Ενώ εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων στο Excel, ίσως χρειαστεί να καθαρίσετε τα δεδομένα για να τα χρησιμοποιήσετε περαιτέρω. Ένα κοινό βήμα καθαρισμού δεδομένων είναι να διαγράψετε κενές σειρές από αυτό.
Τώρα υπάρχουν διάφοροι τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να το κάνετε αυτό:
- Μεταβείτε σε κάθε κενή σειρά και διαγράψτε τη με μη αυτόματο τρόπο (πολύ κουραστικό και χρονοβόρο).
- Ταξινόμηση ολόκληρου του συνόλου δεδομένων έτσι ώστε όλες οι κενές σειρές να βρίσκονται στο κάτω μέρος (λειτουργεί αλλά αλλάζει το σύνολο δεδομένων).
- Χρησιμοποιήστε την τεχνική Μετάβαση σε ειδική τεχνική (ή μακροεντολή) για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά ταυτόχρονα και να διαγράψετε τις γραμμές (τρόπος να πάει).
Διαγραφή κενών σειρών (Κενές σειρές) στο Excel
Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε δύο τρόπους για να επιλέξετε γρήγορα τα κενά κελιά σε ένα σύνολο δεδομένων:
- Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στο ειδικό.
- Χρήση μακροεντολής VBA.
Μόλις επιλέξετε τα κενά κελιά, μπορείτε εύκολα να τα διαγράψετε.
Χρήση Go-To Special Technique για διαγραφή κενών σειρών στο Excel
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Τα παραπάνω δεδομένα έχουν τρεις κενές σειρές.
Ακολουθούν τα βήματα για τη γρήγορη διαγραφή κενών γραμμών (κενές σειρές) από αυτό το σύνολο δεδομένων.
- Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (A1: C13 σε αυτήν την περίπτωση).
- Πατήστε το πλήκτρο F5. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε.
- Μπορείτε να λάβετε αυτό το παράθυρο διαλόγου από την Αρχική σελίδα -> Επεξεργασία -> Εύρεση και επιλογή -> Μετάβαση σε.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε, κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε ειδικό.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Κενά.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων.
Τώρα που έχετε επιλέξει όλες τις κενές σειρές, ακολουθούν τα βήματα για να διαγράψετε αυτές τις γραμμές:
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα κελιά και επιλέξτε Διαγραφή.
- Στο παράθυρο διαλόγου Διαγραφή, επιλέξτε «Ολόκληρη σειρά».
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα διαγράψει αμέσως όλες τις κενές σειρές στο σύνολο δεδομένων.
Σημειώστε ότι αυτή η τεχνική θα διαγράψει ολόκληρη τη γραμμή, πράγμα που σημαίνει ότι εάν έχετε δεδομένα στα αριστερά/δεξιά του συνόλου δεδομένων σας, θα διαγραφεί επίσης. Εάν δεν θέλετε να συμβεί αυτό, επιλέξτε την επιλογή Μετατόπιση κελιών επάνω. Αυτό θα διαγράψει μόνο τα κελιά/γραμμές στο σύνολο δεδομένων και όλα τα άλλα κελιά γύρω από αυτό θα παραμείνουν άθικτα.
Ακολουθεί ένα βίντεο που δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παραπάνω βήματα για να διαγράψετε κενές σειρές στο Excel.
Χρήση μακροεντολής VBA για διαγραφή κενών σειρών στο Excel
Ενώ η τεχνική «Go-To Special» είναι πολύ πιο γρήγορη από οποιαδήποτε άλλη κανονική μέθοδο, εάν η εργασία σας απαιτεί τη διαγραφή κενών γραμμών πολλές φορές στο ίδιο βιβλίο εργασίας, η χρήση μιας απλής μακροεντολής VBA θα μπορούσε να είναι ταχύτερη.
Μπορείτε να γράψετε έναν απλό κώδικα VBA που θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά σε ένα σύνολο δεδομένων. Μόλις επιλεγεί, μπορείτε να τα μορφοποιήσετε, να τα διαγράψετε ή να εισαγάγετε μια τιμή σε αυτό.
Αν και αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Excel Go To Special, αν δημιουργήσετε μια μακροεντολή και την προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, θα μπορείτε να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά με ένα κλικ ενός κουμπιού (εξοικονομώντας σας μερικά κλικ).
Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία κώδικα VBA για την επιλογή κενών κελιών/σειρών στο Excel:
- Με επιλεγμένο το βιβλίο εργασίας, πατήστε ALT + F11. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο του VB Editor.
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας VB, θα υπάρχει παράθυρο εξερεύνησης έργου στα αριστερά. Εάν δεν μπορείτε να το βρείτε, μεταβείτε στην Προβολή -> Project Explorer.
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα αντικείμενα για το βιβλίο εργασίας στο οποίο εργάζεστε και μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Ενότητα.
- Στο παράθυρο της λειτουργικής μονάδας, αντιγράψτε-επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα:
Sub SelectBlanks () Selection.SpecialCells (xlCellTypeBlanks). Επιλέξτε End Sub
- Κλείστε το παράθυρο VB Editor ή πατήστε Alt + F11 για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις καρτέλες της κορδέλας και επιλέξτε Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, κάτω από τις εντολές επιλογής από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Μακροεντολές.
- Επιλέξτε το Macro SelectBlanks και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τώρα θα έχετε τη μακροεντολή διαθέσιμη στο QAT. Αυτή είναι μόνο μία διαδικασία και τώρα όποτε έχετε ένα σύνολο δεδομένων και θέλετε να διαγράψετε κενές σειρές από αυτό, επιλέξτε τα δεδομένα και κάντε κλικ στο εικονίδιο Μακροεντολή από το QAT.
Αυτό θα επιλέξει όλες τις κενές σειρές και στη συνέχεια θα τις διαγράψετε.
Σημείωση:
- Δεδομένου ότι αυτό το βιβλίο εργασίας περιέχει κώδικα VBA, βεβαιωθείτε ότι το αποθηκεύετε σε μορφή .xls ή .xlsm.
- Η χρήση μακροεντολής από το QAT θα λειτουργούσε ΜΟΝΟ για το βιβλίο εργασίας στο οποίο έχετε τον κώδικα μακροεντολής. Εάν θέλετε αυτό να λειτουργεί σε άλλο βιβλίο εργασίας, θα πρέπει να βάλετε τον κώδικα σε αυτό (το κουμπί Μακροεντολή στο QAT θα είναι διαθέσιμο σε όλα τα βιβλία εργασίας όμως). Εάν θέλετε αυτό να είναι διαθέσιμο σε όλα τα βιβλία εργασίας, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα Πρόσθετο.
Αυτοί είναι λοιπόν δύο απλοί τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαγράψτε κενές σειρές στο Excel (με και χωρίς VBA).
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
