Παρακολουθήστε βίντεο - Χρησιμοποιώντας Flash Συμπληρώστε το Excel (Παραδείγματα)
Το Flash Fill είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο που προστέθηκε στο Excel 2013 και είναι διαθέσιμο σε όλες τις εκδόσεις μετά από αυτό.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να διευκολύνετε την εισαγωγή δεδομένων. Είναι ένα έξυπνο εργαλείο που προσπαθεί να εντοπίσει μοτίβα με βάση την καταχώριση των δεδομένων σας και το κάνει αυτό για εσάς.
Μερικά απλά παραδείγματα χρήσης του Flash Fill θα μπορούσαν να είναι να λάβετε το πρώτο όνομα από το πλήρες όνομα, να λάβετε αρχικά ονόματος, να μορφοποιήσετε αριθμούς τηλεφώνου κ.λπ.
Χρήση Flash Συμπληρώστε το Excel - Παραδείγματα
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα όπου η πλήρωση με φλας μπορεί πραγματικά να εξοικονομήσει χρόνο προσδιορίζοντας μοτίβα και διευκολύνοντας την εισαγωγή δεδομένων.
Παράδειγμα 1 - Λάβετε το Όνομα από το Πλήρες Όνομα
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Μέχρι να εμφανιστεί το Excel Flash Fill, ο τρόπος για να λάβετε το πρώτο όνομα από το πλήρες όνομα ήταν να χρησιμοποιήσετε το Text to Columns ή να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες του Excel.
Αλλά τώρα, μπορείτε να λάβετε άμεσα τα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας το νέο εργαλείο στο μπλοκ - Flash Fill in Excel.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να λάβετε το πρώτο όνομα:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τα δεδομένα (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Εισαγάγετε τα δεδομένα (όνομα σε αυτήν την περίπτωση).
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Το Excel Flash Fill θα συμπληρώσει αυτόματα όλα τα κελιά με το πρώτο όνομα από το σύνολο δεδομένων.
Γίνεται αστραπιαία (και ως εκ τούτου το όνομα Excel Flash Fill).
Η συντόμευση πληκτρολογίου για τη χρήση του Flash Fill in Excel είναι Control + E.
Σημείωση: Το Flash Fill δεν είναι ακόμα διαθέσιμο σε εκδόσεις του Excel για Mac.Παράδειγμα 2 - Λάβετε τα αρχικά από το όνομα
Δεδομένου ότι το Flash Fill λειτουργεί προσδιορίζοντας μοτίβα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να λάβετε τα αρχικά ονόματος και επώνυμου.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα που χρησιμοποιούν το Flash Fill in Excel για να λάβετε τα αρχικά:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τα δεδομένα (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Εισαγάγετε το αρχικό όνομα αρχικού στοιχείου στο επιλεγμένο κελί.
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Το Excel Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα όλα τα κελιά με τα αρχικά ονόματα.
Παράδειγμα 3 - Συνενωμένα ονόματα σε διαφορετική μορφή
Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για τη διαίρεση δεδομένων (σε όνομα ή αρχικά όπως φαίνεται στο Παράδειγμα 1 και 2 παραπάνω), μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση κελιών.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Η πρόθεση εδώ είναι να συνδυάσουμε τα ονόματα στην ακόλουθη μορφή - Επώνυμο, Όνομα. Για παράδειγμα, ο Τόνι και ο Σταρκ θα συνδυάζονταν για να δώσουν στον Σταρκ, τον Τόνι.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να συνδυάσετε ονόματα:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τα δεδομένα (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Εισαγάγετε το κελί με το συνδυασμένο όνομα στην επιθυμητή μορφή.
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Το Excel Flash Fill θα συμπληρώσει αυτόματα όλα τα κελιά όπου τα ονόματα συνδυάζονται στην καθορισμένη μορφή.
Παράδειγμα 4 - Λάβετε ονόματα χρηστών από διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ο σκοπός εδώ είναι να λάβετε το όνομα χρήστη από το αναγνωριστικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για παράδειγμα, για να λάβετε "tonystark" από το [email protected]).
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να λάβετε τα ονόματα χρηστών από τα αναγνωριστικά email:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τα δεδομένα (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Εισαγάγετε το κελί με το όνομα χρήστη από το αναγνωριστικό email από το κελί στα αριστερά.
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Το Excel Flash Fill θα συμπληρώσει αυτόματα όλα τα κελιά όπου τα ονόματα χρηστών από τα αντίστοιχα αναγνωριστικά email.
Παράδειγμα 5 - Μορφοποίηση αριθμών τηλεφώνου
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill με κείμενο καθώς και αριθμούς.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα όπου μπορείτε να μορφοποιήσετε τους αριθμούς τηλεφώνου χρησιμοποιώντας το Excel Flash Fill.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ο σκοπός εδώ είναι να λάβετε τον αριθμό τηλεφώνου στην ακόλουθη μορφή: XXX-XXX-XXXX.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να λάβετε τον αριθμό τηλεφώνου στην επιθυμητή μορφή:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τον αριθμό τηλεφώνου (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Εισαγάγετε το κελί με τον αριθμό τηλεφώνου στην επιθυμητή μορφή.
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Το Excel Flash Fill θα γεμίσει αυτόματα όλα τα κελιά με τους αριθμούς τηλεφώνου στην καθορισμένη μορφή.
Παράδειγμα 6 - Εξαγωγή συγκεκριμένων σημείων δεδομένων (όπως η πόλη από τη διεύθυνση)
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill in Excel για να εξαγάγετε ένα τμήμα από ένα σύνολο δεδομένων.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ο σκοπός εδώ είναι να λάβετε τον κωδικό κατάστασης από κάθε διεύθυνση.
Ακολουθούν τα βήματα για να λάβετε τον κωδικό κατάστασης από τη διεύθυνση χρησιμοποιώντας το Flash Fill in Excel:
- Επιλέξτε κελί δίπλα στο κελί που έχει τον αριθμό τηλεφώνου (Β2 σε αυτήν την περίπτωση).
- Στο κελί, εισαγάγετε τον κωδικό κατάστασης από τη διεύθυνση στα αριστερά.
- Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από αυτό στο οποίο καταχωρίσατε δεδομένα (B3 σε αυτήν την περίπτωση).
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στο Flash Fill.
Αυτό θα εξάγει αμέσως όλους τους κωδικούς κατάστασης στη στήλη Β.
Ομοίως, μπορείτε επίσης να εξαγάγετε κωδικούς pin.
Περιορισμοί του Flash Συμπληρώστε το Excel
Ενώ το Flash Fill είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους περιορισμούς του πριν το χρησιμοποιήσετε σε μεγάλα και σημαντικά σύνολα δεδομένων:
- Το αποτέλεσμα του Flash Fill είναι στατικό. Αυτό σημαίνει ότι αν αλλάξετε το αρχικό σύνολο δεδομένων, το αποτέλεσμα Flash Fill δεν θα αλλάξει.
- Το Flash Fill αγνοεί το κελί με κενό χαρακτήρα. Εάν χρησιμοποιείτε Flash Fill, βεβαιωθείτε ότι τα κελιά στα οποία θα ερχόταν το αποτέλεσμα δεν έχουν κενό χαρακτήρα. Εάν συμβεί, το Excel Flash Fill απλά θα το αγνοήσει.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Flash Fill μπορεί να παραπαίει στον προσδιορισμό του μοτίβου που δίνει λανθασμένα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, στην περίπτωση εξαγωγής των μεσαίων ονομάτων, εάν υπάρχουν ονόματα χωρίς κανένα μεσαίο όνομα, το Flash Fill θα δώσει τα εσφαλμένα αποτελέσματα (όπως φαίνεται παρακάτω).
Σφάλμα συμπλήρωσης Flash Excel
Εάν το Flash Fill δεν είναι σε θέση να αναγνωρίσει ένα μοτίβο, ενδέχεται να εμφανίσει σφάλμα όπως φαίνεται παρακάτω:
Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να γεμίσετε μερικά ακόμη κελιά, ώστε το Flash Fill να αναγνωρίσει ένα μοτίβο ή να απορρίψει την ιδέα της χρήσης Flash Fill και να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού συναρτήσεις.
Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα σεμινάρια Excel:
- Πώς να χρησιμοποιήσετε το Fill Handle στο Excel.
- Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα Excel.
- 10 Συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel που δεν μπορείτε να εξοικονομήσετε.
