Την περασμένη εβδομάδα έγραψα ένα άρθρο για το πώς να δημιουργήσετε ένα Δυναμικό γράφημα Pareto στο Excel. Με τον πυρετό χαρτογράφησης να βρίσκεται ακόμα ψηλά, σήμερα θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο Excel.
Το Gantt Chart είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο διαχείρισης έργου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος ή την παρακολούθηση της προόδου.
Ας πούμε ότι ο Bruce Wayne (Batman) θέλει ένα νέο Batsuit και δίνει εντολή στον Alfred (τον μπάτλερ και τον έμπιστό του) να το φτιάξει. Ο Άλφρεντ, ο οποίος είναι ένθερμος φοιτητής διαχείρισης έργου, καταλήγει σε ένα απλό Gantt Chart στο Excel για να ετοιμάσει το σχέδιο. Και αυτό είναι που δείχνει στον κ. Γουέιν όταν του ζητείται μια αναφορά κατάστασης:
Ακολουθήστε… Κατεβάστε το Παράδειγμα αρχείου
Δημιουργία ενός διαγράμματος Gantt στο Excel
Ακολουθούν τα βήματα για τη γρήγορη δημιουργία αυτού του διαγράμματος Gantt στο Excel:
- Αποκτήστε τα δεδομένα στη θέση τους. Εδώ χρειαζόμαστε τρία σημεία δεδομένων:
- Όνομα δραστηριότητας
- Ημερομηνία έναρξης
- Αριθμός ημερών που χρειάζονται για να ολοκληρωθεί η δραστηριότητα
- Πηγαίνετε στο Insert -> Charts -> Bar Chart -> Stacked Bar. Αυτό θα εισαγάγει ένα κενό γράφημα στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέξτε το γράφημα και μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση. Στην καρτέλα Σχεδίαση, μεταβείτε στην ομάδα δεδομένων και κάντε κλικ στο Επιλογή δεδομένων.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πηγής δεδομένων, κάντε κλικ στο Προσθήκη. Στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία σειράς, εισαγάγετε τα ακόλουθα δεδομένα:
- Όνομα σειράς: Ημερομηνία έναρξης
- Αξίες Σειράς: = 'Διάγραμμα Gantt'! $ B $ 2: $ B $ 12
- Κάντε ξανά κλικ στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη στην επιλογή Προέλευση δεδομένων και χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα δεδομένα:
- Όνομα σειράς: Αριθμός ημερών
- Αξίες Σειράς: = Φύλλο1! $ C $ 2: $ C $ 12
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πηγής δεδομένων, στο δεξιό μισό του παραθύρου με τίτλο Οριζόντιες (κατηγορία) ετικέτες άξονα, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.
- Στο παράθυρο διαλόγου Ετικέτες άξονα, επιλέξτε το εύρος που περιέχει όλα τα ονόματα δραστηριοτήτων.
- Τώρα το γράφημα σας θα μοιάζει με κάτι όπως φαίνεται παρακάτω. Θα παρατηρήσετε ότι οι δραστηριότητες είναι με την αντίστροφη σειρά (για παράδειγμα, το Test for Survival είναι το πρώτο).
- Για να διορθώσετε τη σειρά των δραστηριοτήτων, κάντε δεξί κλικ στον κάθετο άξονα (που έχει ονόματα δραστηριοτήτων) και επιλέξτε Μορφοποίηση άξονα. Στο Μορφοποίηση παραθύρου άξονα, στην περιοχή Επιλογές άξονα, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου - «Κατηγορίες σε αντίστροφη σειρά»
- Προς το παρόν, ο οριζόντιος Άξονας (που έχει ημερομηνίες) βρίσκεται στην κορυφή. Κάντε δεξί κλικ στον Οριζόντιο άξονα (που έχει ημερομηνίες) και επιλέξτε Μορφοποίηση άξονα. Στο παράθυρο Μορφοποίηση άξονα κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
- Στις Επιλογές Άξονα, αλλάξτε το Ελάχιστο σε 25/2/2015 (μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε 42060, που είναι ο αριθμός που αντιπροσωπεύει αυτήν την ημερομηνία) [Αυτό διασφαλίζει ότι το γράφημα ξεκινά στις 25/2/2015]
- Στις ετικέτες, αλλάξτε τη θέση ετικέτας σε Υψηλή
- Τώρα το Gantt Chart σας είναι σχεδόν έτοιμο. Απλά επιλέξτε τις μπλε γραμμές και αφαιρέστε το χρώμα πλήρωσης και χρώματος περιγράμματος.
- Αλλάξτε τον Τίτλο, κάντε κάποια μορφοποίηση για να φαίνεται υπέροχος (και σας κάνει να φαίνεστε υπέροχοι).
Το Gantt Chart είναι τόσο ισχυρό, ακόμη και ο Batman το χρησιμοποιεί
Δοκιμάστε το μόνοι σας … Κατεβάστε το Παράδειγμα αρχείου
Θα ήθελα πολύ να μάθω από εσάς. Ενημερώστε με πώς χρησιμοποιείτε το Gantt Chart ή/και άλλα εργαλεία διαχείρισης έργων. Αφήστε τα ίχνη σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!
