Pivot Cache στο Excel - Τι είναι και πώς να το χρησιμοποιήσετε καλύτερα

Εάν εργάζεστε με Συγκεντρωτικούς Πίνακες Excel, η Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη είναι κάτι που πρέπει σίγουρα να γνωρίζετε.

Τι είναι το Pivot Cache;

Το Pivot Cache είναι κάτι που δημιουργείται αυτόματα όταν δημιουργείτε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα.

Είναι ένα αντικείμενο που περιέχει ένα αντίγραφο της προέλευσης δεδομένων. Ενώ δεν μπορείτε να το δείτε, είναι μέρος του βιβλίου εργασίας και συνδέεται με τον Συγκεντρωτικό πίνακα. Όταν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον Συγκεντρωτικό πίνακα, δεν χρησιμοποιεί την προέλευση δεδομένων, αλλά χρησιμοποιεί την Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη.

Ο λόγος για τον οποίο δημιουργείται μια κεντρική μνήμη περιστροφής είναι η βελτιστοποίηση της λειτουργίας του περιστροφικού πίνακα. Ακόμα και όταν έχετε χιλιάδες σειρές δεδομένων, ένας περιστρεφόμενος πίνακας είναι εξαιρετικά γρήγορος στην περίληψή του. Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέτετε στοιχεία στα πλαίσια γραμμών/στηλών/τιμών/φίλτρων και θα ενημερώσει άμεσα τα αποτελέσματα.

Το Pivot Cache επιτρέπει αυτήν τη γρήγορη λειτουργία ενός περιστρεφόμενου πίνακα.

Ενώ νομίζετε ότι συνδέεστε άμεσα με τα δεδομένα προέλευσης, στην πραγματικότητα, αποκτάτε πρόσβαση στην κεντρική μνήμη περιστροφής (και όχι στα δεδομένα προέλευσης) όταν κάνετε αλλαγές στον συγκεντρωτικό πίνακα.

Αυτός είναι επίσης ο λόγος που πρέπει να ανανεώσετε τον περιστροφικό πίνακα για να αντικατοπτρίζει τυχόν αλλαγές που γίνονται στο σύνολο δεδομένων.

Παρενέργειες Pivot Cache

Ένα μειονέκτημα της προσωρινής μνήμης περιστροφής είναι ότι αυξάνει το μέγεθος του βιβλίου εργασίας σας.

Δεδομένου ότι είναι ένα αντίγραφο των δεδομένων προέλευσης, όταν δημιουργείτε έναν περιστρεφόμενο πίνακα, ένα αντίγραφο αυτών των δεδομένων αποθηκεύεται στο Pivot Cache.

Όταν χρησιμοποιείτε μεγάλα σύνολα δεδομένων για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, το μέγεθος του αρχείου του βιβλίου εργασίας αυξάνεται σημαντικά.

Κοινή χρήση της Pivot Cache

Από το Excel 2007 και μετά, εάν έχετε ήδη έναν συγκεντρωτικό πίνακα και δημιουργήσετε έναν πρόσθετο περιστροφικό πίνακα χρησιμοποιώντας τα ίδια δεδομένα προέλευσης, το Excel μοιράζεται αυτόματα την προσωρινή μνήμη περιστροφής (πράγμα που σημαίνει ότι και οι δύο συγκεντρωτικοί πίνακες χρησιμοποιούν την ίδια κρυφή μνήμη περιστροφής). Αυτό είναι χρήσιμο καθώς αποφεύγει την διπλή κρυφή μνήμη περιστροφής και με τη σειρά του, έχει ως αποτέλεσμα λιγότερη χρήση μνήμης και μειωμένο μέγεθος αρχείου.

Περιορισμοί της κοινόχρηστης προσωρινής μνήμης περιστροφής

Ενώ μια κοινή μνήμη προσωρινής μνήμης βελτιώνει τη λειτουργία του πίνακα περιστροφής και τη χρήση της μνήμης, υποφέρει από τους ακόλουθους περιορισμούς:

• Όταν ανανεώνετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, ανανεώνονται όλοι οι συγκεντρωτικοί πίνακες που συνδέονται με την ίδια προσωρινή μνήμη.
• Όταν ομαδοποιείτε πεδία σε έναν από τους συγκεντρωτικούς πίνακες, εφαρμόζεται σε όλους τους περιστρεφόμενους πίνακες χρησιμοποιώντας την ίδια προσωρινή μνήμη περιστροφής. Για παράδειγμα, αν ομαδοποιήσετε ημερομηνίες ανά μήνα, αυτή η αλλαγή θα αντικατοπτρίζεται σε όλους τους περιστροφικούς πίνακες.
• Όταν εισάγετε ένα υπολογιζόμενο πεδίο/στοιχείο σε έναν από τους Συγκεντρωτικούς πίνακες, εμφανίζεται σε όλους τους συγκεντρωτικούς πίνακες που μοιράζονται την προσωρινή μνήμη περιστροφής.

Ο τρόπος για να αποφύγετε αυτούς τους περιορισμούς είναι να αναγκάσετε το Excel να δημιουργήσει ξεχωριστή κρυφή μνήμη περιστροφής για διαφορετικούς περιστροφικούς πίνακες (ενώ χρησιμοποιείτε την ίδια πηγή δεδομένων).

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικές πηγές δεδομένων για διαφορετικούς περιστροφικούς πίνακες, το Excel θα δημιουργούσε αυτόματα ξεχωριστές Συγκεντρωτικές κρυφές μνήμες για αυτό.

Δημιουργία Duplicate Pivot Cache (με την ίδια πηγή δεδομένων)

Ακολουθούν 3 τρόποι για να δημιουργήσετε διπλή προσωρινή μνήμη περιστροφής ενώ δημιουργείτε περιστροφικούς πίνακες από την ίδια πηγή δεδομένων:

#1 Χρήση διαφορετικών ονομάτων πινάκων

• Κάντε κλικ οπουδήποτε στην πηγή δεδομένων και μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Πίνακας (ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + T).
• Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Θα δημιουργήσει έναν πίνακα με το όνομα Table1.
• Με οποιοδήποτε κελί επιλεγμένο στον πίνακα, μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Συγκεντρωτικός πίνακας.
• Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα, θα παρατηρήσετε ότι στο πεδίο Πίνακας/Εύρος έχει το όνομα του πίνακα. Κάντε κλικ στο OK.
  • Αυτό θα δημιουργήσει τον πρώτο περιστρεφόμενο πίνακα.
• Μεταβείτε στην πηγή δεδομένων (πίνακας), επιλέξτε οποιοδήποτε κελί και μεταβείτε στην επιλογή Σχεδίαση εργαλείων πίνακα -> Εργαλεία -> Μετατροπή σε εύρος. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας ρωτά εάν θέλετε να μετατρέψετε τον πίνακα σε κανονικό εύρος. Κάντε κλικ στο Ναι. Αυτό θα μετατρέψει τον πίνακα σε κανονικά δεδομένα πίνακα.

Τώρα επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα και απλώς αλλάξτε το όνομα του πίνακα (από τον πίνακα 1 στον πίνακα 2 ή ό, τι θέλετε). Μπορείτε να το αλλάξετε εισάγοντας το όνομα στο πεδίο παρακάτω Όνομα πίνακα στην καρτέλα Σχεδιασμός εργαλείων πίνακα.

Αν και οι δύο πίνακες (Πίνακας 1 και Πίνακας 2) αναφέρονται στην ίδια πηγή δεδομένων, αυτή η μέθοδος διασφαλίζει ότι δημιουργούνται δύο ξεχωριστές κρυφές μνήμες περιστροφής για κάθε πίνακα.

#2 Χρήση του Οδηγού Old Pivot Table

Χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν επιπλέον πίνακα περιστροφής με ξεχωριστή κρυφή μνήμη περιστροφής ενώ χρησιμοποιείτε την ίδια πηγή δεδομένων.

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στα δεδομένα και πατήστε ALT + D + P.
  • Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Διαγράμματος.
• Στο βήμα 1 από 3, κάντε κλικ στο Επόμενο.
• Στο βήμα 2 από 3, βεβαιωθείτε ότι το εύρος δεδομένων είναι σωστό και κάντε κλικ στο Επόμενο.
• Το Excel εμφανίζει μια προτροπή που ουσιαστικά λέει ότι κάντε κλικ στο Ναι για να δημιουργήσετε μια κοινή μνήμη περιστροφής και όχι για να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή κρυφή μνήμη περιστροφής.
• Κάντε κλικ στο Αρ.
• Στο Βήμα 3 του Οδηγού, επιλέξτε εάν θέλετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα σε νέο φύλλο εργασίας ή στο ίδιο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Τέλος.

Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα δεν είναι πίνακας Excel.

Μετρήστε τον αριθμό των Pivot Cache

Σως θελήσετε να μετρήσετε τον αριθμό των περιστρεφόμενων προσωρινών κρυφών μόνο για να αποφύγετε πολλαπλές κρυφές μνήμες περιστροφής από την ίδια πηγή δεδομένων.

Εδώ είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το μετρήσετε:

• Πατήστε ALT + F11 για να ανοίξετε το VB Editor (ή μεταβείτε στην καρτέλα Developer -> Visual Basic).
• Στο μενού Visual Basic Editor, κάντε κλικ στο View και επιλέξτε Immediate Window (ή πατήστε Control + G). Αυτό θα κάνει το άμεσο παράθυρο ορατό.
• Στο άμεσο παράθυρο, επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα και πατήστε Enter:

  ? ActiveWorkbook.PivotCaches.Count

Θα εμφανίσει αμέσως τον αριθμό των περιστρεφόμενων προσωρινών προσωρινών αποθήκευσης στο βιβλίο εργασίας.

Βελτίωση της απόδοσης κατά την εργασία με Συγκεντρωτικούς Πίνακες

Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την απόδοση των βιβλίων εργασίας (μέγεθος αρχείου και χρήση μνήμης) ενώ εργάζεστε με Συγκεντρωτικούς πίνακες:

#1 Διαγραφή των δεδομένων προέλευσης

Μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα προέλευσης και να χρησιμοποιήσετε μόνο τη Συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη. Θα εξακολουθείτε να μπορείτε να κάνετε τα πάντα χρησιμοποιώντας την προσωρινή μνήμη περιστροφής, καθώς περιέχει ένα στιγμιότυπο των αρχικών δεδομένων. Αλλά επειδή έχετε διαγράψει τα δεδομένα προέλευσης, το μέγεθος του αρχείου του βιβλίου εργασίας σας θα μειωθεί.

Σε περίπτωση που θέλετε να πάρετε πίσω τα δεδομένα προέλευσης, απλώς κάντε διπλό κλικ στη διασταύρωση του Grand Totals για αυτόν τον περιστροφικό πίνακα. Θα δημιουργήσει ένα νέο φύλλο εργασίας και θα εμφανίσει όλα τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία αυτού του περιστροφικού πίνακα.

#2 Μην αποθηκεύετε τα δεδομένα στο Pivot Cache

Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο με έναν πίνακα περιστροφής και δεδομένα πηγής, αποθηκεύει επίσης την προσωρινή μνήμη περιστροφής που περιέχει ένα αντίγραφο των δεδομένων προέλευσης. Αυτό σημαίνει ότι αποθηκεύετε τα δεδομένα προέλευσης σε δύο σημεία: στο φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα και στην προσωρινή μνήμη περιστροφής.

Υπάρχει μια επιλογή να μην αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην προσωρινή μνήμη και να τα κλείσετε. Αυτό θα οδηγήσει σε χαμηλότερο μέγεθος αρχείου.

Για να το κάνω αυτό:

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα.
• Μεταβείτε στην Ανάλυση -> Συγκεντρωτικός πίνακας -> Επιλογές.
• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Συγκεντρωτικού πίνακα, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
• Καταργήστε την επιλογή της Επιλογής - Αποθήκευση δεδομένων πηγής με αρχείο.
• Ελέγξτε την επιλογή - Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.
  • Εάν δεν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας του Excel, δεν θα ανανεώσετε τα δεδομένα και δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες του Συγκεντρωτικού πίνακα. Για να λειτουργήσει, θα πρέπει να ανανεώσετε μη αυτόματα τον περιστρεφόμενο πίνακα.

Όταν το κάνετε αυτό, το Excel δεν θα αποθηκεύσει τα δεδομένα στην κεντρική μνήμη περιστροφής, αλλά θα τα ανανεώσει όταν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας του Excel την επόμενη φορά. Τα δεδομένα σας μπορούν να βρίσκονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας, σε κάποιο άλλο βιβλίο εργασίας ή σε εξωτερική βάση δεδομένων. Όταν ανοίγετε το αρχείο, ανανεώνει τα δεδομένα και η Pivot Cache δημιουργείται ξανά.

Παρόλο που αυτό μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλότερο μέγεθος αρχείου, μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να ανοίξει το αρχείο (καθώς το Excel δημιουργεί ξανά την προσωρινή μνήμη).

Δείτε επίσης: Αποθήκευση δεδομένων προέλευσης με Συγκεντρωτικό πίνακα.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν την επιλογή, βεβαιωθείτε ότι έχετε άθικτη την πηγή δεδομένων. Εάν διαγράψετε τα δεδομένα προέλευσης (από το βιβλίο εργασίας ή οποιαδήποτε εξωτερική πηγή δεδομένων), τότε δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε ξανά την προσωρινή μνήμη περιστροφής.

#3 Κοινή χρήση του Pivot Cache για καλύτερη απόδοση

Εάν κατά λάθος (ή εκ προθέσεως) καταλήξετε σε μια κατάσταση όπου έχετε διπλή προσωρινή μνήμη περιστροφής και θέλετε να διαγράψετε τη διπλότυπη και να μοιραστείτε την προσωρινή μνήμη περιστροφής, ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε:

• Διαγράψτε έναν από τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες για τους οποίους θέλετε να διαγράψετε την προσωρινή μνήμη. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον συγκεντρωτικό πίνακα και μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Διαγραφή -> Διαγραφή όλων.
• Τώρα απλώς αντιγράψτε τον Συγκεντρωτικό πίνακα που θέλετε να αντιγράψετε και επικολλήστε τον (είτε στο ίδιο φύλλο εργασίας είτε σε ξεχωριστό φύλλο εργασίας).
  • Συνιστάται να το επικολλήσετε σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας, έτσι ώστε να μην επικαλύπτεται με τον άλλο περιστρεφόμενο πίνακα όταν το επεκτείνετε. Αν και, μερικές φορές το αντιγράφω δίπλα -δίπλα για να συγκρίνω διαφορετικές απόψεις. Αυτή η επικόλληση αντιγράφου του συγκεντρωτικού πίνακα διασφαλίζει την κοινή χρήση της προσωρινής μνήμης περιστροφής.

• Βοήθεια Microsoft - Καταργήστε την κοινή χρήση μιας προσωρινής μνήμης δεδομένων μεταξύ αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Άλλα μαθήματα Pivot Table που μπορεί να σας αρέσουν:

• Προετοιμασία δεδομένων προέλευσης για συγκεντρωτικό πίνακα.
• Πώς να ομαδοποιήσετε ημερομηνίες σε συγκεντρωτικούς πίνακες στο Excel.
• Πώς να ομαδοποιήσετε αριθμούς στον περιστροφικό πίνακα στο Excel.
• Πώς να ανανεώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.
• Χρήση τεμαχιστών στον περιστροφικό πίνακα του Excel.
• Πώς να προσθέσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο Συγκεντρωτικού πίνακα Excel.
• Πώς να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.