Αξιοποιήστε περισσότερα από την Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel

Παρακολουθήστε βίντεο - Χρήσιμα παραδείγματα χρήσης του Find & Replace στο Excel

Τον περασμένο μήνα, ένας από τους συναδέλφους μου πήρε ένα σύνολο δεδομένων στο Excel και χτυπούσε το κεφάλι του για να το καθαρίσει. Δεδομένου ότι ήμουν ο μόνος στο γραφείο εκείνη την ώρα, με ρώτησε αν μπορώ να βοηθήσω. Χρησιμοποίησα μια απλή τεχνική χρησιμοποιώντας το Find and Replace στο Excel και τα δεδομένα του ήταν όλα καθαρά και στιλβωμένα. Με ευχαρίστησε, μάζεψε τα πράγματα και έφυγε από το γραφείο.

Με ευχαρίστησε, μάζεψε τα πράγματα και έφυγε από το γραφείο.

Η λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση του Excel είναι εξαιρετικά ισχυρή αν γνωρίζετε πώς να τη χρησιμοποιήσετε καλύτερα.

Χρήση FIND και REPLACE στο Excel (4 παραδείγματα)

Η Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και αυτό είναι που έχει μεγαλύτερη σημασία αυτές τις μέρες.

Σε αυτό το ιστολόγιο, θα μοιραστώ 4 εκπληκτικές συμβουλές που έχω μοιραστεί με εκατοντάδες συναδέλφους μου στο γραφείο μου. Η απάντηση είναι πάντα η ίδια - «Μακάρι να το ήξερα νωρίτερα. Θα μπορούσε να μου είχε σώσει τόσο σκληρή δουλειά ».

#1 Για να αλλάξετε τις αναφορές κελιών χρησιμοποιώντας το Excel Εύρεση και αντικατάσταση

Μερικές φορές όταν εργάζεστε με πολλούς τύπους, υπάρχει ανάγκη να αλλάξετε μια αναφορά κελιού σε όλους τους τύπους. Θα μπορούσε να σας πάρει πολύ χρόνο αν το αλλάξετε χειροκίνητα σε κάθε κελί που έχει έναν τύπο.

Εδώ είναι χρήσιμο το Excel Find and Replace. Μπορεί εύκολα να βρει μια αναφορά κελιού σε όλους τους τύπους στο φύλλο εργασίας (ή στα επιλεγμένα κελιά) και να την αντικαταστήσει με μια άλλη αναφορά κελιού.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων με τύπο που χρησιμοποιεί $ A $ 1 ως μία από τις αναφορές κελιών (όπως φαίνεται παρακάτω). Εάν πρέπει να αλλάξετε $ A $ 1 με $ B $ 1, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας την Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε τα κελιά που έχουν τον τύπο στον οποίο θέλετε να αντικαταστήσετε την αναφορά. Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, επιλέξτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση και επιλογή -> Αντικατάσταση (Συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Η).
3. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
   • Βρείτε τι: $ A $ 1 (η αναφορά κελιού που θέλετε να αλλάξετε).
   • Αντικαταστήστε με: $ B $ 1 (η νέα αναφορά κελιού).
4. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.

Αυτό θα ενημερώσει αμέσως όλους τους τύπους με τη νέα αναφορά κελιού.

Σημειώστε ότι αυτό θα άλλαζε όλες τις παρουσίες αυτής της αναφοράς. Για παράδειγμα, εάν έχετε την αναφορά $ A $ 1 δύο φορές σε έναν τύπο, και οι δύο περιπτώσεις θα αντικατασταθούν από $ B $ 1.

#2 Για να βρείτε και να αντικαταστήσετε τη μορφοποίηση στο Excel

Αυτή είναι μια εξαιρετική λειτουργία όταν θέλετε να αντικαταστήσετε την υπάρχουσα μορφοποίηση με κάποια άλλη μορφοποίηση. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε κελιά με πορτοκαλί χρώμα φόντου και θέλετε να αλλάξετε το χρώμα φόντου όλων αυτών των κελιών σε κόκκινο. Αντί να το κάνετε αυτό με το χέρι, χρησιμοποιήστε την Εύρεση και αντικατάσταση για να το κάνετε αυτό ταυτόχρονα.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να βρείτε και αντικαταστήστε τη μορφοποίηση. Εάν θέλετε να βρείτε και να αντικαταστήσετε μια συγκεκριμένη μορφή σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, επιλέξτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση και επιλογή -> Αντικατάσταση (Συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Η).
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Αυτό θα επεκτείνει το πλαίσιο διαλόγου και θα σας δείξει περισσότερες επιλογές.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση μορφής. Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο με δύο επιλογές - Μορφή και Επιλογή μορφής από το κελί.
   • Μπορείτε είτε να καθορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τη μορφή που θέλετε να βρείτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Μορφή, είτε μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή από ένα κελί στο φύλλο εργασίας. Για να επιλέξετε μια μορφή από ένα κελί, επιλέξτε την επιλογή "Επιλογή μορφής από το κελί" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί από το οποίο θέλετε να επιλέξετε τη μορφή.
   • Μόλις επιλέξετε μια μορφή από ένα κελί ή την ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο από το πλαίσιο διαλόγου Κελιά μορφής, θα το δείτε ως προεπισκόπηση στα αριστερά του κουμπιού μορφοποίησης.
5. Τώρα πρέπει να καθορίσετε τη μορφή που θέλετε αντί για αυτήν που επιλέξατε στο προηγούμενο βήμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση με μορφή. Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο με δύο επιλογές - Μορφή και Επιλογή μορφής από κελί.
   • Μπορείτε είτε να το καθορίσετε χειροκίνητα κάνοντας κλικ στο κουμπί Μορφή, είτε μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα μορφή στο φύλλο εργασίας κάνοντας κλικ στο κελί που το έχει.
   • Μόλις επιλέξετε μια μορφή από ένα κελί ή την ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο από το πλαίσιο διαλόγου Κελιά μορφής, θα το δείτε ως προεπισκόπηση στα αριστερά του κουμπιού μορφοποίησης.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για να αντικαταστήσετε πολλά πράγματα στη μορφοποίηση. Μπορεί να πάρει και να αντικαταστήσει μορφές όπως χρώμα φόντου, περιγράμματα, τύπο/μέγεθος/χρώμα γραμματοσειράς, ακόμη και συγχωνευμένα κελιά.

#3 Για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε διακοπή γραμμής

Τι κάνετε όταν πρέπει να μεταβείτε σε μια νέα γραμμή σε ένα κελί Excel.

Πατάτε Alt + Enter.

Και τι κάνετε όταν θέλετε να το επαναφέρετε;

Το διαγράφετε χειροκίνητα … έτσι δεν είναι;

Φανταστείτε ότι έχετε εκατοντάδες διαλείμματα γραμμών που θέλετε να διαγράψετε. η χειροκίνητη αφαίρεση των διακοπών γραμμής μπορεί να πάρει πολύ χρόνο.

Εδώ είναι τα καλά νέα, δεν χρειάζεται να το κάνετε χειροκίνητα. Το Excel Find and Replace έχει ένα υπέροχο κόλπο στα μανίκια του, το οποίο θα το κάνει να συμβεί γρήγορα.

Ακολουθούν τα βήματα για να αφαιρέσετε όλα τα διαλείμματα γραμμής ταυτόχρονα:

1. Επιλέξτε τα δεδομένα από τα οποία θέλετε να καταργήσετε τις αλλαγές γραμμής.
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση και επιλογή -> Αντικατάσταση (Συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Η).
3. Στο πλαίσιο εύρεσης και αντικατάστασης διαλόγου:
   • Εύρεση τι: Πατήστε Control + J (μπορεί να μην βλέπετε τίποτα εκτός από μια κουκκίδα που αναβοσβήνει).
   • Αντικατέστησε με: Χαρακτήρας Space Bar (πατήστε μια φορά το πλήκτρο διαστήματος).
4. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.

Και Woosh! Θα αφαιρούσε μαγικά όλα τα διαλείμματα γραμμής από το φύλλο εργασίας σας.

#4 Για να αφαιρέσετε κείμενο χρησιμοποιώντας χαρακτήρες μπαλαντέρ

Αυτό μου έσωσε ώρες. Πήρα μια λίστα όπως φαίνεται παρακάτω και έπρεπε να αφαιρέσω το κείμενο μεταξύ παρενθέσεων.

Εάν έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων, η αφαίρεση της παρένθεσης και το κείμενο μεταξύ αυτών μπορεί να σας πάρει ώρες. Αλλά η Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel μπορεί να το κάνει σε λιγότερο από 10 δευτερόλεπτα.

1. Επιλέξτε τα δεδομένα
2. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση και επιλογή -> Αντικατάσταση (Συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Η)
3. Στο πλαίσιο εύρεσης και αντικατάστασης διαλόγου:
   • Βρείτε τι: (*)
     Σημείωση Έχω χρησιμοποιήσει έναν αστερίσκο, ο οποίος είναι ένας χαρακτήρας μπαλαντέρ που αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων.
   • Αντικατέστησε με: Αφήστε αυτό το Κενό.

Ελπίζω να βρείτε αυτές τις συμβουλές χρήσιμες. Εάν υπάρχουν άλλα κόλπα που σας βοήθησαν να εξοικονομήσετε χρόνο, μοιραστείτε το μαζί μας !!

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν οι ακόλουθες συμβουλές και σεμινάρια Excel:

• 24 κόλπα του Excel για να σας κάνουν να πλέετε στην καθημερινή εργασία.
• 10 εξαιρετικά τακτοποιημένοι τρόποι καθαρισμού δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel.
• 10 Συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel που δεν μπορείτε να εξοικονομήσετε.
• Υποφέρετε από αργά υπολογιστικά φύλλα Excel; Δοκιμάστε αυτές τις 10 συμβουλές για επιτάχυνση.
• Πώς να φιλτράρετε κελιά με έντονη μορφοποίηση γραμματοσειράς στο Excel.
• Πώς να μεταφέρετε δεδομένα στο Excel.