Για να μπορέσετε να αναφέρετε κελιά και εύρη είναι αυτό που κάνει κάθε εργαλείο υπολογιστικών φύλλων να λειτουργεί. Και το Excel είναι το καλύτερο και ισχυρότερο εκεί έξω.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα καλύψω όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τον τρόπο αναφοράς κελιών και περιοχών στο Excel. Εκτός από τη βασική αναφορά στο ίδιο φύλλο, το μεγαλύτερο μέρος αυτού του σεμιναρίου θα ήταν περίπου πώς να αναφέρετε ένα άλλο φύλλο ή βιβλίο εργασίας στο Excel.
Ενώ δεν υπάρχει μεγάλη διαφορά στον τρόπο λειτουργίας, όταν αναφέρετε ένα άλλο φύλλο στο ίδιο αρχείο ή αναφέρετε ένα εντελώς ξεχωριστό αρχείο Excel, η μορφή αυτής της αναφοράς αλλάζει λίγο.
Επίσης, υπάρχουν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν αναφέρετε ένα άλλο φύλλο ή άλλα εξωτερικά αρχεία.
Αλλά ανησυχείτε … τίποτα πολύ τρελό!
Μέχρι να τελειώσετε με αυτό το σεμινάριο, θα ξέρετε ό, τι πρέπει να γνωρίζετε για την αναφορά κελιών και περιοχών στο Excel (να βρίσκεστε στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή σε άλλο βιβλίο εργασίας).
Ας αρχίσουμε!
Αναφορά σε ένα κελί στο ίδιο φύλλο
Αυτό είναι το πιο βασικό επίπεδο αναφοράς όπου αναφέρεστε σε ένα κελί στο ίδιο φύλλο.
Για παράδειγμα, εάν βρίσκομαι στο κελί Β1 και θέλω να αναφερθώ στο κελί Α1, η μορφή θα είναι:
= Α1
Όταν το κάνετε αυτό, η τιμή στο κελί όπου χρησιμοποιείτε αυτήν την αναφορά θα είναι η ίδια με εκείνη στο κελί A1. Και σε περίπτωση που κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο κελί Α1, αυτές θα αντικατοπτρίζονται στο κελί όπου έχετε χρησιμοποιήσει αυτήν την αναφορά.
Αναφορά σε ένα κελί στο άλλο φύλλο
Εάν πρέπει να αναφέρετε ένα άλλο φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω μορφή:
Όνομα φύλλου! Cell_address
Αρχικά, έχετε το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό που ακολουθείται από την αναφορά κελιού.
Έτσι, εάν πρέπει να ανατρέξετε στο κελί A1 στο Φύλλο 1, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη αναφορά:
= Φύλλο1! Α1
Και αν θέλετε να αναφερθείτε σε μια σειρά κελιών σε άλλο φύλλο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μορφή:
Όνομα φύλλου! First_cell: Last_cell
Έτσι, εάν θέλετε να αναφερθείτε στο εύρος A1: C10 σε άλλο φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω αναφορά:
= Φύλλο1! Α1: Γ10
Σημειώστε ότι σας έχω δείξει μόνο την αναφορά στο κελί ή το εύρος. Στην πραγματικότητα, θα τα χρησιμοποιούσατε σε τύπους. Αλλά η μορφή των αναφορών που αναφέρονται παραπάνω θα παραμείνει η ίδια
Σε πολλές περιπτώσεις, το φύλλο εργασίας στο οποίο αναφέρεστε θα έχει πολλές λέξεις στο όνομα. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι Στοιχεία έργου ή Δεδομένα Πωλήσεων.
Σε περίπτωση που έχετε κενά ή μη αλφαβητικούς χαρακτήρες (όπως @,!, #, -, κ.λπ.), πρέπει να χρησιμοποιήσετε το όνομα μέσα σε μεμονωμένα εισαγωγικά.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να παραπέμψετε το κελί A1 στο φύλλο που ονομάζεται Δεδομένα πωλήσεων, θα χρησιμοποιήσετε την παρακάτω αναφορά:
= 'Δεδομένα πωλήσεων'! A1
Και σε περίπτωση που το όνομα του φύλλου είναι Sales-Data, τότε για να αναφερθείτε στο κελί A1 σε αυτό το φύλλο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την παρακάτω αναφορά:
= 'Δεδομένα πωλήσεων'! A1
Όταν αναφέρεστε σε ένα φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, αλλάξετε αργότερα το όνομα του φύλλου εργασίας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την ανάλυση της αναφοράς. Το Excel θα ενημερώσει αυτόματα αυτές τις αναφορές για εσάς.
Ενώ είναι υπέροχο να γνωρίζουμε τη μορφή αυτών των αναφορών, στην πράξη, δεν είναι τόσο καλή ιδέα να τα πληκτρολογείτε χειροκίνητα κάθε φορά. Θα ήταν χρονοβόρο και πολύ επιρρεπές σε λάθη.
Επιτρέψτε μου να σας δείξω έναν καλύτερο τρόπο δημιουργίας αναφορών κελιών στο Excel.
Αυτόματη δημιουργία αναφοράς σε άλλο φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας
Ένας πολύ καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε αναφορά κελιού σε άλλο φύλλο είναι απλά να δείξετε το Excel στο κελί/περιοχή στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε την αναφορά και να αφήσετε το Excel να δημιουργήσει το ίδιο.
Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το θαυμαστικό ή τα αποσπάσματα που λείπουν ή για οποιοδήποτε άλλο πρόβλημα μορφής εμφανιστεί. Το Excel θα δημιουργήσει αυτόματα τη σωστή αναφορά για εσάς.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την αυτόματη δημιουργία αναφοράς σε άλλο φύλλο:
- Επιλέξτε το κελί στο τρέχον βιβλίο εργασίας όπου χρειάζεστε την αναφορά
- Πληκτρολογήστε τον τύπο μέχρι να χρειαστείτε την αναφορά (ή ένα σύμβολο ίσο προς το εάν θέλετε απλώς την αναφορά)
- Επιλέξτε το φύλλο στο οποίο πρέπει να ανατρέξετε
- Επιλέξτε το κελί/το εύρος στο οποίο θέλετε να αναφερθείτε
- Πατήστε Enter για να λάβετε το αποτέλεσμα του τύπου (ή συνεχίστε να εργάζεστε στον τύπο)
Τα παραπάνω βήματα θα δημιουργούσαν αυτόματα μια αναφορά στο κελί/περιοχή σε άλλο φύλλο. Θα μπορείτε επίσης να δείτε αυτές τις αναφορές στη γραμμή τύπων. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε απλά να πατήσετε το πλήκτρο εισαγωγής και θα σας δώσει το αποτέλεσμα.
Για παράδειγμα, εάν έχετε κάποια δεδομένα στο κελί A1: A10 σε ένα φύλλο που ονομάζεται Δεδομένα πωλήσεων και θέλετε να λάβετε το άθροισμα αυτών των τιμών στο τρέχον φύλλο, ακολουθούν τα παρακάτω βήματα:
- Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο τρέχον φύλλο (όπου χρειάζεστε το αποτέλεσμα): = Άθροισμα (
- Επιλέξτε το φύλλο «Δεδομένα πωλήσεων».
- Επιλέξτε το εύρος που θέλετε να προσθέσετε (A1: A10). Μόλις το κάνετε αυτό, το Excel θα δημιουργήσει αυτόματα μια αναφορά σε αυτό το εύρος (μπορείτε να το δείτε στη γραμμή τύπων)
- Πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής.
Όταν δημιουργείτε έναν μακρύ τύπο, μπορεί να χρειαστεί να ανατρέξετε σε ένα κελί ή μια περιοχή σε άλλο φύλλο και, στη συνέχεια, να χρειαστεί να επιστρέψετε στο φύλλο προέλευσης και να αναφερθείτε σε κάποιο κελί/περιοχή εκεί.
Όταν το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι το Excel εισάγει αυτόματα μια αναφορά φύλλου στο φύλλο όπου έχετε τον τύπο. Αν και αυτό είναι εντάξει και δεν βλάπτει, δεν είναι απαραίτητο. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να επιλέξετε να διατηρήσετε την αναφορά ή να την αφαιρέσετε με μη αυτόματο τρόπο.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε κατά τη δημιουργία αναφορών επιλέγοντας το φύλλο και στη συνέχεια το κελί/περιοχή είναι ότι το Excel θα δημιουργεί πάντα ένα σχετική αναφορά (δηλ. αναφορές με σύμβολο n0 $). Αυτό σημαίνει ότι αν αντιγράψω και επικολλήσω τον τύπο (ένα με αναφορά σε άλλο φύλλο) σε κάποιο άλλο κελί, θα προσαρμόσει αυτόματα την αναφορά.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα που εξηγεί σχετικές αναφορές.
Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιώ τον ακόλουθο τύπο στο κελί A1 στο τρέχον φύλλο (για να αναφερθώ στο κελί A1 σε ένα όνομα φύλλου SalesData)
= SalesData! A1
Τώρα, αν αντιγράψω αυτόν τον τύπο και επικολλήσω στο κελί A2, ο τύπος θα αλλάξει σε:
= SalesData! A1
Αυτό συμβαίνει επειδή ο τύπος είναι σχετικός και όταν τον αντιγράψω και επικολλήσω, οι αναφορές θα προσαρμοστούν αυτόματα.
Σε περίπτωση που θέλω αυτή η αναφορά να αναφέρεται πάντα στο κελί A1 στο φύλλο SalesData, θα πρέπει να χρησιμοποιήσω τον παρακάτω τύπο:
= SalesData! $ A $ 1
Το σύμβολο του δολαρίου πριν από τον αριθμό γραμμής και στήλης κλειδώνει αυτές τις αναφορές έτσι ώστε αυτές να μην αλλάζουν.
Εδώ είναι ένα λεπτομερές σεμινάριο όπου μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις απόλυτες, μικτές και σχετικές αναφορές.
Τώρα που καλύψαμε τον τρόπο αναφοράς ενός άλλου φύλλου στο ίδιο βιβλίο εργασίας, ας δούμε πώς μπορούμε να αναφερθούμε σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας.
Πώς να αναφέρετε ένα άλλο βιβλίο εργασίας στο Excel
Όταν αναφέρεστε σε ένα κελί ή μια περιοχή σε άλλο βιβλίο εργασίας του Excel, η μορφή αυτής της αναφοράς θα εξαρτηθεί από το αν το βιβλίο εργασίας είναι ανοιχτό ή κλειστό.
Και φυσικά, το όνομα του βιβλίου εργασίας και τα φύλλα εργασίας παίζουν επίσης ρόλο στον καθορισμό της μορφής (ανάλογα με το αν έχετε κενό ή μη αλφαβητικούς χαρακτήρες στο όνομα ή όχι).
Ας δούμε λοιπόν τις διαφορετικές μορφές εξωτερικών αναφορών σε άλλο βιβλίο εργασίας σε διαφορετικά σενάρια.
Εξωτερική αναφορά σε ανοιχτό βιβλίο εργασίας
Όταν πρόκειται για αναφορά σε εξωτερικό ανοιχτό βιβλίο εργασίας, πρέπει να καθορίσετε το όνομα του βιβλίου εργασίας, το όνομα του φύλλου εργασίας και τη διεύθυνση κελιού/περιοχής.
Παρακάτω είναι η μορφή που πρέπει να χρησιμοποιήσετε όταν αναφέρεστε σε ένα εξωτερικό ανοιχτό βιβλίο εργασίας
= '[Όνομα αρχείου] SheetName! CellAddress
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα βιβλίο εργασίας «ExampleFile.xlsx» και θέλετε να ανατρέξετε στο κελί A1 στο Φύλλο1 αυτού του βιβλίου εργασίας.
Παρακάτω είναι η αναφορά για αυτό:
= [ExampleFile.xlsx] SalesData! A1
Σε περίπτωση που υπάρχουν κενά στο όνομα του εξωτερικού βιβλίου εργασίας ή το όνομα του φύλλου (ή και τα δύο), τότε πρέπει να προσθέσετε το όνομα του αρχείου (σε αγκύλες) και το όνομα του φύλλου σε μεμονωμένα εισαγωγικά.
Παρακάτω είναι τα παραδείγματα όπου θα χρειαστεί να έχετε τα ονόματα σε μεμονωμένα εισαγωγικά:
= '[Παράδειγμα αρχείου.xlsx] SalesData'! A1 = '[ExampleFile.xlsx] Δεδομένα πωλήσεων'! A1 = '[Παράδειγμα αρχείου.xlsx] Δεδομένα πωλήσεων'! Α1
Πώς να δημιουργήσετε αναφορά σε άλλο βιβλίο εργασίας (αυτόματα)
Και πάλι, ενώ είναι καλό να γνωρίζουμε τη μορφή, είναι καλύτερο να μην την πληκτρολογούμε χειροκίνητα.
Αντ 'αυτού, απλώς δείξτε το Excel στη σωστή κατεύθυνση και θα δημιουργήσει αυτές τις αναφορές για εσάς. Αυτό είναι πολύ πιο γρήγορο με πολύ λιγότερες πιθανότητες σφάλματος.
Για παράδειγμα, εάν έχετε κάποια δεδομένα στο κελί A1: A10 σε ένα βιβλίο εργασίας που ονομάζεται "Παράδειγμα αρχείου" στο φύλλο με τίτλο "Δεδομένα πωλήσεων" και θέλετε να λάβετε το άθροισμα αυτών των τιμών στο τρέχον φύλλο, ακολουθούν τα παρακάτω βήματα :
- Πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο τρέχον φύλλο (όπου χρειάζεστε το αποτέλεσμα): = Άθροισμα (
- Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας «Παράδειγμα αρχείου»
- Επιλέξτε το φύλλο «Δεδομένα πωλήσεων».
- Επιλέξτε το εύρος που θέλετε να προσθέσετε (A1: A10). Μόλις το κάνετε αυτό, το Excel θα δημιουργήσει αυτόματα μια αναφορά σε αυτό το εύρος (μπορείτε να το δείτε στη γραμμή τύπων)
- Πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής.
Αυτό θα δημιουργήσει αμέσως τον τύπο με τις σωστές αναφορές.
Ένα πράγμα που θα προσέξετε κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς σε ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας είναι ότι θα δημιουργεί πάντα απόλυτες αναφορές. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ένα σύμβολο $ πριν από τους αριθμούς γραμμών και στηλών. Αυτό σημαίνει ότι αν αντιγράψετε και επικολλήσετε αυτόν τον τύπο σε άλλα κελιά, θα συνεχίσει να αναφέρεται στο ίδιο εύρος λόγω απόλυτης αναφοράς.
Σε περίπτωση που θέλετε να αλλάξει αυτό, πρέπει να αλλάξετε τις αναφορές με μη αυτόματο τρόπο.
Εξωτερική αναφορά σε ένα κλειστό βιβλίο εργασίας
Όταν είναι ανοιχτό ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας και αναφέρεστε σε αυτό το βιβλίο εργασίας, πρέπει απλώς να καθορίσετε το όνομα αρχείου, το όνομα φύλλου και τη διεύθυνση κελιού/περιοχής.
Αλλά όταν αυτό είναι κλειστό, το Excel δεν έχει ιδέα πού αναζητάτε τα κελιά/το εύρος στο οποίο αναφερθήκατε.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο όταν δημιουργείτε μια αναφορά σε ένα κλειστό βιβλίο εργασίας, πρέπει επίσης να καθορίσετε τη διαδρομή του αρχείου.
Παρακάτω είναι μια αναφορά που αναφέρεται στο κελί A1 στο φύλλο εργασίας του Sheet1 στο βιβλίο εργασίας του Παραδείγματος αρχείου. Δεδομένου ότι αυτό το αρχείο δεν είναι ανοιχτό, αναφέρεται επίσης στη θέση όπου αποθηκεύεται το αρχείο.
= 'C: \ Users \ sumit \ Desktop \ [Παράδειγμα αρχείου.xlsx] Sheet1'! $ A $ 1
Η παραπάνω αναφορά περιλαμβάνει τα ακόλουθα μέρη:
- Διαδρομή αρχείων - η τοποθεσία στο σύστημα ή το δίκτυό σας όπου βρίσκεται το εξωτερικό αρχείο
- Όνομα αρχείου - το όνομα του εξωτερικού βιβλίου εργασίας. Αυτό θα περιλαμβάνει επίσης την επέκταση αρχείου.
- Όνομα φύλλου - το όνομα του φύλλου στο οποίο αναφέρεστε στα κελιά/περιοχές
- Διεύθυνση κελιού/εύρους - η ακριβής διεύθυνση κελιού/εύρους στην οποία αναφέρεστε
Όταν δημιουργείτε μια εξωτερική αναφορά σε ένα ανοιχτό βιβλίο εργασίας και στη συνέχεια κλείνετε το βιβλίο εργασίας, θα παρατηρήσετε ότι η αναφορά αλλάζει αυτόματα. Αφού κλείσει το εξωτερικό βιβλίο εργασίας, το Excel εισάγει αυτόματα μια αναφορά στη διαδρομή του αρχείου επίσης.
Επιπτώσεις της Αλλαγής της Θέσης του Αρχείου στις Αναφορές
Όταν δημιουργείτε μια αναφορά σε ένα κελί/εύρος σε ένα εξωτερικό αρχείο Excel και στη συνέχεια το κλείνετε, η αναφορά χρησιμοποιεί πλέον και τη διαδρομή του αρχείου.
Αλλά στη συνέχεια, εάν αλλάξετε τη θέση του αρχείου, τίποτα δεν πρόκειται να αλλάξει στο βιβλίο εργασίας σας (στο οποίο δημιουργείτε την αναφορά). Αλλά αφού αλλάξατε τοποθεσία, ο σύνδεσμος έχει πλέον σπάσει.
Εάν κλείσετε και ανοίξετε αυτό το βιβλίο εργασίας, θα σας πει ότι ο σύνδεσμος είναι κατεστραμμένος και πρέπει είτε να ενημερώσετε τον σύνδεσμο είτε να τον σπάσετε εντελώς. Θα σας εμφανίσει μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω:
Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση, θα εμφανιστεί μια άλλη προτροπή όπου μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές για την επεξεργασία των συνδέσμων (η οποία θα σας εμφανίσει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου)
Εάν πρέπει να διατηρήσετε αυτά τα αρχεία συνδεδεμένα, μπορείτε να καθορίσετε τη νέα τοποθεσία του αρχείου κάνοντας κλικ στο Update Values. Το Excel ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου για εσάς, όπου μπορείτε να καθορίσετε τη νέα θέση αρχείου, μεταβαίνοντας εκεί και επιλέγοντάς το.
Αναφορά σε ένα καθορισμένο όνομα (στο ίδιο ή εξωτερικό βιβλίο εργασίας)
Όταν πρέπει να αναφέρετε σε κελιά και εύρη, ένας καλύτερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε καθορισμένα ονόματα για τις περιοχές.
Αυτό είναι χρήσιμο καθώς σας διευκολύνει να αναφερθείτε σε αυτές τις περιοχές χρησιμοποιώντας ένα όνομα αντί για μια μακρά και περίπλοκη διεύθυνση αναφοράς.
Για παράδειγμα, είναι ευκολότερο να χρησιμοποιήσετε = SalesData αντί για = [Παράδειγμα αρχείου.xlsx] Sheet1 ′! $ A $ 1: $ A $ 10
Και σε περίπτωση που έχετε χρησιμοποιήσει αυτόν τον ορισμό που ονομάζεται σε πολλούς τύπους και πρέπει να αλλάξετε την αναφορά, πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά.
Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία ενός ονόματος εύρους για μια σειρά κελιών:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ονομαζόμενη περιοχή
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Τύποι
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός ονόματος (είναι στην ομάδα Ορισμένων ονομάτων)
- Στο παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα, δώστε ένα όνομα σε αυτό το εύρος (χρησιμοποιώ το όνομα SalesData σε αυτό το παράδειγμα). Θυμηθείτε ότι δεν μπορείτε να έχετε κενά στο όνομα
- Διατηρήστε το πεδίο εφαρμογής ως Βιβλίο εργασίας (εκτός εάν έχετε ισχυρούς λόγους για να το κάνετε σε επίπεδο φύλλου)
- Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά στο εύρος είναι σωστή.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τώρα δημιουργήθηκε το ονομαζόμενο εύρος και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αντί για τις αναφορές κελιών με διευθύνσεις κελιού.
Για παράδειγμα, εάν θέλω να λάβω το άθροισμα όλων αυτών των κελιών στο εύρος SalesData, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:
= SUM (SalesData)
Και τι γίνεται αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εύρος ονομάτων είναι άλλα φύλλα εργασίας ή ακόμη και άλλα βιβλία εργασίας;
Μπορείς!
Απλώς πρέπει να ακολουθήσετε την ίδια μορφή που συζητήσαμε στην παραπάνω ενότητα.
Δεν χρειάζεται να επιστρέψουμε στην αρχή αυτού του άρθρου. Επιτρέψτε μου να σας δώσω όλα τα παραδείγματα εδώ, για να πάρετε την ιδέα.
Τετράδιο εργασίας Vs Φύλλο εργασίας Επίπεδο με ονομασία εύρους: Όταν δημιουργείτε ένα επίπεδο βιβλίου εργασίας που ονομάζεται εύρος, θα μπορούσε να υπάρχει μόνο ένα εύρος με αυτό το όνομα. Έτσι, εάν το αναφέρετε από εξωτερικά βιβλία εργασίας ή φύλλα εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας, δεν χρειάζεται να καθορίσετε το όνομα του φύλλου εργασίας (καθώς είναι διαθέσιμο για χρήση σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας). Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το εύρος επιπέδου φύλλου εργασίας, θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο στο φύλλο εργασίας και ενώ αναφέρεστε σε αυτό, θα πρέπει επίσης να καθορίσετε το όνομα του φύλλου εργασίας.Αναφορά στο καθορισμένο όνομα στο ίδιο φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας
Εάν έχετε δημιουργήσει το καθορισμένο όνομα για το επίπεδο του βιβλίου εργασίας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε οπουδήποτε στο βιβλίο εργασίας χρησιμοποιώντας μόνο το ίδιο το καθορισμένο όνομα.
Για παράδειγμα, εάν θέλω να πάρω το άθροισμα όλων των κελιών στο όνομα της περιοχής που δημιουργήσαμε (SaledData), μπορώ να χρησιμοποιήσω τον παρακάτω τύπο:
= SUM (SaledData)
Σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει ένα επίπεδο φύλλου εργασίας με ονομαστική περιοχή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο μόνο εάν το εύρος με το όνομα δημιουργείται στο ίδιο φύλλο όπου χρησιμοποιείτε τον τύπο.
Σε περίπτωση που θέλετε να το χρησιμοποιήσετε σε άλλο φύλλο (π. Φύλλο2), πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:
= SUM (Sheet1! $ A $ 1: $ A $ 10)
Και σε περίπτωση που υπάρχουν κενά ή αλφαριθμητικοί χαρακτήρες στο όνομα του φύλλου, θα πρέπει να βάλετε το όνομα του φύλλου σε μεμονωμένα εισαγωγικά.
= SUM ('Φύλλο 1'! $ A $ 1: $ A $ 10)
Παραπομπή του καθορισμένου ονόματος σε άλλο βιβλίο εργασίας (ανοιχτό ή κλειστό)
Όταν θέλετε να αναφέρετε μια ονομαστική περιοχή σε άλλο βιβλίο εργασίας, θα πρέπει να καθορίσετε το όνομα του βιβλίου εργασίας και στη συνέχεια το όνομα της περιοχής.
Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα βιβλίο εργασίας Excel με το όνομα ExampleFile.xlsx και ένα ονομαστικό εύρος με το όνομα SalesData, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο για να λάβετε το άθροισμα αυτού του εύρους από ένα άλλο βιβλίο εργασίας:
= SUM (ExampleFile.xlsx! SalesData)
Σε περίπτωση που υπάρχουν κενά στο όνομα του αρχείου, τότε πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε σε μεμονωμένα εισαγωγικά.
= SUM ('Παράδειγμα αρχείου.xlsx'! SalesData)
Σε περίπτωση που έχετε ονομαστεί εύρος επιπέδου φύλλου, τότε πρέπει να καθορίσετε το όνομα του βιβλίου εργασίας καθώς και το φύλλο εργασίας όταν το αναφέρετε από ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα αναφοράς ενός επιπέδου φύλλου που ονομάζεται εύρος:
= SUM ('[Παράδειγμα αρχείου.xlsx] Φύλλο1'! SalesData)
Όπως ανέφερα και παραπάνω, είναι πάντα καλύτερο να δημιουργείτε εύρος επιπέδου βιβλίου εργασίας, εκτός εάν έχετε ισχυρούς λόγους για να δημιουργήσετε ένα επίπεδο φύλλου εργασίας.
Σε περίπτωση που αναφέρεστε σε μια ονομαστική περιοχή σε ένα κλειστό βιβλίο εργασίας, θα πρέπει επίσης να καθορίσετε τη διαδρομή του αρχείου. Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα αυτού:
= SUM ('C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Παράδειγμα αρχείου.xlsx'! SalesData)
Όταν δημιουργείτε μια αναφορά σε μια ονομαστική περιοχή σε ένα ανοιχτό βιβλίο εργασίας και στη συνέχεια κλείνετε το βιβλίο εργασίας, το Excel αλλάζει αυτόματα την αναφορά και προσθέτει τη διαδρομή του αρχείου.
Πώς να δημιουργήσετε αναφορά σε μια περιοχή με όνομα
Εάν δημιουργείτε και εργάζεστε με πολλά ονόματα εύρους, δεν είναι δυνατό να θυμάστε το όνομα του καθενός.
Το Excel σάς βοηθά δείχνοντας μια λίστα με όλες τις ονομαστικές περιοχές που έχετε δημιουργήσει και σας επιτρέπει να τις εισαγάγετε σε τύπους με ένα μόνο κλικ.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει ένα όνομα εύρους SalesData το οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε έναν τύπο για να αθροίσετε όλες τις τιμές στο εύρος που ονομάζεται.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τον τύπο.
- Εισαγάγετε τον τύπο στο σημείο όπου χρειάζεστε το όνομα που πρέπει να εισαχθεί
- Πατήστε το πλήκτρο F3 στο πληκτρολόγιό σας. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ονόματος με τη λίστα με όλα τα ονόματα που έχετε δημιουργήσει
- Κάντε διπλό κλικ στο όνομα που θέλετε να εισαγάγετε.
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν το όνομα στον τύπο και μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στον τύπο.
Σημείωση: Αυτή η τεχνική λειτουργεί μόνο για τις περιοχές ονομάτων που βρίσκονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να λάβετε τα ονόματα σε ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας, θα πρέπει να πάτε εκεί, να ελέγξετε το όνομα χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ονόματος και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε και να το χρησιμοποιήσετε στον τύπο σας (στη σωστή μορφή χρησιμοποιώντας το όνομα του αρχείου).Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον τρόπο αναφοράς σε άλλα φύλλα ή βιβλία εργασίας και πώς να δημιουργήσετε μια εξωτερική αναφορά στο Excel.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.
