Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel
Εάν εργάζεστε με ένα αρχείο Excel που πρέπει να ενημερωθεί ή να ελεγχθεί από άλλα άτομα, η επιλογή παρακολούθησης των αλλαγών μπορεί να είναι χρήσιμη.
Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε όταν ενημερώνετε ένα αρχείο και πρέπει να παρακολουθείτε όλες τις αλλαγές που κάνετε μόνοι σας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν το ξαναεπισκεφτείτε κάποια στιγμή αργότερα.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel.
Ενεργοποίηση της παρακολούθησης αλλαγών στη δυνατότητα του Excel
Από προεπιλογή, αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη στο Excel.
Ακολουθούν τα βήματα για να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές κομματιού στο Excel:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών και επιλέξτε Επισήμανση αλλαγών.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επισημάνετε τις αλλαγές, ελέγξτε την επιλογή - «Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας ». Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τις επιλογές "Πότε", "Ποιος" και "Πού". Για αυτό το σεμινάριο, θα πάω με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τα παραπάνω βήματα θα ενεργοποιήσουν το «Παρακολούθηση αλλαγών» στο Excel και τώρα θα επισημάνει κάθε αλλαγή που έγινε στο βιβλίο εργασίας.
Σημείωση: Για να λειτουργήσει αυτή η επιλογή, πρέπει να έχετε αποθηκεύσει το βιβλίο εργασίας στο σύστημά σας ή σε μονάδα δικτύου. Εάν το αρχείο δεν έχει αποθηκευτεί, θα σας ζητήσει πρώτα να το αποθηκεύσετε πριν ενεργοποιήσετε την επιλογή "Παρακολούθηση αλλαγών". Εάν το αρχείο είναι ήδη αποθηκευμένο, θα το αποθηκεύσει πριν ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση.
Πώς λειτουργεί το «Παρακολούθηση αλλαγών» στο Excel;
Μόλις ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση, κάθε φορά που εσείς ή οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτό, θα επισημανθεί με ένα μπλε περίγραμμα και θα πάρει ένα μικρό μπλε τρίγωνο στο πάνω αριστερό μέρος του κελιού. Αυτό είναι παρόμοιο με το κόκκινο τρίγωνο που βλέπετε όταν εισάγετε ένα σχόλιο σε ένα κελί.
Για παράδειγμα, παρακάτω έχω ένα εικονικό σχέδιο έργου και έχω κάνει αλλαγές στη στήλη Β (κελιά Β4 και Β6).
Όταν τοποθετείτε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στο κελί που έχει μια αλλαγή, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που καθορίζει ποια είναι η αλλαγή, ποιος έκανε την αλλαγή και πότε έγινε.
Σημειώστε ότι όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "αλλαγές κομματιού" στο Excel, το βιβλίο εργασίας μοιράζεται και ορισμένες από τις δυνατότητες απενεργοποιούνται αυτόματα. Για παράδειγμα, δεν θα μπορείτε να προστατεύσετε ένα φύλλο όταν είναι ενεργοποιημένες οι "αλλαγές κομματιών". Θα παρατηρήσετε ότι μερικές από τις επιλογές στην κορδέλα είναι γκρι.
Λήψη λίστας με όλες τις αλλαγές
Εάν έχετε ένα βιβλίο εργασίας στο οποίο έχουν γίνει πολλές αλλαγές, ίσως θελήσετε να λάβετε μια λίστα με όλες τις αλλαγές ξεχωριστά ως λίστα.
Ακολουθούν τα βήματα για να λάβετε μια λίστα με όλες τις αλλαγές σε ένα νέο φύλλο εργασίας:
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας έτσι ώστε να αποθηκευτούν και οι αλλαγές που γίνονται.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών και επιλέξτε Επισήμανση αλλαγών.
- Στο παράθυρο διαλόγου "Επισήμανση αλλαγών", ελέγξτε την επιλογή - "Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο". Στην επιλογή «Πότε», μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε όλες τις αλλαγές ή αλλαγές που δεν ελέγχονται ή «αλλαγές από την τελευταία αποθήκευση».
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.
Αυτό θα δημιουργήσει αμέσως ένα νέο φύλλο εργασίας που θα περιέχει όλες τις αλλαγές που έχετε κάνει.
Αποδοχή/Απόρριψη αλλαγών
Όταν πραγματοποιούνται οι αλλαγές, αυτές δεν είναι οριστικές μέχρι να ελέγξετε αυτές τις αλλαγές. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν έχετε το αναθεωρημένο αρχείο από τον συνάδελφο/προϊστάμενο/πελάτη σας και πρέπει να αποφασίσετε τι αλλαγές θα διατηρηθούν και ποιες θα απορριφθούν.
Ακολουθούν τα βήματα για την αποδοχή/απόρριψη αλλαγών στο Excel:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο «Παρακολούθηση αλλαγών» και επιλέξτε «Αποδοχή/Απόρριψη αλλαγών».
- Στο παράθυρο διαλόγου «Επιλογή αλλαγών προς αποδοχή ή απόρριψη», καθορίστε τις επιλογές Πότε, Ποιος και Πού.
- Στο «Πότε» μπορείτε να επιλέξετε όλες τις αλλαγές που δεν έχουν ελεγχθεί ή να καθορίσετε μια ημερομηνία.
- Στο «Ποιος» μπορείτε να επιλέξετε τις αλλαγές των οποίων θέλετε να ελέγξετε.
- Στο «Πού», μπορείτε να επιλέξετε μια σειρά κελιών στα οποία θέλετε να ελέγξετε τις αλλαγές.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών».
- Στο παράθυρο διαλόγου «Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών», μπορείτε να αποδεχτείτε τις αλλαγές μία προς μία ή να αποδεχτείτε/απορρίψετε όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα.
Εάν απορρίψετε μια αλλαγή, θα επιστρέψει στην αρχική τιμή.
Λάβετε υπόψη ότι όταν αποδέχεστε μια αλλαγή, δεν μπορείτε να την αναιρέσετε.
Απενεργοποίηση αλλαγών παρακολούθησης στο Excel
Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία σας, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αλλαγής κομματιού στο Excel. Αυτό θα αφαιρέσει οποιοδήποτε υπάρχον μπλε πλαίσιο στα κελιά και θα σταματήσει να παρακολουθεί τυχόν περαιτέρω αλλαγές.
Ακολουθούν τα βήματα για την απενεργοποίηση των "αλλαγών παρακολούθησης" στο Excel:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο «Παρακολούθηση αλλαγών» και επιλέξτε «Επισημάνετε αλλαγές».
- Στο παράθυρο διαλόγου "Επισήμανση αλλαγών", καταργήστε την επιλογή - "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας ».
- Κάντε κλικ στο OK.
- Θα δείτε μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω. Κάντε κλικ στο Ναι.
Διαφορά μεταξύ σχολίων και παρακολούθησης αλλαγών
Πολλοί άνθρωποι προτιμούν να προσθέτουν σχόλια ενώ εξετάζουν τη δουλειά άλλων ανθρώπων στο Excel.
Ακολουθούν οι κύριες διαφορές στα "σχόλια" και στη λειτουργία "αλλαγές κομματιών":
- Δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο ενός κελιού για να αφήσετε ένα σχόλιο. Η αλλαγή κομματιού, από την άλλη πλευρά, θα εισάγει μια σημείωση όποτε υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο κελί.
- Η προσθήκη σχολίου είναι μια χειροκίνητη διαδικασία, ενώ οι αλλαγές κομματιών, όταν είναι ενεργοποιημένες, θα καταγράφουν αυτόματα όλα όσα συμβαίνουν στο φύλλο εργασίας.
- Δεν μπορείτε να λάβετε μια λίστα με όλα τα σχόλια ξεχωριστά σε ένα φύλλο εργασίας (εκτός εάν χρησιμοποιείτε VBA όπως φαίνεται εδώ), ενώ μπορείτε να το αποκτήσετε με τη λειτουργία παρακολούθησης με ένα απλό κλικ.
- Όταν ενεργοποιείτε τις αλλαγές κομματιού στο Excel, ορισμένες από τις λειτουργίες απενεργοποιούνται. Αυτό δεν συμβαίνει με τα σχόλια.
Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα σεμινάρια:
- Πώς να χρησιμοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel.
- Χρήση μηνύματος εισόδου στο Excel για εμφάνιση μηνύματος όταν είναι επιλεγμένο ένα κελί.
