Παρακολουθήστε βίντεο - Λάβετε μια λίστα με ονόματα αρχείων από φακέλους και υποφακέλους
Πριν από λίγο καιρό έγραψα ένα Σεμινάριο Excel για τη λήψη μιας λίστας με ονόματα αρχείων από ένα φάκελο στο Excel.
Σε αυτό το σεμινάριο, έδειξα διάφορους τρόπους για να λάβετε τη λίστα με τα ονόματα αρχείων από ένα φάκελο (χρησιμοποιώντας τη λειτουργία FILE και το VBA).
Ωστόσο, ο περιορισμός αυτής της μεθόδου είναι ότι μπορεί να λάβει μόνο τα ονόματα αρχείων από έναν φάκελο και όχι από τους υποφακέλους του κύριου φακέλου.
Αλλά μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το Power Query ("Λήψη & Μετασχηματισμός" εάν χρησιμοποιείτε Excel 2016 ή νεότερες εκδόσεις).
Πού θα βρείτε το Power Query
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2016, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα επιπλέον. Θα βρείτε όλες τις επιλογές Power Query στο Λήψη & Μεταμόρφωση κατηγορία στην καρτέλα Δεδομένα.
Σημειώστε ότι το Power Query και το Get & Transform αναφέρονται στο ίδιο πράγμα.
Για το Excel 2010/2013, πρέπει να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Power Query για να το χρησιμοποιήσετε (βήματα που περιγράφονται παρακάτω).
- Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε το πρόσθετο Power Query. Βεβαιωθείτε ότι κάνετε λήψη 32 bit εάν το Excel σας είναι 32 bit και 64 bit εάν το Excel σας είναι 64 bit.
- Εγκαταστήστε το πρόσθετο Power Query.
- Ανοίξτε το Excel. Εάν δείτε μια καρτέλα Power Query, παραλείψτε τα υπόλοιπα βήματα. Εάν όχι, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.
- Μεταβείτε στο Αρχείο και κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.
- Στο παράθυρο διαλόγου «Επιλογές Excel», κάντε κλικ στο Πρόσθετο στο αριστερό παράθυρο.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού Διαχείριση, επιλέξτε COM Add-ins και κάντε κλικ στο Go.
- Στη λίστα με τα διαθέσιμα πρόσθετα, επιλέξτε Power Query και κάντε κλικ στο OK.
- Κλείστε την εφαρμογή Excel και επανεκκινήστε το Excel.
Τα παραπάνω βήματα θα εγκαταστήσουν και θα ενεργοποιήσουν το Power Query για το Excel σας.
Λάβετε μια λίστα με ονόματα αρχείων από φακέλους και υποφακέλους
Δεδομένου ότι χρησιμοποιώ το Excel 2016, όλα τα στιγμιότυπα και τα γραπτά βήματα είναι για το Excel 2016. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο και για το Excel 2010 και 2013 επίσης.Τώρα ας δούμε πώς να λάβετε μια λίστα με όλα τα ονόματα αρχείων από έναν φάκελο και υποφάκελους μέσα σε αυτόν.
Ακολουθούν τα βήματα για να λάβετε μια λίστα με όλα τα ονόματα αρχείων από έναν φάκελο:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Στην ομάδα Get & Transform, κάντε κλικ στο New Query.
- Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή «Από αρχείο» και κάντε κλικ στο «Από φάκελο».
- Στο παράθυρο διαλόγου Φάκελος, εισαγάγετε τη διαδρομή φακέλου ή χρησιμοποιήστε το κουμπί περιήγησης για να τον εντοπίσετε.
- Κάντε κλικ στο OK.
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, θα δείτε τα ονόματα όλων των αρχείων μαζί με άλλα μεταδεδομένα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρτωση.
Τα παραπάνω βήματα θα φορτώσουν όλα τα δεδομένα σχετικά με τα αρχεία στο φύλλο εργασίας του Excel.
Αφού έχετε τα δεδομένα στο Excel, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε εάν χρειάζεται.
Με τα δεδομένα που έχω στο Excel, μπορώ να κάνω τα εξής:
- Φιλτράρετε τα ονόματα αρχείου0 με βάση την επέκταση (τύπος αρχείου) - βρίσκεται στη στήλη Β.
- Φιλτράρετε τα ονόματα αρχείων με βάση το όνομα του φακέλου - βρίσκεται στη στήλη F.
Επεξεργασία δεδομένων στηλών στο Power Query
Πριν φορτώσετε τα δεδομένα σας στο Excel, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στο Power Query.
Για παράδειγμα, μπορείτε να διαγράψετε μερικές στήλες ή να λάβετε κάποια περισσότερα μεταδεδομένα για κάθε αρχείο.
Ακολουθούν τα βήματα για τη λήψη πρόσθετων στηλών μεταδεδομένων στον επεξεργαστή Power Query:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Στην ομάδα Get & Transform, κάντε κλικ στο New Query.
- Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή «Από αρχείο» και κάντε κλικ στο «Από φάκελο».
- Στο παράθυρο διαλόγου Φάκελος, εισαγάγετε τη διαδρομή του φακέλου ή χρησιμοποιήστε το κουμπί περιήγησης για να τον εντοπίσετε.
- Κάντε κλικ στο OK.
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, κάντε κλικ στο «Επεξεργασία».
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, κάντε κλικ στο εικονίδιο επέκτασης στη στήλη "Χαρακτηριστικά". Θα σας δείξει μια λίστα με τις επιπλέον στήλες που μπορείτε να λάβετε για τα αρχεία (όπως μέγεθος αρχείου ή μόνο για ανάγνωση ή κρυφή). Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να έχετε στα δεδομένα (και καταργήστε την επιλογή των υπολοίπων).
- Κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο «Φόρτωση».
Αυτό θα φορτώσει τα δεδομένα στο Excel με τις επιλεγμένες πρόσθετες στήλες.
Μπορείτε επίσης να διαγράψετε στήλες εάν δεν το χρειάζεστε. Για να το κάνετε αυτό, στον επεξεργαστή Power Query, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να διαγράψετε, κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.
