Οι τύποι του Excel δεν λειτουργούν: Πιθανοί λόγοι και πώς να το διορθώσετε!

Εάν εργάζεστε με τύπους στο Excel, αργά ή γρήγορα θα αντιμετωπίσετε το πρόβλημα όπου οι τύποι του Excel δεν λειτουργούν καθόλου (ή δίνουν το λάθος αποτέλεσμα).

Ενώ θα ήταν υπέροχο αν υπήρχαν μόνο μερικοί πιθανοί λόγοι για δυσλειτουργία των τύπων. Δυστυχώς, υπάρχουν πάρα πολλά πράγματα που μπορεί να πάνε στραβά (και συχνά συμβαίνει).

Αλλά επειδή ζούμε σε έναν κόσμο που ακολουθεί την αρχή του Pareto, αν ελέγξετε για ορισμένα κοινά ζητήματα, είναι πιθανό να λύσει το 80% (ή ίσως ακόμη και το 90% ή το 95% των θεμάτων όπου οι τύποι δεν λειτουργούν στο Excel).

Και σε αυτό το άρθρο, θα επισημάνω εκείνα τα κοινά ζητήματα που είναι πιθανό να είναι η αιτία σας Οι τύποι του Excel δεν λειτουργούν.

Ας ξεκινήσουμε λοιπόν!

Λανθασμένη σύνταξη της συνάρτησης

Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω επισημαίνοντας το αυτονόητο.

Κάθε συνάρτηση στο Excel έχει μια συγκεκριμένη σύνταξη - όπως ο αριθμός των ορισμάτων που μπορεί να λάβει ή ο τύπος των επιχειρημάτων που μπορεί να δεχτεί.

Και σε πολλές περιπτώσεις, ο λόγος που οι τύποι του Excel δεν λειτουργούν ή δίνει λάθος αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένα εσφαλμένο επιχείρημα (ή ελλείποντα ορίσματα).

Για παράδειγμα, η συνάρτηση VLOOKUP λαμβάνει τρία υποχρεωτικά ορίσματα και ένα προαιρετικό όρισμα.

Εάν παρέχετε ένα λάθος επιχείρημα ή δεν καθορίσετε το προαιρετικό όρισμα (όπου χρειάζεται για να λειτουργήσει ο τύπος), θα σας δώσει ένα λάθος αποτέλεσμα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου πρέπει να γνωρίζετε τη βαθμολογία του Σήματος στην εξέταση 2 (στο κελί F2).

Εάν χρησιμοποιήσω τον παρακάτω τύπο, θα έχω το λάθος αποτέλεσμα, επειδή χρησιμοποιώ λάθος τιμή στο τρίτο όρισμα (αυτό που ζητά τον αριθμό ευρετηρίου στήλης).

= VLOOKUP (A2, A2: C6,2, FALSE)

Σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος υπολογίζει (καθώς επιστρέφει μια τιμή), αλλά το αποτέλεσμα είναι λανθασμένο (αντί για βαθμολογία στην Εξέταση 2, δίνει τη βαθμολογία στην Εξετάσεις 1).

Ένα άλλο παράδειγμα όπου πρέπει να είστε προσεκτικοί σχετικά με τα επιχειρήματα είναι όταν χρησιμοποιείτε το VLOOKUP με την κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.

Δεδομένου ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα προαιρετικό όρισμα για να καθορίσετε πού θέλετε το VLOOKUP να κάνει μια ακριβή αντιστοίχιση ή μια κατά προσέγγιση αντιστοίχιση, το να μην το καθορίσετε (ή να χρησιμοποιήσετε λάθος επιχείρημα) μπορεί να προκαλέσει προβλήματα.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα όπου έχω τα δεδομένα βαθμολογιών για μερικούς μαθητές και θέλω να εξάγω βαθμούς στην Εξετάσεις 1 για τους μαθητές στον πίνακα στα δεξιά.

Όταν χρησιμοποιώ τον παρακάτω τύπο VLOOKUP μου δίνει ένα σφάλμα για ορισμένα ονόματα.

= VLOOKUP (E2, $ A $ 2: $ C $ 6,2)

Αυτό συμβαίνει καθώς δεν έχω καθορίσει το τελευταίο όρισμα (το οποίο χρησιμοποιείται για να καθοριστεί αν θα γίνει ακριβής αντιστοίχιση ή κατά προσέγγιση αντιστοίχιση). Όταν δεν καθορίζετε το τελευταίο όρισμα, αυτόματα ταιριάζει κατά προσέγγιση από προεπιλογή.

Δεδομένου ότι έπρεπε να κάνουμε μια ακριβή αντιστοίχιση σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος επιστρέφει σφάλμα για ορισμένα ονόματα.

Παρόλο που πήρα το παράδειγμα της συνάρτησης VLOOKUP, σε αυτή την περίπτωση, αυτό είναι κάτι που μπορεί να εφαρμοστεί για πολλούς τύπους Excel που έχουν προαιρετικά ορίσματα επίσης.

Διαβάστε επίσης: Προσδιορίστε σφάλματα χρησιμοποιώντας το Excel Formula Debugging

Επιπλέον χώροι που προκαλούν απρόσμενα αποτελέσματα

Οι κεντρικοί, πίσω χώροι είναι δύσκολο να ανακαλυφθούν και μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα όταν χρησιμοποιείτε ένα κελί που τα έχει σε τύπους.

Για παράδειγμα, στο παρακάτω παράδειγμα, αν προσπαθήσω να χρησιμοποιήσω το VLOOKUP για να λάβω τη βαθμολογία για το Mark, μου εμφανίζει το σφάλμα #N/A (το μη διαθέσιμο σφάλμα).

Ενώ βλέπω ότι ο τύπος είναι σωστός και το όνομα «Σήμανση» είναι σαφώς, υπάρχει η λίστα, αυτό που δεν μπορώ να δω είναι ότι υπάρχει ένας κενός χώρος στο κελί που έχει το όνομα (στο κελί D2).

Το Excel δεν θεωρεί το περιεχόμενο αυτών των δύο κελιών το ίδιο και επομένως το θεωρεί αναντιστοιχία κατά την ανάκτηση της τιμής χρησιμοποιώντας το VLOOKUP (ή μπορεί να είναι οποιοσδήποτε άλλος τύπος αναζήτησης).

Για να διορθώσετε αυτό το ζήτημα, πρέπει να καταργήσετε αυτούς τους επιπλέον χαρακτήρες χώρου.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις ακόλουθες μεθόδους:

1. Καθαρίστε το κελί και αφαιρέστε τυχόν κενά/πίσω διαστήματα πριν το χρησιμοποιήσετε σε τύπους
2. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TRIM μέσα στον τύπο για να βεβαιωθείτε ότι αγνοούνται τυχόν κενά/πίσω/διπλά κενά.

Στο παραπάνω παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί.

= VLOOKUP (TRIM (D2), $ A $ 2: $ B $ 6,2,0)

Παρόλο που πήρα το παράδειγμα VLOOKUP, αυτό είναι επίσης ένα συνηθισμένο ζήτημα κατά την εργασία με συναρτήσεις TEXT.

Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιήσω τη συνάρτηση LEN για να μετρήσω τον συνολικό αριθμό χαρακτήρων σε ένα κελί, εάν υπάρχουν κενά ή κενά διαστήματα, αυτά θα μετρηθούν και θα δώσουν το λάθος αποτέλεσμα.

Take away / Πώς να διορθώσετε: Εάν είναι δυνατόν, καθαρίστε τα δεδομένα σας αφαιρώντας τυχόν κενά/πίσω ή διπλά κενά πριν τα χρησιμοποιήσετε σε τύπους. Εάν δεν μπορείτε να αλλάξετε τα αρχικά δεδομένα, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TRIM σε τύπους για να το φροντίσετε.

Χρήση χειροκίνητου υπολογισμού αντί για αυτόματο

Αυτή η ρύθμιση μπορεί να σας τρελάνει (αν δεν γνωρίζετε ότι είναι αυτό που προκαλεί όλα τα προβλήματα).

Το Excel διαθέτει δύο τρόπους υπολογισμού - Αυτόματο και Εγχειρίδιο.

Από προεπιλογή, η αυτόματη λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, πράγμα που σημαίνει ότι σε περίπτωση που χρησιμοποιήσω έναν τύπο ή κάνω οποιαδήποτε αλλαγή στους υπάρχοντες τύπους, πραγματοποιεί αυτόματα (και αμέσως) τον υπολογισμό και μου δίνει το αποτέλεσμα.

Αυτή είναι η ρύθμιση που όλοι έχουμε συνηθίσει.

Στην αυτόματη ρύθμιση, κάθε φορά που κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο εργασίας (όπως εισαγωγή νέου τύπου ακόμη και σε κάποιο κείμενο σε ένα κελί), το Excel επανυπολογίζει αυτόματα τα πάντα (ναι, τα παντα).

Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, τα άτομα ενεργοποιούν τη χειροκίνητη ρύθμιση υπολογισμού.

Αυτό γίνεται κυρίως όταν έχετε ένα βαρύ αρχείο Excel με πολλά δεδομένα και τύπους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε το Excel να υπολογίζει εκ νέου τα πάντα όταν κάνετε μικρές αλλαγές (καθώς μπορεί να χρειαστούν μερικά δευτερόλεπτα ή και λεπτά) για να ολοκληρωθεί αυτός ο επανυπολογισμός.

Εάν ενεργοποιήσετε τον μη αυτόματο υπολογισμό, το Excel δεν θα υπολογίσει εάν δεν το αναγκάσετε.

Και αυτό μπορεί να σας κάνει να σκεφτείτε ότι ο τύπος σας δεν υπολογίζει.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε σε αυτήν την περίπτωση είναι είτε να επαναφέρετε τον υπολογισμό στο αυτόματο είτε να αναγκάσετε έναν επανυπολογισμό πατώντας το πλήκτρο F9.

Ακολουθούν τα βήματα για να αλλάξετε τον υπολογισμό από χειροκίνητο σε αυτόματο:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Τύπος
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές υπολογισμού
3. Επιλέξτε Αυτόματο

Σημαντικό: Σε περίπτωση που αλλάζετε τον υπολογισμό από χειροκίνητο σε αυτόματο, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου εργασίας σας (σε περίπτωση που αυτό κάνει το βιβλίο εργασίας σας να κρεμάσει ή να προκαλέσει συντριβή του Excel)

Take away / Πώς να διορθώσετε: Εάν παρατηρήσετε ότι οι τύποι σας δεν δίνουν το αναμενόμενο αποτέλεσμα, δοκιμάστε κάτι απλό σε οποιοδήποτε κελί (όπως η προσθήκη 1 σε έναν υπάρχοντα τύπο. Μόλις προσδιορίσετε το ζήτημα ως εκείνο στο οποίο πρέπει να αλλάξει ο τρόπος υπολογισμού, κάντε έναν υπολογισμό δύναμης χρησιμοποιώντας το F9.

Διαγραφή γραμμών/στήλης/κελιών που οδηγούν στο #REF! Λάθος

Ένα από τα πράγματα που μπορούν να έχουν καταστροφικές επιπτώσεις στους υπάρχοντες τύπους σας στο Excel είναι όταν διαγράφετε οποιαδήποτε γραμμή/στήλη που έχει χρησιμοποιηθεί στους υπολογισμούς.

Όταν συμβαίνει αυτό, μερικές φορές, το Excel προσαρμόζει την ίδια την αναφορά και βεβαιώνεται ότι οι τύποι λειτουργούν καλά.

Και μερικές φορές… δεν μπορεί.

Ευτυχώς, μια σαφής ένδειξη που λαμβάνετε όταν οι τύποι σπάνε κατά τη διαγραφή κελιών/γραμμών/στηλών είναι το #REF! σφάλμα στα κελιά. Αυτό είναι ένα σφάλμα αναφοράς που σας λέει ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τις αναφορές στον τύπο.

Επιτρέψτε μου να σας δείξω τι εννοώ χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα.

Παρακάτω έχω χρησιμοποιήσει τον τύπο SUM για να προσθέσω τα κελιά A2: A6.

Τώρα, εάν διαγράψω κάποιο από αυτά τα κελιά/σειρές, ο τύπος SUM θα επιστρέψει ένα #REF! λάθος. Αυτό συμβαίνει επειδή όταν διέγραψα τη σειρά, ο τύπος δεν ξέρει τι να αναφέρει τώρα.

Μπορείτε να δείτε ότι το τρίτο όρισμα στον τύπο έχει γίνει #REF! (το οποίο αναφερόταν νωρίτερα στο κελί που διαγράψαμε).

Take away / Πώς να διορθώσετε: Πριν διαγράψετε οποιαδήποτε δεδομένα που χρησιμοποιούνται σε τύπους, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα μετά τη διαγραφή. Συνιστάται επίσης να δημιουργείτε ένα αντίγραφο ασφαλείας της εργασίας σας τακτικά για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα κάτι για να επιστρέψετε.

Λανθασμένη τοποθέτηση παρένθεσης (BODMAS)

Καθώς οι τύποι σας αρχίζουν να γίνονται μεγαλύτεροι και πιο περίπλοκοι, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε την παρένθεση για να είστε απολύτως σαφής για το μέρος που ανήκει μαζί.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να έχετε την παρένθεση σε λάθος μέρος, το οποίο μπορεί είτε να σας δώσει λάθος αποτέλεσμα είτε σφάλμα.

Και σε ορισμένες περιπτώσεις, συνιστάται η χρήση παρενθέσεων για να βεβαιωθείτε ότι ο τύπος καταλαβαίνει τι πρέπει να ομαδοποιηθεί και να υπολογιστεί πρώτα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε τον ακόλουθο τύπο:

=5+10*50

Στον παραπάνω τύπο, το αποτέλεσμα είναι 505 καθώς το Excel κάνει πρώτα τον πολλαπλασιασμό και στη συνέχεια την προσθήκη (καθώς υπάρχει σειρά προτεραιότητας όταν πρόκειται για τελεστές).

Εάν θέλετε να κάνει πρώτα την προσθήκη και στη συνέχεια τον πολλαπλασιασμό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:

=(5+10)*50

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σειρά προτεραιότητας μπορεί να λειτουργήσει για εσάς, αλλά εξακολουθεί να συνιστάται να χρησιμοποιείτε την παρένθεση για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση.

Επίσης, σε περίπτωση που σας ενδιαφέρει, παρακάτω είναι η σειρά προτεραιότητας για διάφορους χειριστές που χρησιμοποιούνται συχνά σε τύπους:

Χειριστής	Περιγραφή	Σειρά προτεραιότητας
: (άνω και κάτω τελεία)	Εύρος	1
(ενιαίος χώρος)	Σημείο τομής	2
, (κόμμα)	ένωση	3
-	Αρνητικότητα (όπως στο -1)	4
%	Ποσοστό	5
^	Επέκταση	6
* και /	Πολλαπλασιασμός & διαίρεση	7
+ και -	Πρόσθεση & αφαίρεση	8
&	Συνένωση	9
= =	Σύγκριση	10

Take away / Πώς να διορθώσετε: Χρησιμοποιείτε πάντα παρένθεση για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση, ακόμη και αν γνωρίζετε τη σειρά προτεραιότητας και τη χρησιμοποιείτε σωστά. Έχοντας παρένθεση διευκολύνει τον έλεγχο των τύπων.

Λανθασμένη χρήση των αναφορών απόλυτων/σχετικών κυττάρων

Όταν αντιγράφετε και επικολλάτε τύπους στο Excel, προσαρμόζει αυτόματα τις αναφορές. Μερικές φορές, αυτό είναι ακριβώς αυτό που θέλετε (κυρίως όταν κάνετε αντιγραφή-επικόλληση τύπων στη στήλη) και μερικές φορές δεν θέλετε να συμβεί αυτό.

Μια απόλυτη αναφορά είναι όταν διορθώνετε μια αναφορά κελιού (ή αναφορά εύρους) έτσι ώστε να μην αλλάζει κατά την αντιγραφή και επικόλληση τύπων και μια σχετική αναφορά είναι αυτή που αλλάζει.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις απόλυτες, σχετικές και μικτές αναφορές εδώ.

Ενδέχεται να λάβετε εσφαλμένο αποτέλεσμα σε περίπτωση που ξεχάσετε να αλλάξετε την αναφορά σε απόλυτη (ή αντίστροφα). Αυτό είναι κάτι που μου συμβαίνει αρκετά συχνά όταν χρησιμοποιώ τύπους αναζήτησης.

Επιτρέψτε μου να σας δείξω ένα παράδειγμα.

Παρακάτω έχω ένα σύνολο δεδομένων όπου θέλω να λάβω τη βαθμολογία στην Εξετάσεις 1 για τα ονόματα στη στήλη Ε (μια απλή περίπτωση χρήσης VLOOKUP)

Παρακάτω είναι ο τύπος που χρησιμοποιώ στο κελί F2 και στη συνέχεια αντιγράφεται σε όλα τα κελιά κάτω από αυτό:

= VLOOKUP (E2, A2: B6,2,0)

Όπως μπορείτε να δείτε ότι αυτός ο τύπος δίνει σφάλμα σε ορισμένες περιπτώσεις.

Αυτό συμβαίνει επειδή δεν έχω κλειδώσει το όρισμα πίνακα πίνακα - είναι Α2: Β6 στο κελί F2, ενώ έπρεπε $ A $ 2: $ B $ 6

Έχοντας αυτά τα σύμβολα δολαρίου πριν από τον αριθμό σειράς και το αλφάβητο στήλης σε μια αναφορά κελιού, αναγκάζω το Excel να διατηρήσει σταθερές αυτές τις αναφορές κελιών. Έτσι, ακόμη και όταν αντιγράφω αυτόν τον τύπο προς τα κάτω, ο πίνακας πίνακα θα συνεχίσει να αναφέρεται στο A2: B6

Pro Tip: Για να μετατρέψετε μια σχετική αναφορά σε μια απόλυτη, επιλέξτε αυτήν την αναφορά κελιού μέσα στο κελί και πατήστε το πλήκτρο F4. Θα παρατηρήσετε ότι αλλάζει προσθέτοντας τις πινακίδες του δολαρίου. Μπορείτε να συνεχίσετε να πατάτε το F4 μέχρι να λάβετε την αναφορά που θέλετε.

Λανθασμένη αναφορά σε ονόματα φύλλων / βιβλίων εργασίας

Όταν αναφέρεστε σε άλλα φύλλα ή βιβλία εργασίας σε έναν τύπο, πρέπει να ακολουθήσετε μια συγκεκριμένη μορφή. Και σε περίπτωση που η μορφή είναι λανθασμένη, θα λάβετε ένα σφάλμα.

Για παράδειγμα, εάν θέλω να αναφερθώ στο κελί A1 στο Φύλλο2, η αναφορά θα ήταν = Φύλλο2! Α1 (όπου υπάρχει ένα θαυμαστικό μετά το όνομα του φύλλου)

Και σε περίπτωση που υπάρχουν πολλές λέξεις στο όνομα του φύλλου (ας πούμε ότι είναι Παράδειγμα δεδομένων), η αναφορά θα ήταν = 'Παράδειγμα δεδομένων'! A1 (όπου το όνομα περικλείεται σε μονά εισαγωγικά ακολουθούμενα από ένα θαυμαστικό).

Σε περίπτωση που αναφέρεστε σε ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας (ας υποθέσουμε ότι αναφέρεστε στο κελί Α1 στο «Παράδειγμα φύλλου» στο βιβλίο εργασίας που ονομάζεται «Παράδειγμα βιβλίου εργασίας»), η αναφορά θα είναι όπως φαίνεται παρακάτω:

= '[Παράδειγμα βιβλίου εργασίας.xlsx] Παράδειγμα φύλλου'! $ A $ 1

Και σε περίπτωση που κλείσετε το βιβλίο εργασίας, η αναφορά θα αλλάξει ώστε να περιλαμβάνει ολόκληρη τη διαδρομή του βιβλίου εργασίας (όπως φαίνεται παρακάτω):

= 'C: \ Users \ sumit \ Desktop \ [Παράδειγμα βιβλίου εργασίας.xlsx] Παράδειγμα φύλλου'! $ A $ 1

Σε περίπτωση που καταλήξετε να αλλάξετε το όνομα του βιβλίου εργασίας ή του φύλλου εργασίας στο οποίο αναφέρεται ο τύπος, θα σας δώσει ένα #REF! λάθος.

Διαβάστε επίσης: Πώς να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους και αναφορές στο Excel

Εγκυκλικές αναφορές

Μια κυκλική αναφορά είναι όταν αναφέρεστε (άμεσα ή έμμεσα) στο ίδιο κελί όπου υπολογίζεται ο τύπος.

Παρακάτω είναι ένα απλό παράδειγμα, όπου χρησιμοποιώ τον τύπο SUM στο κελί Α4 ενώ τον χρησιμοποιώ στον ίδιο τον υπολογισμό.

= SUM (A1: A4)

Παρόλο που το Excel σας εμφανίζει μια προτροπή που σας ενημερώνει για την κυκλική αναφορά, δεν θα το κάνει για κάθε περίπτωση. Και αυτό μπορεί να σας δώσει το λάθος αποτέλεσμα (χωρίς καμία προειδοποίηση).

Σε περίπτωση που υποψιάζεστε ότι υπάρχει κυκλική αναφορά στο παιχνίδι, μπορείτε να ελέγξετε ποια κελιά το έχουν.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Τύπος και στην ομάδα «Έλεγχος τύπων», κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο εικονίδιο Έλεγχος σφάλματος (το μικρό βέλος προς τα κάτω).

Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στην επιλογή Circular reference και θα σας δείξει το κελί που έχει το πρόβλημα της κυκλικής αναφοράς.

Κελιά μορφοποιημένα ως κείμενο

Εάν βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου μόλις πληκτρολογήσετε τον τύπο ως πατημένο enter, βλέπετε τον τύπο αντί για την τιμή, είναι μια σαφής περίπτωση το κελί να μορφοποιείται ως κείμενο.

Όταν ένα κελί μορφοποιείται ως κείμενο, θεωρεί τον τύπο ως συμβολοσειρά κειμένου και τον εμφανίζει ως έχει.

Δεν το υποχρεώνει να υπολογίζει και να δίνει το αποτέλεσμα.

Και έχει εύκολη διόρθωση.

1. Αλλάξτε τη μορφή σε «Γενικά» από «Κείμενο» (βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην ομάδα Αριθμοί)
2. Μεταβείτε στο κελί που έχει τον τύπο, μπείτε στη λειτουργία επεξεργασίας (χρησιμοποιήστε F2 ή κάντε διπλό κλικ στο κελί) και πατήστε Enter

Σε περίπτωση που τα παραπάνω βήματα δεν λύσουν το πρόβλημα, ένα άλλο πράγμα που πρέπει να ελέγξετε είναι αν το κελί έχει απόστροφο στην αρχή. Πολλοί άνθρωποι προσθέτουν μια απόστροφο για τη μετατροπή τύπων και αριθμών σε κείμενο.

Εάν υπάρχει απόστροφο, μπορείτε απλά να το αφαιρέσετε.

Το κείμενο μετατρέπεται αυτόματα σε ημερομηνίες

Το Excel έχει αυτήν την κακή συνήθεια να μετατρέπει μια ημερομηνία σε πραγματική ημερομηνία. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε 1/1, το Excel θα το μετατρέψει σε 01 Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που θέλετε, και σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να λειτουργήσει εναντίον σας.

Και δεδομένου ότι το Excel αποθηκεύει τις τιμές ημερομηνίας και ώρας ως αριθμούς, μόλις εισαγάγετε το 1/1, το μετατρέπει σε αριθμό που αντιπροσωπεύει την 1η Ιανουαρίου του τρέχοντος έτους. Στην περίπτωσή μου, όταν το κάνω αυτό, το μετατρέπει στον αριθμό 43831 (για 01-01-2020).

Αυτό θα μπορούσε να βλάψει τους τύπους σας εάν χρησιμοποιείτε αυτά τα κελιά ως όρισμα σε έναν τύπο.

Πώς να το διορθώσετε αυτό;

Και πάλι, δεν θέλουμε το Excel να επιλέγει αυτόματα τη μορφή για εμάς, οπότε πρέπει να καθορίσουμε με σαφήνεια τη μορφή μόνοι μας.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να αλλάξετε τη μορφή σε κείμενο, ώστε να μην μετατρέπεται αυτόματα το κείμενο σε ημερομηνίες:

1. Επιλέξτε τα κελιά/την περιοχή όπου θέλετε να αλλάξετε τη μορφή
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
3. Στην ομάδα Αριθμός, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Μορφή
4. Κάντε κλικ στο Κείμενο

Τώρα, κάθε φορά που εισάγετε οτιδήποτε στα επιλεγμένα κελιά, θα θεωρείται ως κείμενο και δεν θα αλλάζει αυτόματα.

Σημείωση: Τα παραπάνω βήματα θα λειτουργούσαν μόνο για δεδομένα που έχουν εισαχθεί μετά την αλλαγή της μορφοποίησης. Δεν θα αλλάξει κανένα κείμενο που έχει μετατραπεί σε ημερομηνία πριν κάνετε αυτήν την αλλαγή μορφοποίησης.

Ένα άλλο παράδειγμα όπου αυτό μπορεί να είναι πραγματικά απογοητευτικό είναι όταν εισάγετε ένα κείμενο/αριθμό που έχει μηδενικά. Το Excel καταργεί αυτόματα αυτά τα κορυφαία μηδενικά καθώς τα θεωρεί άχρηστα. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε 0001 σε ένα κελί, το Excel θα το αλλάξει σε 1. Σε περίπτωση που θέλετε να διατηρήσετε αυτά τα κορυφαία μηδενικά, χρησιμοποιήστε τα παραπάνω βήματα.

Οι κρυφές σειρές/στήλες μπορούν να δώσουν απρόσμενα αποτελέσματα

Δεν πρόκειται για τύπο που σας δίνει λάθος αποτέλεσμα αλλά για χρήση λάθος τύπου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλω να πάρω το άθροισμα όλων των ορατών κελιών στη στήλη Γ.

Στο κελί C12, χρησιμοποίησα τη συνάρτηση SUM για να λάβω τη συνολική αξία πώλησης για όλες αυτές τις εγγραφές.

Μέχρι εδώ καλά!

Τώρα, εφαρμόζω ένα φίλτρο στη στήλη στοιχείου για να εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές για τις πωλήσεις εκτυπωτή.

Και εδώ είναι το πρόβλημα - ο τύπος στο κελί C12 εξακολουθεί να δείχνει το ίδιο αποτέλεσμα - δηλαδή, το άθροισμα όλων των εγγραφών.

Όπως είπα, ο τύπος δεν δίνει το λάθος αποτέλεσμα. Στην πραγματικότητα, η λειτουργία SUM λειτουργεί μια χαρά.

Το θέμα είναι ότι χρησιμοποιήσαμε λάθος τύπο εδώ.

Η συνάρτηση SUM δεν μπορεί να λάβει υπόψη τα φιλτραρισμένα δεδομένα και να σας δώσει το αποτέλεσμα για όλα τα κελιά (κρυφά ή ορατά). Εάν θέλετε να λάβετε μόνο το άθροισμα/μέτρηση/μέσο όρο ορατών κελιών, χρησιμοποιήστε συνάρτηση SUBTOTAL ή AGGREGATE.

Βασικό takeaway - Κατανοήστε τη σωστή χρήση και τους περιορισμούς μιας συνάρτησης στο Excel.

Αυτές είναι μερικές από τις κοινές αιτίες που έχω δει πού βρίσκεστε Οι τύποι του Excel ενδέχεται να μην λειτουργούν ή να δίνουν απροσδόκητα ή λάθος αποτελέσματα. Είμαι βέβαιος ότι υπάρχουν πολλοί άλλοι λόγοι για τους οποίους ένας τύπος Excel δεν λειτουργεί ή ενημερώνεται.

Σε περίπτωση που γνωρίζετε κάποιον άλλο λόγο (ίσως κάτι που σας ενοχλεί συχνά), ενημερώστε με στην ενότητα σχολίων.

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!