Ξεχωριστό όνομα και επώνυμο στο Excel (Διαχωρισμός ονομάτων χρησιμοποιώντας τύπους)

Παρακολουθήστε βίντεο - Διαχωρίστε τα ονόματα στο Excel (σε όνομα, μεσαίο και επώνυμο)

Το Excel είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο όταν πρόκειται για τεμαχισμό και κοπή δεδομένων κειμένου.

Υπάρχουν τόσοι πολλοί χρήσιμοι τύποι καθώς και λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εργαστείτε με δεδομένα κειμένου στο Excel.

Μια από τις πολύ συχνές ερωτήσεις που λαμβάνω σχετικά με το χειρισμό δεδομένων κειμένου είναι - "Πώς να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο (ή το πρώτο, το μεσαίο και το επώνυμο) στο Excel;“.

Υπάρχουν μερικοί εύκολοι τρόποι για να χωρίσετε ονόματα στο Excel. Η μέθοδος που θα επιλέξετε θα εξαρτηθεί από το πώς είναι δομημένα τα δεδομένα σας και από το αν θέλετε το καουτσούκ αποτέλεσμα να είναι στατικό ή δυναμικό.

Ας ξεκινήσουμε λοιπόν και να δούμε διαφορετικούς τρόπους διαίρεσης ονομάτων στο Excel.

Διαίρεση ονομάτων χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλες

Η λειτουργικότητα Κείμενο σε στήλες στο Excel σάς επιτρέπει να διαχωρίζετε γρήγορα τις τιμές κειμένου σε ξεχωριστά κελιά σε μια σειρά.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο και να το λάβετε σε ξεχωριστά κελιά.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο χρησιμοποιώντας Κείμενο σε στήλες:

1. Επιλέξτε όλα τα ονόματα στη στήλη (A2: A10 σε αυτό το παράδειγμα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα"
3. Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στην επιλογή "Κείμενο σε στήλες".
4. Κάντε τις ακόλουθες αλλαγές στον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλη:
   1. Βήμα 1 από 3: Επιλέξτε Delimited (αυτό σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε χώρο ως διαχωριστικό) και κάντε κλικ στο Επόμενο
   2. Βήμα 2 από 3: Επιλέξτε το διάστημα και κάντε κλικ στο Επόμενο
   3. Βήμα 3 από 3: Ορίστε το Β2 ως κελί προορισμού (αλλιώς θα αντικαταστήσει τα υπάρχοντα δεδομένα)
5. Κάντε κλικ στο Τέλος

Τα παραπάνω βήματα θα χωρίσουν αμέσως τα ονόματα σε όνομα και επώνυμο (με τα ονόματα στη στήλη Β και το επώνυμο στη στήλη Γ).

Σημείωση: Σε περίπτωση που υπάρχουν ήδη δεδομένα στα κελιά (εκείνα όπου αναμένεται έξοδος κειμένου σε στήλες), το Excel θα σας εμφανίσει μια προειδοποίηση που θα σας ενημερώνει ότι υπάρχουν ήδη δεδομένα στα κελιά. Μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε τα δεδομένα ή να ακυρώσετε το Κείμενο σε στήλες και να το καταργήσετε πρώτα με μη αυτόματο τρόπο.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να διαγράψετε τα πλήρη δεδομένα ονόματος εάν θέλετε.

Μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε Κείμενο σε στήλες για διαχωρισμό ονομάτων και επωνύμων στο Excel:

1. Το αποτέλεσμα είναι στατικό. Αυτό σημαίνει ότι σε περίπτωση που έχετε νέα δεδομένα ή τα αρχικά δεδομένα έχουν κάποιες αλλαγές, πρέπει να το κάνετε ξανά για να χωρίσετε τα ονόματα.
2. Εάν θέλετε μόνο το Όνομα ή μόνο το Επώνυμο, μπορείτε να παραλείψετε τις στήλες που δεν θέλετε στο βήμα 3 του παραθύρου διαλόγου "Οδηγός κειμένου σε στήλη". Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τη στήλη στην προεπισκόπηση που θέλετε να παραλείψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Μην εισάγετε στήλη (παράβλεψη)».
3. Σε περίπτωση που δεν καθορίσετε το κελί προορισμού, το Κείμενο σε στήλη θα αντικαταστήσει την τρέχουσα στήλη

Η επιλογή Κείμενο σε στήλες ταιριάζει καλύτερα όταν έχετε συνεπή δεδομένα (για παράδειγμα, όλα τα ονόματα έχουν μόνο όνομα και επώνυμο ή όλα τα ονόματα έχουν όνομα, μεσαίο και επώνυμο).

Σε αυτό το παράδειγμα, σας έδειξα πώς να διαχωρίζετε ονόματα που έχουν χώρο ως οριοθέτη. Σε περίπτωση που ο οριοθέτης είναι κόμμα ή συνδυασμός κόμματος και διαστήματος, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να καθορίσετε τον οριοθέτη στο Βήμα 2 από 3 του οδηγού. Υπάρχει ήδη μια επιλογή χρήσης του κόμματος ως οριοθέτη, ή μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Άλλο" και να καθορίσετε επίσης έναν προσαρμοσμένο οριοθέτη.

Ενώ το Κείμενο σε στήλες είναι ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος διαχωρισμού ονομάτων, είναι κατάλληλο μόνο όταν θέλετε η έξοδος να είναι στατικό αποτέλεσμα. Σε περίπτωση που έχετε ένα σύνολο δεδομένων που μπορεί να επεκταθεί ή να αλλάξει, καλύτερα να χρησιμοποιήσετε τύπους για να διαχωρίσετε τα ονόματα.

Ξεχωρίστε το πρώτο, το μεσαίο και το επώνυμο χρησιμοποιώντας τύπους

Οι τύποι σάς επιτρέπουν να τεμαχίσετε και να κόψετε τα δεδομένα κειμένου και να εξαγάγετε αυτό που θέλετε.

Σε αυτήν την ενότητα, θα μοιραστώ διάφορους τύπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε τα δεδομένα ονόματος (με βάση τον τρόπο δομής των δεδομένων σας).

Παρακάτω είναι οι τρεις τύποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε το πρώτο, το μεσαίο και το επώνυμο (εξηγείται λεπτομερώς αργότερα στις ακόλουθες ενότητες).

Τύπος για να λάβετε το πρώτο όνομα:

= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Α2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2) -1)

Τύπος για να λάβετε το μεσαίο όνομα:

= MID (A2, SEARCH ("", A2)+1, SEARCH ("", SUBSTITUTE (A2, "", "@", 1))-SEARCH ("", A2))

Τύπος για να λάβετε το επώνυμο:

= ΔΕΞΙΑ (A15, LEN (A15) -ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("@", SUBSTITUTE (A15, "", "@", LEN (A15) -LEN (SUBSTITUTE (A15, "", ""))))

Λάβετε το Όνομα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να διαχωρίσετε γρήγορα το όνομα σε ένα κελί και το επώνυμο σε ένα κελί.

Ο παρακάτω τύπος θα σας δώσει το πρώτο όνομα:

= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Α2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2) -1)

Ο παραπάνω τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση SEARCH για να πάρει τη θέση του χαρακτήρα διαστήματος ανάμεσα στο όνομα και το επώνυμο. Στη συνέχεια, η συνάρτηση LEFT χρησιμοποιεί αυτόν τον αριθμό θέσης διαστήματος για να εξαγάγει όλο το κείμενο πριν από αυτό.

Αυτή είναι μια αρκετά απλή χρήση της εξαγωγής ενός μέρους της τιμής κειμένου. Δεδομένου ότι το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να προσδιορίσουμε την πρώτη θέση χαρακτήρα χώρου, δεν έχει σημασία αν το όνομα έχει κάποιο μεσαίο όνομα ή όχι. Ο παραπάνω τύπος θα λειτουργήσει μια χαρά.

Τώρα, ας γίνουμε λίγο πιο προχωρημένοι με κάθε παράδειγμα.

Λάβετε το Επώνυμο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το ίδιο σύνολο δεδομένων και αυτή τη φορά πρέπει να λάβετε το επώνυμο.

Ο παρακάτω τύπος θα εξαγάγει το επώνυμο από το παραπάνω σύνολο δεδομένων:

= ΔΕΞΙΑ (Α2, ΦΑΚΟΣ (Α2) -ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2))

Και πάλι, αρκετά απλό.

Αυτή τη φορά, βρίσκουμε πρώτα τη θέση χαρακτήρα χώρου, η οποία στη συνέχεια χρησιμοποιείται για να ανακαλύψουμε τον αριθμό των χαρακτήρων που έχουν απομείνει μετά το διάστημα (που θα ήταν το επώνυμο).

Αυτό επιτυγχάνεται αφαιρώντας την τιμή θέσης του χαρακτήρα χώρου με τον συνολικό αριθμό χαρακτήρων στο όνομα.

Αυτός ο αριθμός χρησιμοποιείται στη συνέχεια στη συνάρτηση ΔΕΞΙΑ για την ανάκτηση όλων αυτών των χαρακτήρων από τα δεξιά του ονόματος.

Ενώ αυτός ο τύπος λειτουργεί τέλεια όταν υπάρχει μόνο το όνομα και το επώνυμο, δεν θα λειτουργούσε σε περίπτωση που έχετε επίσης ένα μεσαίο όνομα. Αυτό συμβαίνει επειδή καταχωρίσαμε μόνο έναν χαρακτήρα διαστήματος (μεταξύ ονόματος και επώνυμου). Έχοντας ένα μεσαίο όνομα προσθέτει περισσότερους χαρακτήρες διαστήματος στο όνομα.

Για να αποκτήσετε το επώνυμο όταν έχετε επίσης ένα μεσαίο όνομα, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:

= ΔΕΞΙΑ (A15, LEN (A15) -ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("@", SUBSTITUTE (A15, "", "@", LEN (A15) -LEN (SUBSTITUTE (A15, "", ""))))

Τώρα, αυτό έχει αρχίσει να γίνεται λίγο περίπλοκο … έτσι δεν είναι;

Επιτρέψτε μου να εξηγήσω πώς λειτουργεί αυτό.

Ο παραπάνω τύπος βρίσκει πρώτα τον συνολικό αριθμό χαρακτήρων διαστήματος στο όνομα. Αυτό γίνεται παίρνοντας το μήκος του ονόματος με και χωρίς τον χαρακτήρα χώρου και στη συνέχεια αφαιρώντας το ένα χωρίς χώρο από αυτό με το διάστημα. Αυτό δίνει τον συνολικό αριθμό χαρακτήρων χώρου.

Στη συνέχεια, η συνάρτηση SUBSTITUTE χρησιμοποιείται για να αντικαταστήσει τον τελευταίο κενό χαρακτήρα με ένα σύμβολο "@" (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύμβολο - κάτι που είναι απίθανο να συμβεί ως μέρος του ονόματος).

Μόλις το σύμβολο @ αντικατασταθεί στη θέση του τελευταίου χαρακτήρα διαστήματος, μπορείτε εύκολα να βρείτε τη θέση αυτού του συμβόλου @. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SEARCH.

Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εξαγάγετε όλους τους χαρακτήρες στα δεξιά αυτού του συμβόλου @. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση RIGHT.

Πάρτε το μεσαίο όνομα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να εξαγάγετε το μεσαίο όνομα.

Ο παρακάτω τύπος θα το κάνει αυτό:

= MID (A2, SEARCH ("", A2)+1, SEARCH ("", SUBSTITUTE (A2, "", "@", 1))-SEARCH ("", A2))

Ο παραπάνω τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση MID, η οποία σας επιτρέπει να καθορίσετε μια θέση έναρξης και τον αριθμό των χαρακτήρων που θέλετε να εξαγάγετε από αυτήν τη θέση.

Η θέση εκκίνησης είναι εύκολο να βρεθεί χρησιμοποιώντας τη λειτουργία SEARCH.

Το δύσκολο είναι να βρείτε πόσους χαρακτήρες θα εξαγάγετε μετά από αυτή τη θέση εκκίνησης. Για να το αποκτήσετε, πρέπει να προσδιορίσετε πόσους χαρακτήρες υπάρχουν από τη θέση εκκίνησης έως τον τελευταίο κενό χαρακτήρα.

Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUBSTITUTE και αντικαταστήστε τον τελευταίο κενό χαρακτήρα με ένα σύμβολο "@". Μόλις γίνει αυτό, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SEARCH για να βρείτε τη θέση αυτού του τελευταίου χαρακτήρα διαστήματος.

Τώρα που έχετε την αρχική θέση και τη θέση του τελευταίου διαστήματος, μπορείτε εύκολα να ανακτήσετε το μεσαίο όνομα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία MID.

Ένα από τα οφέλη της χρήσης ενός τύπου για τον διαχωρισμό των ονομάτων είναι ότι το αποτέλεσμα είναι δυναμικό. Σε περίπτωση που, το σύνολο δεδομένων σας επεκταθεί και προστίθενται περισσότερα ονόματα σε αυτό ή εάν κάποια ονόματα αλλάξουν στο αρχικό σύνολο δεδομένων, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα δεδομένα που προκύπτουν.

Ξεχωριστά ονόματα χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση

Λατρεύω την ευελιξία που συνοδεύει το "Εύρεση και αντικατάσταση" - επειδή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ σε αυτό.

Επιτρέψτε μου πρώτα να εξηγήσω τι είναι ο χαρακτήρας wild card.

Ένας χαρακτήρας μπαλαντέρ είναι κάτι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντί για οποιοδήποτε κείμενο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύμβολο αστερίσκου (*) και θα αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων στο Excel. Για να σας δώσω ένα παράδειγμα, εάν θέλω να βρω όλα τα ονόματα που ξεκινούν με το αλφάβητο Α, μπορώ να χρησιμοποιήσω το A* στο εύρεση και αντικατάσταση. Αυτό θα βρει και θα επιλέξει όλα τα κελιά όπου το όνομα ξεκινά με Α.

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σαφής, μην ανησυχείτε. Συνεχίστε να διαβάζετε και τα επόμενα παραδείγματα θα καταστήσουν σαφές τι είναι οι χαρακτήρες μπαλαντέρ και πώς να τα χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε γρήγορα ονόματα (ή οποιεσδήποτε τιμές κειμένου στο Excel).

Σε όλα τα παραδείγματα που καλύπτονται παρακάτω, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα αντίγραφο ασφαλείας του συνόλου δεδομένων. Το Find and Replace αλλάζει τα δεδομένα στα οποία χρησιμοποιούνται. Είναι καλύτερο να αντιγράψετε και να επικολλήσετε πρώτα τα δεδομένα και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την Εύρεση και αντικατάσταση στο αντιγραμμένο σύνολο δεδομένων.

Λάβετε το Όνομα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε μόνο το όνομα.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Αντιγράψτε τα δεδομένα ονόματος στη στήλη Α και επικολλήστε τα στη στήλη Β.
2. Με επιλεγμένα τα δεδομένα στη στήλη Β, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
3. Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & επιλογή.
4. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση".
5. Στο παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση", εισαγάγετε τα ακόλουθα
   1. Βρείτε τι: * (κενός χαρακτήρας ακολουθούμενος από το σύμβολο αστερίσκο)
   2. Αντικαταστήστε με: αφήστε αυτό το κενό
6. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν το όνομα και θα αφαιρέσουν τα πάντα μετά το όνομα.

Αυτό λειτουργεί ακόμη και αν έχετε ονόματα που έχουν μεσαίο όνομα.

Pro Tip: Η συντόμευση πληκτρολογίου για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση είναι Έλεγχος + Η (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο H).

Λάβετε το Επώνυμο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε μόνο το επώνυμο.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Αντιγράψτε τα δεδομένα ονόματος στη στήλη Α και επικολλήστε τα στη στήλη Β.
2. Με επιλεγμένα τα δεδομένα στη στήλη Β, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
3. Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & επιλογή.
4. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση".
5. Στο παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση", εισαγάγετε τα ακόλουθα
   1. Βρείτε τι: * (σύμβολο αστερίσκο ακολουθούμενο από κενό χαρακτήρα)
   2. Αντικαταστήστε με: αφήστε αυτό το κενό
6. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν το επώνυμο και θα αφαιρέσετε τα πάντα πριν από το όνομα.

Αυτό λειτουργεί ακόμη και αν έχετε ονόματα που έχουν μεσαίο όνομα.

Αφαιρέστε το μεσαίο όνομα

Σε περίπτωση που θέλετε να απαλλαγείτε από το μεσαίο όνομα και να έχετε μόνο το όνομα και το επώνυμο, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας την Εύρεση και αντικατάσταση.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να καταργήσετε το μεσαίο όνομα από αυτά.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Αντιγράψτε τα δεδομένα ονόματος στη στήλη Α και επικολλήστε τα στη στήλη Β.
2. Με επιλεγμένα τα δεδομένα στη στήλη Β, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
3. Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση & επιλογή.
4. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση".
5. Στο παράθυρο διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση", εισαγάγετε τα ακόλουθα
   1. Βρείτε τι: * (χαρακτήρας διαστήματος ακολουθούμενος από το σύμβολο αστερίσκο ακολουθούμενο από τον χαρακτήρα διαστήματος)
   2. Αντικατάσταση με: (απλώς τοποθετήστε έναν κενό χαρακτήρα εδώ)
6. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.

Τα παραπάνω βήματα θα αφαιρέσουν το μεσαίο όνομα από ένα πλήρες όνομα. Σε περίπτωση που κάποια ονόματα δεν έχουν κάποιο μεσαίο όνομα, δεν θα αλλάξουν.

Ξεχωριστά ονόματα χρησιμοποιώντας Flash Fill

Το Flash Fill εισήχθη στο Excel 2013 και καθιστά πολύ εύκολη την τροποποίηση ή τον καθαρισμό ενός συνόλου δεδομένων κειμένου.

Και όταν πρόκειται για τον διαχωρισμό δεδομένων ονομάτων, είναι ακριβώς στο δρομάκι του Flash Fill.

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε το Flash Fill είναι ότι χρειάζεται ένα μοτίβο που μπορεί να προσδιορίσει το flash fill. Μόλις εντοπίσει το μοτίβο, θα σας βοηθήσει εύκολα να χωρίσετε ονόματα στο Excel (θα έχετε μεγαλύτερη σαφήνεια σε αυτό όταν εξετάσετε μερικά παραδείγματα παρακάτω).

Λάβετε το Όνομα ή το Επώνυμο από το Όνομα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε μόνο το πρώτο όνομα.

1. Στο παρακείμενο κελί, πληκτρολογήστε με μη αυτόματο τρόπο το πρώτο όνομα από το πλήρες όνομα. Σε αυτό το παράδειγμα, θα έγραφα τον Rick.
2. Στο δεύτερο κελί, πληκτρολογήστε χειροκίνητα το πρώτο όνομα από το όνομα του παρακείμενου κελιού. Ενώ πληκτρολογείτε, θα δείτε το Flash Fill να σας εμφανίζει μια λίστα με το όνομα αυτόματα (με γκρι χρώμα).
3. Όταν βλέπετε τα ονόματα με γκρι χρώμα, ρίξτε μια ματιά γρήγορα για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τα σωστά ονόματα. Εάν αυτά είναι σωστά, πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής και το Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά με το πρώτο όνομα.

Το Flash Fill χρειάζεται να του δώσετε ένα μοτίβο που μπορεί να ακολουθήσει όταν σας δίνει τα τροποποιημένα δεδομένα. Στο παράδειγμά μας, όταν πληκτρολογείτε το πρώτο όνομα στο πρώτο κελί, το Flash Fill δεν μπορεί να καταλάβει το μοτίβο.

Αλλά μόλις αρχίσετε να εισάγετε το Όνομα στο δεύτερο κελί, το Flash Fill καταλαβαίνει το μοτίβο και σας δείχνει μια πρόταση. Εάν η πρόταση είναι σωστή, απλώς πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής.

Και αν δεν είναι σωστό, μπορείτε να δοκιμάσετε να εισαγάγετε μη αυτόματα σε μερικά ακόμη κελιά και να ελέγξετε αν το Flash Fill είναι σε θέση να διακρίνει το μοτίβο ή όχι.

Μερικές φορές, ενδέχεται να μην βλέπετε το μοτίβο με γκρι χρώμα (όπως φαίνεται στο βήμα 2 παραπάνω). Εάν συμβαίνει αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να λάβετε το αποτέλεσμα Flash Fill:

1. Εισαγάγετε το κείμενο με μη αυτόματο τρόπο σε δύο κελιά.
2. Επιλέξτε και τα δύο αυτά κελιά
3. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο κάτω δεξί μέρος της επιλογής. Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας αλλάζει σε ένα εικονίδιο συν
4. Κάντε διπλό κλικ σε αυτό (αριστερό πλήκτρο ποντικιού). Αυτό θα γεμίσει όλα τα κελιά. Σε αυτό το χρονικό σημείο, τα αποτελέσματα είναι πιθανώς λανθασμένα και όχι αυτά που περιμένατε.
5. Κάτω δεξιά στα δεδομένα που προκύπτουν, θα δείτε ένα μικρό εικονίδιο Αυτόματης συμπλήρωσης. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο Αυτόματης συμπλήρωσης
6. Κάντε κλικ στο Flash Fill

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν το αποτέλεσμα από το Flash Fill (με βάση το μοτίβο που έχει καταλήξει).

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill για να λάβετε το επώνυμο ή το μεσαίο όνομα. Στα δύο πρώτα κελιά, εισαγάγετε το επώνυμο (ή το μεσαίο όνομα) και το flash fill θα είναι σε θέση να κατανοήσει το μοτίβο

Αναδιάταξη ονόματος χρησιμοποιώντας Flash Fill

Το Flash Fill είναι ένα έξυπνο εργαλείο και μπορεί επίσης να αποκρυπτογραφήσει ελαφρώς πολύπλοκο μοτίβο

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να αναδιατάξετε το όνομα από τον Rick Novak στο Novak, Rick (όπου το επώνυμο έρχεται πρώτα ακολουθούμενο από κόμμα και στη συνέχεια το πρώτο όνομα).

Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Στο παρακείμενο κελί, πληκτρολογήστε χειροκίνητα Νόβακ, Ρικ
2. Στο δεύτερο κελί, πληκτρολογήστε χειροκίνητα Κόνορ, Σούζαν. Ενώ πληκτρολογείτε, θα δείτε το Flash Fill να σας εμφανίζει μια λίστα με τα ονόματα στην ίδια μορφή (με γκρι χρώμα).
3. Όταν βλέπετε τα ονόματα με γκρι χρώμα, ρίξτε μια ματιά γρήγορα για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τα σωστά ονόματα. Εάν αυτά είναι σωστά, πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής και το Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά με τα ονόματα στην ίδια μορφή.

Αφαιρέστε το μεσαίο όνομα (ή απλώς λάβετε το μεσαίο όνομα)

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill για να απαλλαγείτε από το μεσαίο όνομα ή να πάρετε μόνο το μεσαίο όνομα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε μόνο το όνομα και το επώνυμο και όχι το μεσαίο όνομα.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Στο παρακείμενο κελί, πληκτρολογήστε χειροκίνητα Ρικ Νόβακ
2. Στο δεύτερο κελί, πληκτρολογήστε χειροκίνητα Σούζαν Κόνορ. Ενώ πληκτρολογείτε, θα δείτε το Flash Fill να σας δείχνει μια λίστα με τα ονόματα στην ίδια μορφή (με γκρι χρώμα).
3. Όταν βλέπετε τα ονόματα με γκρι χρώμα, ρίξτε μια ματιά γρήγορα για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τα σωστά ονόματα. Εάν αυτά είναι σωστά, πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής και το Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά με τα ονόματα χωρίς το μεσαίο όνομα.

Ομοίως, εάν θέλετε να λάβετε μόνο τα μεσαία ονόματα, πληκτρολογήστε το μεσαίο όνομα στα δύο πρώτα κελιά και χρησιμοποιήστε το Flash Fill για να λάβετε το μεσαίο όνομα από όλα τα υπόλοιπα ονόματα.

Τα παραδείγματα που εμφανίζονται σε αυτό το σεμινάριο χρησιμοποιούν ονόματα κατά τον χειρισμό των δεδομένων κειμένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες έννοιες για να συνεργαστείτε και με άλλες μορφές δεδομένων (όπως διευθύνσεις, ονόματα προϊόντων κ.λπ.)