*Αυτή είναι μια ανάρτηση επισκεπτών από τον Puneet Gogia, έναν συνεργάτη του Excel blogger από την Ινδία.*
Το Excel έχει ένα Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης που σας δίνει άμεση πρόσβαση στις αγαπημένες/σημαντικές επιλογές σας.
Ωστόσο, δεν είναι πολλοί οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το QAT αποτελεσματικά.
Τον περασμένο μήνα ρώτησα 15 χρήστες excel σχετικά με αυτό και μόνο 7 το χρησιμοποιούσαν συχνά. Και, άλλοι ήταν απασχολημένοι με την περιήγηση σε κορδέλα excel για τα πράγματά τους.
Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ τις 5 καλύτερες επιλογές QAT που με βοηθούν να παραμείνω παραγωγικός και να εξοικονομήσω χρόνο.
Επίσης, δεν θα βρείτε αυτές τις επιλογές στην κορδέλα του Excel.
Εδώ είναι οι κορυφαίες 5 επιλογές μου (αργότερα σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω επίσης πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επιλογές):
- Εργαλείο κάμερας
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Μορφή
- Αυτόματη μορφή
- Αριθμομηχανή
Επιτρέψτε μου τώρα να σας δείξω πώς να προσθέσετε αυτές τις 5 εντολές στο QAT στο Excel.
Βήματα για την προσθήκη εντολών στο QAT (Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης)
Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα.
- Πρώτα απ 'όλα, κάντε δεξί κλικ στο QAT και επιλέξτε "Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης".
- Από το παράθυρο προσαρμογής, επιλέξτε "Commands Not In Ribbon".
- Τώρα, από τη λίστα, επιλέξτε τις ακόλουθες εντολές και προσθέστε τις στο QAT μία προς μία.
- Εργαλείο κάμερας
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Μορφή
- Αυτόματη μορφή
- Αριθμομηχανή
- Μόλις προσθέσετε όλες αυτές τις εντολές, κάντε κλικ στο OK.
Τώρα, η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης θα μοιάζει κάπως έτσι.
Επιτρέψτε μου να σας πω γιατί αυτές οι εντολές είναι ιδιαίτερες και πώς μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
1. Εργαλείο κάμερας
Οι ζωντανές εικόνες είναι χρήσιμες στους πίνακες ελέγχου.
Το μοναδικό βασικό κίνητρο για τη χρήση του εργαλείου κάμερας excel είναι η δημιουργία μιας ζωντανής εικόνας μιας σειράς κελιών. Θα σας βοηθήσει να αντιγράψετε μια σειρά κελιών και να δημιουργήσετε μια ζωντανή εικόνα αυτής της περιοχής και μπορείτε να την επικολλήσετε οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας σας.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο κάμερας.
- Επιλέξτε το εύρος για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια εικόνα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί κάμερας από το QAT.
- Κάντε κλικ στο μέρος στο φύλλο εργασίας σας όπου θέλετε να το επικολλήσετε.
Οφέλη
Το εργαλείο κάμερας είναι χρήσιμο για τη δημιουργία ζωντανών εικόνων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περαιτέρω δημιουργώντας πίνακες ελέγχου Excel. Όπως μια κανονική εικόνα, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος αυτών των ζωντανών εικόνων ανάλογα με το διάστημα στον πίνακα ελέγχου σας.
Και, όταν θέλετε να το ενημερώσετε, κάντε αλλαγές στο πραγματικό εύρος δεδομένων και η εικόνα θα ενημερωθεί άμεσα.
2. Email
Στείλτε το βιβλίο εργασίας σας με ένα κλικ.
Λοιπόν, υπάρχει ήδη μια επιλογή στο excel για να στείλετε email στο βιβλίο εργασίας σας, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε από το μενού αρχείων του excel.
Αλλά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κουμπί email από το QAT για να στείλετε γρήγορα το αρχείο excel ως συνημμένο. Μόλις κάνετε κλικ, θα ανοίξει αυτόματα το προεπιλεγμένο πρόγραμμα -πελάτη αλληλογραφίας και θα επισυνάψει το τρέχον βιβλίο εργασίας σας μαζί του. Θα χρησιμοποιήσει το όνομα του βιβλίου εργασίας σας ως θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οφέλη
Θα λάβει αυτόματα την ενημερωμένη έκδοση του αρχείου σας κατά την αποστολή του email, ακόμη και αν δεν έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές που έχετε κάνει.
3. Φόρμα χρήστη
Δεν χρειάζεται να γράψετε μια μακροεντολή για μια φόρμα χρήστη.
Υπάρχει μια ενσωματωμένη φόρμα χρήστη στο excel την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για εισαγωγή δεδομένων.
Αλλά, πριν ενεργοποιήσετε αυτήν τη φόρμα, χρειάζεστε έναν πίνακα για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας ή, τουλάχιστον, χρειάζεστε κεφαλίδες των δεδομένων. Επιλέξτε οποιοδήποτε από τα κελιά του πίνακα ή απλώς επιλέξτε μία από τις επικεφαλίδες και κάντε κλικ στο κουμπί φόρμας από το QAT.
Οφέλη
Εκτός από την εισαγωγή δεδομένων, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με αυτό.
- Μπορείτε να επεξεργαστείτε καταχωρήσεις, τις οποίες έχετε ήδη εισαγάγει στα δεδομένα σας.
- Θα σας βοηθήσει να περιηγηθείτε στις καταχωρήσεις.
- Μπορείτε να βρείτε καταχωρήσεις από δεδομένα χρησιμοποιώντας διαφορετικά κριτήρια.
- Και, εάν θέλετε να διαγράψετε οποιαδήποτε συγκεκριμένη καταχώρηση, μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό.
4. Αυτόματη μορφή
Η μορφοποίηση δεδομένων είναι σημαντική. Αλλά μερικές φορές η μορφοποίηση ενός πίνακα δεδομένων είναι χρονοβόρα.
Η αυτόματη μορφοποίηση είναι μια επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για γρήγορη εφαρμογή στη μορφή δεδομένων. Διαθέτει 16 διαφορετικά στυλ μορφοποίησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
- Επιλέξτε τα δεδομένα σας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί αυτόματης μορφοποίησης.
- Επιλέξτε τη μορφή που θέλετε.
- Κάντε κλικ στο OK.
Όλες οι μορφές στην επιλογή αυτόματης μορφής έχουν 6 βασικά στοιχεία: μορφή αριθμού, στυλ γραμματοσειράς, στοίχιση, περίγραμμα, μοτίβα και πλάτος-ύψος.
Οφέλη
- Εάν τα δεδομένα σας σχετίζονται με νόμισμα ή λογιστική, η αυτόματη μορφοποίηση είναι η καλύτερη επιλογή για χρήση. Είναι 4 στα 16 στυλ μορφής για λογιστικά δεδομένα.
- Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ή να καταργήσετε την επιλογή μορφοποίησης. Ας πούμε, εάν δεν θέλετε να εφαρμόσετε περίγραμμα με τη μορφοποίηση, μπορείτε απλώς να καταργήσετε την επιλογή περιγράμματος από το "Επιλογές".
Αριθμομηχανή
Υπολογιστής Windows για γρήγορους υπολογισμούς.
Το Excel είναι ένας έξυπνος υπολογιστής, αλλά μερικές φορές χρειάζεστε έναν απλό υπολογιστή. Και, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εφαρμογή αριθμομηχανής των παραθύρων από το QAT.
Είναι επίσης διαθέσιμο στο μενού έναρξης του συστήματός σας.
Αυτός ο υπολογιστής έχει απλές αλλά και επιστημονικές επιλογές και επιλογές προγράμματος.
Οφέλη
- Υπάρχει μια επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη μετατροπή τιμών από τη μία μονάδα στην άλλη (ίντσα σε cm, λίβρες σε χιλιόγραμμα κ.λπ.).
- Υπάρχει επίσης μια επιλογή "Υπολογισμός δεδομένων" την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να υπολογίσετε τη διαφορά μεταξύ δύο ημερομηνιών ή να υπολογίσετε μια μελλοντική ημερομηνία προσθέτοντας ημέρες.
Συμβουλή μπόνους: Αναίρεση / Επανάληψη κουμπιών
Λοιπόν, τα κουμπιά Αναίρεση/Επανάληψη είναι ήδη εκεί στο QAT από προεπιλογή. Αλλά, σχεδόν κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα πλήκτρο συντόμευσης για αναίρεση και επανάληψη. Και, μερικές φορές δεν ξέρετε πόσα βήματα πρέπει να πάτε πίσω/μπροστά.
Με αυτά τα κουμπιά, μπορείτε να ελέγξετε όλες τις δραστηριότητες που έχετε κάνει στο αρχείο σας και να τις αναιρέσετε/τις επαναλάβετε με ένα κλικ.
Μπορείτε να αναιρέσετε/επαναλάβετε έως και 100 δραστηριότητες χρησιμοποιώντας αυτά τα κουμπιά. Αυτές οι 100 δραστηριότητες ισχύουν για ολόκληρη την εφαρμογή όχι μόνο σε ένα βιβλίο εργασίας.
συμπέρασμα
Όπως σας είπα, οι περισσότεροι χρήστες δεν χρησιμοποιούν σωστά τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Αλλά, αν έχετε κάποιες επιλογές που χρησιμοποιείτε συχνά στη δουλειά σας, μπορείτε να τις προσθέσετε στο QAT σας.
Είναι πάντα εύκολο να χρησιμοποιήσετε το αγαπημένο σας πράγμα με ένα μόνο κλικ. Και, ελπίζω ότι όλες οι παραπάνω εντολές θα σας βοηθήσουν να κάνετε τη δουλειά σας ευκολότερη.
Εάν έχετε οποιαδήποτε άλλη εντολή που χρησιμοποιείτε συχνά από το QAT, μοιραστείτε μαζί μου στο πλαίσιο σχολίων. Θα ήθελα πολύ να ακούσω νέα σας.
Ο Puneet είναι blogger στο Excel Champs. Μπορείτε να τον βρείτε διαδικτυακά, να τουιτάρετε για το excel, σε μια πίστα τρεξίματος ή μερικές φορές να ανεβείτε σε ένα βουνό. Βρείτε τον στο Twitter.
