- #1 Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Excel
- #2 Εισαγάγετε γρήγορα αριθμούς με σταθερούς δεκαδικούς αριθμούς
- #3 Αυτόματη προσθήκη εντολών στους αριθμούς
- #4 Συμπληρώστε χρησιμοποιώντας το Control + D
- #5 Γρήγορη εισαγωγή ημερομηνίας/ώρας στα κελιά του Excel
- #6 Control + Enter για να γεμίσετε ολόκληρη την επιλογή με περιεχόμενο σε ενεργό κελί
- #7 Alt + κάτω βέλος για να λάβετε μια λίστα με όλες τις μοναδικές τιμές σε αυτήν τη στήλη
- #8 Κοσκινίστε γρήγορα πολλές καρτέλες φύλλου εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας
- #9 Εισαγάγετε μακρύ κείμενο χρησιμοποιώντας συντομογραφίες
- #10 Εισαγάγετε δεδομένα σε μη συνεχόμενα εύρη
Το Excel είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο με συναρπαστικές δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων (είτε χρησιμοποιώντας λειτουργίες, γραφήματα είτε πίνακες εργαλείων). Η ευκολία με την οποία τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν και να αποθηκευτούν στο Excel το καθιστά μια επιτακτική επιλογή.
Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, έχω απαριθμήσει 10 χρήσιμες συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel που θα σας κάνουν πιο αποτελεσματικούς και θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.
#1 Χρησιμοποιήστε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Excel
Η φόρμα καταχώρησης δεδομένων Excel σας επιτρέπει να προσθέσετε εγγραφές σε ένα υπάρχον σύνολο δεδομένων. Δίνει μια αναδυόμενη φόρμα που μπορεί να συμπληρωθεί από τον χρήστη. Είναι ιδιαίτερα βολικό όταν το σύνολο δεδομένων έχει πολλές στήλες και απαιτεί να κάνετε κύλιση δεξιά και αριστερά ξανά και ξανά καθώς πληκτρολογείτε σημεία δεδομένων.
Η δυνατότητα φόρμας δεδομένων δεν είναι ήδη διαθέσιμη στην κορδέλα του Excel. Πρέπει πρώτα να το διαθέσουμε προσθέτοντάς το στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Προσθήκη φόρμας καταχώρησης δεδομένων Excel στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
- Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στο πλαίσιο Διαλόγου Επιλογές Excel, επιλέξτε Όλες οι εντολές και μεταβείτε στη φόρμα. Επιλέξτε Φόρμα και πατήστε Προσθήκη. Αυτό θα προσθέσει το εικονίδιο "Φόρμες δεδομένων" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Χρήση της φόρμας εισαγωγής δεδομένων Excel
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή δεδομένων και κάντε κλικ στο εικονίδιο Φόρμα δεδομένων από τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στη φόρμα Αναδυόμενα δεδομένα, όλοι οι τίτλοι στηλών παρατίθενται κατακόρυφα. Συμπληρώστε τα δεδομένα στο διπλανό πλαίσιο κειμένου για κάθε επικεφαλίδα.
- Μόλις εισαγάγετε τα δεδομένα, πατήστε Enter.
- Κάντε κλικ στο Νέο για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή.
Χρησιμοποιώντας τη φόρμα καταχώρησης δεδομένων Excel, μπορείτε επίσης να περιηγηθείτε στα υπάρχοντα δεδομένα (σειρά με σειρά) ή να βρείτε δεδομένα καθορίζοντας τα κριτήρια (δοκιμάστε αυτό κάνοντας κλικ στο κουμπί κριτηρίων).
#2 Εισαγάγετε γρήγορα αριθμούς με σταθερούς δεκαδικούς αριθμούς
Εάν βρίσκεστε σε μια κατάσταση όπου πρέπει να εισαγάγετε μη αυτόματα δεδομένα στο Excel που έχουν και δεκαδικό μέρος, αυτό το τέχνασμα θα μπορούσε να είναι πολύ χρήσιμο. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να εισαγάγετε βαθμούς για μαθητές σε ποσοστό με έως και 2 δεκαδικά ψηφία. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια λειτουργία όπου πληκτρολογείτε τους αριθμούς χωρίς να ενοχλείτε να πατάτε κάθε φορά το πλήκτρο κουκκίδας. Για να ενεργοποιήσετε αυτό:
- Μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές.
- Στο πλαίσιο Διάλογος επιλογών Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους.
- Στις Σύνθετες επιλογές, ελέγξτε την επιλογή "Αυτόματη εισαγωγή δεκαδικού σημείου".
- Καθορίστε τον αριθμό δεκαδικών που θέλετε (για παράδειγμα 2 σε αυτήν την περίπτωση).
Τώρα, κάθε φορά που εισάγετε οποιονδήποτε αριθμό, το excel τοποθετεί αυτόματα τα τελευταία 2 ψηφία μετά το δεκαδικό. Έτσι το 1 γίνεται 0,01, το 10 γίνεται 0,1, το 100 γίνεται το 1, το 2467 γίνεται το 24,67 και ούτω καθεξής…
Μόλις τελειώσετε με την καταχώρηση δεδομένων, απλώς απενεργοποιήστε τα καταργώντας τον έλεγχο της ίδιας επιλογής.
#3 Αυτόματη προσθήκη εντολών στους αριθμούς
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό συναρτήσεων excel (όπως VALUE, RIGHT, IF, OR) για να προσθέσετε κανονικά («st» στο 1ο, «nd» στο 2ο και ούτω καθεξής…).
Εδώ είναι ο τύπος:
= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2))) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = = 1,2,3}), CHOOSE (ΔΕΞΙΑ (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))
#4 Συμπληρώστε χρησιμοποιώντας το Control + D
Αυτό είναι ένα έξυπνο κόλπο εισαγωγής δεδομένων Excel. Εάν πρέπει να αντιγράψετε το παραπάνω κελί, απλώς πατήστε Control + D.
Αντιγράφει το περιεχόμενο καθώς και τη μορφοποίηση. Εάν υπάρχει ένας τύπος στο παραπάνω κελί, ο τύπος αντιγράφεται (με προσαρμοσμένες αναφορές).
Αυτό λειτουργεί επίσης για περισσότερα από ένα κελιά. Έτσι, εάν θέλετε να αντιγράψετε ολόκληρη τη σειρά παραπάνω, επιλέξτε την τρέχουσα γραμμή και πατήστε Control + D.
Εάν επιλέξετε περισσότερα από ένα κελιά/κελιά, τότε το παραπάνω κελί αντιγράφεται σε όλα τα κελιά.
Δείτε επίσης: 200+ Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel.
#5 Γρήγορη εισαγωγή ημερομηνίας/ώρας στα κελιά του Excel
Δεν θυμάστε την τρέχουσα ημερομηνία; Μην ανησυχείτε, απλά πατήστε Control +; (πλήκτρο ερωτηματικών) και θα εισαγάγει την τρέχουσα ημερομηνία στο κελί.
Ομοίως, μπορείτε να εισαγάγετε την τρέχουσα ώρα χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Control + Shift +: (κλειδί κόλου)
Θυμηθείτε, αυτές είναι απόλυτες τιμές και δεν θα αλλάξουν αν αλλάξει η ημερομηνία ή η ώρα. Εάν θέλετε να έχετε μια δυναμική τιμή ημερομηνίας και ώρας που αλλάζει κάθε φορά που ανοίγετε το βιβλίο εργασίας ή όταν γίνεται εκ νέου υπολογισμός, χρησιμοποιήστε τις συναρτήσεις ΣΗΜΕΡΑ και ΤΩΡΑ.
Δείτε επίσης: Πώς να εισαγάγετε αυτόματα τη σφραγίδα ημερομηνίας και ώρας στο Excel.
#6 Control + Enter για να γεμίσετε ολόκληρη την επιλογή με περιεχόμενο σε ενεργό κελί
Όταν επιλέγετε πολλά κελιά στο Excel, ένα από τα κελιά με ανοιχτή απόχρωση (σε σύγκριση με τα υπόλοιπα επιλεγμένα κελιά) είναι το ενεργό κελί. Εάν εισαγάγετε κάτι στο ενεργό κελί όταν γίνει η επιλογή και πατήστε Control + Enter, η τιμή εισάγεται σε όλα τα επιλεγμένα κελιά.
Αυτό ισχύει και για τους τύπους. Εάν εισαγάγετε έναν τύπο στο ενεργό κελί και πατήσετε Control + Enter, όλα τα κελιά θα λάβουν αυτόν τον τύπο (με προσαρμοσμένες αναφορές).
#7 Alt + κάτω βέλος για να λάβετε μια λίστα με όλες τις μοναδικές τιμές σε αυτήν τη στήλη
Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει λίγο χρόνο που διαφορετικά μπορεί να χάσετε στην πληκτρολόγηση. Ας υποθέσουμε ότι εισάγετε δεδομένα σε μια στήλη με κατάσταση δραστηριότητας (Τέλος, Ολοκληρώθηκε). Αντί να πληκτρολογείτε την κατάσταση, ξανά και ξανά, πρέπει απλώς να την πληκτρολογήσετε σε μερικά κελιά και, στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Alt + Κάτω βέλος. Σας δίνει τη λίστα όλες τις μοναδικές καταχωρήσεις και μπορείτε να επιλέξετε γρήγορα από τη λίστα.
Εάν θέλετε να επιλέξετε από προκαθορισμένες επιλογές, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.
#8 Κοσκινίστε γρήγορα πολλές καρτέλες φύλλου εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας
Αυτό εξοικονομεί τόνους χρόνου. Απλώς χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Control + Page Up/Page Down για να περιηγηθείτε σε πολλές καρτέλες φύλλου εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας.
Δείτε επίσης: 200+ Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel.
#9 Εισαγάγετε μακρύ κείμενο χρησιμοποιώντας συντομογραφίες
Εάν πρέπει να εισαγάγετε μεγάλα ονόματα ή λέξεις -κλειδιά ξανά και ξανά στο φύλλο εργασίας σας, αυτό το τέχνασμα θα ήταν χρήσιμο.
Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε κάθε φορά που πληκτρολογείτε ABC, το Excel να το αντικαθιστά αυτόματα με το ABC Technology Corporation Limited.
Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:
Αυτή η δυνατότητα μπορεί να ενεργοποιηθεί χρησιμοποιώντας τις επιλογές αυτόματης διόρθωσης. Διαβάστε πώς να το ενεργοποιήσετε.
#10 Εισαγάγετε δεδομένα σε μη συνεχόμενα εύρη
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα πρότυπο όπως φαίνεται παρακάτω και πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα σε όλα τα κελιά που επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα, με τη σειρά που καθορίζεται από τα βέλη.
Εδώ είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε όλα τα κελιά όπου πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα (πατήστε το κουμπί ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα προς ένα).
- Ξεκινήστε με το δεύτερο κελί της ακολουθίας σας εισαγωγής δεδομένων (ξεκινήστε με το D3). Επιλέξτε το πρώτο κελί B3 (όπου ξεκινά η εισαγωγή δεδομένων) επιτέλους.
- Μόλις επιλεγεί, μεταβείτε στο Όνομα πλαισίου (το οποίο βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής τύπων).
- Πληκτρολογήστε οποιοδήποτε όνομα χωρίς κενά.
- Αυτό είναι!! Επιλέξτε την περιοχή με όνομα, κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Όνομα πλαισίου. Τώρα ξεκινήστε να εισάγετε τα δεδομένα σας και χρησιμοποιήστε τα Enter/Tab να πηδήξει στο επόμενο κελί.
Διαβάστε περισσότερα για αυτό το κόλπο.
Αυτές είναι οι δέκα κορυφαίες συμβουλές εισαγωγής δεδομένων excel που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την παραγωγικότητά σας και να εξοικονομήσουν χρόνο.
Μπορεί επίσης να σας αρέσουν οι ακόλουθες συμβουλές Excel:
- 10 εξαιρετικά τακτοποιημένοι τρόποι καθαρισμού δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel.
- 24 Καθημερινά ζητήματα Excel και οι γρήγορες επιδιορθώσεις τους.
- Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel.
- Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία Excel.
- Πώς να ενεργοποιήσετε την καταχώριση δεδομένων υπό όρους στο Excel.
- Υποφέρετε από αργά υπολογιστικά φύλλα Excel; 10 συμβουλές για να επιταχύνετε το Excel σας.
- Αξιοποιήστε περισσότερα από την Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel (4 εκπληκτικές συμβουλές).
- Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel Freeze Panes στο Excel.
- 100+ ερωτήσεις συνέντευξης Excel
- Συμπληρώστε τα κενά κελιά μέχρι την επόμενη τιμή στο Excel
