Πώς να φιλτράρετε δεδομένα σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να φιλτράρετε δεδομένα σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.

Καθώς θα περάσετε από αυτό το σεμινάριο, θα δείτε ότι υπάρχουν διαφορετικές επιλογές φίλτρου δεδομένων διαθέσιμες με βάση τον τύπο δεδομένων.

Τύποι φίλτρων σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα

Ακολουθεί μια επίδειξη των τύπων φίλτρων που διατίθενται σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα.

Ας δούμε αυτά τα φίλτρα ένα προς ένα:

• Φίλτρο αναφοράς: Αυτό το φίλτρο σας επιτρέπει να αναλύσετε ένα υποσύνολο του συνολικού συνόλου δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν έχετε δεδομένα λιανικών πωλήσεων, μπορείτε να αναλύσετε δεδομένα για κάθε περιοχή επιλέγοντας μία ή περισσότερες από τις περιοχές (ναι, επιτρέπει επίσης πολλές επιλογές). Δημιουργείτε αυτό το φίλτρο σύροντας και ρίχνοντας το πεδίο Συγκεντρωτικού πίνακα στην περιοχή Φίλτρα.
• Φίλτρο ετικέτας σειράς/στήλης: Αυτά τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε σχετικά δεδομένα με βάση τα στοιχεία πεδίου (όπως συγκεκριμένο στοιχείο φίλτρου ή στοιχείο που περιέχει συγκεκριμένο κείμενο) ή τις τιμές (όπως φίλτρο 10 κορυφαίων στοιχείων κατά τιμή ή στοιχεία με τιμή μεγαλύτερη από/μικρότερη από καθορισμένη τιμή).
  • Κουτί αναζήτησης: Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το φίλτρο μέσα στο φίλτρο ετικέτας γραμμής/στήλης και αυτό σας επιτρέπει να φιλτράρετε γρήγορα με βάση το κείμενο που εισάγετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε δεδομένα μόνο για το Costco, απλά πληκτρολογήστε το Costco εδώ και θα το φιλτράρει για εσάς.
  • Πλαίσια ελέγχου: Αυτά σας επιτρέπουν να επιλέξετε συγκεκριμένα στοιχεία από μια λίστα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επιλέξετε τους λιανοπωλητές για ανάλυση, μπορείτε να το κάνετε εδώ. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να αποκλείσετε επιλεκτικά ορισμένους λιανοπωλητές καταργώντας την επιλογή του.

Σημείωση, υπάρχουν δύο ακόμη εργαλεία φιλτραρίσματος διαθέσιμα σε έναν χρήστη: Slicers και Timelines (τα οποία δεν καλύπτονται σε αυτό το σεμινάριο).

Ας δούμε μερικά πρακτικά παραδείγματα για το πώς να τα χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε δεδομένα σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα.

Παραδείγματα χρήσης φίλτρων στον Συγκεντρωτικό πίνακα

Τα παρακάτω παραδείγματα καλύπτονται σε αυτήν την ενότητα:

• Φιλτράρετε τα 10 κορυφαία αντικείμενα κατά αξία/ποσοστό/άθροισμα.
• Φιλτράρετε στοιχεία με βάση την τιμή.
• Φιλτράρετε χρησιμοποιώντας φίλτρο ετικέτας.
• Φιλτράρετε χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης.

Φιλτράρετε τα κορυφαία 10 αντικείμενα σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κορυφαία επιλογή φίλτρου 10 σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα για:

• Φιλτράρετε στοιχεία άνω/κάτω κατά τιμή.
• Φιλτράρετε στοιχεία επάνω/κάτω που αποτελούν ένα καθορισμένο ποσοστό των τιμών.
• Φιλτράρισμα επάνω/κάτω Στοιχεία που αποτελούν μια καθορισμένη τιμή.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα όπως φαίνεται παρακάτω:

Ας δούμε πώς να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο Top 10 με αυτό το σύνολο δεδομένων.

Φιλτράρισμα στοιχείων επάνω/κάτω από τιμή

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο Top 10 για να λάβετε μια λίστα με τους 10 κορυφαίους λιανοπωλητές με βάση την αξία πωλήσεων.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Μεταβείτε στο φίλτρο ετικέτας σειράς -> Φίλτρα τιμής -> Κορυφή 10.
• Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο κορυφαίων 10, υπάρχουν τέσσερις επιλογές που πρέπει να καθορίσετε:
  • Κορυφή/Κάτω: Σε αυτήν την περίπτωση δεδομένου ότι ψάχνουμε για τους κορυφαίους 10 λιανοπωλητές, επιλέξτε Κορυφή.
  • Ο αριθμός των στοιχείων που θέλετε να φιλτράρετε. Σε αυτή την περίπτωση δεδομένου ότι θέλουμε να πάρουμε τα κορυφαία 10 αντικείμενα, αυτό θα ήταν 10.
  • Το τρίτο πεδίο είναι ένα αναπτυσσόμενο με τρεις επιλογές: Στοιχεία, Ποσοστό και Άθροισμα. Σε αυτή την περίπτωση, αφού θέλουμε τους 10 κορυφαίους λιανοπωλητές, επιλέξτε Στοιχεία.
  • Το τελευταίο πεδίο παραθέτει όλες τις διαφορετικές τιμές που αναφέρονται στην περιοχή τιμών. Σε αυτήν την περίπτωση, δεδομένου ότι έχουμε μόνο το άθροισμα των πωλήσεων, εμφανίζει το «Άθροισμα πωλήσεων» μόνο.

Αυτό θα σας δώσει μια φιλτραρισμένη λίστα με 10 λιανοπωλητές με βάση την αξία πωλήσεών τους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διαδικασία για να λάβετε τα κάτω 10 (ή οποιονδήποτε άλλο αριθμό) στοιχεία ανά τιμή.

Φιλτράρισμα Επάνω/Κάτω στοιχεία που αποτελούν ένα καθορισμένο ποσοστό της αξίας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο κορυφαίων 10 για να λάβετε μια λίστα με τα κορυφαία 10 τοις εκατό (ή οποιονδήποτε άλλο αριθμό, ας πούμε 20 τοις εκατό, 50 τοις εκατό κ.λπ.) στοιχείων ανά αξία.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να λάβετε τη λίστα των λιανοπωλητών που αποτελούν το 25% των συνολικών πωλήσεων.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Μεταβείτε στο φίλτρο ετικέτας σειράς -> Φίλτρα τιμής -> Κορυφή 10.
• Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο κορυφαίων 10, υπάρχουν τέσσερις επιλογές που πρέπει να καθορίσετε:
  • Κορυφή/Κάτω: Σε αυτήν την περίπτωση δεδομένου ότι αναζητούμε κορυφαίους λιανοπωλητές που κάνουν το 25% των συνολικών πωλήσεων, επιλέξτε Κορυφή.
  • Στο δεύτερο πεδίο, πρέπει να καθορίσετε το ποσοστό των πωλήσεων που πρέπει να αντιπροσωπεύουν οι κορυφαίοι λιανοπωλητές. Σε αυτή την περίπτωση, δεδομένου ότι θέλουμε να αποκτήσουμε τους κορυφαίους λιανοπωλητές που κάνουν το 25% των πωλήσεων, αυτό θα είναι 25.
  • Στο τρίτο πεδίο, επιλέξτε Ποσοστό.
  • Το τελευταίο πεδίο παραθέτει όλες τις διαφορετικές τιμές που αναφέρονται στην περιοχή τιμών. Σε αυτήν την περίπτωση, δεδομένου ότι έχουμε μόνο το άθροισμα των πωλήσεων, εμφανίζει το «Άθροισμα πωλήσεων» μόνο.

Αυτό θα σας δώσει μια φιλτραρισμένη λίστα λιανοπωλητών που αποτελούν το 25% των συνολικών πωλήσεων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διαδικασία για να αποκτήσετε τους λιανοπωλητές που αποτελούν το κάτω 25% (ή οποιοδήποτε άλλο ποσοστό) των συνολικών πωλήσεων.

Φιλτράρισμα Επάνω/Κάτω στοιχεία που αποτελούν μια καθορισμένη τιμή

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μάθετε τους κορυφαίους λιανοπωλητές που αντιπροσωπεύουν 20 εκατομμύρια πωλήσεις.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το φίλτρο Top 10 στον Συγκεντρωτικό πίνακα.

Για να το κάνω αυτό:

• Μεταβείτε στο φίλτρο ετικέτας σειράς -> Φίλτρα τιμής -> Κορυφή 10.
• Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο κορυφαίων 10, υπάρχουν τέσσερις επιλογές που πρέπει να καθορίσετε:
  • Κορυφή/Κάτω: Σε αυτήν την περίπτωση δεδομένου ότι αναζητούμε κορυφαίους λιανοπωλητές που κάνουν 20 εκατομμύρια συνολικές πωλήσεις, επιλέξτε Κορυφή.
  • Στο δεύτερο πεδίο, πρέπει να καθορίσετε μια τιμή που θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη οι κορυφαίοι λιανοπωλητές. Σε αυτήν την περίπτωση, δεδομένου ότι θέλουμε να πάρουμε τους κορυφαίους λιανοπωλητές που αποτελούν 20 εκατομμύρια πωλήσεις, αυτό θα ήταν 20000000.
  • Στο τρίτο πεδίο, επιλέξτε Άθροισμα.
  • Το τελευταίο πεδίο παραθέτει όλες τις διαφορετικές τιμές που αναφέρονται στην περιοχή τιμών. Σε αυτήν την περίπτωση, δεδομένου ότι έχουμε μόνο το άθροισμα των πωλήσεων, εμφανίζει το «Άθροισμα πωλήσεων» μόνο.

Αυτό θα σας δώσει μια φιλτραρισμένη λίστα με τους κορυφαίους λιανοπωλητές που αποτελούν 20 εκατομμύρια από τις συνολικές πωλήσεις.

Φιλτράρετε στοιχεία με βάση την τιμή

Μπορείτε να φιλτράρετε στοιχεία με βάση τις τιμές στις στήλες στην περιοχή τιμών.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας δεδομένα λιανικών πωλήσεων όπως φαίνεται παρακάτω:

Μπορείτε να φιλτράρετε αυτήν τη λίστα με βάση την αξία πωλήσεων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να λάβετε μια λίστα με όλους τους λιανοπωλητές που έχουν πωλήσεις άνω των 3 εκατομμυρίων.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Μεταβείτε στο φίλτρο ετικέτας σειράς -> Φίλτρα τιμής -> Μεγαλύτερο από.
• Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο τιμής:
  • Επιλέξτε τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για φιλτράρισμα. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι το άθροισμα πωλήσεων (εάν έχετε περισσότερα στοιχεία στην περιοχή τιμών, το αναπτυσσόμενο μενού θα τα δείχνει όλα).
  • Επιλέξτε τη συνθήκη. Δεδομένου ότι θέλουμε να αποκτήσουμε όλο τον λιανοπωλητή με πωλήσεις άνω των 3 εκατομμυρίων, επιλέξτε «είναι μεγαλύτερο από».
  • Εισαγάγετε 3000000 στο τελευταίο πεδίο.
• Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα φιλτράρει αμέσως τη λίστα και θα εμφανίζει μόνο εκείνους τους λιανοπωλητές που έχουν πωλήσεις άνω των 3 εκατομμυρίων.

Ομοίως, υπάρχουν πολλές άλλες συνθήκες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, όπως ίσες, όχι ίσες, μικρότερες, μεταξύ, κ.λπ.

Φιλτράρετε δεδομένα χρησιμοποιώντας φίλτρα ετικέτας

Τα φίλτρα ετικετών είναι χρήσιμα όταν έχετε μια τεράστια λίστα και θέλετε να φιλτράρετε συγκεκριμένα στοιχεία με βάση το όνομα/το κείμενό του.

Για παράδειγμα, στη λίστα των λιανοπωλητών, μπορώ να φιλτράρω γρήγορα όλα τα καταστήματα σε δολάρια χρησιμοποιώντας την προϋπόθεση «δολάριο» στο όνομα.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Μεταβείτε στο φίλτρο Ετικέτα σειράς -> Φίλτρα ετικέτας -> Περιέχει.
• Στο παράθυρο διαλόγου φίλτρου ετικέτας:
  • Το ‘Περιέχει’ επιλέγεται από προεπιλογή (αφού επιλέξαμε περιέχει στο προηγούμενο βήμα). Μπορείτε να το αλλάξετε εδώ αν θέλετε.
  • Εισαγάγετε τη συμβολοσειρά κειμένου για την οποία θέλετε να φιλτράρετε τη λίστα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι «δολάριο».
• Κάντε κλικ στο OK.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ μαζί με το κείμενο.

Λάβετε υπόψη ότι αυτά τα φίλτρα δεν είναι πρόσθετα. Έτσι, αν αναζητήσετε τον όρο "Δολάριο", θα σας δώσει μια λίστα με όλα τα καταστήματα που έχουν τη λέξη "δολάριο", αλλά αν χρησιμοποιήσετε ξανά αυτό το φίλτρο για να λάβετε μια λίστα χρησιμοποιώντας έναν άλλο όρο, θα φιλτράρει με βάση τον νέο όρο.

Ομοίως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα φίλτρα ετικετών, όπως αρχίζει με, τελειώνει με δεν περιέχει κ.λπ.

Φιλτράρετε δεδομένα χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης

Το φιλτράρισμα μιας λίστας χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης μοιάζει πολύ με την επιλογή περιέχει στο φίλτρο ετικέτας.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να φιλτράρετε όλους τους λιανοπωλητές που έχουν το όνομα «δολάριο», απλώς πληκτρολογήστε δολάριο στο πλαίσιο αναζήτησης και θα φιλτράρει τα αποτελέσματα.

Εδώ είναι τα βήματα:

• Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο φίλτρο Ετικέτα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης για να τοποθετήσετε τον κέρσορα σε αυτό.
• Εισαγάγετε τον όρο αναζήτησης, ο οποίος είναι "δολάριο" σε αυτήν την περίπτωση. Θα παρατηρήσετε ότι η λίστα φιλτράρεται στο παρακάτω πλαίσιο αναζήτησης και μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή οποιουδήποτε λιανοπωλητή που θέλετε να εξαιρέσετε.
• Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα φιλτράρει αμέσως όλους τους λιανοπωλητές που περιέχουν τον όρο «δολάριο».

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ στο πλαίσιο αναζήτησης. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να λάβετε το όνομα όλων των λιανοπωλητών που ξεκινούν με το αλφάβητο T, χρησιμοποιήστε τη συμβολοσειρά αναζήτησης ως T* (T ακολουθούμενη από έναν αστερίσκο). Δεδομένου ότι ο αστερίσκος αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων, αυτό σημαίνει ότι το όνομα μπορεί να περιέχει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων μετά το T.

Ομοίως, εάν θέλετε να λάβετε τη λίστα με όλους τους λιανοπωλητές που τελειώνουν με το αλφάβητο Τ, χρησιμοποιήστε τον όρο αναζήτησης ως *Τ (αστερίσκο ακολουθούμενο από Τ).

Υπάρχουν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τη γραμμή αναζήτησης:

• Εάν φιλτράρετε μία φορά με ένα κριτήριο και στη συνέχεια φιλτράρετε ξανά με άλλο, το πρώτο κριτήριο απορρίπτεται και λαμβάνετε μια λίστα με τα δεύτερα κριτήρια. Το φιλτράρισμα δεν είναι πρόσθετο.
• Ένα όφελος από τη χρήση του πλαισίου αναζήτησης είναι ότι μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή ορισμένων αποτελεσμάτων με μη αυτόματο τρόπο. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια τεράστια λίστα χρηματοπιστωτικών εταιρειών και θέλετε να φιλτράρετε μόνο τράπεζες, μπορείτε να αναζητήσετε τον όρο «τράπεζα». Αλλά σε περίπτωση που ορισμένες εταιρείες σκαρφαλώσουν που δεν είναι τράπεζες, μπορείτε απλά να το αποεπιλέξετε και να το κρατήσετε μακριά.
• Δεν μπορείτε να αποκλείσετε συγκεκριμένα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εξαιρέσετε μόνο τους λιανοπωλητές που περιέχουν δολάρια σε αυτό, δεν υπάρχει τρόπος να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης. Αυτό, ωστόσο, μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το φίλτρο ετικέτας χρησιμοποιώντας τη συνθήκη «δεν περιέχει».

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα μαθήματα περιστροφικού πίνακα:

• Δημιουργία περιστροφικού πίνακα στο Excel - Εκπαιδευτικό βήμα προς βήμα.
• Προετοιμασία δεδομένων προέλευσης για συγκεντρωτικό πίνακα.
• Αριθμοί ομάδων στον περιστροφικό πίνακα στο Excel.
• Ημερομηνίες ομαδοποίησης σε Συγκεντρωτικούς Πίνακες στο Excel.
• Ανανέωση περιστροφικού πίνακα στο Excel.
• Διαγράψτε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.
• Πώς να προσθέσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο Συγκεντρωτικού πίνακα Excel.
• Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους σε περιστρεφόμενο πίνακα στο Excel.
• Pivot Cache στο Excel - Τι είναι και πώς να το χρησιμοποιήσετε καλύτερα;
• Αντικαταστήστε τα κενά κελιά με μηδενικά στους περιστροφικούς πίνακες του Excel.
• Μετρήστε ξεχωριστές τιμές στον Συγκεντρωτικό πίνακα