Τι είναι εξωτερικοί σύνδεσμοι ή αναφορές;
Όταν δημιουργείτε τύπους στο Excel και αναφέρεστε σε ένα σημείο δεδομένων σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας, το Excel δημιουργεί έναν σύνδεσμο προς αυτό το βιβλίο εργασίας.
Έτσι, ο τύπος σας μπορεί να μοιάζει με κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
Σημειώστε ότι το τμήμα που επισημαίνεται με κίτρινο χρώμα είναι ο εξωτερικός σύνδεσμος (ονομάζεται επίσης εξωτερική αναφορά). Αυτό το μέρος του τύπου λέει στο Excel να μεταβεί σε αυτό το βιβλίο εργασίας (Score.xlsx) και να αναφερθεί στο καθορισμένο κελί στο βιβλίο εργασίας.
Το πλεονέκτημα της ύπαρξης ενός εξωτερικού συνδέσμου στον τύπο σας είναι ότι μπορείτε να τον ενημερώσετε αυτόματα όταν αλλάξουν τα δεδομένα στο συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας.
Ωστόσο, το μειονέκτημα είναι ότι πρέπει πάντα να έχετε διαθέσιμο αυτό το συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας. Εάν διαγράψετε το συνδεδεμένο αρχείο βιβλίου εργασίας, αλλάξετε το όνομά του ή αλλάξετε τη θέση του φακέλου, τα δεδομένα δεν θα ενημερώνονται.
Εάν εργάζεστε με ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει εξωτερικούς συνδέσμους και πρέπει να το μοιραστείτε με συναδέλφους/πελάτες, είναι καλύτερο να καταργήσετε αυτούς τους εξωτερικούς συνδέσμους.
Ωστόσο, αν έχετε πολλούς τύπους, αυτό με το χέρι μπορεί να σας τρελάνει.
Πώς να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους και αναφορές στο Excel
Ακολουθούν μερικές τεχνικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε γρήγορα εξωτερικούς συνδέσμους στο Excel:
- Χρήση Εύρεση και Αντικατάσταση.
- Χρησιμοποιώντας την επιλογή Επεξεργασία συνδέσμων.
Ας δούμε πώς λειτουργεί κάθε μία από αυτές τις τεχνικές.
Εύρεση εξωτερικών συνδέσμων χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση
Τα κελιά με εξωτερικούς συνδέσμους περιέχουν το όνομα του βιβλίου εργασίας στο οποίο συνδέεται. Αυτό θα σήμαινε ότι η αναφορά θα είχε το όνομα αρχείου με επέκταση .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε για να βρούμε όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους.
Ακολουθούν τα βήματα για να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους στο Excel χρησιμοποιώντας την Εύρεση και αντικατάσταση:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα -> Επεξεργασία -> Εύρεση & επιλογή -> Εύρεση.
- Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, πληκτρολογήστε * .xl * στο πεδίο «Εύρεση τι».
- Κάντε κλικ στο Εύρεση όλων.
Αυτό θα βρει και θα εμφανίσει όλα τα κελιά που έχουν εξωτερικούς συνδέσμους σε αυτό.
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε όλα αυτά τα κελιά (επιλέξτε την πρώτη εγγραφή, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και μετά επιλέξτε την τελευταία εγγραφή) και μετατρέψτε τους τύπους σε τιμές.
Βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους χρησιμοποιώντας την επιλογή Επεξεργασία συνδέσμων
Το Excel διαθέτει αυτό το ενσωματωμένο εργαλείο που θα βρει όλες τις εξωτερικές αναφορές.
Ακολουθούν τα βήματα για να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους χρησιμοποιώντας την επιλογή Επεξεργασία συνδέσμων:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία συνδέσμων. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσμων θα εμφανίσει όλα τα βιβλία εργασίας στα οποία γίνεται αναφορά.
- Κάντε κλικ στο Break Links για να μετατρέψετε όλα τα συνδεδεμένα κελιά σε τιμές.
Έχετε υπόψη ότι μόλις σπάσετε τους συνδέσμους, μπορείτε να το αναιρέσετε. Ως βέλτιστη πρακτική, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν το κάνετε αυτό.
Εξακολουθείτε να λαμβάνετε γρήγορα τους εξωτερικούς συνδέσμους;
Μερικές φορές, ενδέχεται να βρείτε και να αφαιρέσετε όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους, αλλά να λάβετε μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω:
Μην τρελαίνεστε και ξεκινήστε να βρίζετε το Excel.
Έτσι, εάν λαμβάνετε την ερώτηση για συνδέσμους ενημέρωσης, ελέγξτε επίσης τα ακόλουθα για εξωτερικούς συνδέσμους:
- Ονομασμένο εύρος
- Μορφοποίηση υπό όρους
- Επικύρωση δεδομένων
- Σχήματα
- Τίτλοι γραφήματος
Η χρήση "Εύρεση και αντικατάσταση" ή "Επεξεργασία συνδέσμων" όπως φαίνεται παραπάνω δεν θα προσδιορίσει εξωτερικούς συνδέσμους σε αυτές τις παραπάνω δυνατότητες.
Ακολουθούν τα βήματα για να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους σε αυτά τα μέρη:
- Ονομασμένες σειρές: Μεταβείτε στην καρτέλα Τύπος και κάντε κλικ στο Διαχειριστής ονομάτων. Θα σας δείξει όλα τα ονομαζόμενα εύρη στο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να ελέγξετε τη στήλη «Αναφέρεται σε» για να εντοπίσετε εξωτερικές αναφορές.
- Μορφοποίηση υπό όρους: Ο μόνος τρόπος με τον οποίο ένας εξωτερικός σύνδεσμος μπορεί να εμφανιστεί σε μορφοποίηση υπό όρους είναι μέσω του προσαρμοσμένου τύπου. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα -> Μορφοποίηση υπό όρους -> Διαχείριση κανόνων. Στη Διαχείριση κανόνων υπό όρους μορφοποίησης, ελέγξτε τους τύπους για εξωτερικούς συνδέσμους.
- Επικύρωση δεδομένων: Είναι πιθανό ότι η αναπτυσσόμενη λίστα επικύρωσης δεδομένων αναφέρεται σε ένα ονομασμένο εύρος που με τη σειρά του έχει εξωτερικούς συνδέσμους. Το Checking Named Ranges θα πρέπει να φροντίσει και για αυτό το ζήτημα.
- Σχήματα: Εάν χρησιμοποιείτε σχήματα που είναι συνδεδεμένα με κελιά, ελέγξτε αυτά για εξωτερικούς συνδέσμους. Ακολουθεί ένας γρήγορος τρόπος για να περάσετε όλα τα σχήματα:
- Πατήστε το πλήκτρο F5. Θα ανοίξει το Go to Dialog Box.
- Κάντε κλικ στο Ειδικό.
- Στο παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στα ειδικά, επιλέξτε Αντικείμενα.
- Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα επιλέξει όλα τα σχήματα. Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθείτε σε αυτά.
- Τίτλοι γραφήματος: Επιλέξτε τον τίτλο του γραφήματος και ελέγξτε στη γραμμή τύπων εάν αναφέρεται σε εξωτερικό σύνδεσμο.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τους εξωτερικούς συνδέσμους από αυτά τα μαθήματα:
- Εύρεση εξωτερικών συνδέσμων στο Excel - Ιστολόγιο δομών.
- Εύρεση εξωτερικών συνδέσμων - Υποστήριξη Microsoft Excel.
Υπάρχει επίσης ένα πρόσθετο για να βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους στο Excel. Κάντε κλικ εδώ για να μάθετε περισσότερα και να κατεβάσετε το πρόσθετο.
