Το Excel είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο για την αποθήκευση και ανάλυση δεδομένων. Και πολλές φορές, θα πρέπει να ασχοληθείτε με τύπους δεδομένων κειμένου, όπως ονόματα, περιοχές, τμήματα ή ονόματα προϊόντων.
Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλό να γνωρίζετε πώς να χειρίζεστε δεδομένα κειμένου και να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Μία από τις πιο συνηθισμένες εργασίες που πρέπει να κάνουν οι περισσότεροι χρήστες του Excel είναι να εργάζονται με ένα σύνολο ονομάτων. Συχνά θα διαπιστώσετε ότι το όνομα και το επώνυμο βρίσκονται σε ξεχωριστές στήλες και μπορεί να χρειαστεί να συνδυάσετε αυτά τα ονόματα και τα επώνυμα και να τα λάβετε ως συνδυασμένο όνομα σε ένα κελί.
Σε αυτό το σεμινάριο του Excel, θα σας δείξω πολλούς διαφορετικούς τρόπους για να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο στο Excel.
Μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας απλούς τύπους (όπως Concatenate ή TextJoin) και δυνατότητες όπως Flash Fill και Power Query
4 τρόποι για να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο στο Excel
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να συνδυάσετε το πρώτο όνομα στη στήλη Α και το επώνυμο στη στήλη Β.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς τρόπους για να το κάνουμε αυτό.
Χρήση της συνάρτησης CONCATENATE (ή Ampersand)
Ο συνδυασμός διαφορετικών συμβολοσειρών κειμένου από διαφορετικά κελιά είναι αρκετά εύκολος στο Excel. Υπάρχει ένας ενσωματωμένος τύπος Concatenate στο Excel που έχει δημιουργηθεί μόνο για αυτόν τον σκοπό.
Παρακάτω είναι ο τύπος που θα συνδυάζει το όνομα και το επώνυμο (χωρίζεται με κενό χαρακτήρα):
= CONCAT (A2, "", B2)
Το CONCAT είναι μια νέα συνάρτηση που εισήχθη στο Excel 2016 και έχει δημιουργηθεί για να αντικαταστήσει τη συνάρτηση CONCATENATE. Αλλά από τώρα, και οι δύο λειτουργίες εξακολουθούν να είναι διαθέσιμες και μπορείτε είτε να λειτουργήσετε.
Παρακάτω είναι ο τύπος CONCATENATE εάν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε:
= CONCATENATE (A2, "", B2)
Ο παραπάνω τύπος παίρνει απλά το όνομα και το επώνυμο και το συνδυάζει. Και επειδή θέλω αυτά να χωρίζονται από έναν κεντρικό χαρακτήρα, χρησιμοποίησα το "" (διάστημα σε διπλά εισαγωγικά) ως δεύτερο επιχείρημα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή ampersand για να κάνετε τη συνένωση.
Υποθέτοντας ότι έχετε το ίδιο σύνολο δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο για να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο:
= A2 & "" & B2
Ο τελεστής ampersand συνδυάζει το κείμενο πριν και μετά από αυτό. Στο παραπάνω παράδειγμα, έχω συνδυάσει τρία μέρη - όνομα, κενό χαρακτήρα και επώνυμο.
Τώρα που καταλαβαίνετε την έννοια, μπορείτε να συνδυάσετε τα ονόματα σε διαφορετικές μορφές εάν θέλετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να έχετε το επώνυμο και στη συνέχεια το πρώτο όνομα, ή ένα κόμμα αντί για το διάστημα μεταξύ των ονομάτων.
Σε περίπτωση που θέλετε μόνο το συνδυασμένο όνομα και θέλετε να απαλλαγείτε από το όνομα και το επώνυμο, θα πρέπει πρώτα να μετατρέψετε τις τιμές του τύπου σε στατικές τιμές. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε στη συνέχεια να αφαιρέσετε/διαγράψετε το όνομα και το επώνυμο.
Χρήση της συνάρτησης TEXTJOIN
Το TEXTJOIN είναι μια λειτουργία που είναι διαθέσιμη στο Excel2021-2022 και στο Office 365.
Σε περίπτωση που έχετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία, είναι καλύτερο να τη χρησιμοποιήσετε για συνδυασμό κελιών και στηλών (καθώς είναι πολύ καλύτερη από τις παραπάνω μεθόδους CONCATENATE και ampersand).
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο.
Παρακάτω είναι ο τύπος για να το κάνετε αυτό:
= TEXTJOIN ("", TRUE, A2: B2)
Η παραπάνω συνάρτηση TEXTJOIN λαμβάνει τρία ορίσματα:
- Ο οριοθέτης, ο οποίος είναι ένας χαρακτήρας διαστήματος σε διπλά εισαγωγικά σε αυτό το παράδειγμα (αφού θέλουμε το πρώτο και το επώνυμο να διαχωρίζονται με έναν κενό χαρακτήρα)
- Μια τιμή Boolean όπου TRUE σημαίνει ότι σε περίπτωση που υπάρχουν κενά κελιά, ο τύπος θα την αγνοήσει
- Το εύρος που περιέχει τα κελιά που θέλετε να συνδυάσετε
Είναι γρηγορότερο από τον κανονικό συνδυασμένο τύπο και είναι επίσης πιο εύκολο να δημιουργηθεί και να διαχειριστεί. Έτσι, εάν έχετε πρόσβαση στη συνάρτηση TEXTJOIN στο Excel, είναι προτιμότερο να τη χρησιμοποιήσετε σε οποιονδήποτε άλλο τύπο.
Χρήση Flash Fill
Το Flash Fill είναι μια έξυπνη λειτουργία που προσπαθεί να κατανοήσει το μοτίβο και να σας δώσει το αποτέλεσμα.
Επιτρέψτε μου να εξηγήσω πώς λειτουργεί.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο.
Παρακάτω είναι τα βήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Flash Fill
- Στο κελί C2, εισαγάγετε το αποτέλεσμα που θέλετε. Στο παράδειγμά μας, θα ήταν ο «Μπόμπι Μπέικερ»
- Στο κελί C3, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Θα παρατηρήσετε ότι το Excel σας δείχνει το αναμενόμενο αποτέλεσμα σε όλα τα κελιά (στο ανοιχτό γκρι κείμενο). Αυτή είναι η ενέργεια Flash Fill in
- Πατήστε το πλήκτρο Enter
Τα παραπάνω βήματα θα γεμίσουν αμέσως όλα τα κελιά με το συνδυασμένο όνομα.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι πιθανό να μην βλέπετε το φλας να γεμίζει ενώ πληκτρολογείτε στο δεύτερο κελί.
Μην ανησυχείτε, συμβαίνει μερικές φορές.
Σε ένα τέτοιο σενάριο, παρακάτω άλλα βήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να λειτουργήσει το Flash Fill:
- Στο κελί C2, εισαγάγετε το αποτέλεσμα που θέλετε. Στο παράδειγμά μας, θα ήταν ο «Μπόμπι Μπέικερ»
- Επιλέξτε επιλέξτε C3
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο εικονίδιο Συμπλήρωση
- Κάντε κλικ στο Flash Fill
Τα παραπάνω βήματα θα επιλέξουν αμέσως το μοτίβο από το επάνω κελί και θα γεμίσουν ολόκληρη τη στήλη με το συνδυασμένο όνομα.
Σε περίπτωση που το Flash Fill δεν είναι σε θέση να πάρει το σωστό μοτίβο και δώσει λανθασμένο αποτέλεσμα, συμπληρώστε δύο κελιά χειροκίνητα και στη συνέχεια κάντε τα παραπάνω βήματα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + E για να γεμίσετε χρησιμοποιώντας Flash Fill.
Ο συνδυασμός του ονόματος και του επωνύμου (ή ακόμα και του πρώτου, του μεσαίου και του επωνύμου) είναι μια απλή λειτουργία που μπορεί εύκολα να χειριστεί το Flash Fill.
Λάβετε υπόψη ότι το Flash Fill δεν είναι τέλειο. Λειτουργεί προσδιορίζοντας μοτίβα και χρησιμοποιώντας το ίδιο μοτίβο για να γεμίσει όλα τα κελιά στη στήλη. Ενώ είναι πιθανότερο να λειτουργήσει όπως αναμενόταν, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε ξανά το αποτέλεσμα του Flash Fill.
Χρήση του Power Query
Το Power Query είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή και μετατροπή δεδομένων.
Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να συγχωνεύσετε γρήγορα στήλες και να συνδυάσετε το όνομα και το επώνυμο.
Για να λειτουργήσει το Power Query, τα δεδομένα σας πρέπει να βρίσκονται σε έναν πίνακα Excel (ή τουλάχιστον σε μια περιοχή με όνομα).
Για τους σκοπούς αυτού του σεμιναρίου, θα μετατρέψω το σύνολο δεδομένων που έχει το 1ο και το επώνυμο σε πίνακα Excel.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να συγχωνεύσετε τις δύο στήλες για να λάβετε το πλήρες όνομα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη μετατροπή των δεδομένων σε πίνακα Excel:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο του πίνακα
- Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το εύρος είναι σωστό
- Κάντε κλικ στο Ok
Τα παραπάνω βήματα θα μετατρέψουν το εύρος δεδομένων σε πίνακα Excel.
Τώρα ας δούμε πώς να συνδυάσουμε το όνομα και το επώνυμο χρησιμοποιώντας το Power Query:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
- Στην ομάδα Get & Transform Data, κάντε κλικ στην επιλογή «Από φύλλο». Αυτό θα ανοίξει το Power Query Editor
- Στο Power Query Editor, βεβαιωθείτε ότι ο σωστός πίνακας είναι επιλεγμένος στο αριστερό παράθυρο. Εάν έχετε μόνο έναν πίνακα, θα δείτε μόνο μία επιλογή στο αριστερό παράθυρο
- Επιλέξτε τις στήλες που χρειάζεστε για συγχώνευση (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης για να επιλέξετε τη στήλη)
- Κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Συγχώνευση στηλών»
- Στο παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση στηλών που ανοίγει, επιλέξτε Space ως οριοθέτης (από το αναπτυσσόμενο μενού)
- Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα συγχωνευμένη στήλη. Θα πάω με «Πλήρες Όνομα»
- Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα αφαιρέσει τις δύο στήλες που έχουμε ήδη και θα τις αντικαταστήσει με τη νέα στήλη που έχει το πλήρες όνομα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κλείσιμο και φόρτωση.
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν ένα νέο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας με έναν πίνακα που έχει μία στήλη που έχει το πλήρες όνομα.
Σε περίπτωση που θέλετε τις αρχικές στήλες καθώς και μια νέα στήλη που περιέχει το πλήρες όνομα, αντί να επιλέξετε τις στήλες και να τις συγχωνεύσετε, επιλέξτε πρώτα την καρτέλα Προσθήκη στήλης στον επεξεργαστή ερωτήματος ισχύος και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις στήλες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Συγχώνευση Στήλες. Αυτό θα προσθέσει μια νέα στήλη που θα έχει το πλήρες όνομα.
Σε σύγκριση με τις μεθόδους τύπου και το Flash Fill, το Power Query είναι σίγουρα λίγο μεγαλύτερο.
Αλλά το όφελος από τη χρήση αυτής της μεθόδου είναι ότι σε περίπτωση αλλαγής των αρχικών δεδομένων σας, μπορείτε να ανανεώσετε γρήγορα το ερώτημα και τα δεδομένα που προκύπτουν θα ενημερώνονται αυτόματα.
Επίσης, το Power Query χρησιμοποιείται ευρέως για να συνδυάσει διαφορετικούς πίνακες και δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας. Έτσι, σε περίπτωση που έχετε τα δεδομένα ονόματος που θέλετε να συνδυάσετε, είναι ένα μόνο βήμα στην ήδη υπάρχουσα ροή εργασιών του ερωτήματος ισχύος.
Σε αυτό το σεμινάριο, έχω καλύψει πώς να συνδυάστε το όνομα και το επώνυμο στο Excel. Αλλά σε περίπτωση που έχετε το όνομα, το μεσαίο και το επώνυμο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες μεθόδους για να το κάνετε.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.
