Όταν εργάζεστε με δεδομένα στο Excel, συχνά θα χρειαζόταν να αντιγράψετε μερικούς πίνακες από το Excel σε ένα έγγραφο MS Word.
Παρόλο που δεν υπάρχει ενσωματωμένη επιλογή στο Excel για τη μετατροπή ολόκληρου του αρχείου Excel σε Word, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα από ένα έγγραφο Excel σε Word.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πολλούς τρόπους αντιγράψτε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο του Word.
Αντιγραφή Επικόλληση πίνακα Excel ως απλό κείμενο στο MS Word
Εάν το μόνο που θέλετε είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε έναν πίνακα από το Excel στο Word, μπορείτε να το κάνετε με μια απλή επικόλληση αντιγραφής.
Σας επιτρέπει να λάβετε τον στατικό πίνακα στο Word, όπου μπορείτε στη συνέχεια να τον μορφοποιήσετε (και να τον αλλάξετε αν θέλετε).
Το μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι σε περίπτωση που υπάρχουν τύποι στα δεδομένα, δεν θα λειτουργήσουν. Και επειδή αυτός είναι στατικός πίνακας, τυχόν αλλαγές που κάνετε στο Excel δεν θα αντικατοπτρίζονται στον πίνακα που αντιγράψατε στο Word.
Αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι ακριβώς αυτό που θέλετε.
Ας δούμε πώς να το κάνουμε αυτό.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να αντιγράψετε αυτά τα δεδομένα από το Excel και να τα εισαγάγετε στο Word.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να αντιγράψετε στο Word
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C στα Windows ή Command + C σε Mac)
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο του Word
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στο Word και κάντε κλικ στο Επικόλληση (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + V)
Τα παραπάνω βήματα θα αντιγράψουν τα δεδομένα από το Excel και θα τα επικολλήσουν ως στατικό πίνακα στο έγγραφο του Word.
Μόλις έχετε τον πίνακα στο Word, μπορείτε να μορφοποιήσετε και να εργαστείτε με αυτόν ακριβώς όπως κάθε άλλος πίνακας που εισάγετε στο Word.
Δύο πράγματα που πρέπει να προσέξετε όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο:
- Εάν υπάρχουν τύποι στον πίνακα στο Excel, δεν θα αντιγραφούν. Στο παράδειγμά μου, έχω τους τύπους στη γραμμή Total, αλλά όταν αντιγράφονται στο Word, αυτές είναι στατικές τιμές. Εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές σε οποιαδήποτε δεδομένα, θα πρέπει να προσαρμόσετε χειροκίνητα και τις τιμές του τύπου
- Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε τη μορφοποίηση από το Excel και προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση του εγγράφου Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Χρήση στυλ προορισμού. Εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές επικόλλησης αφού επικολλήσετε τον πίνακα στο Word.
Ενσωμάτωση πίνακα Excel στο Word (ως συνδεδεμένο αντικείμενο)
Στην παραπάνω μέθοδο, αντιγράψαμε τα δεδομένα από το Excel και τα εισαγάγαμε ως στατικό πίνακα στο Word.
Μια άλλη επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τον πίνακα σε ένα έγγραφο του Word και να διατηρήσετε τους δύο πίνακες συνδεδεμένους.
Με αυτόν τον τρόπο, εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον πίνακα Excel που αντιγράψατε, θα δείτε ότι αυτές αντικατοπτρίζονται σε πραγματικό χρόνο στον πίνακα και στο Word.
Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν υπάρχει πιθανότητα να χρειαστεί να ενημερώσετε τα δεδομένα στο Excel και θα πρέπει επίσης να ενημερωθεί στο Word. Έχοντας τον συνδεδεμένο πίνακα, χρειάζεται μόνο να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα του Excel και αυτές θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στον πίνακα που αντιγράψατε στο Word.
Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς λειτουργεί αυτό.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να τον αντιγράψετε από το Excel στο MS Word και να τον διατηρήσετε συνδεδεμένο.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να αντιγράψετε στο Word
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C)
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο του Word
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στο Word και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επικόλληση (κάντε κλικ στο μικρό ανεστραμμένο βέλος κάτω από το εικονίδιο Ειδική επικόλληση)
- Στις επιλογές που εμφανίζονται, κάντε κλικ στο Επικόλληση ειδικού
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, επιλέξτε την επιλογή «Επικόλληση συνδέσμου»
- Επιλέξτε το αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel από τις αναφερόμενες επιλογές
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν τον αντιγραμμένο πίνακα στο Word, όπου εξακολουθεί να είναι συνδεδεμένος με τον αρχικό πίνακα στο Excel.
Τώρα, αν πάτε και κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον πίνακα στο Excel, θα δείτε ότι το ίδιο αντικατοπτρίζεται στον πίνακα στο Word (σε πραγματικό χρόνο).
Εάν για κάποιο λόγο τα δεδομένα σας δεν ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή «Ενημέρωση συνδέσμου»
Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για αυτήν τη μέθοδο:
- Δεδομένου ότι τα δύο αρχεία συνδέονται μεταξύ τους, θα πρέπει να τα διατηρήσετε μαζί. Εάν στέλνετε το αρχείο Word σε κάποιον, θα πρέπει επίσης να του στείλετε το αρχείο Excel, διαφορετικά ο σύνδεσμος θα σπάσει και τα δεδομένα στο Word δεν θα ενημερώνονται.
- Κάθε φορά που ανοίγει το αρχείο Word, θα ελέγχει για τυχόν ενημερώσεις στον πίνακα του Excel. Αυτό λειτουργεί ακόμη και αν το αρχείο Excel είναι κλειστό.
Αυτή η μέθοδος είναι η πλέον κατάλληλη για καταστάσεις όπου έχετε ένα μεγάλο αρχείο Excel που έχει πολλούς υπολογισμούς/δεδομένα/πίνακες εργαλείων. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να αντιγράψετε μόνο ένα μικρό μέρος του αρχείου Excel, ενώ μπορείτε να ενημερώσετε τον πίνακα όταν αλλάζουν οι τιμές στο Excel.
Ενσωμάτωση πίνακα Excel στο Word
Αυτό είναι ένα πραγματικά χρήσιμο χαρακτηριστικό που προσφέρει το MS Word. Σας επιτρέπει να ενσωματώσετε ένα έγγραφο Excel ως μέρος του εγγράφου Word.
Στην παραπάνω μέθοδο, σας έδειξα πώς να διατηρείτε τα αρχεία Excel και Word μαζί και να τα διατηρείτε συνδεδεμένα.
Σε αυτήν την ενότητα, θα σας δείξω πώς να ενσωματώσετε το αρχείο Excel μέσα στο έγγραφο του Word, οπότε δεν θα χρειαστεί να διατηρήσετε και τα δύο αρχεία (και να διατηρήσετε μόνο το αρχείο Word).
Με απλά λόγια, είναι σαν να μπορείτε να ανοίξετε και να εργαστείτε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel μέσα από το Word Document.
Επιτρέψτε μου να σας δείξω τι εννοώ.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα στο Excel όπως φαίνεται παρακάτω και τον οποίο θέλετε να αντιγράψετε στο Word.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το εισαγάγετε ως ενσωματωμένο αντικείμενο Excel στο Word:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να αντιγράψετε στο Word
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C)
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο του Word
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στο Word και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επικόλληση (κάντε κλικ στο μικρό ανεστραμμένο βέλος κάτω από το εικονίδιο Ειδική επικόλληση)
- Στις επιλογές που εμφανίζονται, κάντε κλικ στο Επικόλληση ειδικού
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή "Επικόλληση"
- Επιλέξτε το αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel από τις αναφερόμενες επιλογές
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν τα αντιγραμμένα δεδομένα από το Excel στο MS Word.
Αυτό που συμβαίνει όμως στο backend στο MS Word είναι ότι δημιουργεί ένα νέο αρχείο Excel (το οποίο αποτελεί μέρος του ίδιου του εγγράφου Word) και σας δείχνει τον πίνακα από αυτό το αρχείο.
Εάν κάνετε διπλό κλικ στον πίνακα, θα παρατηρήσετε ότι ανοίγει το αρχείο Excel (μέσα από το έγγραφο του Word). Μπορείτε να δείτε τη γνωστή διεπαφή Excel ενώ βρίσκεστε ακόμα στο έγγραφο του Word.
Μπορείτε να κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή και επίσης να χρησιμοποιήσετε λειτουργίες όπως μορφοποίηση υπό όρους, και αυτό θα αντικατοπτρίζεται στον πίνακα. Επίσης, τυχόν τύποι που έχετε στη διάθεσή σας θα συνεχίσει να λειτουργεί.
Το μεγαλύτερο όφελος από τη χρήση αυτής της μεθόδου είναι ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για δύο ξεχωριστά αρχεία. Σε αντίθεση με την προηγούμενη μέθοδο, σε αυτήν τη μέθοδο, το αρχείο Excel είναι μέρος του εγγράφου Word.
Έτσι, εάν αποθηκεύσετε το αρχείο Word ή το μοιραστείτε με κάποιον άλλο, το αρχείο Excel θα παραμείνει μαζί του και τα δεδομένα θα παραμείνουν άθικτα.
Το αρνητικό, αν χρησιμοποιείτε πολλούς τέτοιους πίνακες ή εάν τα δεδομένα είναι μεγάλα, θα οδηγήσει σε ένα βαρύ έγγραφο του Word (καθώς πρέπει επίσης να φέρει το βάρος του ενσωματωμένου αρχείου Excel).
Αντιγράψτε τον πίνακα Excel ως εικόνα Satic
Εάν προετοιμάζετε μια αναφορά και το μόνο που θέλετε είναι ένας πολύ εύκολος τρόπος για να εμφανίσετε κάποιον πίνακα (χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τα δεδομένα), μπορείτε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα ως εικόνα.
Αυτό είναι πραγματικά εύκολο και η διαχείριση των εικόνων είναι επίσης πιο εύκολη στο Word (όπως η τοποθέτηση και η αλλαγή μεγέθους).
Με την αντιγραφή εικόνων, έχετε επίσης τη δυνατότητα σύνδεσης της εικόνας με τον πίνακα στο Excel. Με αυτόν τον τρόπο, εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον πίνακα του Excel, θα αντικατοπτρίζεται στην εικόνα του πίνακα στο Word.
Εισαγωγή αντιγραμμένου πίνακα ως στατικής εικόνας στο Word
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω στο Excel:
Παρακάτω είναι τα βήματα για να αντιγράψετε αυτόν τον πίνακα και να τον εισαγάγετε ως εικόνα στο MS Word:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στο Excel που θέλετε να αντιγράψετε στο Word
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C)
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο του Word
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στο Word και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επικόλληση (κάντε κλικ στο μικρό ανεστραμμένο βέλος κάτω από το εικονίδιο Ειδική επικόλληση)
- Στις επιλογές που εμφανίζονται, κάντε κλικ στο Επικόλληση ειδικού
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή "Επικόλληση"
- Επιλέξτε "Εικόνα" από τις αναφερόμενες επιλογές
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν μια εικόνα του πίνακα στο έγγραφο του Word.
Αυτή είναι ακριβώς όπως κάθε άλλη εικόνα και μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να τη μορφοποιήσετε.
Εισαγωγή αντιγραμμένου πίνακα ως συνδεδεμένης εικόνας στο Word
Αν σας αρέσει η ευελιξία διαχείρισης εικόνων στο Word και εξακολουθείτε να θέλετε ο πίνακας να είναι συνδεδεμένος στο αρχικό αρχείο Excel, μπορείτε να το κάνετε επίσης.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω στο Excel:
Παρακάτω είναι τα βήματα για να αντιγράψετε αυτόν τον πίνακα και να τον εισαγάγετε ως συνδεδεμένη εικόνα στο MS Word:
- Επιλέξτε τον πίνακα στο Excel
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αντιγραφή (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + C)
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα
- Τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο του Word
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στο Word και κάντε κλικ στο Επικόλληση ειδικού
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, επιλέξτε την επιλογή «Επικόλληση συνδέσμου»
- Επιλέξτε "Εικόνα" από τις αναφερόμενες επιλογές
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν ξανά μια εικόνα που μπορείτε εύκολα να αλλάξετε το μέγεθος και να τη μορφοποιήσετε.
Αλλά επειδή αυτό συνδέεται με τον αρχικό πίνακα στο Excel, εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον αρχικό πίνακα, αυτές θα αντικατοπτρίζονται επίσης στην εικόνα.
Επίσης, να θυμάστε ότι δεδομένου ότι αυτή η εικόνα είναι συνδεδεμένη με τα αρχικά δεδομένα, εάν σκοπεύετε να μοιραστείτε αυτό το έγγραφο Word με κάποιον άλλο, θα πρέπει επίσης να μοιραστείτε το αρχείο Excel (σε περίπτωση που θέλετε ο σύνδεσμος να παραμείνει ως έχει)
Σε περίπτωση που το αρχείο excel δεν είναι διαθέσιμο ή το όνομα αλλάξει, η εικόνα θα είναι ακριβώς όπως οποιαδήποτε άλλη κανονική εικόνα.
Αυτοί είναι λοιπόν μερικοί από τους τρόπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αντιγράψετε έναν πίνακα για το Excel και να τον εισαγάγετε στο Word. Στις περισσότερες περιπτώσεις, προτιμώ την αντιγραφή και επικόλληση πινάκων του Excel ως εικόνων, καθώς αυτές είναι πιο εύκολες στη διαχείριση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, προτιμώ επίσης τη μέθοδο ενσωμάτωσης που μου επιτρέπει να ανοίξω το αρχείο Excel μέσα από το ίδιο το Word.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
