Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία Excel (Όλες οι επιλογές + προφυλάξεις)

Θέλετε να ανακτήσετε το μη αποθηκευμένο αρχείο Excel, κάντε κλικ εδώ για να μεταβείτε σε όλες τις πιθανές επιλογές που έχετε για να πάρετε το αρχείο πίσω.

Επιτρέψτε μου να σας πω τη συντομότερη ιστορία τρόμου που υπήρξε ποτέ.

Το Excel κατέρρευσε!

Φανταστείτε να εργάζεστε σε αυτήν την επείγουσα έκθεση ή σε αυτόν τον εξαιρετικά σημαντικό πίνακα ελέγχου όπου έχετε κάνει τόσο φανταστική δουλειά. Είστε περήφανοι για τον εαυτό σας και όλη τη σκληρή δουλειά που έχετε καταβάλει σε αυτό.

Ξέχασες όμως ένα βασικό βήμα.

Δεν αποθηκεύσατε το αρχείο Excel (λαχανιάστε !!!)

Εντάξει, επιτρέψτε μου να μειώσω τη δραματικότητα και να έρθω κατευθείαν στο θέμα.

Το Excel έχει την τάση να καταρρέει, ειδικά όταν δεν το χρειάζεστε. Κάπως έτσι, συμβαίνει τη χειρότερη δυνατή στιγμή (όχι ότι υπάρχει καλή στιγμή για αυτό ποτέ).

Σε ένα τέτοιο σενάριο, η μόνη επιλογή σας είναι να δοκιμάσετε και να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία Excel.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα χαμογελάσετε από τους Θεούς του Excel και θα πάρετε το αρχείο, και σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί και όχι.

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με την ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων Excel. Θα σας δείξω επίσης τις προφυλάξεις και τα προληπτικά βήματα που πρέπει να λάβετε.

Και αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν πάει στραβά, θα μοιραστώ επίσης έναν κώδικα VBA που θα αποθηκεύσει ένα αντίγραφο του αρχείου Excel σας με μια χρονική σήμανση κάθε φορά που αποθηκεύετε το υπάρχον αρχείο.

Ας αρχίσουμε!

Όλοι οι πιθανοί τρόποι ανάκτησης μη αποθηκευμένων αρχείων / δεδομένων Excel

Το Excel (και ακόμη και τα Windows) είναι εξαιρετικά απρόβλεπτο. Μπορεί να καταρρεύσει ανά πάσα στιγμή και μπορεί τα αρχεία Excel σας με αυτό.

Είναι άσχημη η κατάσταση στο…

… Αλλά υπάρχουν τρόποι για να αντιμετωπιστεί αυτό.

Το Excel διαθέτει μερικές λειτουργίες όπου μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία ή δεδομένα Excel σε ορισμένες περιπτώσεις.

Ακολουθούν τρία σενάρια όπου οι ενσωματωμένοι έλεγχοι του Excel μπορούν να σας βοηθήσουν να ανακτήσετε αρχεία/δεδομένα:

1. Εργάζεστε σε ένα νέο αρχείο (το οποίο δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα) και το σύστημα/το Excel διακόπτεται.
2. Ενημερώσατε ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί νωρίτερα και το Excel διακόπτεται πριν μπορέσετε να το αποθηκεύσετε.
3. Κάνατε ένα λάθος και αποθηκεύσατε τις αλλαγές, αλλά τώρα θέλετε να επιστρέψετε στην προηγούμενη έκδοση.

Ας δούμε πώς να αντιμετωπίσουμε καθένα από αυτά.

Ανακτήστε ένα νέο μη αποθηκευμένο αρχείο Excel (που δεν έχει αποθηκευτεί ποτέ)

Εάν εργάζεστε σε κάτι και το Excel διακόπτεται (ή το σύστημά σας διακόπτεται), μπορείτε ακόμα να ανακτήσετε αυτό το μη αποθηκευμένο αρχείο.

Σημείωση: Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καθώς το Excel διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία AutoSave και AutoRecover. Είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, οπότε θα πρέπει να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις μεθόδους για την ανάκτηση των αρχείων. Σε περίπτωση που δεν είναι ενεργοποιημένο, θα πρέπει να το κάνετε για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες. Ο τρόπος ενεργοποίησης της αυτόματης αποθήκευσης και της αυτόματης ανάκτησης καλύπτεται αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Παρακάτω είναι τα βήματα για την ανάκτηση ενός μη αποθηκευμένου αρχείου Excel:

1. Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας Excel.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"
3. Κάντε κλικ στο «Άνοιγμα»
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατο βιβλίο εργασίας (βρίσκεται επάνω αριστερά)
5. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας» που βρίσκεται στο κάτω μέρος
6. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, μετακινηθείτε στη λίστα των μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας και ανοίξτε αυτό που θέλετε.
7. Αποθηκεύστε το αρχείο (χρησιμοποιώντας την επιλογή "Αποθήκευση ως") με διαφορετικό όνομα στη θέση της επιλογής σας.

Από προεπιλογή, το Excel αποθηκεύει ένα αντίγραφο όλων των μη αποθηκευμένων αρχείων στην ακόλουθη τοποθεσία:

C: \ Χρήστες \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

Στην παραπάνω διεύθυνση, πρέπει να αντικαταστήσετε το [YourSystemName] με το όνομα του συστήματός σας (το οποίο είναι «Sumit» στην περίπτωσή μου).

Μπορείτε επίσης να μεταβείτε απευθείας σε αυτόν το φάκελο (όπου αποθηκεύονται μη αποθηκευμένα αντίγραφα αρχείων Excel) ανοίγοντας οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης και αντιγράψτε-επικολλήστε τη διεύθυνση σε αυτό (στη θέση της διεύθυνσης URL).

Όταν ανοίγετε οποιοδήποτε αρχείο από αυτόν τον φάκελο, θα δείτε μια γραμμή ειδοποιήσεων που θα σας ζητήσει να το αποθηκεύσετε.

Κάντε κλικ σε αυτό και αποθηκεύστε το σε μια νέα τοποθεσία με όνομα της επιλογής σας.

Σημείωση: Από προεπιλογή, όλα τα ανακτημένα μη αποθηκευμένα αρχεία είναι σε μορφή «XLSB». Όταν το αποθηκεύετε, βεβαιωθείτε ότι το αποθηκεύετε σε μορφή που θέλετε.

Με αυτήν τη μέθοδο, μπορείτε να ανακτήσετε αρχεία που δημιουργήσατε αλλά δεν αποθηκεύσατε ποτέ.

Ανάκτηση ενημερωμένων αρχείων Excel (η προηγούμενη έκδοση αποθηκεύτηκε)

Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αρχεία που έχετε αποθηκεύσει νωρίτερα και το Excel κατέρρευσε (ή το σύστημα κατέρρευσε ή η διακοπή ρεύματος) όταν εργάζεστε σε αυτό.

Έτσι, εξακολουθείτε να έχετε το προηγούμενο αποθηκευμένο αρχείο, αλλά χάσατε τις αλλαγές που κάνατε.

Ακολουθούν τα βήματα για την ανάκτηση του ενημερωμένου αρχείου Excel:

1. Ανοίξτε οποιοδήποτε από το υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel.
2. Μόλις ανοίξει, θα δείτε ένα παράθυρο ανάκτησης εγγράφων που παραθέτει όλα τα μη αποθηκευμένα αρχεία. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε όνομα αρχείου για να φορτώσετε τα δεδομένα.
3. Όταν λάβετε τα δεδομένα που θέλετε, αποθηκεύστε το αρχείο με διαφορετικό όνομα.

Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να ανοίξετε την εφαρμογή Excel και θα δείτε την επιλογή «Εμφάνιση ανακτημένων αρχείων» (όπως φαίνεται παρακάτω).

Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό και θα ανοίξει το ίδιο παράθυρο ανάκτησης εγγράφων.

Ανάκτηση αντικατεστημένων αρχείων Excel / προηγούμενη αποθηκευμένη έκδοση (από το Excel)

Ενώ στις δύο παραπάνω μεθόδους μπορείτε να κατηγορήσετε το Excel ή τα Windows για βλάβη ή διακοπή ρεύματος, αυτή είναι αποκλειστικά για εσάς.

Αυτό συμβαίνει όταν έχετε αποθηκευμένο αρχείο Excel και ενημερώνετε τα δεδομένα και τα αποθηκεύετε ξανά.

Αλλά καταλήγετε να κάνετε κάποιες αλλαγές που δεν θέλετε τώρα (μου συμβαίνει πολύ).

Αυτό που πραγματικά θέλετε είναι να πάρετε πίσω την προηγούμενη έκδοση.

Ενώ δεν μπορείτε να επιστρέψετε στη ζωή και να διορθώσετε τα λάθη σας (εκτός αν έχετε φυσικά μηχανή του χρόνου), μπορείτε να το κάνετε στον υπέροχο κόσμο των υπολογιστικών φύλλων Excel.

Στο Excel 2010 και εκδόσεις μετά από αυτό, το Excel απέκτησε μια ενσωματωμένη λειτουργία για να σας βοηθήσει να λάβετε τις προηγούμενες εκδόσεις.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση του Excel (ακόμη και όταν το έχετε ενημερώσει και αποθηκεύσει):

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Στη σελίδα πληροφοριών, κάντε κλικ στο Manage Workbook, θα βρείτε όλες τις προηγούμενες εκδόσεις αυτού του αρχείου.
3. Κάντε κλικ στην έκδοση που θέλετε να επαναφέρετε
4. Αποθηκεύστε το αρχείο (κατά προτίμηση με νέο όνομα).

Όταν επιλέγετε μια προηγούμενη αποθηκευμένη έκδοση και την ανοίγετε, το Excel θα σας εμφανίσει μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην Επαναφορά για να λάβετε την προηγούμενη έκδοση που έχετε επιλέξει ή να την αποθηκεύσετε ως νέο αρχείο με διαφορετικό όνομα.

Σημειώστε ότι για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Αυτόματη ανάκτηση. Ενώ συνήθως είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, είναι κάτι που μπορείτε να ελέγξετε και να διασφαλίσετε. Θα καλύψω πώς να ενεργοποιήσετε την "Αυτόματη ανάκτηση" αργότερα σε αυτό το σεμινάριο.

Όσον αφορά την ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων ή δεδομένων Excel, αυτές είναι οι τρεις ενσωματωμένες επιλογές στο Excel που μπορούν να χρησιμοποιηθούν.

Ένας άλλος τρόπος (που συνιστώ ανεπιφύλακτα) είναι η αποθήκευση των αρχείων σας στο cloud (OneDrive ή DropBox). Αυτό αφαιρεί πολλές ανησυχίες καθώς οι υπηρεσίες cloud διατηρούν τις προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων σας.

Ανάκτηση αντικατεστημένων αρχείων Excel / προηγούμενη αποθηκευμένη έκδοση (από το cloud - OneDrive / DropBox)

Εάν έχετε τη συνήθεια να αποθηκεύετε τα αρχεία Excel στο cloud - χρησιμοποιώντας υπηρεσίες όπως το OneDrive ή το DropBox, δεν χρειάζεται να βασίζεστε πλήρως στο Excel για να σας βοηθήσει να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία ή χαμένα δεδομένα.

Αυτές οι υπηρεσίες cloud διατηρούν επίσης προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων Excel.

Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς να αποκτήσετε τις προηγούμενες εκδόσεις από το OneDrive και το DropBox. Είμαι βέβαιος ότι πρέπει να υπάρχουν πολλές ακόμη τέτοιες υπηρεσίες που έχουν αυτή τη λειτουργικότητα.

Λήψη της προηγούμενης έκδοσης του αρχείου Excel από το OneDrive

Για να λάβετε την προηγούμενη έκδοση ενός αρχείου Excel, κάντε δεξί κλικ στην τρέχουσα έκδοση στο Onedrive και κάντε κλικ στο Ιστορικό εκδόσεων.

Αυτό θα ανοίξει το αρχείο και μπορείτε να δείτε όλες τις προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου στο παράθυρο στα αριστερά.

Κάντε κλικ στην έκδοση που θέλετε. Θα σας δείξει το περιεχόμενο του αρχείου και θα σας δώσει επίσης την επιλογή να κατεβάσετε ή να το επαναφέρετε.

Λήψη της προηγούμενης έκδοσης του αρχείου Excel από το DropBox

Ακριβώς όπως το OneDrive, το DropBox διατηρεί επίσης τις προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων Excel που μπορείτε να ξαναεπισκεφτείτε και να κατεβάσετε.

Για να λάβετε τις προηγούμενες εκδόσεις, μεταβείτε στο αρχείο της διαδικτυακής πύλης Dropbox και κάντε κλικ στις τρεις τελείες για το αρχείο για το οποίο θέλετε να δείτε τις προηγούμενες εκδόσεις.

Κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων.

Αυτό θα σας δείξει όλες τις εκδόσεις αυτού του αρχείου. Μπορείτε να ανοίξετε και να κατεβάσετε αυτήν την έκδοση από το DropBox.

Σε περίπτωση που έχετε εγκαταστήσει το φάκελο DropBox στο σύστημά σας και διατηρείτε τα αρχεία σας εκεί, μπορείτε απλά να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα αρχεία και να κάνετε κλικ στο Ιστορικό εκδόσεων.

Με αυτόν τον τρόπο θα μεταφερθείτε στην έκδοση Ιστού του DropBox όπου μπορείτε να δείτε και να κατεβάσετε όλες τις εκδόσεις του αρχείου.

Προφυλάξεις για να ενεργοποιήσετε την εύκολη ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων

Ενώ το Excel έχει ορισμένες προεπιλεγμένες ρυθμίσεις που διασφαλίζουν ότι έχετε καλές πιθανότητες ανάκτησης αρχείων Excel, εξακολουθεί να είναι καλή πρακτική να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι ενεργοποιημένα.

Ενεργοποιήστε την αυτόματη αποθήκευση και την αυτόματη ανάκτηση

Για να βεβαιωθείτε ότι το Excel αποθηκεύει αυτόματα τα αρχεία σας και εμφανίζει επιλογές ανάκτησης, πρέπει να τα έχετε ενεργοποιήσει.

Αν και θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, σε περίπτωση που δεν είναι, μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία AutoSave και AutoRecover στο Excel:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"
2. Κάντε κλικ στο «Επιλογές»
3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση (βρίσκεται στο αριστερό τμήμα του παραθύρου διαλόγου).
4. Βεβαιωθείτε ότι οι ακόλουθες ρυθμίσεις είναι ενεργοποιημένες (όπως φαίνεται παρακάτω).

Επιτρέψτε μου να εξηγήσω γρήγορα τι σημαίνουν αυτές οι επιλογές:

• Αποθηκεύστε πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης κάθε X λεπτά: Αυτή η επιλογή θα διασφαλίσει ότι τα αρχεία σας αποθηκεύονται κάθε 5 λεπτά (ή οποιαδήποτε χρονική τιμή που καθορίζετε εδώ). Αυτό είναι 10 λεπτά από προεπιλογή και το άλλαξα σε 5 λεπτά. Μπορείτε να το μειώσετε περαιτέρω εάν θέλετε.
• Διατηρήστε την τελευταία έκδοση AutoRecovered αν κλείσω χωρίς αποθήκευση: Αυτό θα διασφαλίσει ότι σε περίπτωση βλάβης του Excel/του συστήματός σας ή εάν κλείσετε ένα αρχείο χωρίς αποθήκευση, θα αποθηκευτεί μια έκδοση που θα μπορεί να ανακτηθεί αυτόματα.
• Αυτόματη ανάκτηση θέσης αρχείου: Αυτή είναι η προεπιλεγμένη τοποθεσία όπου αποθηκεύονται τα αρχεία που ανακτήθηκαν αυτόματα. Μπορείτε να το αλλάξετε αν θέλετε.

Σημείωση: Εάν έχετε ένα τεράστιο αρχείο με πολλούς τύπους και γραφήματα, η αποθήκευσή του κάθε 5 λεπτά θα οδηγήσει σε επανυπολογισμό και πιθανό πάγωμα του συστήματος. Εάν δεν το θέλετε, μπορείτε να επιλέξετε μεγαλύτερη χρονική διάρκεια (ή να αλλάξετε τον τρόπο υπολογισμού σε χειροκίνητο).

Αυτόματη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας του αποθηκευμένου αρχείου Excel

Ενώ οι επιλογές αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης είναι χρήσιμες όταν ξεχνάτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία και τα σφάλματα του συστήματος, η αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι κάτι που δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου κάθε φορά που το αποθηκεύετε.

Για παράδειγμα, εάν εργάζομαι σε ένα αρχείο με το όνομα Test.xlsx και το αποθηκεύω σε ένα φάκελο, αυτό θα δημιουργούσε αυτόματα ένα αντίγραφο με το όνομα - «Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του Test.xlk»

Τώρα, κάθε φορά που αποθηκεύω το αρχείο δοκιμής, όλες οι αλλαγές αποθηκεύονται επίσης στο αντίγραφο ασφαλείας.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν κάνετε κάποιες αλλαγές σε ένα αποθηκευμένο αρχείο και θέλετε να το αναιρέσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντίγραφο ασφαλείας.

Or εάν το αρχείο σας καταρρεύσει ή καταστραφεί, θα έχετε το αντίγραφο ασφαλείας που θα έχει το τελευταίο αποθηκευμένο περιεχόμενο.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για ένα βιβλίο εργασίας:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση ως»
3. Κάντε κλικ στο Αναζήτηση για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου «Αποθήκευση ως».
4. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία (βρίσκεται στο κάτω δεξί μέρος του παραθύρου διαλόγου).
5. Κάντε κλικ στο «Γενικές επιλογές».
6. Στο παράθυρο διαλόγου «Γενικές επιλογές», ελέγξτε την επιλογή «Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας πάντα».
7. Κάντε κλικ στο OK.
8. Αποθηκεύστε το αρχείο στον επιθυμητό φάκελο/τοποθεσία.

Τώρα, κάθε φορά που αποθηκεύετε αυτό το αρχείο, ένα ακριβές αντίγραφο θα αποθηκεύεται με την προ-επιδιόρθωση "Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας".

Ακολουθούν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση αυτής της λειτουργίας αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο Excel:

• Αυτή είναι μια ρύθμιση επιπέδου βιβλίου εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι αν το ενεργοποιήσετε για ένα βιβλίο εργασίας, θα λειτουργήσει μόνο για αυτό το βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να λειτουργεί και για άλλους, θα πρέπει να το ενεργοποιήσετε χειροκίνητα.
• Αυτό διαφέρει από τις επιλογές Autorecover και Autosave. Αυτές είναι ανεξάρτητες ρυθμίσεις και η διαμόρφωση της μιας δεν επηρεάζει την άλλη. Έτσι, μπορείτε να έχετε ένα βιβλίο εργασίας όπου λειτουργούν όλα τα AutoRecover, AutoSave και AutoBackup.
• Το αντίγραφο ασφαλείας αποθηκεύεται με επέκταση .XLK. Αυτή είναι η επέκταση για αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων και ενδέχεται να εμφανιστεί μια προτροπή όταν ανοίγετε αυτό το αρχείο. Απλώς κάντε κλικ στο Ναι και θα ανοίξει το αντίγραφο ασφαλείας.
• Το εφεδρικό αρχείο είναι πάντα μία έκδοση πίσω από το κύριο αρχείο σας (εκτός από τον χρόνο που το αποθηκεύετε για πρώτη φορά). Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο και ενεργοποιήσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε αυτό και κάνετε κάποιες αλλαγές και αποθηκεύστε το. Αυτό θα αποθηκεύσει το νέο αρχείο καθώς και ένα αντίγραφο ασφαλείας του. Σε αυτό το σημείο, και τα δύο αρχεία (το κύριο αρχείο και το αντίγραφο ασφαλείας) θα είναι ακριβώς τα ίδια. Τώρα, αν κάνετε κάποιες αλλαγές στο κύριο αρχείο και το αποθηκεύσετε μία φορά, δεν θα αποθηκευτεί στο εφεδρικό αρχείο. Αλλά αν το αποθηκεύσετε ξανά, θα γίνει και στο αντίγραφο ασφαλείας.

Η αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι μια καλή δυνατότητα καθώς σας δίνει την τελευταία αποθηκευμένη έκδοση του αρχείου σε περίπτωση που κάνετε κάποιες ανεπιθύμητες αλλαγές και αποθηκεύσετε το αρχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αντίγραφο ασφαλείας για να λάβετε την έκδοση πριν από την τελευταία αποθηκευμένη έκδοση.

Αυτόματη αποθήκευση αντιγράφου του βιβλίου εργασίας του Excel με σφραγίδα χρόνου

Ενώ όλες οι μέθοδοι που καλύπτονται μέχρι τώρα βασίζονται στις ενσωματωμένες λειτουργίες του Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν σύντομο κώδικα VBA για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε ποτέ τη δουλειά σας.

Με έναν κωδικό VBA, αποθηκεύετε ένα αντίγραφο χρονικής σήμανσης του αρχείου Excel μόλις το αποθηκεύσετε (ή το κλείσετε).

Αυτό διασφαλίζει ότι έχετε πάντα όλες τις προηγούμενες εκδόσεις και μπορείτε να επιστρέψετε και να ανακτήσετε ένα αρχείο σε περίπτωση που χάσετε. Επίσης, δεδομένου ότι αυτά είναι χρονικά, μπορείτε εύκολα να βρείτε ποια έκδοση θέλετε (ή πού μπερδέψατε).

Παρακάτω είναι ο κώδικας που θα δημιουργήσει ένα αντίγραφο χρονικής σήμανσης του βιβλίου εργασίας μόλις το αποθηκεύσετε:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Σημειώστε ότι πρέπει να καθορίσετε τη θέση του φακέλου όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα αντίγραφα ασφαλείας (αλλάξτε τη διαδρομή που επισημαίνεται με έντονη γραφή στον παραπάνω κώδικα).

Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι καταλήγετε με πολλά αντίγραφα, αλλά μπορεί να είναι ένα τεράστιο σωτήριο όταν εργάζεστε σε κρίσιμα έργα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν παρόμοιο κωδικό για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο πριν κλείσετε το βιβλίο εργασίας (αντί να αποθηκεύετε ένα αντίγραφο κάθε φορά που αποθηκεύετε).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Πρέπει να βάλετε αυτόν τον κωδικό στο παράθυρο κωδικού ThisWorkbook.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τον Επεξεργαστή VB (συντόμευση πληκτρολογίου - ALT + F11) και κάντε διπλό κλικ στο αντικείμενο Αυτό το βιβλίο εργασίας στην εξερεύνηση έργου.

Επιδιόρθωση κατεστραμμένων αρχείων Excel

Σε περίπτωση που βρεθείτε με ένα κατεστραμμένο αρχείο Excel, μπορείτε να κάνετε μερικά πράγματα.

Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή επισκευής που είναι ενσωματωμένη στο Excel.

Ακολουθούν τα βήματα για την ανάκτηση ενός κατεστραμμένου αρχείου με την επιδιόρθωση του:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Excel.
2. Κάντε κλικ στο «Αρχείο» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Άνοιγμα» (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + O).
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε το αρχείο που έχει καταστραφεί.
5. Κάντε κλικ στο μικρό τρίγωνο κατάδειξης προς τα κάτω στο κουμπί «Άνοιγμα» (όπως φαίνεται παρακάτω).
6. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα και επισκευή.
7. Το Excel θα σας εμφανίσει μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω. Κάντε κλικ στο Επισκευή.

Εάν είστε τυχεροί, όλα θα γίνουν ομαλά και θα μπορείτε να ανακτήσετε τα δεδομένα σας από το κατεστραμμένο αρχείο.

Σε περίπτωση που η επιλογή επισκευής δεν λειτουργεί, ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα μέχρι το Βήμα 5 και, στη συνέχεια, αντί της Επισκευής, κάντε κλικ στο «Εξαγωγή δεδομένων». Το Excel θα σας ρωτήσει αν θέλετε να κάνετε «Μετατροπή σε τιμές» ή «Ανάκτηση τύπων».

Μπορείτε να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε όποια επιλογή σας ταιριάζει. Το Excel θα προσπαθήσει να εξαγάγει όσα περισσότερα δεδομένα μπορεί και θα δημιουργήσει ένα νέο βιβλίο εργασίας με τα εξαγόμενα δεδομένα.

Εάν αυτό επίσης δεν λειτουργεί. ίσως χρειαστεί να βασιστείτε σε εργαλεία τρίτων για να ανακτήσετε κατεστραμμένα αρχεία Excel.