Δωρεάν πρότυπο Excel Leave Tracker (Ενημερώθηκε για το 2021)

Ένας από τους συμπαίκτες μου έχει την ευθύνη να δημιουργήσει ένα πρότυπο παρακολούθησης αδείας στο Excel για ολόκληρη την ομάδα. Αυτό το πρότυπο παρακολούθησης χρησιμοποιείται στη συνέχεια για την παρακολούθηση διακοπών/διακοπών και προγραμματισμένων αδειών των μελών της ομάδας.

Μέχρι τώρα, χρησιμοποιούσε ένα απλό γράφημα Gantt στο Excel, αλλά ήθελε κάτι καλύτερο με περισσότερες λειτουργίες.

Έτσι, δημιούργησα αυτό το Πρότυπο Excel Leave Tracker για να διευκολύνω τη διαχείριση των φύλλων και να παρακολουθώ μηνιαίες και ετήσιες άδειες από τα μέλη της ομάδας της.

Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο παρακολούθησης διακοπών ή ανιχνευτή παρακολούθησης μαθητών εάν θέλετε.

Πρότυπο παρακολούθησης Excel Leave

Αυτό το πρότυπο Excel Leave Tracker μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή και την παρακολούθηση των αδειών εργαζομένων για ένα έτος (ενός οικονομικού έτους όπου μπορείτε να επιλέξετε τον μήνα έναρξης του έτους).

Μπορείτε να παρακολουθήσετε 10 διαφορετικούς κωδικούς άδειας για έναν εργαζόμενο - άδειες διακοπών, αναρρωτικές άδειες, άδειες μητρότητας/πατρότητας, παρακολούθηση περιστασιακής άδειας, άδεια αντί υπερωριών και μισή ημέρα κ.λπ.

Παρέχει επίσης ένα μηνιαίο και ετήσιο σύνολο διαφορετικών τύπων φύλλων που μπορούν να βοηθήσουν στον προγραμματισμό του έργου και στη διαχείριση των αδειών.

Χρησιμοποιεί λίγη μορφοποίηση υπό όρους, μερικές συναρτήσεις DATE, τύπους πίνακα και έναν απλό κώδικα VBA.

Αναζητάτε την έκδοση των Υπολογιστικών φύλλων Google Αποχώρηση από το Πρότυπο Παρακολούθησης; Κάντε κλικ ΕΔΩ!

Πώς λειτουργεί αυτό το πρότυπο Excel Leave Tracker;

• Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια τριγώνου δίπλα στο όνομα μήνα για να μετακινηθείτε στον επόμενο/προηγούμενο μήνα (το πρότυπο ενημερώνεται για να εμφανίζει τις ημερομηνίες του επιλεγμένου μήνα). Υπάρχει ένας σύντομος κώδικας VBA που εκτελείται στο παρασκήνιο όποτε αλλάζετε το μήνα. Σας εμφανίζει μόνο τον επιλεγμένο μήνα και κρύβει όλους τους άλλους μήνες.
• Αυτό το πρότυπο Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση φύλλων για περισσότερο από ένα χρόνο. Μπορείτε να επιλέξετε έναν μήνα έναρξης και να παρακολουθείτε τα φύλλα για ένα έτος. Για παράδειγμα, εάν ακολουθείτε τον κύκλο Απριλίου-Μαρτίου, επιλέξτε Απρίλιο 2021 ως μήνα έναρξης.
  • Σημείωση: Η τιμή στο κελί Α1 είναι να αλλάξετε τη χρονική περίοδο του προγράμματος παρακολούθησης άδειας ΜΟΝΟ. ΜΗΝ χρησιμοποιήσετε το κελί A1 για να μετακινηθείτε στον επόμενο μήνα κατά την εγγραφή φύλλων. Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια τριγώνου δίπλα στα ονόματα των μηνών για να μεταβείτε στον επόμενο/προηγούμενο μήνα και σημειώστε φύλλα.
• Μπορείτε να καθορίσετε τις εργάσιμες και τις μη εργάσιμες ημέρες (Σαββατοκύριακα). Στα δεξιά του προγράμματος παρακολούθησης αδειών, υπάρχει η δυνατότητα καθορισμού των εργάσιμων ημερών επιλέγοντας Ναι από το αναπτυσσόμενο μενού. Εάν επιλέξετε Όχι, η ημέρα αυτή επισημαίνεται ως μη εργάσιμη ημέρα στο πρόγραμμα παρακολούθησης αδειών.
  • Μόλις καθορίσετε τις μη εργάσιμες ημέρες, αυτές οι καθημερινές επισημαίνονται με γκρι χρώμα στο πρόγραμμα παρακολούθησης αδειών.

• Μπορείτε να ενημερώσετε τη λίστα διακοπών στο φύλλο εργασίας που ονομάζεται "Λίστα διακοπών". Θα αντικατοπτρίζεται αυτόματα στο tracker επισημαίνοντας αυτές τις ημέρες με πορτοκαλί χρώμα.
• Για να εισαγάγετε το αρχείο άδειας για τους υπαλλήλους, χρησιμοποιήστε τους σχετικούς κωδικούς με βάση τον τύπο της άδειας (μπορείτε να προσαρμόσετε αυτούς τους κωδικούς άδειας). Για παράδειγμα, σε περίπτωση αναρρωτικής άδειας, χρησιμοποιήστε το S, στην περίπτωση των Διακοπών, χρησιμοποιήστε το V, κ.ο.κ.
  • Υπάρχουν δύο κωδικοί που προορίζονται για άδεια μισής ημέρας. μπορείτε να εισάγετε Η1 ή Η2 για άδεια μισής ημέρας.

• Μόλις εισαγάγετε τον κωδικό άδειας για οποιονδήποτε υπάλληλο, τονίζεται με κόκκινο χρώμα (στην περίπτωση μισής ημέρας, τονίζεται με κίτρινο χρώμα). Εάν αυτή η μέρα είναι Σαββατοκύριακο ή αργία, το χρώμα δεν θα αλλάξει.
  • Στη στήλη NJ (επισημαίνεται με πράσινο χρώμα στην παρακάτω εικόνα) υπάρχει ο αριθμός των φύλλων του υπαλλήλου εκείνου του μήνα. Μετράει τις άδειες μόνο τις εργάσιμες ημέρες (εκείνες που αφορούν τα Σαββατοκύριακα ή/και τις αργίες δεν υπολογίζονται). Τα φύλλα μισής ημέρας υπολογίζονται ως 0,5.
  • ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΟ: Η στήλη NK (επισημαίνεται με ανοιχτό κόκκινο στην παρακάτω εικόνα) έχει τον αριθμό των ετήσιων αδειών που λαμβάνει ένας υπάλληλος. Μετράει τις άδειες μόνο τις εργάσιμες ημέρες (εκείνες που αφορούν τα Σαββατοκύριακα ή/και τις αργίες δεν υπολογίζονται). Τα φύλλα μισής ημέρας υπολογίζονται ως 0,5.
  • Οι στήλες NL έως NU δίνουν τη διάλυση της άδειας με κωδικό άδειας (για ολόκληρο το έτος). Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο για να παρακολουθείτε τον τύπο της άδειας που χρησιμοποιήθηκε. Σημειώστε ότι ενώ τα μισά φύλλα υπολογίζονται ως 0,5 φύλλα στη συνολική καταμέτρηση, στη διάλυση της άδειας, υπολογίζονται ως ακέραιοι αριθμοί. Για παράδειγμα, 2 μισά φύλλα θα οδηγούσαν σε 1 άδεια, αλλά θα δείτε δύο μισά φύλλα κατά τη διάλυση της άδειας.

Δημιούργησα αυτό το πρότυπο παρακολούθησης άδειας/παρακολούθησης για 20 υπαλλήλους. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα, απλώς αντιγράψτε-επικολλήστε τη μορφοποίηση και τους τύπους για επιπλέον σειρές.

Επίσης, εφόσον υπάρχει κωδικός VBA, βεβαιωθείτε ότι τον αποθηκεύετε πάντα με επέκταση .xls ή .xlsm.

Σημείωση: Για να ενημερώσετε αυτό το πρότυπο για οποιοδήποτε έτος, απλώς αλλάξτε την τιμή του έτους στο κελί A2. Για παράδειγμα, για να το κάνετε για το 2021-2022, απλώς αλλάξτε την τιμή στο A2 σε 2021-2022. Επίσης, πρέπει να ενημερώσετε τη λίστα διακοπών για το καθορισμένο έτος.

Το αρχείο λήψης είναι εντελώς ξεκλειδωμένο, ώστε να μπορείτε να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας.

Εδώ είναι άλλη έκδοση του προτύπου που μπορεί να παρακολουθεί τα φύλλα για 50 εργαζόμενοι.

Θέλετε να μάθετε πώς να δημιουργείτε εκπληκτικά πρότυπα και πίνακες εργαλείων; Δείτε το Μαθήματα ταμπλό Excel

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση αυτού του προτύπου παρακολούθησης αποχώρησης

Από τότε που δημιούργησα αυτό το tracker διακοπών/αποχωρήσεων, έχω πλημμυρίσει με email και σχόλια. Αυτό που βλέπετε τώρα είναι μια εκλεπτυσμένη έκδοση που ήταν δυνατή λόγω όλων των σχολίων που πήρα.

Με βάση τις ερωτήσεις που λαμβάνω επανειλημμένα, δημιούργησα αυτήν την ενότητα Συχνές ερωτήσεις, ώστε να μπορείτε να λάβετε μια απάντηση πιο γρήγορα (αντί να περιμένετε να απαντήσω).

Ακολουθούν οι πιο συχνές ερωτήσεις που λαμβάνω σχετικά με το πρότυπο Leave tracker: Ε: Δοκίμασα να κατεβάσω το αρχείο αλλά το κατέβασα ως zip. Πώς το χρησιμοποιώ; Α: Έχω διορθώσει αυτό το ζήτημα και τώρα θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου Excel απευθείας. Ε: Όταν αλλάζω τον μήνα, τα φύλλα που εξέρχονται αντικατοπτρίζονται και στον μήνα που άλλαξε. Α: Αυτό συμβαίνει όταν χρησιμοποιείτε το κελί Α1 για να αλλάξετε τον μήνα. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια βέλους για να αλλάξετε μήνες. Το κελί Α1 πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για τον ορισμό του μήνα έναρξης του ημερολογίου. Για παράδειγμα, εάν θέλετε το ημερολόγιο να ξεκινά από τον Απρίλιο, κάντε την τιμή του κελιού A1 4. Τώρα, για να μετακινηθείτε στον Μάρτιο, χρησιμοποιήστε τα εικονίδια τριγώνου. Ε: Πρέπει να παρακολουθώ πολλά χρόνια φύλλων. Πρέπει να δημιουργήσω ένα νέο φύλλο εργασίας για κάθε έτος (οικονομικό έτος); Α: Ναι! Αυτός ο ιχνηλάτης άδειας μπορεί να παρακολουθεί φύλλα μόνο για περίοδο 12 μηνών. Πρέπει να δημιουργείτε ένα αντίγραφο για κάθε έτος. Ε: Μπορώ να χρησιμοποιήσω τους δικούς μου κωδικούς άδειας; Α: Ναι! Μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό άδειας στα κελιά NX8: NX17. Πρέπει επίσης να καθορίσετε τον ίδιο κωδικό στα κελιά NL5: NU5. Για παράδειγμα, εάν αλλάξετε τον κωδικό άδειας εργασίας από το σπίτι σε Χ, πρέπει επίσης να τον αλλάξετε στο NR5. 

Ελπίζω να σας φανεί χρήσιμο αυτό το πρόγραμμα παρακολούθησης άδειας/διακοπών.

Υπάρχουν άλλες περιοχές όπου πιστεύετε ότι ένα πρότυπο Excel θα μπορούσε να είναι χρήσιμο; Είμαι πεινασμένος για ιδέες και εσύ είσαι το χρυσωρυχείο μου. Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην ενότητα σχολίων

• Πρότυπο ημερολογίου διακοπών στο Excel.
• Πρότυπο αριθμομηχανής φύλλου εργασίας εργαζομένων.
• Διάγραμμα ορόσημο στο Excel.
• Δημιουργία ενός γραφήματος Pareto στο Excel.
• Δημιουργία ιστογράμματος στο Excel.
• Πρότυπο παραγωγικότητας μήτρας εργασιών.