Εάν εκτυπώνετε συχνά τα δεδομένα/την εργασία σας στο Excel, είμαι βέβαιος ότι αντιμετωπίσατε το πρόβλημα όπου εκτυπώνει πολλές σελίδες αντί για μία σελίδα.
Μερικές φορές, είναι τόσο απογοητευτικό που μια νέα σελίδα εκτυπώνεται μόνο για να φιλοξενήσει μερικές επιπλέον γραμμές δεδομένων (πράγμα που οδηγεί επίσης σε σπατάλη χαρτιού).
Υπάρχουν μερικές απλές τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε εκτυπώσει δεδομένα Excel σε μία σελίδα (ή σε λιγότερο αριθμό σελίδων σε περίπτωση που εκτυπώνετε μια μεγάλη αναφορά).
Σε αυτό το σεμινάριο Excel, θα μοιραστώ μερικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εκτυπώστε το φύλλο Excel σε μία σελίδα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό αυτών των μεθόδων για να έχετε το καλύτερο αποτέλεσμα.
Ας ξεκινήσουμε λοιπόν!
Ελέγξτε πόσες σελίδες θα εκτυπωθούν (προεπισκόπηση)
Πριν ξεκινήσετε να βελτιστοποιείτε τις ρυθμίσεις για την εκτύπωση του έργου Excel σε ένα φύλλο, είναι καλύτερο να ελέγξετε την τρέχουσα κατάσταση χρησιμοποιώντας την Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
Μην ανησυχείς! Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε τίποτα για αυτό. Μπορείτε απλά να ελέγξετε πώς θα φαινόταν η εκτυπωμένη εργασία και πόσα φύλλα θα εκτυπωθούν.
Αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε τα πράγματα που μπορείτε να αλλάξετε για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον ελάχιστο αριθμό χαρτιού, ενώ διατηρείτε την εκτυπωμένη αναφορά σας όμορφη και ευανάγνωστη.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε την Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε πώς θα ήταν η τελική εργασία εκτύπωσης:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση
Or μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Έλεγχος + Ρ (Command + P εάν χρησιμοποιείτε Mac)
Αυτό θα ανοίξει τη σελίδα προεπισκόπησης Εκτύπωση όπου θα μπορείτε να δείτε πόσες σελίδες θα εκτυπωθούν και τι θα εκτυπωθεί σε κάθε σελίδα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βέλη για να μεταβείτε στην επόμενη/προηγούμενη σελίδα όταν βρίσκεστε στη λειτουργία προεπισκόπησης εκτύπωσης.
Τρόποι προσαρμογής και εκτύπωσης φύλλου Excel σε μία σελίδα
Τώρα, ας δούμε μερικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρέσετε όλα τα δεδομένα σε ένα φύλλο σε μία σελίδα και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε την αναφορά σας σε μία σελίδα (ή λιγότερο αριθμό σελίδων)
Προσαρμόστε το πλάτος της στήλης (ή το ύψος της γραμμής)
Σε πολλές περιπτώσεις, δεν χρειάζεται οι στήλες σας να είναι πολύ ευρείες.
Και δεδομένου ότι αυτό είναι ένας άμεσος καθοριστικός παράγοντας για το πόσα δεδομένα εκτυπώνονται σε μια σελίδα, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χαρτί μειώνοντας απλά το πλάτος της στήλης.
Αλλά τότε, πώς ξέρετε αν έχετε κάνει αρκετά ή όχι; Πώς ξέρετε πόσο πλάτος στήλης πρέπει να μειώσετε για να χωρέσουν όλα σε μια σελίδα;
Για να το κάνετε αυτό εύκολο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Προβολή διάταξης σελίδας στο Excel - το οποίο σας δείχνει σε πραγματικό χρόνο πόσα δεδομένα θα εκτυπωθούν σε κάθε σελίδα της αναφοράς σας.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να μπείτε στη λειτουργία διάταξης σελίδας και, στη συνέχεια, να μειώσετε το πλάτος της στήλης:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή στην κορδέλα
- Στην ομάδα Προβολές βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή «Διάταξη σελίδας». Αυτό θα αλλάξει τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων (και θα δείτε κλίμακες στο επάνω και αριστερό μέρος του φύλλου εργασίας)
- Μειώστε το πλάτος της στήλης για να χωρέσετε τα δεδομένα σε μία σελίδα. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα στην άκρη του κέρσορα στην κεφαλίδα στήλης που θέλετε να μειώσετε σε μέγεθος. Στη συνέχεια κάντε κλικ και σύρετε.
Αφού έχετε όλα τα δεδομένα σε μια σελίδα, μπορείτε να προχωρήσετε και να τα εκτυπώσετε.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα δεδομένα σε ένα κελί αποκόπτονται και δεν εμφανίζονται πλήρως. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν αλλάζετε το πλάτος της στήλης. Μπορείτε να το διορθώσετε ενεργοποιώντας την επιλογή Αναδίπλωση κειμένου στο Excel.
Για να επιστρέψετε στην κανονική προβολή (και να βγείτε από την προβολή διάταξης σελίδας), κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Κανονικό».
Αλλαγή κλιμάκωσης (Προσαρμογή όλων των γραμμών/στηλών σε μία σελίδα)
Το Excel διαθέτει μια ενσωματωμένη επιλογή που σας επιτρέπει να επαναπροσαρμόσετε το φύλλο εργασίας με τρόπο που να ταιριάζει σε περισσότερες γραμμές/στήλες σε μία σελίδα.
Όταν το κάνετε αυτό, απλώς μειώνει τα πάντα για να χωρέσει όλες τις στήλες ή τις γραμμές σε μια σελίδα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο όπου οι στήλες χύνονται στο επόμενο φύλλο όταν εκτυπώνονται.
Ακολουθούν τα βήματα για τη μείωση του φύλλου κατά την εκτύπωση:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + P)
- Στο παράθυρο Εκτύπωση, κάντε κλικ στην επιλογή Κλιμάκωση (είναι η τελευταία επιλογή στα αριστερά)
- Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε από τις επιλογές:
- Προσαρμογή φύλλου σε μία σελίδα
- Ελάτε όλες τις στήλες σε μία σελίδα
- Προσαρμογή όλων των γραμμών σε μία σελίδα
Τα παραπάνω βήματα θα κλιμακώσουν το φύλλο ώστε να ταιριάζει στη σελίδα (με βάση τις επιλογές που έχετε επιλέξει). Θα μπορείτε επίσης να δείτε πώς θα φαίνονται τα δεδομένα στην προεπισκόπηση φύλλου που βρίσκεται στα δεξιά.
Η επιλογή "Προσαρμογή φύλλου σε μία σελίδα" είναι κατάλληλη όταν έχετε μόνο μερικές γραμμές/στήλες που ξεχύνονται. Σε περίπτωση που υπάρχουν πολλά, η χρήση αυτής της επιλογής μπορεί να κάνει τα εκτυπωμένα δεδομένα πολύ μικρά για ανάγνωση.Αυτό δεν επηρεάζει τα δεδομένα του φύλλου εργασίας. Κλιμακώνει τα δεδομένα μόνο για σκοπούς εκτύπωσης.
Απόκρυψη ή διαγραφή γραμμών/στηλών
Ένας άλλος έξυπνος τρόπος για να τα βρείτε όλα σε μια σελίδα κατά την εκτύπωση είναι να αποκρύψετε τις στήλες ή τις γραμμές που δεν χρειάζεστε.
Έχετε πάντα την επιλογή να τα κάνετε ξανά ορατά σε περίπτωση που τα χρειαστείτε αργότερα, αλλά αποκρύπτοντάς τα κατά την εκτύπωση θα βεβαιωθείτε ότι βελτιστοποιείτε τον χώρο και χρησιμοποιείτε λιγότερες σελίδες για εκτύπωση.
Για να αποκρύψετε μια γραμμή/στήλη, απλά επιλέξτε τα, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, επιλέξτε Απόκρυψη.
Και πάλι, είναι καλύτερο να μπείτε πρώτα στη λειτουργία διάταξης σελίδας και στη συνέχεια να το κάνετε αυτό. Αυτό διασφαλίζει ότι μπορείτε να δείτε πόσες γραμμές/στήλες πρέπει να αποκρύψετε για να χωρέσετε όλα τα δεδομένα σε μία σελίδα στο Excel.
Και εδώ είναι βήματα για να αποκρύψετε τις γραμμές/στήλες στο Excel.
Αλλάξτε τον προσανατολισμό σελίδας
Εάν έχετε περισσότερες στήλες και σειρές, είναι λογικό να αλλάξετε τον προσανατολισμό της σελίδας κατά την εκτύπωση.
Υπάρχουν δύο Προσανατολισμοί στο Excel.
- Πορτρέτο (προεπιλογή στο Excel) - Εκτυπώνονται περισσότερες σειρές από στήλες
- Τοπίο - Εκτυπώνονται περισσότερες στήλες από γραμμές
Σε περίπτωση που έχετε περισσότερες στήλες από γραμμές (όπως φαίνεται παρακάτω), μπορείτε να αλλάξετε τον προσανατολισμό της σελίδας σε Οριζόντιο για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας ταιριάζουν και είναι τυπωμένα σε μία σελίδα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να αλλάξετε τον προσανατολισμό της σελίδας στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας
- Στην ομάδα Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στο πρόγραμμα εκκίνησης του παραθύρου διαλόγου. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου «Ρύθμιση σελίδας».
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Σελίδα στο παράθυρο διαλόγου (εάν δεν έχει επιλεγεί ήδη)
- Στην επιλογή Προσανατολισμός, επιλέξτε Τοπίο
- Κάντε κλικ στο OK
Τώρα μπορείτε να μεταβείτε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης και να δείτε πώς θα ήταν η εκτυπωμένη αναφορά σας.
Η συντόμευση πληκτρολογίου για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας ALT + P + S + P (πατήστε διαδοχικά αυτά τα πλήκτρα)
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον προσανατολισμό στο παράθυρο Προεπισκόπηση εκτύπωσης, επιλέγοντας Προσανατολισμός τοπίου από το αναπτυσσόμενο μενού στις ρυθμίσεις.
Αλλάξτε τα περιθώρια σελίδας
Μερικές φορές έχετε μόνο μία ή δύο επιπλέον στήλες που εκτυπώνονται σε μια νέα σελίδα (ή μερικές επιπλέον σειρές που χύνονται στην επόμενη σελίδα).
Μια μικρή προσαρμογή στα περιθώρια της σελίδας μπορεί να σας βοηθήσει να χωρέσετε τα πάντα σε μια σελίδα.
Αν αναρωτιέστε ποια είναι τα περιθώρια σελίδας - όταν εκτυπώνετε ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάθε τυπωμένη σελίδα θα έχει κάποιο κενό διάστημα στα άκρα. Αυτό είναι σχεδιασμένο για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα φαίνονται καλά όταν εκτυπώνονται.
Έχετε την επιλογή να μειώσετε αυτόν τον λευκό χώρο (το περιθώριο σελίδας) και να τοποθετήσετε περισσότερα δεδομένα σε μία σελίδα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη μείωση του περιθωρίου σελίδας στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας
- Στην ομάδα Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στο «Περιθώρια»
- Κάντε κλικ στο Narrow
Τα παραπάνω βήματα θα μειώσουν το περιθώριο σελίδας και ενδέχεται να δείτε κάποιες επιπλέον γραμμές/στήλες να συμπιέζονται στην ίδια σελίδα.
Σε περίπτωση που θέλετε να μειώσετε περαιτέρω το περιθώριο σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή «Περιθώρια» στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Προσαρμοσμένα περιθώρια». Αυτό θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου ρύθμισης σελίδας όπου μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω τα περιθώρια.
Μειώστε το μέγεθος γραμματοσειράς
Ένας άλλος απλός τρόπος για να δημιουργήσετε γρήγορα μερικές επιπλέον γραμμές/στήλες (που χύνονται σε επιπλέον φύλλα όταν εκτυπώνονται μέχρι τώρα) ταιριάζουν στην ίδια σελίδα μπορεί να είναι μειώνοντας το μέγεθος της γραμματοσειράς.
Αυτό μπορεί να σας επιτρέψει να αλλάξετε το μέγεθος μερικών στηλών έτσι ώστε να ταιριάζει σε μία σελίδα κατά την εκτύπωση.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν έχετε εκτυπώσει δεδομένα που συνήθως περιλαμβάνονται στο προσάρτημα - κάτι που πρέπει να έχετε, αλλά κανείς δεν το διαβάζει ή δεν ενδιαφέρεται για αυτό.
Εκτύπωση επιλεγμένων δεδομένων μόνο (ή ρύθμιση περιοχής εκτύπωσης)
Μερικές φορές, μπορεί να έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, αλλά μπορεί να μην θέλετε να το εκτυπώσετε όλο. Maybeσως θέλετε να εκτυπώσετε μόνο επιλεγμένα δεδομένα.
Εάν πρόκειται για κάτι που θέλετε να εκτυπώσετε γρήγορα τα επιλεγμένα δεδομένα στο φύλλο εργασίας, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας το παρακάτω βήμα:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να εκτυπώσετε
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + P)
- Στην οθόνη Εκτύπωση που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην πρώτη επιλογή στις Ρυθμίσεις
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση επιλογής. Θα παρατηρήσετε ότι η προεπισκόπηση αλλάζει επίσης για να σας δείξει μόνο το τμήμα που θα εκτυπωθεί.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
Τα παραπάνω βήματα θα εκτυπώσουν μόνο το επιλεγμένο σύνολο δεδομένων.
Σημειώστε ότι σε περίπτωση που επιλέξατε ένα σύνολο δεδομένων που δεν μπορεί να χωρέσει σε έναν μόνο πίνακα κατά την εκτύπωση, θα εκτυπωθεί σε πολλά φύλλα. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε την κλιμάκωση σε "Προσαρμογή φύλλου σε μία σελίδα" για να εκτυπώσετε την επιλογή σε μία σελίδα.
Η παραπάνω μέθοδος είναι καλή όταν πρέπει να εκτυπώνετε τα επιλεγμένα δεδομένα κάθε τόσο.
Αλλά πρέπει να εκτυπώσετε την ίδια επιλογή από πολλά φύλλα εργασίας, είναι καλύτερη ιδέα να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης. Μόλις οριστεί, το Excel θα θεωρούσε αυτήν την περιοχή εκτύπωσης ως το μέρος που προορίζεται για εκτύπωση και θα αγνοούσε τα άλλα δεδομένα στο φύλλο.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης στο Excel:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ορίσετε ως περιοχή εκτύπωσης
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας
- Στην ομάδα Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση περιοχής
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός περιοχής εκτύπωσης
Αυτό είναι!
Τώρα, όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε ένα φύλλο εργασίας, θα εκτυπωθεί μόνο η περιοχή εκτύπωσης (και μόνο αυτό θα εμφανιστεί στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης).
[Μπόνους] Προσθήκη αλλαγών σελίδας
Σε περίπτωση που έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων. είναι προφανές ότι δεν μπορεί να χωρέσει σε μία σελίδα και η εκτύπωση ολόκληρων αυτών των δεδομένων θα απαιτούσε πολλές σελίδες.
Μπορείτε να προσθέσετε αλλαγές σελίδας στο Excel για να ενημερώσετε το Excel πού να σταματήσει την εκτύπωση στην τρέχουσα σελίδα και να μεταδώσετε τα υπόλοιπα στην επόμενη σελίδα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την προσθήκη αλλαγών σελίδας στο Excel:
- Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε την αλλαγή σελίδας. Από αυτό το κελί και μετά, όλα θα εκτυπώνονταν στην επόμενη σελίδα
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας
- Στην ομάδα Ρύθμιση σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Διάλειμμα
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή αλλαγών σελίδας
Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν μια αλλαγή σελίδας και όλα πριν από τη διακοπή σελίδας θα εκτυπωθούν σε ένα φύλλο και τα υπόλοιπα δεδομένα σε άλλα φύλλα.
Σημειώστε ότι σε περίπτωση που έχετε ορίσει την περιοχή εκτύπωσης, θα έχει προτεραιότητα έναντι των αλλαγών σελίδας.
Αυτές είναι λοιπόν διάφορες μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρέσετε δεδομένα σε μία σελίδα και να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε μία σελίδα. Σε περιπτώσεις όπου έχετε πολλά δεδομένα, μπορεί να μην έχει νόημα να τα εκτυπώσετε σε μία σελίδα, αλλά μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω μεθόδους για να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση χαρτιού και να χωρέσετε τα ίδια δεδομένα σε λιγότερες σελίδες.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.
