Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να επισημάνετε τα κενά κελιά στο Excel
Όταν λαμβάνω ένα αρχείο δεδομένων από έναν πελάτη/συνάδελφο ή το κατεβάζω από μια βάση δεδομένων, κάνω κάποιους βασικούς ελέγχους στα δεδομένα. Το κάνω για να βεβαιωθώ ότι δεν λείπουν σημεία δεδομένων, σφάλματα ή διπλότυπα που μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα αργότερα.
Ένας τέτοιος έλεγχος είναι να βρείτε και να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που μπορούν να οδηγήσουν σε κενά κελιά σε ένα σύνολο δεδομένων:
- Τα δεδομένα δεν είναι διαθέσιμα.
- Τα σημεία δεδομένων διαγράφηκαν κατά λάθος.
- Ένας τύπος επιστρέφει μια κενή συμβολοσειρά με αποτέλεσμα ένα κενό κελί.
Παρόλο που είναι εύκολο να εντοπίσετε αυτά τα κενά κελιά σε ένα μικρό σύνολο δεδομένων, αν έχετε ένα τεράστιο με εκατοντάδες σειρές και στήλες, το να το κάνετε αυτό με το χέρι θα ήταν εξαιρετικά αναποτελεσματικό και επιρρεπές σε σφάλματα.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω διάφορους τρόπους για να βρείτε και να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel.
Επισημάνετε τα κενά κελιά χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους
Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επισημάνετε τα κελιά με βάση την τιμή του όταν πληρείται η δεδομένη συνθήκη.
Θα παρουσιάσω αυτά τα παραδείγματα με ένα μικρό σύνολο δεδομένων. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ίδιες τεχνικές και με μεγάλα σύνολα δεδομένων.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Μπορείτε να δείτε ότι υπάρχουν κενά κελιά σε αυτό το σύνολο δεδομένων.
Ακολουθούν τα βήματα για να επισημάνετε τα κενά κελιά στο Excel (χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους):
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού Μορφοποίηση υπό όρους, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας.
- Στο παράθυρο διαλόγου «Νέοι κανόνες μορφοποίησης», επιλέξτε «Μορφοποίηση μόνο κελιών που περιέχουν».
- Επιλέξτε «Κενά» από το αναπτυσσόμενο μενού (όπως φαίνεται παρακάτω):
- Καθορίστε τη μορφοποίηση (στην οποία θέλετε να επισημάνετε κενά).
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα επισημάνει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων.
Σημειώστε ότι η μορφοποίηση υπό όρους είναι δυναμική. Αυτό σημαίνει ότι εάν εφαρμοστεί μορφοποίηση υπό όρους και διαγράψετε ένα σημείο δεδομένων, αυτό το κελί θα επισημανθεί αυτόματα.
Ταυτόχρονα, αυτή η δυναμική συμπεριφορά συνοδεύεται από ένα γενικό κόστος. Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ασταθής και αν χρησιμοποιηθεί σε μεγάλα σύνολα δεδομένων, μπορεί να επιβραδύνει το βιβλίο εργασίας σας.
Επιλέξτε και επισημάνετε κενά κελιά στο Excel
Αν θέλετε να επιλέξετε γρήγορα και να επισημάνετε τα κελιά που είναι κενά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική «Μετάβαση στα Ειδικά».
Ακολουθούν τα βήματα για την επιλογή και την επισήμανση κενών κελιών στο Excel:
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Πατήστε το πλήκτρο F5. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε, κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Κενά.
- Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων.
- Με όλα τα κενά κελιά επιλεγμένα, επισημάνετε αυτά δίνοντάς του ένα χρώμα κελιού.
Όπως αναφέρθηκε, αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη όταν θέλετε να επιλέξετε γρήγορα όλα τα κενά κελιά και να τα επισημάνετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά και, στη συνέχεια, να συμπληρώσετε 0 ή NA ή οποιοδήποτε άλλο σχετικό κείμενο σε αυτό.
Σημειώστε ότι σε αντίθεση με τη μορφοποίηση υπό όρους, αυτή η μέθοδος δεν είναι δυναμική. Εάν το κάνετε μία φορά και στη συνέχεια διαγράψετε κατά λάθος ένα σημείο δεδομένων, δεν θα επισημανθεί.
Χρήση VBA για επισήμανση κενών κελιών στο Excel
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν σύντομο κώδικα VBA για να επισημάνετε κενά κελιά σε ένα επιλεγμένο σύνολο δεδομένων.
Αυτή η μέθοδος είναι πιο κατάλληλη όταν πρέπει συχνά να βρίσκετε και να επισημαίνετε κενά κελιά σε σύνολα δεδομένων. Μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω κώδικα και να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο ή να το αποθηκεύσετε στο προσωπικό σας βιβλίο μακροεντολών.
Εδώ είναι ο κώδικας VBA που θα επισημάνει κενά κελιά στο επιλεγμένο σύνολο δεδομένων:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Ακολουθούν τα βήματα για να τοποθετήσετε αυτόν τον κώδικα VBA στο backend και στη συνέχεια να τον χρησιμοποιήσετε για να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο Visual Basic (ή πατήστε ALT + F11).
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας Vb, στο Project Explorer, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα ονόματα φύλλων (εάν δεν βλέπετε το Project Explorer, πατήστε CONTROL + R).
- Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή και κάντε κλικ στην ενότητα.
- Στο παράθυρο κωδικού μονάδας, αντιγράψτε και επικολλήστε τον κώδικα VBA.
- Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας VB.
Πώς να εκτελέσετε τον κώδικα VBA (μακροεντολή);
Αφού έχετε αντιγράψει επικόλληση αυτής της μακροεντολής, υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μακροεντολή.
Χρήση του κουτιού διαλόγου μακροεντολών
Ακολουθούν τα βήματα για την εκτέλεση αυτής της μακροεντολής χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Μακροεντολή:
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στις Μακροεντολές.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μακροεντολή, επιλέξτε τη μακροεντολή "HighlightBlankCells" και κάντε κλικ στο Εκτέλεση.
Χρήση του VB Editor
Ακολουθούν τα βήματα για την εκτέλεση αυτής της μακροεντολής χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα επεξεργασίας VB:
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στην Visual Basic.
- Στο πρόγραμμα επεξεργασίας VB, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στον κώδικα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Πράσινο τρίγωνο στη γραμμή εργαλείων (ή πατήστε το πλήκτρο F5).
Όπως ανέφερα, η χρήση μακροεντολής VBA για την επισήμανση των κενών κελιών είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό συχνά. Εκτός από τους τρόπους που εμφανίζονται παραπάνω για την εκτέλεση της μακροεντολής, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο ή να αποθηκεύσετε τον κώδικα στο βιβλίο εργασίας Προσωπική μακροεντολή. Αυτό θα σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση σε αυτόν τον κωδικό από οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας στο σύστημά σας.
