8 τρόποι μείωσης του μεγέθους αρχείου Excel (που πραγματικά λειτουργούν)

Τα βιβλία εργασίας του Excel είναι γνωστό ότι γίνονται οδυνηρά αργά και βαριά καθώς προστίθενται περισσότερα δεδομένα/τύποι/εικόνες σε αυτό.

Μερικές φορές, είναι εύκολο να απαλλαγείτε από το επιπλέον flab και να ελέγξετε το μέγεθος του αρχείου excel, και μερικές φορές, δεν είναι.

Και επειδή το Excel δεν είναι ένα εργαλείο που βασίζεται στον ιστό, οι περισσότεροι από εμάς δουλεύουμε και συνεργαζόμαστε στέλνοντας αρχεία Excel μέσω email. Και ένα μεγάλο αρχείο Excel που ζυγίζει 50 MB μπορεί να είναι δύσκολο να το μοιραστείτε με τους συναδέλφους/πελάτες σας.

Στην τελευταία μου δουλειά, χρησιμοποιήσαμε τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Lotus Notes, ο οποίος είναι αργός για το σαλιγκάρι, και στέλναμε βαριά αρχεία Excel για αυτό ήταν βασανιστήριο.

Παρόλο που δεν υπάρχει μαγικός τρόπος για να μειώσετε το μέγεθος ενός βιβλίου εργασίας του Excel, υπάρχουν μερικές τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε κάποιο flab.

Σημείωση: Ο αντίκτυπος αυτών των τεχνικών στη μείωση του μεγέθους αρχείου Excel θα εξαρτηθεί από τα δεδομένα σας. Για μερικούς, μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους κατά 50% και για μερικούς, μπορεί να καταλήξει μόνο σε μείωση του μεγέθους κατά 5%.

Συμβουλές για τη μείωση του μεγέθους αρχείου Excel

Παρακάτω είναι οι τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας Excel.

Για κάθε συμβουλή, έχω κάνει κάποιες δοκιμές και έχω προσθέσει τα στιγμιότυπα για να σας δείξω τον αντίκτυπο στο μέγεθος του αρχείου. Τα αποτελέσματα που λαμβάνετε θα διαφέρουν ανάλογα με τα δεδομένα και τα αρχεία σας.

Με βάση το βιβλίο εργασίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία ή περισσότερες από αυτές τις συμβουλές.

Κατάργηση περιττών φύλλων εργασίας/δεδομένων

Οι καλύτερες λύσεις είναι συχνά οι πιο εύκολες.

Και αυτή η τεχνική είναι περισσότερο κοινή λογική και λιγότερο κάθε μάγος του Excel.

Εάν έχετε ένα βιβλίο εργασίας Excel που έχει μερικά φύλλα εργασίας που δεν χρειάζονται (και δεν χρησιμοποιούνται σε οποιονδήποτε τύπο), δείτε αν μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά.

Αυτό έχει άμεση συσχέτιση με το μέγεθος του αρχείου Excel. Έτσι, μόλις διαγράψετε μερικά από τα φύλλα εργασίας και αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας, θα δείτε αμέσως μειωμένο μέγεθος αρχείου.

Αποτελέσματα δοκιμών:

Δημιούργησα ένα αρχείο Excel με 10 φύλλα εργασίας όπου κάθε φύλλο εργασίας έχει 2,6 εκατομμύρια σημεία δεδομένων (26 στήλες με 100.000 σημεία δεδομένων σε κάθε στήλη).

Το μέγεθος αυτού του βιβλίου εργασίας που προκύπτει είναι 143 MB (και χρειάζεται αρκετός χρόνος για αποθήκευση και άνοιγμα).

Τώρα που διέγραψα πέντε φύλλα, το μέγεθος μειώθηκε στο μισό (duh).

Όπως μπορείτε να δείτε, τα δεδομένα που έχετε στο φύλλο εργασίας σας έχουν άμεση συσχέτιση με το μέγεθος του αρχείου.

Μετατροπή σε δυαδική μορφή (XLSB)

Γνωρίζετε ότι μόνο με την αποθήκευση ενός αρχείου Excel σε μορφή XLSB μπορεί να μειωθεί το μέγεθος του αρχείου;

Ναι είναι αλήθεια.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι κατά την αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας, να χρησιμοποιήσετε τη μορφή .xlsb.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, αλλάξτε τον τύπο αρχείου σε Excel Δυαδικό βιβλίο εργασίας (.xlsb)

Αποτελέσματα δοκιμών

Είχα ένα βιβλίο εργασίας του Excel που έπαιρνε 14,6 MB χώρου.

Μετά τη μετατροπή του ίδιου αρχείου σε μορφή XLSB, μπόρεσα να μειώσω το μέγεθος στα 10,4 MB (μείωση μεγέθους ~ 28%).

Τι είναι το XLSB;

Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο Excel (.xlsx ή .xlsm), αποθηκεύεται σε μορφή XML.

Για παράδειγμα, αν αλλάξω την επέκταση αρχείου του αρχείου XLSX σε ZIP και στη συνέχεια το ανοίξω, αυτό είναι που λαμβάνω.

Και αν μπω περαιτέρω στο φάκελο «xl» και μετά μπω στο φάκελο φύλλου εργασίας, μου δείχνει τα φύλλα εργασίας σε αυτό το βιβλίο εργασίας (και αυτά τα φύλλα εργασίας αποθηκεύονται ως έγγραφο XML).

Τώρα ας κάνουμε το ίδιο με ένα αρχείο XLSB.

Έτσι, πρώτα αλλάζω την επέκταση αρχείου σε ZIP, μετά την ανοίγω και εντοπίζω το φύλλο1. Εδώ είναι αυτό που παίρνετε:

Θα παρατηρήσετε ότι τόσο το XLSX όσο και το XLSB αποθηκεύουν το φύλλο εργασίας σε διαφορετική μορφή.

Το XLSX/XLSM το αποθηκεύει ως αρχείο XML και το XLSB το αποθηκεύει ως δυαδικό (.bin) αρχείο.

Και χωρίς να γίνουν πολύ τεχνικά, τα αρχεία XML έχουν μεγάλο μέγεθος σε σύγκριση με ένα δυαδικό αρχείο.

Έτσι, όταν αποθηκεύετε το βιβλίο εργασίας του Excel σε μορφή XLSB, το μέγεθος του αρχείου μειώνεται. Στο παραπάνω παράδειγμα μας, η μείωση μεγέθους ήταν ~ 30%.

XLSB Vs XLSX/XLSM

Όταν πρόκειται για τη χρήση της μορφής XLSB, η μείωση μεγέθους είναι ένα τεράστιο όφελος. Αλλά πρέπει να είστε λίγο προσεκτικοί όταν εργάζεστε με τη μορφή XLSB.

Πλεονεκτήματα της μορφής XLSB:

1. Μειώνει το μέγεθος του αρχείου Excel. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν έχετε μεγάλα αρχεία και θέλετε να τα μοιραστείτε μέσω email. Μπορείτε να μειώσετε γρήγορα το μέγεθος αποθηκεύοντάς το σε XLSB.
2. Τα αρχεία XLSB τείνουν να ανοίγουν και να αποθηκεύονται γρηγορότερα από το αρχείο XML. Με βάση τις περιορισμένες δοκιμές που έκανα, τα αρχεία XLSB ανοίγουν και εξοικονομούνται 25% -50% γρηγορότερα. Αυτή η διαφορά είναι αισθητή μόνο σε μεγάλα αρχεία Excel. Με μικρότερα αρχεία, τόσο το XLSB όσο και το XLSX είναι γρήγορα.

Ενώ το XLSB φαίνεται υπέροχο, υπάρχουν μερικοί λόγοι για τους οποίους πρέπει να μείνετε στη χρήση αρχείων XLSX/XLSM:

1. Με τη μορφή XLSB, δεν έχετε κανέναν τρόπο να γνωρίζετε εάν έχει μακροεντολή ή όχι. Αυτό το καθιστά πιο επικίνδυνο καθώς κάποιος μπορεί να το χρησιμοποιήσει για την εκτέλεση κακόβουλου κώδικα.
2. Τα αρχεία XLSB είναι κωδικοποιημένα σε ιδιόκτητη μορφή αρχείου κάδου, ενώ το XML είναι μια μορφή αρχείου αναγνώσιμου ανοιχτού κώδικα. Αυτό σημαίνει ότι εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία τρίτων με το Excel, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε μορφή XML.
3. Το Power Query δεν μπορεί να διαβάσει δεδομένα από ένα αρχείο XLSB. Εάν χρησιμοποιείτε το Power Query, είναι καλύτερα να έχετε τα δεδομένα σας σε μορφές XLSX/XLSM.

Κατά γενικό κανόνα, εάν το μέγεθος του αρχείου σας είναι μικρό (λιγότερο από 5 MB), είναι προτιμότερο να τηρείτε τις μορφές XLSX/XLSM.

Με βάση αυτά που άκουσα από ανθρώπους και διάβασα σε πολλά φόρουμ, πολλοί άνθρωποι προτιμούν να χρησιμοποιούν το XLSB ως μορφή αρχείου όταν πρόκειται για τη χρήση του Excel.

Εδώ είναι ένα καλό άρθρο για την κατανόηση της μορφής XLSB.

Κατάργηση περιττών τύπων

Πάρα πολλοί τύποι θα φουσκώσουν το μέγεθος του αρχείου του βιβλίου εργασίας σας.

Έτσι, εάν έχετε ένα σύνολο δεδομένων που χρειάζεστε, αλλά δεν χρειάζεστε τους τύπους σε αυτό, είναι καλύτερο να μετατρέψετε αυτούς τους τύπους σε τιμές.

Ακολουθούν τα βήματα για τη γρήγορη μετατροπή τύπων σε τιμές στο Excel:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας/σύνολο δεδομένων.
2. Πάτα το F5 κλειδί.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε, κάντε κλικ στο «Ειδικό».
4. Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Τύποι.
5. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα επιλέξουν όλα τα κελιά που έχουν έναν τύπο σε αυτό.

Τώρα χρησιμοποιήστε τα παρακάτω βήματα για να μετατρέψετε αυτούς τους τύπους σε τιμές:

1. Αντιγράψτε τα επιλεγμένα κελιά (έλεγχος + C)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Στην ομάδα Πρόχειρο, κάντε κλικ στο Επικόλληση.
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση τιμής.

Τα παραπάνω βήματα θα μετατρέψουν όλα τα κελιά με τύπους σε τιμές.

Αποτελέσματα δοκιμών

Δημιούργησα ένα αρχείο Excel με 2,7 εκατομμύρια σημεία δεδομένων (1048576*26) και στη συνέχεια πρόσθεσα τρεις στήλες με τύπους (SUM, COUNT και AVERAGE).

Στη συνέχεια, μετέτρεψα αυτούς τους τύπους σε τιμές και αποθήκευσα το αρχείο με διαφορετικό όνομα.

Παρακάτω είναι το αποτέλεσμα:

Το αρχείο χωρίς τύπους είναι ~ 8% μικρότερο σε μέγεθος (και σημειώστε ότι είχα μόνο 3 στήλες τύπων).

Σε περίπτωση που έχετε πολλούς τύπους, μπορεί να προσθέσει στο μέγεθος.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι πτητικοί τύποι μπορούν πραγματικά να φουσκώσουν το μέγεθος του αρχείου σας. Ως μέρος της δοκιμής, όταν αντικατέστησα τον τύπο SUM με έναν πτητικό τύπο (OFFSET), οδήγησε σε άλμα στο μέγεθος του αρχείου (από 186 MB σε 198 MB). Έτσι, εάν έχετε πτητικούς τύπους που μπορείτε να αντικαταστήσετε με μη πτητικούς τύπους ή μπορείτε να τους μετατρέψετε σε τιμές, θα σας βοηθήσει να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

Συμπίεση εικόνων (πριν και μετά τη μεταφόρτωση)

Εάν εργάζεστε με αρχεία Excel που έχουν εικόνες σε αυτό, πρέπει να βελτιστοποιήσετε αυτές τις εικόνες και να βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος είναι μικρότερο.

Το πρόβλημα με τις εικόνες είναι ότι καθώς τα συμπιέζετε, υπάρχει επίσης μείωση της ποιότητας, την οποία μπορεί να μην θέλετε.

Όταν εργάζεστε με εικόνες, ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε το μέγεθος του αρχείου Excel χαμηλό είναι να συμπιέσετε τις εικόνες πριν το εισαγάγετε στο Excel.

Ένα καλό διαδικτυακό εργαλείο για να το κάνετε αυτό είναι το TinyPNG (ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Photoshop ή οποιοδήποτε άλλο παρόμοιο εργαλείο).

Είναι ένα δωρεάν εργαλείο που μπορεί να μειώσει το μέγεθος μιας εικόνας έως και 90% και εξακολουθεί να διατηρεί αξιοπρεπή ποιότητα εικόνας.

Παρακάτω είναι το στιγμιότυπο οθόνης όπου μπόρεσα να συμπιέσω μια εικόνα με μέγεθος 3,9 MB σε 331 KB με ελάχιστη απώλεια ποιότητας.

Αφού ανεβάσετε αυτές τις συμπιεσμένες εικόνες στο Excel, μπορείτε να τις συμπιέσετε περαιτέρω χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη επιλογή στο Excel.

Ακολουθούν τα βήματα για τη συμπίεση μιας εικόνας στο Excel:

1. Επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να συμπιέσετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή εργαλείων εικόνας. Αυτή είναι μια καρτέλα με βάση τα συμφραζόμενα που εμφανίζεται μόνο όταν κάνετε κλικ σε μια εικόνα.
3. Στην ομάδα Προσαρμογή, κάντε κλικ στην επιλογή "Συμπίεση εικόνας".
4. Στο παράθυρο διαλόγου Συμπίεση εικόνων:
   • Καταργήστε την επιλογή "Εφαρμογή μόνο σε αυτήν την εικόνα" εάν θέλετε να συμπιέσετε όλες τις εικόνες στο βιβλίο εργασίας.
   • Επιλέξτε Email (96 ppi) για μέγιστη συμπίεση.
5. Κάντε κλικ στο OK.
6. Αποθηκεύστε το αρχείο.

Αυτό θα συμπιέσει όλες τις εικόνες και θα σας βοηθήσει να μειώσετε το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας του Excel.

Αποτελέσματα δοκιμών:

Χρησιμοποίησα την επιλογή συμπίεσης εικόνας στο Excel χρησιμοποιώντας μία εικόνα.

Ακολουθούν τα αποτελέσματα:

Χρησιμοποιώντας την επιλογή συμπίεσης εικόνας, το μέγεθος του αρχείου μειώθηκε από 445 KB σε 43 KB (reduction 90% μείωση του μεγέθους αρχείου).

Αυτό θα εξαρτηθεί επίσης από την εικόνα. Μια εικόνα που είναι ήδη συμπιεσμένη μπορεί να μην οδηγήσει σε τεράστια μείωση μεγέθους.

Αφαιρέστε την προσωρινή μνήμη περιστροφής για εξοικονόμηση χώρου

Εάν εργάζεστε με Συγκεντρωτικούς πίνακες και αγωνίζεστε με μεγάλα αρχεία Excel, η γνώση της προσωρινής μνήμης περιστροφής μπορεί να είναι χρήσιμη.

Όταν δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα χρησιμοποιώντας ένα σύνολο δεδομένων, το Excel δημιουργεί αυτόματα το Pivot Cache.

Η κεντρική μνήμη περιστροφής είναι ένα αντικείμενο που περιέχει ένα αντίγραφο της προέλευσης δεδομένων.

Ενώ δεν μπορείτε να το δείτε, είναι μέρος του βιβλίου εργασίας και συνδέεται με τον Συγκεντρωτικό πίνακα. Όταν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον Συγκεντρωτικό πίνακα, δεν χρησιμοποιεί την προέλευση δεδομένων, αλλά χρησιμοποιεί την Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη.

Ενώ νομίζετε ότι συνδέεστε άμεσα με τα δεδομένα προέλευσης, στην πραγματικότητα, αποκτάτε πρόσβαση στην κεντρική μνήμη περιστροφής (και όχι στα δεδομένα προέλευσης) όταν κάνετε αλλαγές στον συγκεντρωτικό πίνακα.

Τώρα δεδομένου ότι δημιουργείτε ένα αντίγραφο του συνόλου δεδομένων, χρειάζεται λίγος χώρος.

Μόλις δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, θα παρατηρήσετε ότι το μέγεθος του αρχείου Excel αυξάνεται.

Στο παραπάνω παράδειγμα, μόλις προσθέσω τον Συγκεντρωτικό πίνακα, το μέγεθος του αρχείου αυξάνεται δύο φορές.

Τώρα, υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου όταν εργάζεστε με Συγκεντρωτικούς πίνακες.

1. Διατηρήστε τα δεδομένα προέλευσης και διαγράψτε το Pivot Cache
2. Διατηρήστε την κεντρική μνήμη και διαγράψτε τα δεδομένα προέλευσης

Ας δούμε και τις δύο αυτές τεχνικές.

Διατηρήστε τα δεδομένα πηγής και διαγράψτε την προσωρινή μνήμη περιστροφής

Όταν τελειώσετε με τον Συγκεντρωτικό πίνακα και τον αποθηκεύσετε, μπορείτε να αναγκάσετε το Excel να αποθηκεύσει μόνο τα δεδομένα προέλευσης και τον Συγκεντρωτικό πίνακα που προκύπτει και όχι το Συγκεντρωτικό Cache.

Με αυτόν τον τρόπο θα κάνετε το αρχείο Excel σας ελαφρύτερο και έχετε έναν τρόπο να δημιουργήσετε ξανά την προσωρινή μνήμη περιστροφής όταν την χρειαστείτε την επόμενη φορά.

Παρακάτω είναι η διαφορά μεγέθους όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο Excel με και χωρίς Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη.

Εδώ είναι τα βήματα για να ΔΕΝ αποθήκευση του Pivot Cache:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ανάλυση.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Επιλογές" Συγκεντρωτικού πίνακα.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
5. Στις επιλογές Δεδομένων Συγκεντρωτικού Πίνακα, αποεπιλέγω «Αποθήκευση δεδομένων πηγής με αρχείο». Αυτή η επιλογή διασφαλίζει ότι το Pivot Cache δεν αποθηκεύεται όταν αποθηκεύετε το βιβλίο εργασίας (και βοηθά στη μείωση του μεγέθους αρχείου Excel).
6. Ελέγξτε την επιλογή - «Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου». Αυτή η επιλογή διασφαλίζει ότι μόλις ανοίξετε το βιβλίο εργασίας, ανανεώνεται ο Συγκεντρωτικός πίνακας και δημιουργείται αυτόματα η Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη. Εάν δεν ελέγξετε αυτήν την επιλογή, θα πρέπει να ανανεώσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα με μη αυτόματο τρόπο για να δημιουργήσετε την Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη.
7. Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα, όταν αποθηκεύετε το αρχείο με τον Συγκεντρωτικό πίνακα, θα παρατηρήσετε μειωμένο μέγεθος αρχείου.

Διατηρήστε το Pivot Cache και διαγράψτε τα δεδομένα πηγής

Ένας άλλος τρόπος μείωσης του μεγέθους αρχείου Excel είναι η διαγραφή των δεδομένων προέλευσης ενός Συγκεντρωτικού πίνακα και η διατήρηση της Συγκεντρωτικής προσωρινής μνήμης μόνο.

Αυτό λειτουργεί ως Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη είναι μια κατοπτρική εικόνα των δεδομένων σας και δεν έχετε πρόσβαση στα δεδομένα προέλευσης όταν κάνετε αλλαγές στον Συγκεντρωτικό πίνακα, αλλά χρησιμοποιείτε την Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη.

Παρακάτω είναι τα αποτελέσματα κατά την αποθήκευση του αρχείου Excel χωρίς τα δεδομένα προέλευσης.

Για να το κάνετε αυτό, απλώς διαγράψτε τα δεδομένα (είτε διαγράφοντας τα δεδομένα είτε στο φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα).

Όταν θέλετε να πάρετε πίσω τα δεδομένα προέλευσης, κάντε διπλό κλικ στο κελί «Grand Total» του Συγκεντρωτικού πίνακα και θα δημιουργήσει αμέσως ολόκληρο το σύνολο δεδομένων σε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Συμπίεση αρχείου (ZIP IT)

Αυτό είναι κάτι που μπορείτε να κάνετε εκτός της εφαρμογής Excel.

Όταν συμπιέζετε ένα αρχείο Excel, θα δείτε μια μείωση μεγέθους περίπου 10-15% αμέσως.

Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε αυτό το συμπιεσμένο αρχείο μέσω email και το άτομο που το λαμβάνει μπορεί να αποσυμπιέσει το αρχείο και να χρησιμοποιήσει το βιβλίο εργασίας του Excel.

Ακολουθούν τα βήματα για τη συμπίεση ενός αρχείου Excel (για Windows):

1. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο Excel
2. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Αποστολή σε.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή «Συμπιεσμένος (συμπιεσμένος) φάκελος».

Αυτό θα δημιουργήσει ένα συμπιεσμένο αρχείο για το επιλεγμένο βιβλίο εργασίας του Excel.

Θα παρατηρήσετε επίσης μείωση του μεγέθους αρχείου (όπως φαίνεται παρακάτω).

Αποτελέσματα δοκιμών

Με αυτήν την τεχνική, μπόρεσα να μειώσω το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας του Excel κατά 8%.

Αυτή η τεχνική λειτουργεί καλύτερα για αρχεία που βρίσκονται στην περιοχή 20-50 MB. Καθώς το μέγεθος του αρχείου αυξάνεται, η ποσοστιαία μείωση δεν είναι πολύ υψηλή.

Κατάργηση μορφοποίησης δεδομένων

Η μορφοποίηση δεδομένων, όπως η εφαρμογή χρώματος φόντου ή η προσθήκη περιγραμμάτων ή η αλλαγή στυλ γραμματοσειράς, μπορούν να προσθέσουν όλα στο μέγεθος του αρχείου.

Αν και, με βάση τις δοκιμές μου, παρατήρησα ότι δεν έχει τεράστιο αντίκτυπο.

Παρακάτω είναι τα μεγέθη δύο βιβλίων εργασίας του Excel, το ένα με 2,6 εκατομμύρια σημεία δεδομένων (σε ένα φύλλο εργασίας) και το άλλο με τα ίδια δεδομένα αλλά μορφοποίηση που εφαρμόζεται σε αυτό (χρώμα κελιού, περίγραμμα και πλάγια γραφή).

Αποτελέσματα δοκιμών

Μπορείτε να δείτε ότι η διαφορά μεταξύ των δύο αρχείων δεν είναι τόσο μεγάλη (αν και επηρεάζει όταν έχετε πολλά δεδομένα).

Το αρχείο με δεδομένα είναι 14,6 MB και το αρχείο με δεδομένα και μορφοποίηση είναι 14,9 MB.

Έτσι, εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας Excel, μπορείτε να αναζητήσετε μορφοποίηση που δεν χρειάζεστε. Η αφαίρεσή του μπορεί να σας εξοικονομήσει χώρο στο δίσκο.

Ακολουθούν τα βήματα για την άμεση κατάργηση όλης της μορφοποίησης, διατηρώντας παράλληλα τα δεδομένα ανέπαφα:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (από το οποίο θέλετε να καταργήσετε τη μορφοποίηση).
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Στην ομάδα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο «Διαγραφή».
4. Κάντε κλικ στο «Εκκαθάριση μορφών».
5. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας.

Κατάργηση μορφοποίησης υπό όρους

Όπως και η κανονική μορφοποίηση δεδομένων, η μορφοποίηση υπό όρους προσθέτει επίσης στο μέγεθος του αρχείου.

Ωστόσο, με βάση τις δοκιμές μου, παρατήρησα ότι η διαφορά είναι μικρότερη (εκτός εάν έχετε εφαρμόσει πολλούς κανόνες σε πολλά φύλλα με τεράστια σύνολα δεδομένων).

Παρ 'όλα αυτά, είναι καλή ιδέα να αφαιρέσετε τη μορφοποίηση υπό όρους από οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων όπου δεν το χρειάζεστε.

Εκτός από το μέγεθος, υπάρχει ένας άλλος καλός λόγος για την κατάργηση της μορφοποίησης υπό όρους - SPEED.

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ασταθής και όποτε υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο εργασίας, υπολογίζει εκ νέου. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πιο αργό βιβλίο εργασίας.

Αποτελέσματα δοκιμών

Δημιούργησα ένα αρχείο με 27,2 εκατομμύρια σημεία δεδομένων και εφάρμοσα 5 κανόνες μορφοποίησης υπό όρους σε αυτό.

Η διαφορά στο μέγεθος φαίνεται να είναι μόνο μερικά KB.

Επίσης Διαβάστε: Συμβουλές για να κάνετε τα αργά υπολογιστικά φύλλα Excel γρήγορα

Συμβουλές για την ενίσχυση της απόδοσης του Excel

Ενώ οι παραπάνω μέθοδοι θα σας βοηθήσουν να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου Excel, ακολουθούν μερικές επιπλέον συμβουλές για τη βελτίωση της απόδοσης των βιβλίων εργασίας του Excel:

1. Αποφύγετε τη χρήση πτητικών τύπων. Εκτός από την αύξηση του μεγέθους του αρχείου, οι πτητικοί τύποι σας καθιστούν επίσης αργά τα βιβλία εργασίας. Παραδείγματα πτητικών συναρτήσεων περιλαμβάνουν RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT κ.λπ.
2. Εάν χρειάζεστε να δημιουργήσετε περιλήψεις ενός μεγάλου συνόλου δεδομένων, αντί να χρησιμοποιείτε τύπους, δείτε αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα. Ένας πίνακας περιστροφής είναι γρήγορος και πολύ διαισθητικός σε σύγκριση με τους τύπους.
3. Εάν εξαγάγετε δεδομένα από πολλές πηγές ή συνδυάσετε δεδομένα από πολλά αρχεία, χρησιμοποιήστε το Power Query για να λάβετε και να μετατρέψετε τα δεδομένα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα ως σύνδεση Power Query αντί να τα διατηρήσετε στο φύλλο εργασίας. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε Συγκεντρωτικό Πίνακα χρησιμοποιώντας τις συνδέσεις που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας το Power Query.
4. Μετατρέψτε τα δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel και χρησιμοποιήστε τον πίνακα Excel σε τύπους. Κάνει το βιβλίο εργασίας σας να αποδίδει γρηγορότερα και οι τύποι που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας δομημένες αναφορές του πίνακα Excel είναι πιο εύκολο να διαχειριστούν (καθώς αυτές είναι πιο διαισθητικές).
5. Αποφύγετε την αναφορά ολόκληρης της σειράς ή της στήλης σε έναν τύπο. Αυτό θα βοηθήσει τους τύπους σας να είναι πιο αποτελεσματικοί.
6. Εάν έχετε πολλούς τύπους στο βιβλίο εργασίας σας, απενεργοποιήστε τον Αυτόματο υπολογισμό και μεταβείτε στον χειροκίνητο υπολογισμό. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε φορά που υπάρχει αλλαγή στα φύλλα εργασίας, οι τύποι δεν θα επανυπολογίζονταν. Μπορείτε να κάνετε αυτήν την αλλαγή μεταβαίνοντας στην καρτέλα Τύπος και αλλάζοντας τις «Επιλογές υπολογισμού».

Ελπίζω να βρείτε χρήσιμες τις μεθόδους και τις συμβουλές σε αυτό το σεμινάριο.

Τι άλλο θα μπορούσα να προσθέσω σε αυτό το σεμινάριο για να το κάνω πιο χρήσιμο; Παρακαλώ ενημερώστε με στην ενότητα σχολίων.