Το Excel έχει υπέροχους τύπους που μπορούν να σας βοηθήσουν να κόψετε και να κόψετε τα δεδομένα κειμένου.
Μερικές φορές, όταν έχετε τα δεδομένα κειμένου, μπορεί να θέλετε να εξαγάγετε την πρώτη λέξη από τη συμβολοσειρά κειμένου σε ένα κελί.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε αυτό στο Excel (χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό τύπων, χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση και χρήση Flash Fill)
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω μερικούς πραγματικά απλούς τρόπους εξαγάγετε την πρώτη λέξη από μια συμβολοσειρά κειμένου στο Excel.
Εξαγάγετε την πρώτη λέξη χρησιμοποιώντας τύπους κειμένου
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το ακόλουθο σύνολο δεδομένων, όπου θέλετε να λάβετε την πρώτη λέξη από κάθε κελί.
Ο παρακάτω τύπος θα το κάνει αυτό:
= IFERROR (ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A2, FIND ("", A2) -1), A2)
Επιτρέψτε μου να εξηγήσω πώς λειτουργεί αυτός ο τύπος.
Το τμήμα FIND του τύπου χρησιμοποιείται για να βρει τη θέση του χαρακτήρα διαστήματος στη συμβολοσειρά κειμένου. Όταν ο τύπος βρίσκει τη θέση του χαρακτήρα διαστήματος, η συνάρτηση ΑΡΙΣΤΕΡΑ χρησιμοποιείται για την εξαγωγή όλων των χαρακτήρων πριν από αυτόν τον πρώτο κενό χαρακτήρα στη συμβολοσειρά κειμένου.
Ενώ ο τύπος ΑΡΙΣΤΕΡΑ πρέπει να είναι αρκετός, θα σας δώσει ένα σφάλμα σε περίπτωση που υπάρχει μόνο μία λέξη στο κελί και κανένας κενός χαρακτήρας.
Για να χειριστώ αυτήν την κατάσταση, έχω τυλίξει τον τύπο ΑΡΙΣΤΕΡΑ στον τύπο IFERROR, ο οποίος απλώς επιστρέφει το αρχικό περιεχόμενο κελιού (καθώς δεν υπάρχουν χαρακτήρες διαστήματος που υποδεικνύουν ότι είναι είτε κενός είτε έχει μόνο μία λέξη).
Ένα καλό με αυτήν τη μέθοδο είναι ότι το αποτέλεσμα είναι δυναμικό. Αυτό σημαίνει ότι σε περίπτωση που αλλάξετε την αρχική συμβολοσειρά κειμένου στα κελιά της στήλης Α, ο τύπος στη στήλη Β θα ενημερωθεί αυτόματα και θα δώσει το σωστό αποτέλεσμα.
Σε περίπτωση που δεν θέλετε τον τύπο, μπορείτε να τον μετατρέψετε σε τιμές.
Εξαγάγετε την πρώτη λέξη χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση
Μια άλλη γρήγορη μέθοδος εξαγωγής της πρώτης λέξης είναι η χρήση Εύρεση και αντικατάσταση για να αφαιρέσετε τα πάντα εκτός από την πρώτη λέξη.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη χρήση Εύρεση και αντικατάσταση για να λάβετε μόνο την πρώτη λέξη και να αφαιρέσετε όλα τα άλλα:
- Αντιγράψτε το κείμενο από τη στήλη Α στη στήλη Β. Αυτό γίνεται για να βεβαιωθείτε ότι έχουμε και τα αρχικά δεδομένα.
- Επιλέξτε όλα τα κελιά στη στήλη Β όπου θέλετε να λάβετε την πρώτη λέξη
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση και επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση & αντικατάσταση.
- Στο πεδίο Εύρεση τι, πληκτρολογήστε * (ένας κενός χαρακτήρας ακολουθούμενος από το σύμβολο αστερίσκο)
- Αφήστε το πεδίο Αντικατάσταση με κενό
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων.
Τα παραπάνω βήματα θα αφαιρέσουν τα πάντα εκτός από την πρώτη λέξη στα κελιά.
Πως λειτουργεί αυτό?
Στο πεδίο Εύρεση τι, χρησιμοποιήσαμε έναν κενό χαρακτήρα ακολουθούμενο από το σύμβολο αστερίσκο. Το σύμβολο αστερίσκο (*) είναι ένας χαρακτήρας μπαλαντέρ που αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων.
Έτσι, όταν ζητάμε από το Excel να βρει κελιά που περιέχουν κενό χαρακτήρα ακολουθούμενο από το σύμβολο αστερίσκο και να το αντικαταστήσει με κενό, βρίσκει τον πρώτο χαρακτήρα διαστήματος και αφαιρεί τα πάντα μετά από αυτόν - αφήνοντάς μας την πρώτη λέξη μόνο.
Και σε περίπτωση που ένα κελί που δεν έχει κείμενο ή μόνο μία λέξη χωρίς κενό χαρακτήρα, τα παραπάνω βήματα δεν θα κάνουν καμία αλλαγή σε αυτό.
Εξαγάγετε την πρώτη λέξη χρησιμοποιώντας Flash Fill
Μια άλλη πραγματικά απλή και γρήγορη μέθοδος για την εξαγωγή της πρώτης λέξης χρησιμοποιώντας Flash Fill.
Το Flash Fill εισήχθη στο Excel 2013 και είναι διαθέσιμο σε όλες τις εκδόσεις μετά από αυτό. Βοηθά στον χειρισμό κειμένου προσδιορίζοντας το μοτίβο που προσπαθείτε να επιτύχετε και το συμπληρώνει για ολόκληρη τη στήλη.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε το παρακάτω σύνολο δεδομένων και θέλετε να εξαγάγετε μόνο την πρώτη λέξη.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Στο κελί Β2, που είναι η παρακείμενη στήλη των δεδομένων μας, εισαγάγετε χειροκίνητα το «Μάρκετινγκ» (το οποίο είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα)
- Στο κελί Β3, πληκτρολογήστε "HR"
- Επιλέξτε το εύρος B2: B10
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Συμπλήρωση
- Κάντε κλικ στην επιλογή Flash Fill
Τα παραπάνω βήματα θα γεμίσουν όλα τα κελιά με την πρώτη λέξη από τη διπλανή στήλη (στήλη Α).
Προσοχή: Στις περισσότερες περιπτώσεις, το Flash Fill λειτουργεί καλά και δίνει το σωστό αποτέλεσμα, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην σας δώσει το σωστό αποτέλεσμα. Απλά φροντίστε να ελέγξετε ξανά ότι τα αποτελέσματα είναι τα αναμενόμενα.Σημείωση: Όταν πληκτρολογείτε το αναμενόμενο αποτέλεσμα στο δεύτερο κελί της στήλης Β, ενδέχεται να δείτε όλο το κείμενο σε όλα τα κελιά σε ανοιχτό γκρι χρώμα. Αυτό είναι το αποτέλεσμα που θα έχετε αν πατήσετε το πλήκτρο εισαγωγής αμέσως. Σε περίπτωση που δεν βλέπετε τη γκρι γραμμή, χρησιμοποιήστε την επιλογή Flash Fill στην κορδέλα.
Αυτές είναι τρεις απλές μέθοδοι για την εξαγωγή της πρώτης λέξης από μια συμβολοσειρά κειμένου στο Excel.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
