Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να κλειδώσετε τύπους στο Excel
Οι τύποι Excel είναι εύκολο να δημιουργηθούν και να επεξεργαστείτε στο Excel.
Μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε έναν τύπο μέσω της γραμμής τύπων ή απευθείας στο κελί.
Παρόλο που αυτό διευκολύνει τη δημιουργία τύπων στο Excel, έρχεται με μερικά μειονεκτήματα επίσης.
Σκεφτείτε αυτό.
Περνάτε από ένα φύλλο εργασίας γεμάτο τύπους και χτυπήσατε κατά λάθος το πλήκτρο διαγραφής ή το πλήκτρο backspace ή κάποιο άλλο πλήκτρο αριθμού/αλφαβήτου.
Τώρα θα είστε τυχεροί εάν είστε σε θέση να εντοπίσετε το σφάλμα και να το διορθώσετε. Αλλά αν δεν είστε, μπορεί να οδηγήσει σε κάποια λανθασμένα αποτελέσματα.
Και επιτρέψτε μου να σας πω αυτό, τα λάθη στο Excel έχουν κοστίσει εκατομμύρια σε εταιρείες (διαβάστε αυτό ή αυτό).
Οι πιθανότητες τέτοιων σφαλμάτων αυξάνονται πολλαπλάσια όταν μοιράζεστε ένα αρχείο με συναδέλφους ή διαχειριστές ή πελάτες.
Ένας από τους τρόπους για να αποφευχθεί αυτό είναι να κλειδώσετε το φύλλο εργασίας και όλα τα κελιά. Ωστόσο, αυτό θα αποτρέψει τον χρήστη από το να κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές στο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα βιβλίο εργασίας στον διαχειριστή σας για έλεγχο, ίσως θελήσετε να του επιτρέψετε να προσθέσει τα σχόλιά του ή να αλλάξει ορισμένα κελιά.
Μια καλύτερη λύση είναι να κλειδώσετε μόνο εκείνα τα κελιά που έχουν τύπους.
Πώς να κλειδώσετε τύπους στο Excel
Πριν σας δείξω πώς να κλειδώνετε τύπους στο Excel, εδώ είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζετε:
Από προεπιλογή, όλα τα κελιά είναι κλειδωμένα στο Excel. Μόνο όταν προστατεύετε τα κλειδωμένα κελιά μπορείτε να περιορίσετε πραγματικά τον χρήστη από τις αλλαγές. Αυτό σημαίνει επίσης ότι εάν ένα κελί δεν είναι κλειδωμένο και το προστατεύετε, ο χρήστης θα μπορεί να κάνει αλλαγές.Ακολουθούν τα βήματα για το κλείδωμα τύπων στο Excel (εξηγούνται λεπτομερώς αργότερα):
- Επιλέξτε όλα τα κελιά και ξεκλειδώστε τα.
- Επιλέξτε όλα τα κελιά που έχουν τύπους (χρησιμοποιώντας το Go To Special).
- Κλείδωμα αυτών των επιλεγμένων κελιών.
- Προστατέψτε το φύλλο εργασίας.
Τώρα που περιέγραψα τα παραπάνω βήματα, ας βουτήξουμε και να δούμε πώς να το κάνουμε αυτό (και το πιο σημαντικό, γιατί πρέπει να το κάνουμε αυτό):
Βήμα 1: Επιλέξτε Όλα τα κελιά και ξεκλειδώστε το
Αν και μπορεί να σας φαίνεται μπερδεμένο, αντέξτε με και συνεχίστε να διαβάζετε.
Όπως ανέφερα, μόνο τα κελιά που είναι κλειδωμένα και προστατευμένα μπορούν πραγματικά να περιοριστούν. Εάν όλα τα κελιά είναι κλειδωμένα και προστατεύω ολόκληρο το φύλλο εργασίας, αυτό σημαίνει ότι ένας χρήστης δεν μπορεί να αλλάξει τίποτα.
Αλλά θέλουμε μόνο να κλειδώσουμε (να περιορίσουμε την πρόσβαση) στα κελιά που έχουν τύπους.
Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να ξεκλειδώσουμε όλα τα κελιά και μετά να επιλέξουμε και να κλειδώσουμε μόνο εκείνα τα κελιά που έχουν τύπους σε αυτό.
Ακολουθούν τα βήματα για να ξεκλειδώσετε όλα τα κελιά:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας (χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + A).
- Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + 1 (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε 1). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου κελιά μορφοποίησης.
- Στο παράθυρο διαλόγου Κελιά μορφοποίησης, επιλέξτε την καρτέλα Προστασία.
- Αποεπιλέξτε την επιλογή «Κλειδωμένο».
- Κάντε κλικ εντάξει.
Βήμα 2: Επιλέξτε Όλα τα κελιά που έχουν τύπους
Τώρα που όλα τα κελιά έχουν ξεκλειδωθεί, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι τα κελιά που έχουν τύπους είναι κλειδωμένα.
Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να επιλέξουμε όλα τα κελιά με τύπους.
Ακολουθούν τα βήματα για να επιλέξετε όλα τα κελιά που έχουν τύπους:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας (χρησιμοποιήστε το Control + A).
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα και στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην Εύρεση & Επιλογή.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μετάβαση στα Ειδικά.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Τύποι.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα επιλέξει όλα τα κελιά που έχουν τύπους σε αυτό.
Βήμα 3: Κλειδώστε τα κελιά με τύπους
Τώρα που επιλέξαμε τα κελιά με τύπους, πρέπει να επιστρέψουμε και να κλειδώσουμε αυτά τα κελιά (ενεργοποιήστε την ιδιότητα κλειδώματος που απενεργοποιήσαμε στο βήμα 1).
Μόλις το κάνουμε αυτό, η προστασία του φύλλου εργασίας θα κλειδώσει αυτά τα κελιά που έχουν τύπους, αλλά όχι τα άλλα κελιά.
Ακολουθούν τα βήματα για το κλείδωμα κελιών με τύπους:
- Με επιλεγμένα τα κελιά με τους τύπους, πατήστε Control + 1 (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και στη συνέχεια πατήστε 1).
- Στο παράθυρο διαλόγου Κελιά μορφοποίησης, επιλέξτε την καρτέλα Προστασία.
- Ελέγξτε την επιλογή "Κλειδωμένο".
- Κάντε κλικ εντάξει.
Βήμα 4 - Προστατέψτε το φύλλο εργασίας
Τώρα που η ιδιότητα "Κλειδωμένο" είναι ενεργοποιημένη για κελιά με τύπους (και όχι για άλλα κελιά), η προστασία ολόκληρου του φύλλου εργασίας θα περιορίσει μόνο την πρόσβαση στα κελιά με τύπους.
Ακολουθούν τα βήματα για την προστασία του φύλλου εργασίας:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Κάντε κλικ στο Προστασία φύλλου.
- Στο παράθυρο διαλόγου Προστασία φύλλου, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή «Προστασία φύλλου εργασίας και περιεχομένων των κλειδωμένων κελιών».
- [Προαιρετικό] Καθορίστε τον κωδικό πρόσβασης.
- Κάντε κλικ στο OK.
Μόλις τελειώσετε με τα παραπάνω τέσσερα βήματα, όλα τα κελιά που έχουν τύπους θα κλειδωθούν και ο χρήστης δεν θα μπορεί να αλλάξει τίποτα σε αυτό.
Εάν ο χρήστης προσπαθήσει να αλλάξει τα κελιά, θα λάβει μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω:
Πώς να αποκρύψετε τύπους στο Excel
Όταν κλειδώνετε τύπους στο Excel, ο χρήστης δεν μπορεί να κάνει αλλαγές στα κελιά με τύπους.
Ωστόσο, εάν αυτό το κελί είναι επιλεγμένο, ο τύπος στο κελί θα είναι ορατός στη γραμμή τύπων.
Παρόλο που αυτό δεν είναι ζήτημα στις περισσότερες περιπτώσεις, αλλά αν δεν θέλετε ο τύπος να είναι ορατός, πρέπει να τον αποκρύψετε.
Ακολουθούν τα βήματα για την απόκρυψη τύπων σε κλειδωμένα κελιά:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας (χρησιμοποιήστε το Control + A).
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα και στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην Εύρεση & Επιλογή.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μετάβαση στα Ειδικά.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Τύποι.
- Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα επιλέξει όλα τα κελιά που έχουν τύπους σε αυτό.
- Πατήστε Control + 1 (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και στη συνέχεια πατήστε 1). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου κελιά μορφοποίησης.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών, μεταβείτε στην καρτέλα Προστασία.
- Ελέγξτε την επιλογή Κρυφό.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τώρα, όταν ο χρήστης επιλέξει ένα κελί που έχει τύπο και είναι κλειδωμένο, δεν θα μπορεί να δει τον τύπο στη γραμμή τύπων.
Σημείωση: Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ένα κελί που δεν έχει κλειδωθεί δεν μπορεί να προστατευθεί. Το ίδιο ισχύει όταν αποκρύπτετε τύπους στο Excel. Αν δεν είναι κλειδωμένο το κελί, μόνο ο έλεγχος του πλαισίου ελέγχου Κρυφό δεν θα κάνει τίποτα. Για να αποκρύψετε πραγματικά τύπους στο Excel, τα κελιά θα πρέπει να έχουν επιλεγμένα τα πλαίσια ελέγχου Κλειδωμένο και Κρυφό και, στη συνέχεια, θα πρέπει να προστατεύονται.
