Δεν υπάρχει ένα μέγεθος που να ταιριάζει σε όλα. Όσον αφορά το Excel, οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις λειτουργούν καλά στις περισσότερες περιπτώσεις. Αλλά αν χρειαστεί, μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε πολλές από τις επιλογές του Excel.
Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε τις Επιλογές Excel για να προσαρμόσετε τα βιβλία εργασίας σας και να αποκτήσετε μια καλύτερη εμπειρία υπολογιστικών φύλλων.
Πρόσβαση στις επιλογές του Excel
Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel:
Στο Excel 2010/13: Μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές.
Στο Excel 2007: Μεταβείτε στα Μενού -> Εργαλεία -> Επιλογές Excel.
Μην υπερφορτώνεστε με όλες τις κατηγορίες και τα πλαίσια ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel. Δεν χρειάζεται να αλλάξετε τα πάντα και στις περισσότερες περιπτώσεις, η προεπιλεγμένη ρύθμιση λειτουργεί μια χαρά. Αλλά εδώ είναι μερικές από τις δυνατότητες που μπορούν να σας δώσουν περισσότερο έλεγχο στον τρόπο συμπεριφοράς των υπολογιστικών φύλλων Excel.
#1 Αλλάξτε τον προεπιλεγμένο τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς
Από προεπιλογή, το Excel χρησιμοποιεί μέγεθος γραμματοσειράς Calibri (γραμματοσειρά σώματος) 11. Εάν εσείς ή ο οργανισμός σας χρησιμοποιείτε διαφορετικό τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλογή ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Γενικά.
- Στις Γενικές επιλογές, στην ενότητα "Κατά τη δημιουργία νέων βιβλίων εργασίας", αλλάξτε τον προεπιλεγμένο τύπο γραμματοσειράς και το μέγεθος γραμματοσειράς.
Τώρα, όταν ανοίγετε ένα νέο βιβλίο εργασίας, θα χρησιμοποιεί τη νέα γραμματοσειρά από προεπιλογή.
#2 Αποθηκεύστε πάντα αρχεία σε μορφή .xls
Εάν μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας Excel με άτομα που έχουν έκδοση 2003, πρέπει να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο τη μορφή σε .xls. Αντί να το κάνετε αυτό με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου ρύθμιση Αποθήκευση.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Αποθήκευση.
- Στις επιλογές Αποθήκευση, στην ενότητα "Αποθήκευση βιβλίων εργασίας", αλλάξτε τη μορφή Αποθήκευση αρχείου σε Βιβλίο εργασίας Excel 97-2003.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε την προεπιλογή σε Excel Workbook-Enabled Workbook εάν εργάζεστε με μακροεντολές.
Τώρα κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας, θα αποθηκεύεται σε μορφή .xls.
#3 Αλλάξτε τη λειτουργία υπολογισμού από αυτόματο σε μη αυτόματο
Με τον αυτόματο υπολογισμό, ενεργοποιείται ένας νέος υπολογισμός κάθε φορά που υπάρχει μια αλλαγή σε ένα κελί/τιμή που επηρεάζει τους τύπους (περισσότερο με τους πτητικούς τύπους). Με φύλλα εργασίας που είναι φορτωμένα με πολλά δεδομένα και τύπους, αυτός ο επανυπολογισμός μπορεί να χάσει πολύ χρόνο (και τις περισσότερες φορές είναι περιττός) και να κάνει τα βιβλία εργασίας μας αργά.
Για εξοικονόμηση χρόνου, μπορείτε να αλλάξετε τη ρύθμιση υπολογισμού σε χειροκίνητη. Για να το κάνω αυτό:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Τύποι.
- Στις επιλογές Τύποι, αλλάξτε τις επιλογές υπολογισμού σε Μη αυτόματη.
Όταν είναι επιλεγμένη η χειροκίνητη λειτουργία, πρέπει να αναγκάσετε χειροκίνητα έναν επανυπολογισμό πατώντας το πλήκτρο F9.
#4 Διατηρήστε το ενεργό κελί επιλεγμένο αφού πατήσετε Enter
Από προεπιλογή, εάν επιλέξετε ένα κελί και πατήσετε enter, η επιλογή μειώνεται. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε το ίδιο κελί επιλεγμένο αφού πατήσετε Enter.
Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε αυτήν την αλλαγή:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Στις επιλογές επεξεργασίας, καταργήστε την επιλογή «Αφού πατήσετε Enter, μετακινήστε την επιλογή».
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Μπορείτε επίσης να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα πατώντας Control + Enter (αντί Enter).
#5 Αυτόματη εισαγωγή δεκαδικών σημείων κατά την εισαγωγή δεδομένων
Εάν η εργασία σας περιλαμβάνει πολλή εισαγωγή αριθμητικών δεδομένων με δεκαδικά ψηφία, αυτό θα ήταν πολύ χρήσιμο.
Πώς λειτουργεί - Εάν πρέπει να εισαγάγετε αριθμητικές τιμές με 2 σημεία δεδομένων, αντί να πληκτρολογήσετε 123.45, μπορείτε απλά να πληκτρολογήσετε 12345 και το Excel θα εισάγει αυτόματα 2 δεκαδικά ψηφία.
Δείτε πώς μπορείτε να το ενεργοποιήσετε:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Στις επιλογές επεξεργασίας, επιλέξτε «Αυτόματη εισαγωγή δεκαδικού σημείου» και καθορίστε τις θέσεις.
Προσοχή: Θυμηθείτε, κάθε φορά που εισάγετε έναν αριθμό, θα έχει 2 δεκαδικά ψηφία. Έτσι, εάν χρειάζεστε 1 ως τιμή, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε 100 (θεωρώντας ότι υπάρχουν 2 δεκαδικά ψηφία).
#6 Εμφάνιση όλων των σχολίων ταυτόχρονα
Όταν εισάγετε ένα σχόλιο, από προεπιλογή υπάρχει ένα μικρό κόκκινο τρίγωνο που εμφανίζεται πάνω αριστερά στο κελί. Αν και αυτός είναι ένας αρκετά καλός δείκτης, είναι πιθανό να χάσετε σχόλια εάν έχετε πολλά δεδομένα/σχόλια.
Μια λύση θα μπορούσε να είναι η εμφάνιση όλων των σχολίων ταυτόχρονα.
Για να το κάνω αυτό:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Στην ενότητα Εμφάνιση, στην επιλογή «Για κελιά με σχόλια, εμφάνιση:», επιλέξτε Σχόλια και δείκτες.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αυτό θα ήταν επίσης χρήσιμο εάν επεξεργάζεστε σχόλια. Απλώς κάντε κλικ στο σχόλιο και επεξεργαστείτε το.
#7 Απόκρυψη όλων των 0
Μπορείτε να αποκρύψετε όλες τις τιμές 0 στο υπολογιστικό φύλλο σας με ένα μόνο κλικ (το ακούσατε σωστά!).
Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και μεταβείτε στην ενότητα - "Επιλογές εμφάνισης για αυτό το φύλλο εργασίας".
- Καταργήστε την επιλογή "Εμφάνιση μηδέν σε κελιά που έχουν μηδενική τιμή".
#8 Ανοίξτε επιλεγμένα βιβλία εργασίας κάθε φορά που ξεκινάτε το Excel
Εάν ξεκινάτε την εργασία σας με το ίδιο σύνολο βιβλίων εργασίας του Excel (για παράδειγμα, λίστες υποχρεώσεων, προγράμματα παρακολούθησης έργων κ.λπ.), υπάρχει ένας τρόπος με τον οποίο το Excel θα ανοίγει αυτόματα αυτά τα βιβλία εργασίας κάθε φορά που το ξεκινάτε. Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και μεταβείτε στην ενότητα Γενικά.
- Στο πεδίο. «Κατά την εκκίνηση, ανοίξτε όλα τα αρχεία στο:», εισαγάγετε τη διαδρομή του φακέλου που περιέχει τα αρχεία που θέλετε να ανοίξετε κάθε φορά που ξεκινάτε το Excel.
Σημείωση: Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα αρχεία στο φάκελο και θα ανοίξει αυτόματα όταν ανοίξετε το Excel στη συνέχεια.
Δείτε επίσης: Συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel.
#9 Αυτόματη συμπλήρωση συντομογραφιών
Υπάρχει μια δυνατότητα στο Excel όπου μπορείτε να καθορίσετε συντομογραφικό κείμενο και το Excel θα το συμπληρώσει αυτόματα για εσάς. Για παράδειγμα, κάθε φορά που πληκτρολογείτε ABC, το Excel το αντικαθιστά αυτόματα με ABC Technology Corporation Limited. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
Δείτε πώς μπορείτε να το ενεργοποιήσετε:
- Στις Επιλογές Excel, επιλέξτε Διορθώσεις
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης
- Στο παράθυρο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση, πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε να αντικαταστήσετε (στο πεδίο Αντικατάσταση) με αυτό που θέλετε να το αντικαταστήσετε (στο πεδίο Με)
- Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, εντάξει
Τώρα κάθε φορά που πληκτρολογείτε ABC και πατάτε enter (ή space bar), αυτόματα θα αντικατασταθεί με ABC Technology Corporation Limited.
Σημείωση: αυτή η αλλαγή πραγματοποιείται για όλες τις εφαρμογές γραφείου, όπως το word και το PowerPoint).
Υπάρχουν τόνοι άλλων δυνατοτήτων που μπορούν επίσης να προσαρμοστούν χρησιμοποιώντας τις Επιλογές Excel. Εάν έχετε λίγο ελεύθερο χρόνο, περάστε τον και μπορεί να βρείτε μερικές πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Δοκιμάστε αυτές τις επιλογές, πείτε μου τη γνώμη σας. Τα #5 και #9 είναι τα αγαπημένα μου. Εσυ ΠΩΣ ΕΙΣΑΙ?
Μπορεί να σας αρέσουν τα ακόλουθα σεμινάρια Excel:
- 100+ ερωτήσεις συνέντευξης Excel + απαντήσεις.
- 20 Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel που θα εντυπωσιάσουν το αφεντικό σας.
- Μια συλλογή ΔΩΡΕΑΝ Πρότυπα Excel για την καθημερινή σας χρήση.
- 200+ συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel
- Αυτόματο άνοιγμα συγκεκριμένων αρχείων Excel κατά την εκκίνηση
