Η εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα μπορεί να είναι λίγο δύσκολη.
Δεδομένου ότι οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι τόσο δυναμικοί και τα δεδομένα στο backend μπορούν να αλλάζουν συχνά, πρέπει να γνωρίζετε τον σωστό τρόπο χρήσης της μορφοποίησης υπό όρους σε έναν περιστροφικό πίνακα στο Excel.
Ο λανθασμένος τρόπος εφαρμογής μορφοποίησης υπό όρους σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα
Ας δούμε πρώτα τον κανονικό τρόπο εφαρμογής μορφοποίησης υπό όρους σε έναν περιστρεφόμενο πίνακα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω:
Στο παραπάνω σύνολο δεδομένων, η ημερομηνία είναι στις γραμμές και έχουμε αποθηκεύσει δεδομένα πωλήσεων σε στήλες.
Ακολουθεί ο κανονικός τρόπος εφαρμογής μορφοποίησης υπό όρους σε οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων:
- Επιλέξτε τα δεδομένα (σε αυτήν την περίπτωση, εφαρμόζουμε τη μορφοποίηση υπό όρους στο B5: D14).
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Κανόνες πάνω/κάτω -> Πάνω από το μέσο όρο.
- Καθορίστε τη μορφή (χρησιμοποιώ το "Green Fill with Dard Green Text").
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση υπό όρους όπως φαίνεται παρακάτω:
Έχουν επισημανθεί όλα τα σημεία δεδομένων που είναι πάνω από το μέσο όρο ολόκληρου του συνόλου δεδομένων.
Το πρόβλημα με αυτήν τη μέθοδο είναι ότι έχει εφαρμόσει τη μορφή υπό όρους σε ένα σταθερό εύρος κελιών (Β5: Δ14). Εάν προσθέσετε δεδομένα στο backend και ανανεώσετε αυτόν τον συγκεντρωτικό πίνακα, η μορφοποίηση υπό όρους δεν θα εφαρμοστεί σε αυτό.
Για παράδειγμα, επιστρέφω στο σύνολο δεδομένων και προσθέτω δεδομένα για μία ακόμη ημερομηνία (11 Ιανουαρίου 2015). Αυτό παίρνω όταν ανανεώνω τον Συγκεντρωτικό πίνακα.
Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, τα δεδομένα για τις 11 Ιανουαρίου 2015 δεν επισημαίνονται (ενώ θα έπρεπε καθώς οι τιμές για το Κατάστημα 1 και το Κατάστημα 3 είναι πάνω από το μέσο όρο).
Ο λόγος, όπως ανέφερα παραπάνω, είναι ότι η μορφοποίηση υπό όρους έχει εφαρμοστεί σε ένα σταθερό εύρος (B5: D14) και δεν επεκτείνεται σε νέα δεδομένα στον περιστροφικό πίνακα.
Ο σωστός τρόπος εφαρμογής μορφοποίησης υπό όρους σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα
Ακολουθούν δύο μέθοδοι για να βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση υπό όρους λειτουργεί ακόμη και όταν υπάρχουν νέα δεδομένα στο backend.
Μέθοδος 1 - Χρήση εικονιδίου μορφοποίησης περιστροφικού πίνακα
Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί το εικονίδιο Επιλογές μορφοποίησης συγκεντρωτικού πίνακα που εμφανίζεται μόλις εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Κανόνες πάνω/κάτω -> Πάνω από το μέσο όρο.
- Καθορίστε τη μορφή (χρησιμοποιώ το "Green Fill with Dard Green Text").
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.
- Όταν ακολουθείτε τα παραπάνω βήματα, εφαρμόζει τη μορφοποίηση υπό όρους στο σύνολο δεδομένων. Στην κάτω δεξιά γωνία του συνόλου δεδομένων, θα δείτε το εικονίδιο Επιλογές μορφοποίησης:
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο. Θα εμφανίσει τρεις επιλογές σε ένα αναπτυσσόμενο μενού:
- Επιλεγμένα κελιά (τα οποία θα επιλεγούν από προεπιλογή).
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων".
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων" για "Ημερομηνία" και "Αποθήκευση".
- Επιλέξτε την τρίτη επιλογή - Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων" για "Ημερομηνία" και "Αποθήκευση".
Τώρα, όταν προσθέτετε δεδομένα στο πίσω άκρο και ανανεώνετε τον συγκεντρωτικό πίνακα, τα πρόσθετα δεδομένα θα καλύπτονται αυτόματα με μορφοποίηση υπό όρους.
Κατανόηση των τριών επιλογών:
- Επιλεγμένα κελιά: Αυτή είναι η προεπιλεγμένη επιλογή όπου η μορφοποίηση υπό όρους εφαρμόζεται μόνο στα επιλεγμένα κελιά.
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων": Σε αυτήν την επιλογή, λαμβάνει υπόψη όλα τα κελιά που εμφανίζουν το άθροισμα των τιμών εσόδων (ή όποια δεδομένα έχετε στην ενότητα τιμών του περιστροφικού πίνακα).
- Το πρόβλημα με αυτήν την επιλογή είναι ότι θα καλύψει επίσης τις τιμές Grand Total και θα εφαρμόσει μορφοποίηση υπό όρους σε αυτήν.
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων" για "Ημερομηνία" και "Αποθήκευση": Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή σε αυτή την περίπτωση. Εφαρμόζει τη μορφοποίηση υπό όρους σε όλες τις τιμές (εξαιρούνται τα Grand Totals) για το συνδυασμό ημερομηνίας και Store. Ακόμα κι αν προσθέσετε περισσότερα δεδομένα στο πίσω μέρος, αυτή η επιλογή θα το φροντίσει.
Σημείωση:
- Το εικονίδιο Επιλογές μορφοποίησης είναι ορατό αμέσως μετά την εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους στο σύνολο δεδομένων. Εάν εξαφανιστεί εάν κάνετε κάτι άλλο (επεξεργαστείτε ένα κελί ή αλλάξτε γραμματοσειρά/ευθυγράμμιση κ.λπ.).
- Η μορφοποίηση υπό όρους εξαφανίζεται εάν αλλάξετε τα πεδία γραμμής/στήλης. Για παράδειγμα, εάν καταργήσετε το πεδίο Ημερομηνία και το εφαρμόσετε ξανά, η μορφοποίηση υπό όρους θα χαθεί.
Μέθοδος 2 - Χρήση Διαχειριστή κανόνων υπό όρους μορφοποίησης
Εκτός από τη χρήση του εικονιδίου Επιλογές μορφοποίησης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Διαχειριστής κανόνων υπό όρους μορφοποίησης για να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.
Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη όταν έχετε ήδη εφαρμόσει τη μορφοποίηση υπό όρους και θέλετε να αλλάξετε τους κανόνες.
Εδώ είναι πώς να το κάνετε:
- Επιλέξτε τα δεδομένα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Κανόνες πάνω/κάτω -> Πάνω από το μέσο όρο.
- Καθορίστε τη μορφή (χρησιμοποιώ το "Green Fill with Dard Green Text").
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok. Αυτό θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση υπό όρους στα επιλεγμένα κελιά.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Διαχείριση κανόνων.
- Στη Διαχείριση κανόνων υπό όρους μορφοποίησης, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία κανόνα.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία κανόνα, θα δείτε τις ίδιες τρεις επιλογές:
- Επιλεγμένα κελιά.
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων".
- Όλα τα κελιά που εμφανίζουν τιμές "Άθροισμα εσόδων" για "Ημερομηνία" και "Αποθήκευση".
- Επιλέξτε την τρίτη επιλογή και κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση υπό όρους σε όλα τα κελιά για τα πεδία "Ημερομηνία" και "Αποθήκευση". Ακόμα και αν αλλάξετε τα δεδομένα του backend (προσθέστε περισσότερα δεδομένα καταστήματος ή δεδομένα ημερομηνίας), η μορφοποίηση υπό όρους θα ήταν λειτουργική.
Σημείωση: Η μορφοποίηση υπό όρους εξαφανίζεται εάν αλλάξετε τα πεδία γραμμής/στήλης. Για παράδειγμα, εάν καταργήσετε το πεδίο Ημερομηνία και το εφαρμόσετε ξανά, η μορφοποίηση υπό όρους θα χαθεί.
