Παρακολουθήστε βίντεο - Κατάργηση χώρων στο Excel
Οι κεντρικοί και πίσω χώροι στο Excel συχνά οδηγούν σε πολλή απογοήτευση. Δεν μπορώ να σκεφτώ μια κατάσταση όπου μπορεί να χρειάζεστε αυτούς τους επιπλέον χώρους, αλλά συχνά βρίσκει το δρόμο του στα υπολογιστικά φύλλα excel.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να καταλήξετε σε αυτούς τους επιπλέον χώρους - για παράδειγμα, ως μέρος της λήψης δεδομένων από μια βάση δεδομένων, ενώ αντιγράφετε δεδομένα από ένα έγγραφο κειμένου ή εισάγετε μη αυτόματα κατά λάθος.
Ο κεντρικός, ο πίσω ή ο διπλός χώρος μεταξύ κειμένου θα μπορούσε να οδηγήσει σε πολλά σοβαρά ζητήματα.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Τώρα ρίξτε μια ματιά στο τι συμβαίνει όταν χρησιμοποιώ μια λειτουργία VLOOKUP για να λάβω το επώνυμο χρησιμοποιώντας το πρώτο όνομα.
Mightσως να μην μπορείτε να εντοπίσετε τη διαφορά με γυμνό μάτι ότι υπάρχει ένας επιπλέον κενός χώρος στο όνομα που προκαλεί αυτό το σφάλμα.
Σε αυτό το παράδειγμα, ήταν εύκολο να εντοπιστεί το ζήτημα σε ένα τόσο μικρό σύνολο δεδομένων, αλλά φανταστείτε ότι πρέπει να το ελέγξετε για χιλιάδες εγγραφές.
Για να είστε ασφαλείς, είναι πάντα καλή ιδέα να καθαρίσετε τα δεδομένα σας και να αφαιρέσετε κενά στο Excel.
Πώς να αφαιρέσετε διαστήματα στο Excel
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω δύο τρόπους για να αφαιρέσετε κενά στο Excel.
- Χρήση της λειτουργίας TRIM.
- Χρήση Εύρεση και Αντικατάσταση.
Χρήση της λειτουργίας TRIM
Η συνάρτηση TRIM του Excel αφαιρεί τα κενά και τα κενά και τα διπλά κενά μεταξύ των συμβολοσειρών κειμένου.
Για παράδειγμα, στο παραπάνω παράδειγμα, για να αφαιρέσετε κενά από ολόκληρη τη λίστα εάν τα πρώτα ονόματα (στο A2: A7), χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C1 και σύρετέ τον προς τα κάτω για όλα τα πρώτα ονόματα:
= TRIM (A2)
Η λειτουργία TRIM του Excel θα αφαιρούσε αμέσως όλους τους κεντρικούς και πίσω χώρους στο κελί.
Μόλις έχετε τα καθαρισμένα δεδομένα, αντιγράψτε τα επικολλήστε τα ως τιμές στη θέση των αρχικών δεδομένων.
Αυτή η λειτουργία είναι επίσης χρήσιμη εάν έχετε περισσότερους από έναν χαρακτήρες διαστήματος μεταξύ των λέξεων. Θα αφαιρούσε τα επιπλέον κενά, ώστε το αποτέλεσμα να έχει πάντα έναν κενό χαρακτήρα μεταξύ των λέξεων.
Η συνάρτηση TRIM του Excel κάνει καλή δουλειά κατά την αφαίρεση κενών στο Excel, ωστόσο, αποτυγχάνει όταν έχετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνουν (όπως αλλαγές γραμμών) στο σύνολο δεδομένων σας. Για να αφαιρέσετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνδυασμό λειτουργιών TRIM και CLEAN.
Εάν έχετε κάποιο κείμενο στο κελί Α1 από το οποίο θέλετε να αφαιρέσετε κενά, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:
= TRIM (ΚΑΘΑΡΙΟ (A1))
Οι μη εκτυπωτικοί χαρακτήρες μπορούν επίσης να προκύψουν από = CHAR (160), τα οποία δεν μπορούν να αφαιρεθούν από τον τύπο CLEAN. Έτσι, εάν θέλετε να είστε απολύτως σίγουροι ότι έχετε όλα τα επιπλέον κενά και μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:
= TRIM (CLEAN (SUBSTITUTE (A1, CHAR (160), "")))
Κατάργηση επιπλέον χώρων στο Excel χρησιμοποιώντας το FIND και το REPLACE
Μπορείτε να αφαιρέσετε κενά στο Excel χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση.
Αυτή είναι μια ταχύτερη τεχνική και μπορεί να είναι χρήσιμη σε συγκεκριμένες περιπτώσεις:
- Όταν θέλετε να αφαιρέσετε διπλά κενά.
- Όταν θέλετε να καταργήσετε όλους τους χαρακτήρες χώρου.
Αφαίρεση διπλών χώρων
Σημειώστε ότι αυτή η τεχνική δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αφαίρεση των κεντρικών ή των κενών χώρων. Θα βρει και θα αντικαταστήσει διπλούς χώρους ανεξάρτητα από τη θέση του.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τα κελιά από τα οποία θέλετε να αφαιρέσετε διπλά κενά.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση & επιλογή -> Αντικατάσταση. (Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + H).
- Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε:
- Βρείτε τι: Διπλός χώρος.
- Αντικαταστήστε με: Ενιαίο διάστημα.
- Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.
Αυτό θα αντικαταστήσει όλους τους διπλούς χώρους με έναν χαρακτήρα ενιαίου χώρου.
Σημειώστε ότι αυτό θα αφαιρέσει μόνο διπλά κενά. Εάν έχετε τρεις χαρακτήρες διαστήματος μεταξύ 2 λέξεων, θα έχει ως αποτέλεσμα 2 χαρακτήρες διαστήματος (θα αφαιρέσει έναν). Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να το κάνετε ξανά για να αφαιρέσετε και τυχόν διπλά κενά που μπορεί να είχαν μείνει.
Αφαίρεση μεμονωμένων χώρων
Για να καταργήσετε όλους τους χαρακτήρες διαστήματος σε ένα σύνολο δεδομένων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε τα κελιά από τα οποία θέλετε να καταργήσετε τον χαρακτήρα διαστήματος.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση & επιλογή -> Αντικατάσταση. (Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + H).
- Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε:
- Βρείτε τι: Ενιαίος χώρος.
- Αντικαταστήστε με: Αφήστε αυτό το κενό.
- Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων.
Αυτό θα αφαιρέσει όλους τους χαρακτήρες διαστήματος στο επιλεγμένο σύνολο δεδομένων.
Σημειώστε ότι σε αυτήν την περίπτωση, ακόμη και αν υπάρχουν περισσότεροι από ένας χαρακτήρες διαστήματος μεταξύ δύο συμβολοσειρών κειμένου ή αριθμών, θα αφαιρεθούν όλοι.
Αφαιρέστε τις Διακοπές Γραμμής
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Εύρεση και αντικατάσταση για να καταργήσετε γρήγορα τα διαλείμματα γραμμής.
Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Εύρεση και επιλογή -> Αντικατάσταση (Συντόμευση πληκτρολογίου - Έλεγχος + Η).
- Στο πλαίσιο εύρεσης και αντικατάστασης διαλόγου:
- Εύρεση τι: Πατήστε Control + J (ενδέχεται να μην δείτε τίποτα εκτός από μια κουκκίδα που αναβοσβήνει).
- Αντικατάσταση με: Αφήστε το κενό.
- Αντικατάσταση όλων.
Αυτό θα καταργήσει αμέσως όλα τα διαλείμματα γραμμής από το σύνολο δεδομένων που επιλέξατε.
Με βάση την κατάστασή σας, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε μέθοδο (τύπος ή εύρεση και αντικατάσταση) για την κατάργηση κενών στο Excel.
