✅ Ενεργοποιήστε την καταχώριση δεδομένων υπό όρους στο Excel χρησιμοποιώντας Επικύρωση δεδομένων

Πίνακας περιεχομένων

Υπό όρους καταχώρηση δεδομένων στο Excel με χρήση επικύρωσης δεδομένων

Το Excel είναι κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο εισαγωγής δεδομένων. Αλλά αν μιλάτε μόνο για εισαγωγή δεδομένων στο Excel, είναι πολύ καλό. Χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων σε κελιά (ες) με βάση μια προκαθορισμένη συνθήκη.

Υπό όρους καταχώρηση δεδομένων στο Excel με χρήση επικύρωσης δεδομένων

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα κανόνων εισαγωγής δεδομένων υπό όρους:

Να επιτρέπεται η εισαγωγή δεδομένων μόνο από μια προκαθορισμένη λίστα (χρησιμοποιώντας αναπτυσσόμενες λίστες).
Να επιτρέπεται η εισαγωγή δεδομένων μόνο όταν συμπληρωθούν τα καθορισμένα κελιά.
Να επιτρέπεται η καταχώριση DATE μόνο μεταξύ δύο καθορισμένων ημερομηνιών.

Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε πολλαπλές συνθήκες για να δημιουργήσετε έναν κανόνα εισαγωγής δεδομένων.

Αυτός ο τύπος εισαγωγής δεδομένων υπό όρους στο excel μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων στο Excel. Μπορεί να ενεργοποιήσει την εισαγωγή δεδομένων στα καθορισμένα κελιά μόνο όταν πληρούνται οι καθορισμένες συνθήκες, αλλιώς εμφανίζει σφάλμα.

Να επιτρέπεται η καταχώριση δεδομένων από μια προκαθορισμένη λίστα

Μπορείτε να περιορίσετε τον χρήστη να επιλέξει από μια λίστα δημιουργώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα χωρών όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να επιτρέψετε την εισαγωγή μόνο ενός από αυτά τα ονόματα στο κελί C1:

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα που θα περιορίσει τις καταχωρήσεις μόνο σε αυτές που αναφέρονται στη λίστα. Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε οποιαδήποτε άλλη συμβολοσειρά κειμένου, θα εμφανιστεί σφάλμα (όπως φαίνεται παρακάτω):

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα:

Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι τα κελιά C1.
Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Εργαλεία δεδομένων -> Επικύρωση δεδομένων.
Στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα ρυθμίσεις και κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
- Να επιτρέπεται: Λίστα
- Πηγή: $ A $ 1: $ A $ 6 (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εύρος όπου έχετε τα δεδομένα).
- Παράβλεψη κενού: Επιλεγμένο (καταργήστε την επιλογή εάν δεν θέλετε ο χρήστης να εισαγάγει κενό).
- Αναπτυσσόμενο μενού εντός κελιού: Επιλεγμένο (αυτό θα ενεργοποιήσει τη δυνατότητα αναπτυσσόμενης).

Αυτό θα δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα στο επιλεγμένο κελί.

Τώρα μπορείτε είτε να τα επιλέξετε από την αναπτυσσόμενη λίστα είτε να εισαγάγετε χειροκίνητα τα δεδομένα σε αυτήν. Εάν εισαγάγετε δεδομένα που δεν προέρχονται από τα δεδομένα προέλευσης, θα εμφανιστεί σφάλμα.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν αντιγράψετε και επικολλήσετε πάνω στο κελί που διαθέτει τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων, οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων εξαφανίζονται.

Εισαγωγή δεδομένων όταν συμπληρώνεται ένα εξαρτώμενο κελί

Αυτό μπορεί να συμβαίνει όταν θέλετε ο χρήστης να ακολουθήσει μια σειρά και να συμπληρώσει μια φόρμα/ερωτηματολόγιο/έρευνα.

Ας πούμε ότι έχω κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Σε αυτό το σύνολο δεδομένων, θέλω ο χρήστης να συμπληρώσει πρώτα το όνομα (το όνομα και το επώνυμο είναι υποχρεωτικό) και στη συνέχεια να προχωρήσει για να συμπληρώσει την ημερομηνία. Εάν ο χρήστης παραλείψει να εισαγάγει το όνομα, τότε θέλω να εμφανίσω ένα σφάλμα (όπως φαίνεται παρακάτω):

Αυτό μπορεί εύκολα να γίνει χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων. Για να το κάνω αυτό:

Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε αυτήν τη συνθήκη. Στο παραπάνω παράδειγμα, είναι το κελί Β5.
Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Εργαλεία δεδομένων -> Επικύρωση δεδομένων
Στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα ρυθμίσεις και κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
- Να επιτρέπεται: Προσαρμοσμένο
- Τύπος: = AND ($ B $ 1 "", $ B $ 3 "").
- Αγνοήστε το κενό: Μη ελεγμένο (βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι ανεξέλεγκτο, διαφορετικά δεν θα λειτουργήσει).

Σε αυτήν την περίπτωση, έχουμε χρησιμοποιήσει μια συνάρτηση AND που ελέγχει εάν έχουν ήδη συμπληρωθεί τόσο τα Β1 όσο και τα Β3. Εάν όχι, τότε εμφανίζει σφάλμα.

Ημερομηνία καταχώρησης μεταξύ δύο καθορισμένων ημερομηνιών

Υπάρχει μια ενσωματωμένη λειτουργία στην επικύρωση δεδομένων που θα σας επιτρέψει να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να καθορίσετε το ανώτερο και το κάτω όριο ημερομηνίας και εάν ο χρήστης εισαγάγει μια ημερομηνία εκτός αυτού του εύρους, θα λάβει σφάλμα.

Για να το κάνω αυτό:

Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε αυτήν τη συνθήκη. Στο παραπάνω παράδειγμα, είναι το κελί Β5.
Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Εργαλεία δεδομένων -> Επικύρωση δεδομένων
Στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα ρυθμίσεις και κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
- Να επιτρέπεται: Ημερομηνία
- Δεδομένα: Μεταξύ
- Ημερομηνία έναρξης: Εισαγάγετε την ημερομηνία έναρξης εδώ (οποιαδήποτε ημερομηνία που είναι πριν από αυτήν την ημερομηνία δεν θα γίνει αποδεκτή).
- Ημερομηνία λήξης: Εισαγάγετε την ημερομηνία λήξης εδώ (οποιαδήποτε ημερομηνία μετά την ημερομηνία αυτή δεν θα γίνει αποδεκτή).

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά κελιού ή έναν τύπο για να καθορίσετε την ημερομηνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία TODAY () ως ένα από τα όρια ημερομηνίας (εάν θέλετε το κατώτερο όριο στην τρέχουσα ημερομηνία).

Δεδομένου ότι το Excel αποθηκεύει τις ημερομηνίες ως αριθμούς, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αριθμούς αντί για ημερομηνίες. Για παράδειγμα, αντί να χρησιμοποιήσετε 01-01-2015, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό 42005.

Προϋποθέσεις πολλαπλής εισαγωγής δεδομένων

Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε πολλαπλές συνθήκες. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εισαγάγετε μια ημερομηνία στο κελί B5 με τις ακόλουθες συνθήκες:

Το Όνομα και το Τελευταίο έχουν ήδη συμπληρωθεί από τον χρήστη.
Η ημερομηνία εισαγωγής είναι μεταξύ 01-01-2015 και 10-10-2015.

Για να το κάνω αυτό:

Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε αυτήν τη συνθήκη. Στο παραπάνω παράδειγμα, είναι το κελί Β5.
Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Εργαλεία δεδομένων -> Επικύρωση δεδομένων
Στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα ρυθμίσεις και κάντε τις ακόλουθες αλλαγές:
- Να επιτρέπεται: Προσαρμοσμένο
- Τύπος: = AND ($ B $ 1 "", $ B $ 3 "", B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Αγνοήστε το κενό: Μη ελεγμένο (βεβαιωθείτε ότι αυτό είναι ανεξέλεγκτο αλλιώς δεν θα λειτουργήσει)

Αυτός ο τύπος ελέγχει για τέσσερις προϋποθέσεις - εάν τα δύο κελιά (Β1 και Β3 έχουν ήδη συμπληρωθεί και αν η ημερομηνία που έχει εισαχθεί στο κελί Β5 είναι εντός του καθορισμένου εύρους ημερομηνιών).

Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε και να δοκιμάσετε πολλές συνθήκες, επιτρέποντας παράλληλα την εισαγωγή δεδομένων στο Excel.