Ξοδεύετε πολύ χρόνο για τη μορφοποίηση δεδομένων στο Excel;
Εάν ναι, τότε ενδέχεται να βρείτε την επιλογή AutoFormat χρήσιμη για την επιτάχυνση της εργασίας μορφοποίησης. Σας επιτρέπει να εφαρμόσετε γρήγορα μια προκαθορισμένη μορφοποίηση σε ένα σύνολο δεδομένων που έχει μία σειρά κεφαλίδας και μία στήλη κεφαλίδας.
Σας επιτρέπει να εφαρμόσετε γρήγορα μια προκαθορισμένη μορφοποίηση σε ένα σύνολο δεδομένων που έχει μία σειρά κεφαλίδας και μία στήλη κεφαλίδας.
Έτσι παίρνετε γρήγορα ένα αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω:
Δεν το έχω ακούσει ποτέ? Μην ανησυχείτε - θα σας τα πω όλα σε αυτό το σεμινάριο.
Πού βρίσκεται το AutoFormat στο Excel;
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε την επιλογή Αυτόματη μορφοποίηση στο Excel, αυτό συμβαίνει επειδή δεν είναι ήδη διαθέσιμη στην κορδέλα ή στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (QAT).
Θα πρέπει να το προσθέσετε χειροκίνητα στο QAT.
Ακολουθούν τα βήματα για να προσθέσετε την επιλογή AutoFormat στο QAT:
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα υπάρχοντα εικονίδια στο QAT.
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης».
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel που ανοίγει, στο αναπτυσσόμενο μενού «Επιλογή εντολών από», επιλέξτε Όλες οι εντολές.
- Στη λίστα εντολών, μετακινηθείτε προς τα κάτω και επιλέξτε Αυτόματη μορφοποίηση.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Αυτό θα προσθέσει την επιλογή AutoFormat στη λίστα των εικονιδίων που είναι ήδη διαθέσιμα στο QAT.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν το εικονίδιο αυτόματης μορφοποίησης στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (όπως φαίνεται παρακάτω).
Σημειώστε ότι πρόκειται για άσκηση μόνο μία φορά. Μόλις προστεθεί στο QAT, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ανά πάσα στιγμή με ένα μόνο κλικ.
Χρησιμοποιώντας την επιλογή AutoFormat για γρήγορη μορφοποίηση δεδομένων
Η επιλογή AutoFormat είναι κατάλληλη για δεδομένα που έχουν την πρώτη σειρά και την πρώτη στήλη ως κεφαλίδες.
Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για τη μορφοποίηση αυτών των δεδομένων χρησιμοποιώντας την επιλογή Αυτόματη μορφοποίηση:
- Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτόματης μορφοποίησης στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στο παράθυρο διαλόγου, θα βρείτε 16 διαφορετικά είδη σχεδίασης μορφοποίησης. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να εφαρμόσετε.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα εφαρμόσει άμεσα την επιλεγμένη μορφοποίηση στο σύνολο δεδομένων.
Σημειώστε ότι μπορείτε να αλλάξετε τη μορφοποίηση αφού χρησιμοποιήσετε το σχέδιο αυτόματης μορφοποίησης. Για παράδειγμα, εάν δεν σας αρέσει το χρώμα των κεφαλίδων, μπορείτε να το αλλάξετε με οποιοδήποτε άλλο χρώμα.
Επίσης, εάν έχετε ήδη εφαρμόσει κάποια μορφοποίηση στο σύνολο δεδομένων, θα παρακαμφθεί. Για παράδειγμα, εάν έχετε τα κελιά κεφαλίδας σε κόκκινο χρώμα και επιλέξετε μια μορφή με μπλε κεφαλίδα, θα παρακάμψει τις κόκκινες κεφαλίδες και θα εφαρμόσει το μπλε χρώμα στα κελιά.
Τροποποίηση του Σχεδιασμού Μορφοποίησης στην Αυτόματη Μορφοποίηση
Υπάρχουν ορισμένες περιορισμένες τροποποιήσεις που μπορείτε να κάνετε στο σχεδιασμό μορφοποίησης όταν χρησιμοποιείτε τις επιλογές AutoFormat.
Παρακάτω είναι οι έξι τύποι μορφών που μπορείτε να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε κατά τη χρήση της Αυτόματης μορφοποίησης:
- Μορφοποίηση αριθμών
- Σύνορο
- Γραμματοσειρά
- Μοτίβα
- Ευθυγραμμία
- Πλάτος ύψος
Ακολουθούν τα βήματα για την τροποποίηση των μορφών κατά τη χρήση της Αυτόματης μορφοποίησης:
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη μορφοποίηση στο QAT.
- Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί «Επιλογές».
- Επιλέξτε/αποεπιλέξτε τις επιλογές σχεδίασης μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμοστούν στο σύνολο δεδομένων. Λάβετε υπόψη ότι μόλις επιλέξετε/καταργήσετε την επιλογή, θα είναι διαθέσιμη μια ζωντανή προεπισκόπηση για όλα τα σχέδια στο παράθυρο διαλόγου.
- Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε.
Αφαίρεση της μορφοποίησης από το σύνολο δεδομένων
Μπορείτε εύκολα να αφαιρέσετε τη μορφοποίηση αφού την εφαρμόσετε χρησιμοποιώντας την επιλογή AutoFormat.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε αυτό:
- Αφαιρέστε μεμονωμένα στοιχεία χρησιμοποιώντας τις ενσωματωμένες επιλογές. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να καταργήσετε μόνο τα περιγράμματα, χρησιμοποιήστε τις επιλογές περιθωρίων για να το καταργήσετε.
- Καταργήστε ολόκληρη τη μορφοποίηση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας το τελευταίο σχέδιο στο παράθυρο διαλόγου Αυτόματη μορφοποίηση (όπως φαίνεται παρακάτω).
Περιορισμοί της επιλογής AutoFormat στο Excel
Αυτή η επιλογή ήταν διαθέσιμη για μεγάλο χρονικό διάστημα και η χρησιμότητά της μειώθηκε σημαντικά όταν οι επιλογές πίνακα έγιναν διαθέσιμες πιο εκλεπτυσμένες επιλογές μορφοποίησης/σχεδίασης στην κορδέλα στο Excel.
Σας συνιστώ να το χρησιμοποιείτε μόνο όταν τα δεδομένα σας έχουν μια συγκεκριμένη δομή (έχει γραμμές και στήλες κεφαλίδων). Εάν τα δεδομένα σας δεν είναι δομημένα με αυτόν τον τρόπο, σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε μεμονωμένες επιλογές μορφοποίησης.
Επίσης, δεν μπορείτε να τροποποιήσετε μια συγκεκριμένη επιλογή μορφοποίησης με την Αυτόματη μορφοποίηση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε το περίγραμμα να είναι παχύ ή διακεκομμένο, δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό.
