Η αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων είναι μία από τις πιο εκτελεσμένες ενέργειες στο Excel. Υπάρχουν πολλά περισσότερα για αντιγραφή-επικόλληση από απλό Control + C και Control + V.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε τα πάντα για τη δυνατότητα Excel Paste Special και χρήσιμες ειδικές συντομεύσεις Excel Paste.
Τι είναι το Excel Paste Special;
Τι συμβαίνει όταν αντιγράφετε ένα κελί στο excel και το επικολλάτε κάπου αλλού;
Αντιγράφει όχι μόνο το περιεχόμενο του κελιού αλλά και τη μορφή όπως χρώμα φόντου, χρώμα γραμματοσειράς, περιγράμματα (όπως φαίνεται παρακάτω).
Τι γίνεται όμως αν θέλετε να αντιγράψετε μόνο το περιεχόμενο του κελιού και όχι τη μορφοποίηση, ή μόνο τη μορφοποίηση και όχι τις τιμές, ή μόνο τον τύπο μέσα σε αυτό;
Δεν μπορείτε να το κάνετε με μια απλή επικόλληση αντιγραφής, αλλά μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη λειτουργικότητα Excel Paste Special στο Excel.
Πρόσβαση στις ειδικές επιλογές Excel Paste;
Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις ειδικές λειτουργίες Excel Paste.
Το πρώτο βήμα είναι να αντιγράψετε τα κελιά που θέλετε να επικολλήσετε. Μόλις το αντιγράψετε, ακολουθούν τρεις διαφορετικοί τρόποι πρόσβασης για επικόλληση ειδικών στο Excel:
- Χρησιμοποιώντας την κορδέλα: Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Πρόχειρο -> Επικόλληση -> Ειδική επικόλληση. Αυτό θα ανοίξει το πλαίσιο Excel Paste Special Dialogue.
- Χρήση συντόμευσης πληκτρολογίου: Χρησιμοποιήστε το Excel Paste Special Shortcut - Alt + E + S + V.
- Χρησιμοποιώντας το μενού δεξιού κλικ: Κάντε δεξί κλικ στο κελί όπου θέλετε να επικολλήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε επικόλληση ειδικού.
Και οι τρεις αυτές επιλογές θα ανοίξουν ένα πλαίσιο διαλόγου Επικόλληση, όπως φαίνεται παρακάτω:
Κατανόηση του Excel Paste Special Dialogue Box
Θα μπορούσε να είναι συντριπτικό να δούμε τόσες πολλές επιλογές για κάτι τόσο απλό όσο η αντιγραφή και επικόλληση στο Excel. Ωστόσο, όταν περνάτε από αυτά, είναι πολύ λογικό να έχετε αυτές τις επιλογές διαθέσιμες.
Εάν έχετε καλή πρόσφυση σε αυτές τις επιλογές Excel Paste Special, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο (και γνωρίζετε ότι ο χρόνος είναι χρήμα!).
Ας μάθουμε λοιπόν περισσότερα για αυτές τις επιλογές:
Επιλογές επικόλλησης στο πλαίσιο Επικόλληση ειδικού πλαισίου διαλόγου:
Αυτές οι επιλογές σάς επιτρέπουν να κάνετε επικόλληση επιλεκτικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να επικολλήσετε μόνο τύπους ή τιμές ή μορφές ή σχόλια κ.λπ.
Για να τα χρησιμοποιήσετε, απλώς αντιγράψτε τα κελιά, μεταβείτε στο κελί όπου θέλετε να το επικολλήσετε, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου επικόλληση και επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπου έχετε μορφοποιήσει τα δεδομένα χρησιμοποιώντας περιγράμματα και χρώματα πλήρωσης. Εάν θέλετε να αντιγράψετε μόνο τις τιμές, αντιγράψτε τα δεδομένα, μεταβείτε στο κελί προορισμού όπου θέλετε να αντιγραφούν τα δεδομένα, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Excel Paste Special και επιλέξτε Τιμές. Αυτό θα αντιγράψει μόνο τα δεδομένα και όχι τη μορφοποίηση.
Επιλογές λειτουργίας στο Ειδικό πλαίσιο διαλόγου Επικόλληση:
Οι επιλογές λειτουργιών σάς δίνουν έναν γρήγορο τρόπο για να εκτελέσετε τις συγκεκριμένες λειτουργίες χωρίς να εφαρμόσετε έναν τύπο ή να αλλάξετε άμεσα το περιεχόμενο του κελιού.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μερικούς αριθμούς σε εκατομμύρια και θέλετε να τους μετατρέψετε σε δισεκατομμύρια. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό θα ήταν να δημιουργήσετε έναν τύπο όπου διαιρείτε τον αριθμό με το 1000.
Εδώ είναι ένας καλύτερος τρόπος:
- Σε ένα κενό κελί, πληκτρολογήστε 1000.
- Επιλέξτε αυτό το κελί και αντιγράψτε το (Control + C).
- Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε από εκατομμύρια σε δισεκατομμύρια.
- Ανοίξτε το πλαίσιο Επικόλληση ειδικού διαλόγου και επιλέξτε την επιλογή Διαίρεση.
Αυτό είναι! Θα μετατρέψει τους αριθμούς σε δισεκατομμύρια.
Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και άλλες λειτουργίες - Προσθήκη, Αφαίρεση ή Πολλαπλασιασμός χρησιμοποιώντας Ειδική επικόλληση.
Πρόσθετες ειδικές επιλογές επικόλλησης Excel
Εκτός από την επιλογή Επικόλληση και λειτουργία, υπάρχουν δύο επιπλέον επιλογές στο πλαίσιο διαλόγου Excel Paste Special.
- Παράλειψη κενών: Αυτό θα παραλείψει την αντιγραφή και επικόλληση των κενών. Μια πρακτική χρήση εάν αυτό θα μπορούσε να είναι όταν έχετε τα δεδομένα χωρισμένα σε 2 στήλες και θέλετε να τα συνδυάσετε σε μία μόνο στήλη. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
- Μεταφορά: Όπως υποδηλώνει το όνομα, εάν αυτό είναι επιλεγμένο, μεταφέρει τα δεδομένα όταν τα επικολλάτε.
Excel Επικόλληση ειδικών συντομεύσεων
Εάν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Excel Paste Special όταν αντιγράφετε και επικολλάτε δεδομένα στο Excel, γνωρίζοντας ότι μερικές συντομεύσεις πληκτρολογίου θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο.
Εδώ είναι η λίστα με τις συντομεύσεις
- Μόνο για επικόλληση τιμών - Alt+E+S+V+Enter.
- Μόνο για επικόλληση μορφοποίησης - Alt+E+S+T+Enter.
- Μόνο για επικόλληση σχολίων - Alt+E+S+C+Enter.
- Για να ορίσετε το πλάτος της στήλης το ίδιο με αυτό των αντιγραμμένων κελιών - Alt+E+S+W+Enter.
- Για αντιγραφή αλλά με μεταφορά στο εσωτερικό δίκαιο - Alt+E+S+*+E+Enter (σημειώνοντας ότι το επιπλέον «Ε» στο τέλος ελέγχει την επιλογή μεταφοράς * υποδεικνύει ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε με οποιαδήποτε από τις παραπάνω συντομεύσεις. Έτσι, για παράδειγμα, για να αντιγράψετε τιμές με μεταφορά, θα χρησιμοποιούσατε το Alt ESVE + Enter).
Ελπίζω ότι αυτές οι συντομεύσεις Excel Paste Special είναι χρήσιμες.
Ενώ μπορεί να μην τα θυμάστε όλα αυτά, είναι καλή πρακτική να τα χρησιμοποιείτε συνειδητά για μερικές φορές και στη συνέχεια θα τα γνωρίζετε σαν το πίσω μέρος του χεριού σας.
