κελί και το χρώμα γραμματοσειράς.

Μπορείτε επίσης να κάνετε ταξινόμηση στηλών πολλαπλών επιπέδων (δηλαδή, ταξινόμηση κατά στήλη Α και στη συνέχεια κατά στήλη Β) καθώς και ταξινόμηση σειρών (από αριστερά προς τα δεξιά).

Και αν αυτό δεν ήταν αρκετό, το Excel σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες λίστες και να ταξινομήσετε με βάση αυτό (πόσο ωραίο είναι αυτό). Έτσι, μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα με βάση τα μεγέθη των πουκάμισων (XL, L, M, S) ή τις απαντήσεις (συμφωνώ απόλυτα, συμφωνώ, διαφωνώ) ή την ένταση (υψηλή, μεσαία, χαμηλή)

Κατώτατη γραμμή - υπάρχουν πάρα πολλές επιλογές ταξινόμησης που έχετε στη διάθεσή σας όταν εργάζεστε με το Excel.

Και σε αυτό το τεράστιο σε βάθος σεμινάριο, θα σας δείξω όλες αυτές τις επιλογές ταξινόμησης και μερικά υπέροχα παραδείγματα όπου αυτά μπορεί να είναι χρήσιμα.

Δεδομένου ότι αυτό είναι ένα τεράστιο σεμινάριο με πολλά θέματα, παρέχω έναν πίνακα περιεχομένου παρακάτω. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα θέματα και θα σας οδηγήσει αμέσως εκεί.

Πρόσβαση στις επιλογές ταξινόμησης στο Excel

Δεδομένου ότι η ταξινόμηση είναι ένα τόσο συνηθισμένο πράγμα που απαιτείται κατά την εργασία με δεδομένα, το Excel παρέχει διάφορους τρόπους για να έχετε πρόσβαση στις επιλογές ταξινόμησης.

Ταξινόμηση κουμπιών στην κορδέλα

Ο γρηγορότερος τρόπος πρόσβασης στις επιλογές ταξινόμησης είναι χρησιμοποιώντας τα κουμπιά διαλογής στις κορδέλες.

Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα, θα δείτε τις επιλογές «Ταξινόμηση & Φίλτρο». Τα τρία κουμπιά στα αριστερά αυτής της ομάδας προορίζονται για την ταξινόμηση των δεδομένων.

Τα δύο μικρά κουμπιά σας επιτρέπουν να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας μόλις κάνετε κλικ σε αυτά.

Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα σύνολο δεδομένων με ονόματα, μπορείτε απλώς να επιλέξετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα δύο κουμπιά για να ταξινομήσετε τα δεδομένα. Το κουμπί Α έως Ω ταξινομεί τα δεδομένα αλφαβητικά στο χαμηλότερο στο υψηλότερο και το κουμπί Ζ σε Α ταξινομεί τα δεδομένα αλφαβητικά στο υψηλότερο στο χαμηλότερο.

Αυτά τα κουμπιά λειτουργούν επίσης με αριθμούς, ημερομηνίες ή ώρες.

Προσωπικά, δεν χρησιμοποιώ ποτέ αυτά τα κουμπιά, καθώς αυτά είναι περιορισμένα σε αυτό που μπορούν να κάνουν και υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες σφάλματος κατά τη χρήση αυτών. Αλλά σε περίπτωση που χρειάζεστε μια γρήγορη ταξινόμηση (όπου δεν υπάρχουν κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων), αυτά μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το κάνετε.

Πλαίσιο διαλόγου ταξινόμησης

Στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα, υπάρχει ένα άλλο εικονίδιο κουμπιού Ταξινόμηση στην ομάδα ταξινόμησης.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο κουμπιού Ταξινόμηση, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης (κάτι όπως φαίνεται παρακάτω).

Το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης είναι η πιο ολοκληρωμένη λύση για ταξινόμηση στο Excel. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις επιλογές σχετικά με την ταξινόμηση μέσω αυτού του παραθύρου διαλόγου.

Όλες οι άλλες μέθοδοι χρήσης των επιλογών ταξινόμησης είναι περιορισμένες και δεν προσφέρουν πλήρη λειτουργικότητα.

Αυτός είναι ο λόγος που προτιμώ πάντα να χρησιμοποιώ το παράθυρο διαλόγου όταν πρέπει να ταξινομήσω στο Excel.

Ένας κύριος λόγος για την προτίμησή μου είναι ότι υπάρχει πολύ μικρότερη πιθανότητα να κάνετε λάθος όταν χρησιμοποιείτε το παράθυρο διαλόγου. Όλα είναι καλά δομημένα και σημειωμένα (σε αντίθεση με τα κουμπιά στην κορδέλα όπου μπορεί να μπερδευτείτε ποιο να χρησιμοποιήσετε).

Σε αυτό το σεμινάριο, θα με βρείτε κυρίως να χρησιμοποιώ το παράθυρο διαλόγου για να ταξινομήσω τα δεδομένα. Αυτό συμβαίνει επίσης επειδή ορισμένα από τα πράγματα που καλύπτω σε ορισμένες ενότητες (όπως η ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων ή η ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά) μπορούν να γίνουν μόνο χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου.Συντόμευση πληκτρολογίου - Εάν πρέπει να ταξινομείτε συχνά δεδομένα στο Excel, σας συνιστώ να μάθετε τη συντόμευση πληκτρολογίου για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης. Του ALT + A + S + S

Επιλογές ταξινόμησης στο μενού φίλτρου

Εάν έχετε εφαρμόσει φίλτρα στο σύνολο δεδομένων σας, μπορείτε επίσης να βρείτε τις επιλογές ταξινόμησης μαζί με τις επιλογές φίλτρου. Ένα φίλτρο μπορεί να εφαρμοστεί επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φίλτρο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και έχετε εφαρμόσει το φίλτρο.

Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου για οποιαδήποτε στήλη (είναι το μικρό εικονίδιο τρίγωνου προς τα κάτω στα δεξιά του κελιού της κεφαλίδας της στήλης), θα δείτε επίσης ορισμένες από τις επιλογές ταξινόμησης.

Λάβετε υπόψη ότι αυτές οι επιλογές ταξινόμησης αλλάζουν με βάση τα δεδομένα στη στήλη. Έτσι, εάν έχετε κείμενο, θα σας δείξει την επιλογή ταξινόμησης από Α σε Ζ ή Ζ σε Α, αλλά εάν έχετε αριθμούς, θα σας εμφανίσει επιλογές ταξινόμησης από το μεγαλύτερο στο μικρότερο ή το μικρότερο στο μεγαλύτερο.

Κάντε δεξί κλικ στις επιλογές

Εκτός από τη χρήση του παραθύρου διαλόγου, η χρήση δεξιού κλικ είναι μια άλλη μέθοδος που χρησιμοποιώ μερικές φορές (είναι επίσης εξαιρετικά γρήγορη καθώς απαιτούνται μόνο δύο κλικ).

Όταν έχετε ένα σύνολο δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί και θα σας εμφανίσει τις επιλογές ταξινόμησης.

Λάβετε υπόψη ότι βλέπετε ορισμένες επιλογές που δεν βλέπετε στην κορδέλα ή στις επιλογές Φίλτρο. Παρόλο που υπάρχει η συνήθης ταξινόμηση κατά τιμή και προσαρμοσμένη επιλογή ταξινόμησης (που ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση), μπορείτε επίσης να δείτε επιλογές όπως Τοποθέτηση επιλεγμένου χρώματος κελιού/Χρώμα γραμματοσειράς/Μορφοποίηση στο επάνω μέρος.

Θεωρώ ότι αυτή η επιλογή είναι αρκετά χρήσιμη καθώς μου επιτρέπει να συγκεντρώσω γρήγορα όλα τα έγχρωμα κελιά (ή κελιά με διαφορετικό χρώμα γραμματοσειράς) στο επάνω μέρος. Συχνά έχω τα μηνιαία δεδομένα εξόδων που περνάω και επισημαίνω ορισμένα κελιά με μη αυτόματο τρόπο. Στη συνέχεια, μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν την επιλογή για να συγκεντρώσω γρήγορα όλα αυτά τα κελιά στην κορυφή.

Τώρα που έχω καλύψει όλους τους τρόπους πρόσβασης στις επιλογές ταξινόμησης στο Excel, ας δούμε πώς να τα χρησιμοποιήσουμε για να ταξινομήσουμε δεδομένα σε διαφορετικά σενάρια.

Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel (Κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες)

Ανακοπή: Τις περισσότερες φορές, η ταξινόμηση λειτουργεί ακόμη και όταν επιλέγετε ένα κελί στο σύνολο δεδομένων. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να καταλήξετε σε προβλήματα (όταν έχετε κενά κελιά/γραμμές/στήλες στο σύνολο δεδομένων σας). Κατά την ταξινόμηση δεδομένων, είναι καλύτερο να επιλέξετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και στη συνέχεια να το ταξινομήσετε - μόνο για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα.

Με βάση τον τύπο των δεδομένων που έχετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές ταξινόμησης στο Excel.

Ταξινόμηση κατά Κείμενο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε όλες αυτές τις εγγραφές με βάση το όνομα του μαθητή με αλφαβητική σειρά.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα κειμένου με αλφαβητική σειρά:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Όνομα»
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί «Τιμές κελιού»
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε A-Z
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Γιατί να μην χρησιμοποιήσετε μόνο τα κουμπιά στην κορδέλα;

Η παραπάνω μέθοδος ταξινόμησης δεδομένων στο Excel μπορεί να μοιάζει με πολλά βήματα, σε σύγκριση με το απλό κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης στην κορδέλα.

Και αυτό είναι αλήθεια.

Η παραπάνω μέθοδος είναι μεγαλύτερη, αλλά υπάρχει καμία πιθανότητα σφάλματος.

Όταν χρησιμοποιείτε τα κουμπιά ταξινόμησης στην κορδέλα, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορεί να πάνε στραβά (και αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστεί όταν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων.

Ενώ συζητώ τα μειονεκτήματα της χρήσης των κουμπιών αργότερα σε αυτό το σεμινάριο, επιτρέψτε μου να σας δείξω γρήγορα τι μπορεί να πάει στραβά.

Στο παρακάτω παράδειγμα, δεδομένου ότι το Excel δεν μπορεί να αναγνωρίσει ότι υπάρχει μια γραμμή κεφαλίδας, ταξινομεί ολόκληρο το σύνολο δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της κεφαλίδας.

Αυτό το ζήτημα αποφεύγεται με το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης καθώς σας δίνει ρητά την επιλογή να καθορίσετε εάν τα δεδομένα σας έχουν κεφαλίδες ή όχι.

Δεδομένου ότι η χρήση του πλαισίου διαλόγου Ταξινόμηση εξαλείφει τις πιθανότητες σφάλματος, σας συνιστώ να το χρησιμοποιήσετε αντί για όλες τις άλλες μεθόδους ταξινόμησης στο Excel

Ταξινόμηση κατά Αριθμούς

Τώρα, υποθέτω ότι έχετε ήδη μάθει πώς λειτουργεί η ταξινόμηση κειμένου (καλύπτεται παραπάνω από αυτήν την ενότητα).

Οι άλλοι τύποι ταξινόμησης (όπως με βάση αριθμούς ή ημερομηνίες ή χρώμα) πρόκειται να χρησιμοποιήσουν σχεδόν τα ίδια βήματα με μικρές παραλλαγές.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση τις βαθμολογίες που βαθμολογούνται από κάθε μαθητή.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα βάσει αριθμών:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Όνομα»
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί «Τιμές κελιού»
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε «Μεγαλύτερο έως μικρότερο»
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Ταξινόμηση κατά Ημερομηνία/ρα

Ενώ η ημερομηνία και η ώρα μπορεί να φαίνονται διαφορετικά, δεν είναι παρά αριθμοί.

Για παράδειγμα, στο Excel, ο αριθμός 44196 θα είναι η τιμή ημερομηνίας για τις 31 Δεκεμβρίου2021-2022. Μπορείτε να μορφοποιήσετε αυτόν τον αριθμό ώστε να μοιάζει με ημερομηνία, αλλά στο backend στο Excel, παραμένει ένας αριθμός.

Αυτό σας επιτρέπει επίσης να αντιμετωπίζετε τις ημερομηνίες ως αριθμούς. Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε 10 σε ένα κελί με ημερομηνία και θα σας δώσει τον αριθμό για την ημερομηνία 10 ημέρες αργότερα.

Και το ίδιο ισχύει για το χρόνο στο Excel.

Για παράδειγμα, ο αριθμός 44196.125 αντιπροσωπεύει τις 3 π.μ. στις 31 Δεκεμβρίου2021-2022. Ενώ το ακέραιο μέρος του αριθμού αντιπροσωπεύει μια ολόκληρη ημέρα, το δεκαδικό μέρος θα σας δώσει το χρόνο.

Και δεδομένου ότι τόσο η ημερομηνία όσο και η ώρα είναι αριθμοί, μπορείτε να τα ταξινομήσετε σαν αριθμούς.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση την ημερομηνία υποβολής του έργου.

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση αυτών των δεδομένων με βάση τις ημερομηνίες:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Ημερομηνία υποβολής»
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί «Τιμές κελιού»
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε «Παλαιότερα σε Νεότερα»
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Λάβετε υπόψη ότι ενώ η ημερομηνία και η ώρα είναι αριθμοί, το Excel εξακολουθεί να αναγνωρίζει ότι αυτά είναι διαφορετικά στον τρόπο εμφάνισης. Έτσι, όταν ταξινομείτε κατά ημερομηνία, εμφανίζει κριτήρια ταξινόμησης «Παλαιότερα σε Νεότερα» και «Νεότερα σε Παλαιότερα», αλλά όταν χρησιμοποιείτε αριθμούς, εμφανίζεται «Μεγαλύτερο σε μικρότερο» ή «Μικρότερο σε μεγαλύτερο». Τέτοια μικρά πράγματα που καθιστούν το Excel ένα φοβερό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων (Υ.Γ .: Τα Φύλλα Google δεν εμφανίζουν τόσες λεπτομέρειες, μόνο η ήπια ταξινόμηση κατά A-Z ή Z-A)

Ταξινόμηση κατά χρώμα κελιού / χρώμα γραμματοσειράς

Αυτή η επιλογή είναι εκπληκτική και τη χρησιμοποιώ συνέχεια (ίσως λίγο υπερβολικά).

Συχνά έχω σύνολα δεδομένων που αναλύω χειροκίνητα και επισημαίνω κελιά ενώ το κάνω. Για παράδειγμα, περνούσα μια λίστα άρθρων σε αυτό το ιστολόγιο (τα οποία έχω σε ένα φύλλο Excel) και επισήμανα αυτά που χρειαζόμουν για να βελτιώσω.

Και μόλις τελειώσω, μπορώ γρήγορα να ταξινομήσω αυτά τα δεδομένα με βάση τα χρώματα των κελιών. Αυτό με βοηθά να συγκεντρώσω όλα αυτά τα επισημασμένα κελιά/σειρές στο επάνω μέρος.

Και για να προσθέσετε στη φοβερότητα, μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση πολλά χρώματα. Έτσι, εάν επισημάνω κελιά με ονόματα άρθρων που χρειάζονται άμεση προσοχή με κόκκινο χρώμα και μερικά που μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα με κίτρινο, μπορώ να ταξινομήσω τα δεδομένα ώστε να εμφανίζονται όλες οι κόκκινες σειρές που ακολουθούνται πρώτα από την κίτρινη.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα, έγραψα πρόσφατα αυτό το άρθρο σχετικά με την ταξινόμηση με βάση πολλά χρώματα. Σε αυτήν την ενότητα, θα σας δείξω γρήγορα πώς να ταξινομείτε με βάση μόνο ένα χρώμα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε κατά χρώμα και να λάβετε όλα τα ερυθρά κύτταρα στην κορυφή.

Παρακάτω είναι τα βήματα για ταξινόμηση κατά χρώμα:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Ημερομηνία υποβολής» (ή οποιαδήποτε στήλη όπου έχετε τα έγχρωμα κελιά). Δεδομένου ότι σε αυτό το παράδειγμα έχουμε χρωματισμένα κελιά σε όλες τις στήλες, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», επιλέξτε «Χρώμα κελιού».
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε το χρώμα με το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε. Σε περίπτωση που έχετε πολλά χρώματα κελιών στο σύνολο δεδομένων, θα σας δείξει όλα αυτά τα χρώματα εδώ
8. Στο τελευταίο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε «Στην κορυφή». Εδώ καθορίζετε αν θέλετε τα έγχρωμα κελιά να βρίσκονται στο επάνω μέρος του συνόλου δεδομένων ή στο κάτω μέρος.
9. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν το σύνολο δεδομένων κατά χρώμα και θα έχετε το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Όπως έχουμε ταξινομήσει αυτά τα δεδομένα με βάση το χρώμα του κελιού, μπορείτε επίσης να τα κάνετε με βάση το χρώμα της γραμματοσειράς και το εικονίδιο μορφοποίησης υπό όρους.

Ταξινόμηση δεδομένων πολλαπλού επιπέδου

Στην πραγματικότητα, τα σύνολα δεδομένων είναι σπάνια τόσο απλά όσο αυτό που χρησιμοποιώ σε αυτό το σεμινάριο.

Η δική σας μπορεί να επεκταθεί σε χιλιάδες σειρές και εκατοντάδες στήλες.

Και όταν έχετε σύνολα δεδομένων τόσο μεγάλα, υπάρχει επίσης ανάγκη για περισσότερα κομμάτια δεδομένων και ζάρια. Η ταξινόμηση δεδομένων πολλαπλών επιπέδων είναι ένα από τα πράγματα που μπορεί να χρειαστείτε όταν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων.

Η ταξινόμηση δεδομένων πολλαπλών επιπέδων σημαίνει ότι μπορείτε να ταξινομήσετε το σύνολο δεδομένων με βάση τις τιμές σε μια στήλη και, στη συνέχεια, να το ταξινομήσετε ξανά με βάση τις τιμές σε άλλη στήλη.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση δύο κριτήρια:

1. Η περιοχή
2. Οι πωλήσεις

Η έξοδος αυτής της ταξινόμησης με βάση τα δύο παραπάνω κριτήρια θα σας δώσει ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.

Στο παραπάνω παράδειγμα, έχουμε τα δεδομένα πρώτα ταξινομημένα ανά περιοχές και στη συνέχεια σε κάθε περιοχή, τα δεδομένα ταξινομούνται περαιτέρω κατά την αξία πωλήσεων.

Αυτό μας επιτρέπει γρήγορα να δούμε ποιοι εκπρόσωποι πωλήσεων έχουν εξαιρετική απόδοση σε κάθε περιοχή ή ποιες δεν έχουν καλή απόδοση.

Παρακάτω είναι τα βήματα για την ταξινόμηση των δεδομένων με βάση πολλές στήλες:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση (αυτό που φαίνεται παρακάτω). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί κεφαλίδες στα δεδομένα μου. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο πλαίσιο Ταξινόμηση διαλόγου, κάντε τις ακόλουθες επιλογές
   • Ταξινόμηση κατά (στήλη): Περιοχή (αυτό είναι το πρώτο επίπεδο ταξινόμησης)
   • Ταξινόμηση σε: Τιμές κελιού
   • Παραγγελία: Α έως Ζ
6. Κάντε κλικ στο Προσθήκη επιπέδου (αυτό θα προσθέσει ένα άλλο επίπεδο επιλογών ταξινόμησης).
7. Στο δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης, κάντε τις ακόλουθες επιλογές:
   • Στη συνέχεια από (Στήλη): Πωλήσεις
   • Ταξινόμηση σε: Τιμές
   • Παραγγελία: Μεγαλύτερη έως μικρότερη
8. Κάντε κλικ στο OK

Pro Tip: Το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση έχει μια δυνατότητα "Αντιγραφή επιπέδου". Αυτό αντιγράφει γρήγορα το επιλεγμένο επίπεδο ταξινόμησης και στη συνέχεια μπορείτε εύκολα να το τροποποιήσετε. Είναι καλό να γνωρίζετε τη λειτουργία και μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο σε περίπτωση που πρέπει να ταξινομήσετε με βάση πολλές στήλες.

Παρακάτω είναι ένα βίντεο όπου δείχνω πώς να κάνετε μια ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων στο Excel:

Ταξινόμηση βάσει προσαρμοσμένης λίστας

Ενώ το Excel έχει ήδη ορισμένα κοινά κριτήρια ταξινόμησης (όπως αλφαβητική ταξινόμηση με κείμενο, μικρότερο προς μεγαλύτερο ή μεγαλύτερο έως μικρότερο με αριθμούς, παλαιότερο σε νεότερο ή νεότερο σε παλαιότερο με ημερομηνίες), μπορεί να μην είναι αρκετό.

Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχω το ακόλουθο σύνολο δεδομένων:

Τώρα, αν το ταξινομήσω με βάση την περιοχή αλφαβητικά, έχω δύο επιλογές - Α έως Ζ ή Ζ έως Α. Παρακάτω είναι αυτό που λαμβάνω όταν ταξινομώ αυτά τα δεδομένα αλφαβητικά από το Α στο Ω χρησιμοποιώντας τη στήλη περιοχής.

Τι γίνεται όμως αν θέλω αυτή η σειρά να είναι Ανατολή, Δύση, Βορράς, Νότος;

Φυσικά, μπορείτε να αναδιατάξετε τα δεδομένα μετά την ταξινόμηση, αλλά αυτός δεν είναι ο αποτελεσματικός τρόπος για να το κάνετε αυτό.

Ο σωστός τρόπος για να γίνει αυτό θα ήταν η χρήση προσαρμοσμένων λιστών.

Μια προσαρμοσμένη λίστα είναι μια λίστα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και μετά να χρησιμοποιήσετε το Excel όπως και οι ενσωματωμένες λίστες (όπως ονόματα μηνών ή ονόματα καθημερινών). Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε σε λειτουργίες όπως η ταξινόμηση δεδομένων ή η λαβή συμπλήρωσης.

Ορισμένα παραδείγματα όπου οι προσαρμοσμένες λίστες μπορούν να είναι χρήσιμες περιλαμβάνουν:

• Ταξινόμηση των δεδομένων με βάση το όνομα περιοχής/πόλης
• Ταξινόμηση βάσει μεγεθών μπλουζών - Μικρό, Μεσαίο, Μεγάλο, Πολύ Μεγάλο
• Ταξινόμηση με βάση τις απαντήσεις της έρευνας - Συμφωνώ απόλυτα, συμφωνώ, ουδέτερα, διαφωνώ
• Ταξινόμηση με βάση την πιθανότητα - υψηλή, μεσαία, χαμηλή

Το πρώτο βήμα στην προσπάθεια ταξινόμησης με βάση τα προσαρμοσμένα κριτήρια είναι η δημιουργία της προσαρμοσμένης λίστας.

Βήματα για τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας στο Excel:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές
3. Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Excel, επιλέξτε «Για προχωρημένους» από τη λίστα στο αριστερό παράθυρο.
4. Στο πλαίσιο Επιλεγμένα για προχωρημένους, μετακινηθείτε προς τα κάτω και επιλέξτε «Επεξεργασία προσαρμοσμένης λίστας».
5. Στο πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες, πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας στο πλαίσιο με τίτλο Λίστα καταχωρίσεων. Πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας χωρισμένα με κόμμα (Ανατολικά, Δυτικά, Βόρεια, Νότια) [μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τα κριτήριά σας εάν τα έχετε καταχωρημένα].
6. Κάντε κλικ στην Προσθήκη
7. Κάντε κλικ στο OK

Μόλις ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, το Excel θα δημιουργήσει και θα αποθηκεύσει μια προσαρμοσμένη λίστα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμηση δεδομένων.

Λάβετε υπόψη ότι η σειρά των στοιχείων στην προσαρμοσμένη λίστα είναι αυτή που καθορίζει τον τρόπο ταξινόμησης της λίστας σας.

Όταν δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη λίστα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, είναι διαθέσιμη σε όλα τα βιβλία εργασίας του συστήματός σας. Επομένως, πρέπει να το δημιουργήσετε μόνο μία φορά και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ξανά σε βιβλία εργασίας.

Βήματα για ταξινόμηση χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη λίστα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να το ταξινομήσετε με βάση τις περιοχές (η σειρά ταξινόμησης είναι Ανατολική, Δυτική, Βόρεια και Νότια)

Δεδομένου ότι έχουμε ήδη δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορούμε να τη χρησιμοποιήσουμε για να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας.

Ακολουθούν τα βήματα για να ταξινομήσετε ένα σύνολο δεδομένων χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη λίστα:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί κεφαλίδες στα δεδομένα μου. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Περιοχή» (ή οποιαδήποτε στήλη όπου έχετε τα έγχρωμα κελιά)
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», επιλέξτε «Τιμές κελιού».
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε «Προσαρμοσμένη λίστα». Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες.
8. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες, επιλέξτε την προσαρμοσμένη λίστα που έχετε ήδη δημιουργήσει από το αριστερό παράθυρο.
9. Κάντε κλικ στο OK. Μόλις το κάνετε αυτό, θα δείτε τα προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης στο αναπτυσσόμενο πεδίο σειράς ταξινόμησης
10. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν το σύνολο δεδομένων σας με βάση τα προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα εκ των προτέρων για να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση αυτήν. Μπορείτε επίσης να το δημιουργήσετε ενώ βρίσκεστε στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση. Όταν κάνετε κλικ στην Προσαρμοσμένη λίστα (στο βήμα 7 παραπάνω), ανοίγει το παράθυρο διαλόγου προσαρμοσμένη λίστα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα εκεί.

Οι προσαρμοσμένες λίστες δεν κάνουν διάκριση πεζών -κεφαλαίων. Σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε μια ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων, ανατρέξτε σε αυτό το παράδειγμα.

Ταξινόμηση από αριστερά προς δεξιά

Ενώ στις περισσότερες περιπτώσεις πιθανότατα θα ταξινομήσετε με βάση τις τιμές της στήλης, μερικές φορές, μπορεί επίσης να χρειαστεί να ταξινομήσετε με βάση τις τιμές γραμμής.

Για παράδειγμα, στο παρακάτω σύνολο δεδομένων, θέλω να το ταξινομήσω με βάση τις τιμές στη γραμμή Περιοχή.

Αν και αυτός ο τύπος δομής δεδομένων δεν είναι τόσο συνηθισμένος όσο τα στοιχεία στήλης, έχω δει ακόμα πολλούς ανθρώπους να εργάζονται με αυτό το είδος κατασκευής.

Το Excel διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να ταξινομείτε από αριστερά προς τα δεξιά.

Παρακάτω είναι τα βήματα για την ταξινόμηση αυτών των δεδομένων από αριστερά προς τα δεξιά:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (εκτός από τις κεφαλίδες)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.
5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε «Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά»
6. Κάντε κλικ στο OK.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε Σειρά 1. Με αυτόν τον τρόπο, καθορίζουμε ότι η ταξινόμηση πρέπει να γίνει με βάση τις τιμές στη Σειρά 1
8. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», επιλέξτε «Τιμές κελιού».
9. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε A-Z (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένη λίστα ταξινόμησης αν θέλετε)
10. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν τα δεδομένα από αριστερά προς τα δεξιά με βάση τις τιμές της γραμμής 1.

Το Excel δεν αναγνωρίζει (ούτε καν σας επιτρέπει να καθορίσετε) τις κεφαλίδες κατά την ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά. Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα κελιά κεφαλίδας σας δεν είναι επιλεγμένα κατά την ταξινόμηση των δεδομένων. Εάν επιλέξετε και κελιές κεφαλίδων, αυτές θα ταξινομηθούν με βάση την τιμή που περιέχει.

Σημείωση: Ένας άλλος τρόπος ταξινόμησης των δεδομένων από δεξιά προς αριστερά θα μπορούσε να είναι η μεταφορά των δεδομένων και η λήψη τους σε μορφή στήλης. Μόλις το έχετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις μέχρι τώρα μεθόδους ταξινόμησης. Μόλις ολοκληρωθεί η ταξινόμηση, μπορείτε στη συνέχεια να αντιγράψετε τα δεδομένα που προκύπτουν και να τα επικολλήσετε ως δεδομένα μεταφοράς.

Παρακάτω είναι ένα βίντεο όπου παρουσιάζω τον τρόπο ταξινόμησης δεδομένων από αριστερά προς τα δεξιά στο Excel

Ταξινόμηση πεζών -κεφαλαίων σε Excel

Μέχρι στιγμής, σε όλο το παραπάνω παράδειγμα, η ταξινόμηση ήταν ανεξάρτητη από την περίπτωση.

Αλλά τι γίνεται αν θέλετε να κάνετε τη διαλογή με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Ευτυχώς, το Excel σάς επιτρέπει να καθορίσετε εάν θέλετε η ταξινόμηση να είναι διάκριση πεζών-κεφαλαίων ή όχι.

Σημείωση: Ενώ τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την ταξινόμηση κατά διάκριση πεζών-κεφαλαίων, αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν λαμβάνετε τα δεδομένα σας από μια βάση δεδομένων όπως το Salesforce ή συγκεντρώνετε μη αυτόματα τα δεδομένα και έχετε διαφορετικά άτομα που εισάγουν το ίδιο κείμενο διαφορετικές περιπτώσεις. Έχοντας μια ταξινόμηση με διάκριση πεζών -κεφαλαίων μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε όλες τις εγγραφές από το ίδιο άτομο/βάση δεδομένων μαζί.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση τη στήλη περιοχής:

Παρακάτω είναι τα βήματα για την ταξινόμηση δεδομένων αλφαβητικά καθώς και για την ευαισθησία τους σε πεζά:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί κεφαλίδες στα δεδομένα μου. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες, μπορείτε να το καταργήσετε.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές
6. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης, ελέγξτε την επιλογή «Με διάκριση πεζών -κεφαλαίων»
7. Κάντε κλικ στο OK.
8. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε «Περιοχή»
9. Στο αναπτυσσόμενο μενού «Ταξινόμηση», επιλέξτε «Τιμές κελιού».
10. Στην αναπτυσσόμενη σειρά, επιλέξτε Α έως Ζ
11. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα όχι μόνο θα ταξινομήσουν τα δεδομένα αλφαβητικά με βάση την περιοχή, αλλά και θα τα κάνουν με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Θα λάβετε τα δεδομένα που προκύπτουν όπως φαίνεται παρακάτω:

Όταν ταξινομείτε από το Α στο Ω, το πεζό κείμενο τοποθετείται πάνω από το κεφαλαίο κείμενο.

Λήψη της αρχικής παραγγελίας ταξινόμησης

Συχνά κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel, μπορεί να θέλετε να επιστρέψετε στην προηγούμενη ή στην αρχική σειρά ταξινόμησης και να ξεκινήσετε από την αρχή,

Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναίρεσης στο Excel (χρησιμοποιώντας το Control Z) για να επιστρέψετε ένα βήμα τη φορά, ενδέχεται να προκαλεί σύγχυση εάν έχετε ήδη κάνει πολλά πράγματα μετά την ταξινόμηση των δεδομένων.

Επίσης, η αναίρεση λειτουργεί μόνο μέχρι να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας, αλλά όταν το αποθηκεύσετε και το κλείσετε και το ανοίξετε αργότερα, δεν θα μπορείτε να επιστρέψετε στην αρχική σειρά ταξινόμησης.

Ακολουθούν δύο απλοί τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε την αρχική σειρά ταξινόμησης και θα την πάρετε πίσω ακόμα και μετά την ταξινόμηση των δεδομένων:

1. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του αρχικού συνόλου δεδομένων. Αυτό είναι κάτι που προτείνω να κάνετε ακόμα κι αν δεν χρειάζεστε την αρχική παραγγελία ταξινόμησης. Μπορείτε να έχετε ένα βιβλίο εργασίας με όλα τα δεδομένα και στη συνέχεια απλά να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας και να εργαστείτε στο αντίγραφο. Όταν εργάζομαι σε κρίσιμα σύνολα δεδομένων, δημιουργώ ένα αντίγραφο κάθε μέρα (με την ημερομηνία ή τον αριθμό έκδοσης ως μέρος του ονόματος του βιβλίου εργασίας).
2. Προσθέστε μια στήλη με μια σειρά αριθμών. Αυτή η σειρά αριθμών μπερδεύεται όταν ταξινομείτε τα δεδομένα, αλλά σε περίπτωση που θέλετε να επιστρέψετε στα αρχικά δεδομένα, μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση αυτήν τη σειρά αριθμών.

Σε αυτήν την ενότητα, επιτρέψτε μου να σας δείξω γρήγορα τι σημαίνει προσθέτοντας μια σειρά και χρησιμοποιώντας τη για να επιστρέψετε την αρχική παραγγελία ταξινόμησης.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν τρόπο για να επιστρέψετε αυτά τα δεδομένα μετά την ταξινόμησή τους, προσθέστε μια στήλη βοηθού και προσθέστε μια σειρά αριθμών (όπως φαίνεται παρακάτω).

Ακολουθεί ένα σεμινάριο με διαφορετικούς τρόπους για να προσθέσετε γρήγορα μια στήλη με αριθμούς

Όταν έχετε στηρίξει τη στήλη στη θέση της, βεβαιωθείτε ότι την συμπεριλαμβάνετε κατά την ταξινόμηση αυτού του συνόλου δεδομένων.

Ας υποθέσουμε ότι ταξινομώ αυτά τα δεδομένα με βάση την περιοχή και καταλήγω να λαμβάνω τα δεδομένα όπως φαίνεται παρακάτω:

Τώρα, εάν θέλω να επιστρέψω στο αρχικό σύνολο δεδομένων, μπορώ απλά να τακτοποιήσω ξανά αυτά τα δεδομένα, αλλά με βάση τη στήλη βοηθού (από χαμηλό σε υψηλό).

Απλό… έτσι δεν είναι;

Σε περίπτωση που δεν θέλετε να εμφανίζεται η στήλη βοηθού, μπορείτε είτε να την αποκρύψετε είτε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας και στη συνέχεια να τη διαγράψετε.

Ορισμένα κοινά ζητήματα κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel

Στην αρχή αυτού του άρθρου, σας έδειξα διαφορετικούς τρόπους για να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel (συμπεριλαμβανομένων των κουμπιών ταξινόμησης στην κορδέλα, επιλογές δεξιού κλικ, επιλογής φίλτρου και του πλαισίου διαλόγου ταξινόμησης).

Και για να επαναλάβω, η χρήση του πλαισίου διαλόγου ταξινόμησης ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες ή τυχόν προβλήματα ή σφάλματα που μπορεί να προκύψουν.

Τώρα, επιτρέψτε μου να σας δείξω τι μπορεί να πάει στραβά όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί ταξινόμησης από την κορδέλα (αυτά που φαίνονται παρακάτω)

Μη αναγνώριση των κεφαλίδων στήλης

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:

Μοιάζει με ένα σύνολο δεδομένων με αξιοπρεπή μορφοποίηση με κεφαλίδες σαφώς διαμορφωμένες με χρώμα κελιού και έντονη γραμματοσειρά.

Έτσι, όταν ταξινομείτε αυτά τα δεδομένα με βάση τα ονόματα (χρησιμοποιώντας τα κουμπιά ταξινόμησης στην κορδέλα), θα περιμένατε ότι η κεφαλίδα θα παραμείνει στην κορυφή και τα υπόλοιπα δεδομένα θα ταξινομηθούν.

Αλλά τι συμβαίνει όταν το κάνετε - η κεφαλίδα θεωρείται επίσης ως κανονικά δεδομένα και ταξινομείται (όπως φαίνεται παρακάτω).

Ενώ το Excel είναι αρκετά έξυπνο για να αναγνωρίζει κεφαλίδες, σε αυτό το παράδειγμα, δεν το έκανε. Όταν χρησιμοποιείτε τα κουμπιά εικονιδίων ταξινόμησης στην κορδέλα, δεν υπήρχε τρόπος να καθορίσετε μη αυτόματα ότι αυτά τα δεδομένα έχουν κεφαλίδες.

Σημείωση: Αυτό το ζήτημα παρουσιάζεται όταν έχω το σύνολο δεδομένων και προσθέτω και διαμορφώνω τις κεφαλίδες και το ταξινομώ. Κανονικά, το Excel θα ήταν αρκετά έξυπνο για να προσδιορίσει ότι υπάρχουν κεφαλίδες σε ένα σύνολο δεδομένων (ειδικά όταν ο τύπος δεδομένων της κεφαλίδας και τα δεδομένα στη στήλη είναι διαφορετικοί). Αλλά σε αυτή την περίπτωση, απέτυχε να το κάνει όταν πρόσθεσα την κεφαλίδα και ταξινόμησα αμέσως. Εάν αποθηκεύσω αυτό το βιβλίο εργασίας, το κλείσω και το ανοίξω ξανά, το Excel καταφέρνει με κάποιο τρόπο να προσδιορίσει την πρώτη σειρά και την κεφαλίδα.

Παρόλο που αυτό μπορεί να μην είναι ένα ζήτημα στις περισσότερες περιπτώσεις, εξακολουθεί να υπάρχει πιθανότητα όταν χρησιμοποιείτε τα εικονίδια ταξινόμησης στην κορδέλα. Η χρήση ενός παραθύρου διαλόγου εξαλείφει αυτό το ζήτημα, καθώς μπορείτε να καθορίσετε ότι έχετε κεφαλίδες.

Μη αναγνώριση κενών γραμμών/στηλών

Αυτό το ζήτημα ταξινόμησης είναι λίγο πιο περίπλοκο - και πολύ πιο συνηθισμένο από ό, τι θα φανταζόσασταν.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω. Λάβετε υπόψη ότι ο αριθμός σειράς 6 είναι κρυμμένος (και είναι μια κενή σειρά).

Τώρα, αν επιλέξω οποιοδήποτε κελί στις τέσσερις πρώτες σειρές των δεδομένων (αυτές πάνω από την κρυφή κενή σειρά) και ταξινομήσω αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά εικονιδίων ταξινόμησης, θα ταξινομήσει μόνο τις πρώτες τέσσερις εγγραφές στο σύνολο δεδομένων (γραμμή 2 έως 5). Ομοίως, εάν επιλέξω οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων κάτω από την κρυφή κενή σειρά, θα ταξινομήσει μόνο τις τελευταίες επτά σειρές.

Και αν δεν το ψάχνετε συγκεκριμένα, είναι πιθανό να χάσετε αυτό το φρικτό σφάλμα.

Πώς να βεβαιωθείτε ότι δεν θα καταλήξετε σε αυτό το σφάλμα ταξινόμησης;

Για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα πέσετε θύματα αυτού του ζητήματος, πρέπει να ελέγξετε το σύνολο δεδομένων σας πριν το ταξινομήσετε.

Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων πριν από την ταξινόμηση των δεδομένων.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + A.

Εάν υπάρχουν κενές γραμμές/στήλες στο σύνολο δεδομένων σας, δεν θα επιλεγεί ολόκληρο το σύνολο δεδομένων. Μπορείτε να το προσδιορίσετε σαρώνοντας γρήγορα το περίγραμμα της επιλογής.

Εάν δείτε ότι έχουν απομείνει κάποια δεδομένα εκτός της επιλογής, μπορείτε να τα επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο.

Για να διασφαλίσετε ότι αυτό το ζήτημα θα αποφευχθεί, είναι καλύτερο να αποκρύψετε πρώτα όλες τις κρυφές γραμμές και στήλες και στη συνέχεια να προχωρήσετε στην ταξινόμηση των δεδομένων επιλέγοντας ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ή διαγράφοντας πρώτα τις κενές σειρές.

Μερική ταξινόμηση (με βάση το επώνυμο)

Μερικές φορές, μπορεί να έχετε ένα σύνολο δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε με βάση μέρος του κειμένου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχω το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλω να ταξινομήσω αυτά τα δεδομένα με βάση το επώνυμο.

Για να γίνει αυτό, πρέπει να διαχωρίσω αυτά τα δεδομένα έτσι ώστε να έχω μόνο τα επώνυμα σε μια στήλη. Όταν το έχω, μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν τη στήλη για να ταξινομήσω τα δεδομένα.

Παρακάτω είναι ένας τύπος που μπορεί να μου δώσει το επώνυμο:

= ΔΕΞΙΑ (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Αυτό θα σας δώσει ένα αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Επώνυμο για να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη επωνύμου ή να την αποκρύψετε.

Λάβετε υπόψη ότι ο παραπάνω τύπος λειτουργεί όταν έχετε ονόματα που έχουν μόνο όνομα και επώνυμο και δεν έχουν διπλά κενά μεταξύ τους. Σε περίπτωση που έχετε διαφορετικά δεδομένα ονομάτων, θα πρέπει να προσαρμόσετε τον τύπο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Κείμενο σε στήλη για να χωρίσετε γρήγορα τα ονόματα με βάση τον χαρακτήρα διαστήματος ως οριοθέτη.

Αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα ταξινόμησης βάσει μερικών δεδομένων. Άλλα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν ταξινόμηση βάσει πόλεων σε διεύθυνση ή αναγνωριστικό υπαλλήλου βάσει κωδικών τμήματος.

Επίσης, σε περίπτωση που το κείμενο βάσει του οποίου πρέπει να ταξινομήσετε βρίσκεται στην αρχή του κειμένου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο τη συνήθη λειτουργία ταξινόμησης.

Άλλα Παραδείγματα Ταξινόμησης (Χρήση Τύπου και VBA)

Μέχρι τώρα σε αυτό το σεμινάριο, έχω καλύψει τα παραδείγματα όπου χρησιμοποιήσαμε την ενσωματωμένη λειτουργία ταξινόμησης στο Excel.

Αυτόματη ταξινόμηση χρησιμοποιώντας έναν τύπο

Όταν χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη λειτουργία ταξινόμησης και, στη συνέχεια, κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στο σύνολο δεδομένων, πρέπει να την ταξινομήσετε ξανά. Η λειτουργία ταξινόμησης δεν είναι δυναμική.

Σε περίπτωση που θέλετε να λάβετε ένα σύνολο δεδομένων που ταξινομείται αυτόματα όποτε υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους τύπους για να το κάνετε.

Σημειώστε ότι για να γίνει αυτό, πρέπει να διατηρήσετε το αρχικό σύνολο δεδομένων και το ταξινομημένο σύνολο δεδομένων ξεχωριστά (όπως φαίνεται παρακάτω)

Έχω ένα αναλυτικό σεμινάριο όπου καλύπτω τον τρόπο ταξινόμησης αλφαβητικά χρησιμοποιώντας τύπους. Δείχνει δύο μεθόδους για να το κάνετε αυτό - χρησιμοποιώντας στήλες βοηθού και χρησιμοποιώντας έναν τύπο πίνακα.

Το Excel εισήγαγε επίσης τον τύπο δυναμικού πίνακα SORT που μπορεί εύκολα να το κάνει (χωρίς στήλη βοηθού ή περίπλοκο τύπο πίνακα). Αλλά επειδή αυτό είναι αρκετά νέο, ενδέχεται να μην έχετε πρόσβαση σε αυτό στην έκδοση του Excel.

Ταξινόμηση χρησιμοποιώντας VBA

Και τέλος, εάν θέλετε να παρακάμψετε όλο το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης ή άλλες επιλογές ταξινόμησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VBA για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας.

Στο παρακάτω παράδειγμα, έχω ένα σύνολο δεδομένων που ταξινομεί τα δεδομένα όταν κάνω διπλό κλικ στην κεφαλίδα στήλης. Αυτό διευκολύνει την ταξινόμηση και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πίνακες εργαλείων για να γίνει πιο φιλική προς το χρήστη.

Ακολουθεί ένα αναλυτικό σεμινάριο όπου καλύπτω πώς να ταξινομήσετε δεδομένα χρησιμοποιώντας το VBA και να δημιουργήσετε κάτι όπως φαίνεται παραπάνω.

Προσπάθησα να καλύψω πολλά παραδείγματα για να σας δείξω διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel και όλα τα πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν το κάνετε.

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.