Από προεπιλογή, το Excel έχει ένα συγκεκριμένο ύψος γραμμής και πλάτος στήλης και όταν εισάγετε οτιδήποτε καταλαμβάνει περισσότερο χώρο από το τρέχον μέγεθος του μεγέθους, θα δείτε ότι διαχέεται (όπως φαίνεται παρακάτω).
Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να προσαρμόσετε τις γραμμές και τις στήλες ώστε να ταιριάζουν στο κείμενο στο κελί (έτσι ώστε το κείμενο να είναι εντελώς εντός του κελιού).
Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το Λειτουργία AutoFit στο Excel.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη προσαρμογή στο Excel χρησιμοποιώντας πολλούς τρόπους. Θα καλύψω επίσης μερικές άλλες δυνατότητες του Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν εργάζεστε με δεδομένα κειμένου στο Excel.
Τι είναι το Excel AutoFit;
Όταν εισάγετε οτιδήποτε σε ένα κελί στο Excel, θα παρατηρήσετε ότι χύνεται όταν το μέγεθος του κειμένου/δεδομένων είναι μεγαλύτερο από το μέγεθος της στήλης.
Η αυτόματη προσαρμογή είναι μια δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να προσαρμόσετε γρήγορα το ύψος της γραμμής ή το πλάτος της στήλης ώστε να ταιριάζει πλήρως στο κείμενο (έτσι ώστε να μην υπάρχει διαρροή σε άλλα κελιά).
Επίσης, η αυτόματη προσαρμογή σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να καθορίσετε μη αυτόματα το πλάτος της στήλης ή το ύψος της γραμμής (ή να σύρετε και να προσαρμόσετε χειροκίνητα το πλάτος της στήλης). Είναι Αυτόματα, δηλαδή θα καταλάβει ο ίδιος πόσο θα πρέπει να επεκταθεί/συρρικνωθεί ώστε να ταιριάζει με το τρέχον περιεχόμενο κυττάρων
- Πλάτος στήλης AutoFit: Αυτή η λειτουργία προσαρμόζει αυτόματα το πλάτος της στήλης ώστε να ταιριάζει στο κείμενο στο κελί. Μπορείτε να προσαρμόσετε κείμενο για πολλές στήλες ταυτόχρονα (όπως θα δούμε αργότερα σε παραδείγματα)
- Autofit Row Height: Αυτή η λειτουργία προσαρμόζει αυτόματα το ύψος της σειράς ώστε να ταιριάζει στο κείμενο στο κελί. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτόματα πολλές σειρές ταυτόχρονα.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα παρατηρήσετε ότι το Excel προσαρμόζει αυτόματα το ύψος της γραμμής όταν εισάγετε περισσότερες από μία γραμμές στο ίδιο κελί. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν θα χρειαστεί να κάνετε καμία ρύθμιση ύψους γραμμής.
Αλλά μερικές φορές, μπορεί να λάβετε ένα σύνολο δεδομένων από κάποιον ή ως λήψη, όπου το ύψος της σειράς έχει ήδη καθοριστεί και χρειάζεται προσαρμογή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "AutoFit Row Height".
Τρόπος αυτόματης προσαρμογής στο Excel (Προσαρμογή γραμμών και στηλών για προσαρμογή κειμένου)
Υπάρχουν δύο τρόποι αυτόματης προσαρμογής στο Excel:
- Χρησιμοποιώντας τη μέθοδο διπλού κλικ του ποντικιού
- Χρησιμοποιώντας την επιλογή AutoFit στην κορδέλα
- Χρήση συντόμευσης πληκτρολογίου
Όλες αυτές οι μέθοδοι λειτουργούν καλά και μπορείτε να επιλέξετε όποια είναι καλύτερη για εσάς.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, χρησιμοποιώ τη μέθοδο διπλού κλικ του ποντικιού, καθώς τη θεωρώ πιο βολική.
Αυτόματη προσαρμογή σειρών και στηλών με χρήση ποντικιού Διπλό κλικ
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου το κείμενο χύνεται στην άλλη στήλη καθώς το πλάτος της στήλης είναι μικρότερο.
Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματα το πλάτος της στήλης χρησιμοποιώντας το ποντίκι:
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στη δεξιά άκρη της κεφαλίδας της στήλης
- Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας αλλάζει σε εικονίδιο βέλους διπλής όψης
- Κάντε διπλό κλικ στο αριστερό πλήκτρο στο ποντίκι σας (ή στο trackpad)
Αυτό είναι!
Θα δείτε ότι το πλάτος της στήλης αλλάζει αυτόματα για να προσαρμόσει όλα τα κελιά έτσι ώστε να μην υπάρχει υπερχείλιση κειμένου σε άλλα κελιά. Σημειώστε ότι το πλάτος της στήλης επεκτείνεται για να προσαρμόσετε το κελί που χρειάζεται το μέγιστο πλάτος.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο διπλού κλικ για να προσαρμόσετε πολλές στήλες ταυτόχρονα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου υπάρχουν δύο στήλες και οι δύο έχουν κείμενο που χρειάζεται αυτόματη προσαρμογή.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα για αυτόματη προσαρμογή πλάτους στήλης χρησιμοποιώντας το ποντίκι:
- Επιλέξτε όλες τις στήλες που πρέπει να εγκατασταθούν αυτόματα. Σε αυτήν την περίπτωση, θα ήταν οι στήλες Α και Β.
- Με επιλεγμένες και τις δύο στήλες, τοποθετήστε τον κέρσορα στη δεξιά άκρη της κεφαλίδας της στήλης
- Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας αλλάζει σε εικονίδιο βέλους διπλής όψης
- Κάντε διπλό κλικ στο αριστερό πλήκτρο στο ποντίκι σας (ή στο trackpad)
Μόλις το κάνετε αυτό, θα εγκαταστήσει αυτόματα και τις δύο επιλεγμένες στήλες (όπως φαίνεται παρακάτω)
Σημειώστε ότι για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να επιλέξετε ολόκληρες τις στήλες και όχι τα κελιά στο φύλλο εργασίας.
Ενώ σας έδειξα το παράδειγμα αυτόματης προσαρμογής κειμένου σε στήλες (το οποίο είναι πιο συνηθισμένο), το ίδιο μπορεί να γίνει και με τις γραμμές. Απλώς πρέπει να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο κάτω άκρο της επιλεγμένης σειράς και να κάνετε διπλό κλικΑυτόματη προσαρμογή σειρών και στηλών χρησιμοποιώντας κορδέλα Excel
Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για την αυτόματη προσαρμογή κελιών στο Excel είναι με τη χρήση της επιλογής στην κορδέλα.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου θέλετε να προσαρμόσετε αυτόματα τη στήλη Α.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε τη στήλη που χρειάζεστε για αυτόματη προσαρμογή
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα
- Στην ομάδα Κελιά, κάντε κλικ στην επιλογή «Μορφοποίηση». Αυτό θα εμφανίσει πρόσθετες επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Αυτόματη προσαρμογή πλάτους στήλης».
Τα παραπάνω βήματα θα επεκτείνουν αμέσως τη στήλη για να προσαρμόσουν το κείμενο στα κελιά.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα για την αυτόματη προσαρμογή ύψους γραμμής. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τις γραμμές που χρειάζεστε για αυτόματη προσαρμογή και, στη συνέχεια, να επιλέξετε την επιλογή "Αυτόματη προσαρμογή ύψους γραμμής".
Αυτόματη προσαρμογή σειρών και στηλών χρησιμοποιώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου
Εάν δεν είστε λάτρεις της χρήσης του ποντικιού και προτιμάτε μια συντόμευση πληκτρολογίου, αυτή η μέθοδος είναι για εσάς.
Παρακάτω είναι οι συντομεύσεις πληκτρολογίου που θα προσαρμόζονται αυτόματα στα κελιά:
Για αυτόματη συμπλήρωση πλάτους στήλης:
ALT + H + O + I
Για αυτόματη συμπλήρωση ύψους γραμμής:
ALT + H + O + A
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συντομεύσεις πληκτρολογίου:
- Επιλέξτε τη γραμμή/στήλη που θέλετε να προσαρμόσετε αυτόματα
- Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου με διαδοχικά πλήκτρα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε τη συντόμευση ALT + H + O + I, πατήστε το πλήκτρο ALT, στη συνέχεια το πλήκτρο H και ούτω καθεξής (διαδοχικά).
Η αυτόματη προσαρμογή δεν λειτουργεί (πιθανές λύσεις)
Ενώ η Αυτόματη προσαρμογή λειτουργεί καλά στις περισσότερες περιπτώσεις, μερικές φορές, μπορεί να διαπιστώσετε ότι αυτή η λειτουργία δεν λειτουργεί.
Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για να μην λειτουργεί και σε πολλές περιπτώσεις, άλλοτε λειτουργεί και άλλοτε όχι.
Εδώ παραθέτω μερικούς πιθανούς λόγους για τους οποίους η αυτόματη προσαρμογή ενδέχεται να μην λειτουργεί στο Excel σας:
Όταν υπάρχουν συγχωνευμένα κελιά
Μερικές φορές, το Autofit αρνείται να λειτουργήσει όταν υπάρχουν συγχωνευμένα κελιά στο Excel σας. Αυτό είναι γνωστό πρόβλημα εάν χρησιμοποιείτε πραγματικά παλιές εκδόσεις του Excel (2003 ή προηγούμενες εκδόσεις).
Η Microsoft έχει ακόμη αναγνωρίσει αυτό το ζήτημα εδώ. Αν σας συμβεί αυτό, η μόνη λύση είναι να ρυθμίσετε μη αυτόματα το ύψος της γραμμής ή το πλάτος της στήλης.
Όταν έχετε εφαρμόσει αναδίπλωση κειμένου
Όταν εφαρμόζετε αναδίπλωση κειμένου σε ένα κελί και προσπαθείτε να προσαρμόσετε αυτόματα τη σειρά, μπορεί να διαπιστώσετε ότι υπάρχουν ορισμένα επιπλέον κενά στο κάτω ή πάνω μέρος της γραμμής.
Αυτά δεν χωρούν χαρακτήρες. Αυτός είναι απλώς ένας χώρος που υπάρχει χωρίς λόγο. Μερικές φορές, αλλάζοντας το πλάτος της στήλης αυτό εξαφανίζεται. Και υπάρχει πάντα μια επιλογή μη αυτόματης αλλαγής μεγέθους της γραμμής (ή κάντε δεξί κλικ και χρησιμοποιήστε την επιλογή ύψους γραμμής για να καθορίσετε την τιμή ύψους γραμμής)
Ένα άλλο μέρος όπου η αυτόματη προσαρμογή ενδέχεται να μην λειτουργεί είναι όταν έχετε εφαρμόσει αναδίπλωση κειμένου στο κελί και προσπαθείτε να ρυθμίσετε αυτόματα τη στήλη. Αυτό είναι λιγότερο από αυτόματη προσαρμογή δεν λειτουργεί και περισσότερο από το σχεδιασμό. Εφόσον έχετε εφαρμόσει αναδίπλωση κειμένου, το Excel δεν γνωρίζει ποιο είναι το πλάτος της στήλης που πρέπει να χρησιμοποιεί κατά την αυτόματη προσαρμογή.
Σε τελική ανάλυση, η αναδίπλωση κειμένου σημαίνει ότι οποιοδήποτε κείμενο θα τυλιχτεί με τέτοιο τρόπο ώστε να παραμένει μέσα στο κελί. Σε μια τέτοια περίπτωση, η προσπάθεια αυτόματης προσαρμογής της στήλης δεν θα κάνει τίποτα. Μπορείτε, ωστόσο, να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης με μη αυτόματο τρόπο.
Εναλλακτικές λύσεις στην επιλογή AutoFit στο Excel
Ενώ η αυτόματη προσαρμογή είναι αυτό που θα θέλατε στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάρχουν και κάποιες άλλες επιλογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να παρουσιάσετε τα δεδομένα σας με καλύτερο τρόπο (ειδικά σε περιπτώσεις όπου η αυτόματη προσαρμογή δεν είναι ο δρόμος).
Αναδίπλωση του κειμένου
Εάν έχετε ένα κελί που έχει πολύ κείμενο, η αυτόματη προσαρμογή της στήλης θα την επεκτείνει και θα κάνει τη στήλη τεράστια.
Αυτός μπορεί να μην είναι ο σωστός τρόπος για να παρουσιάσετε τα δεδομένα σας και μπορεί να είναι πιο λογικό να έχετε μεγαλύτερη γραμμή και στενότερη στήλη.
Όταν εφαρμόζετε αναδίπλωση κειμένου σε ένα κελί, το περιεχόμενο του κελιού παραμένει μέσα στο κελί. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε ποιο πλάτος στήλης θέλετε και, στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτόματα το ύψος της γραμμής ώστε να ταιριάζει με το πλάτος της στήλης.
Ή το αντίστροφο…
Προσαρμόστε το ύψος της γραμμής σε αυτό που θέλετε και, στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη προσαρμογή για να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης για να βεβαιωθείτε ότι το κείμενο είναι όλο το περιεχόμενο του κελιού ορατό και εντός του κελιού.
Συρρίκνωση για προσαρμογή
Μια άλλη επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι το Shrink to Fit.
Σε αντίθεση με την Αυτόματη προσαρμογή, η οποία προσαρμόζει το πλάτος της στήλης ή το ύψος της γραμμής, όταν εφαρμόζετε το "Shrink to Fit" σε οποιοδήποτε κελί, απλώς θα αλλάξει τη γραμματοσειρά του κελιού ώστε να ταιριάζει σε όλα στο δεδομένο πλάτος στήλης.
Για παράδειγμα, εάν έχετε κάποιο κείμενο σε ένα κελί και χυθεί σε άλλα κελιά, όταν κάνετε αίτηση για Συρρίκνωση για προσαρμογή σε αυτό το κελί, η γραμματοσειρά του κελιού θα μειωθεί ώστε να ταιριάζει στο περιεχόμενο του κελιού στο υπάρχον πλάτος στήλης.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την εφαρμογή της μορφής «Συρρίκνωση για προσαρμογή» σε ένα κελί:
- Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε το "Shrink to Fit"
- Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο 1 (αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών)
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Ευθυγράμμιση»
- Στις επιλογές «Έλεγχος κειμένου», ελέγξτε την επιλογή «Συρρίκνωση για προσαρμογή»
Λάβετε υπόψη ότι η συρρίκνωση σε κείμενο δεν λειτουργεί για κελιά στα οποία έχει εφαρμοστεί το "Αναδίπλωση κειμένου".
Αυτοί είναι λοιπόν μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραμμές ή στήλες Αυτόματης προσαρμογής στο Excel. Έχω καλύψει επίσης μερικούς πιθανούς λόγους για τους οποίους η αυτόματη προσαρμογή ενδέχεται να μην λειτουργεί στο σύστημά σας και μερικές εναλλακτικές λύσεις σε αυτήν στο Excel.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
