Πώς να ταξινομήσετε κατά το επώνυμο στο Excel (Εύκολος οδηγός)

Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να ταξινομήσετε κατά επώνυμο στο Excel

Εάν εργάζεστε με σύνολα δεδομένων ονομάτων, η ταξινόμησή του είναι μία από τις συνήθεις εργασίες που θα έπρεπε να κάνετε συχνά.

Είναι αρκετά εύκολο να ταξινομήσετε δεδομένα αλφαβητικά με βάση το πλήρες όνομα, όπου το Excel χρησιμοποιεί τον πρώτο χαρακτήρα του ονόματος για ταξινόμηση.

Τι γίνεται όμως αν θέλετε ταξινόμηση δεδομένων με το επώνυμο στο Excel?

Παρόλο που δεν είναι τόσο απλό, μπορεί ακόμα να γίνει (πολλά εξαρτώνται επίσης από τον τρόπο δομής των δεδομένων ονομάτων).

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, θα πρέπει, με κάποιο τρόπο, να εξάγετε το επώνυμο από το πλήρες όνομα και να το βάλετε σε ξεχωριστή στήλη. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη στήλη για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με το επώνυμο αλφαβητικά.

Σε αυτό το σεμινάριο του Excel, θα σας δείξω πώς να ταξινομήσετε μια στήλη με ονόματα με βάση το επώνυμο.

Ας ξεκινήσουμε λοιπόν!

Εξαγωγή και ταξινόμηση κατά επώνυμο χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση

Το πρώτο βήμα για την ταξινόμηση με το επώνυμο είναι να λάβετε το επώνυμο σε ξεχωριστή στήλη.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό αντικαθιστώντας τα πάντα πριν από το επώνυμο με ένα κενό, ώστε να έχετε μόνο το επώνυμο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα αλφαβητικά χρησιμοποιώντας το επώνυμο.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ταξινομήσετε με το επώνυμο:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει την κεφαλίδα (σε αυτό το παράδειγμα, θα ήταν A1: A10)
2. Αντιγράψτε το στη διπλανή στήλη (εάν η παρακείμενη στήλη δεν είναι κενή, εισαγάγετε μια νέα στήλη και στη συνέχεια αντιγράψτε αυτά τα ονόματα)
3. Μετονομασία της αντιγραφής κεφαλίδας στήλης. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ονομάσω "Επώνυμο"
4. Επιλέξτε όλα τα αντιγραμμένα ονόματα (μην επιλέξετε την κεφαλίδα)
5. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο H. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
6. Στο πεδίο Εύρεση τι, πληκτρολογήστε * (σύμβολο αστερίσκου ακολουθούμενο από κενό χαρακτήρα)
7. Αφήστε το πεδίο Αντικατάσταση με κενό
8. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα αντικαταστήσει αμέσως όλο το όνομα και θα μείνετε μόνο με επώνυμα.

Τα παραπάνω βήματα θα διατηρήσουν το επώνυμο και θα αφαιρέσουν τα πάντα πριν από αυτό. Αυτό λειτουργεί καλά ακόμη και όταν έχετε μεσαία ονόματα ή προθέματα (όπως Mr. ή Ms).

Μόλις έχετε τα επώνυμα στην παρακείμενη στήλη, μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε το σύνολο δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των πλήρων ονομάτων) αλφαβητικά με βάση το επώνυμο.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ταξινομήσετε με το επώνυμο:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων με κεφαλίδες (συμπεριλαμβανομένων των πλήρων ονομάτων και των εξαγόμενων επωνύμων). Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε άλλες στήλες που θέλετε να ταξινομήσετε μαζί με τα ονόματα
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες".
5. Στην επιλογή «Ταξινόμηση κατά», επιλέξτε το όνομα της στήλης που έχει μόνο το επώνυμο
6. Στο «Ταξινόμηση», επιλέξτε «Τιμές κελιού»
7. Στην επιλογή Παραγγελία, επιλέξτε «Α έως Ω»
8. Κάντε κλικ στο OK

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το επιλεγμένο σύνολο δεδομένων με βάση το επώνυμο.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη που έχει το επώνυμο.

Pro Tip: Σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή, εάν νομίζετε ότι μπορεί να χρειάζεστε πίσω τα αρχικά δεδομένα, πρέπει να έχετε έναν τρόπο να καταργήσετε την ταξινόμηση αυτού του συνόλου δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, σε μια παρακείμενη στήλη (αριστερά ή δεξιά), έχετε σειριακούς αριθμούς πριν από τη διαλογή. Τώρα, εάν χρειάζεστε πίσω τα αρχικά δεδομένα, τα λαμβάνετε με ταξινόμηση με βάση τους αριθμούς.

Εξαγωγή και αλφαβητοποίηση κατά επώνυμο χρησιμοποιώντας τον τύπο

Ενώ η μέθοδος που εμφανίζεται παραπάνω (χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση) είναι αυτή που προτιμώ να παίρνω όλα τα επώνυμα και να τα ταξινομώ με βάση αυτό, ένας περιορισμός της είναι ότι τα δεδομένα που προκύπτουν είναι στατικά.

Αυτό σημαίνει ότι αν προσθέσω περισσότερα ονόματα στη λίστα μου, θα πρέπει να κάνω ξανά την ίδια διαδικασία για να λάβω τα επώνυμα.

Εάν αυτό είναι κάτι που δεν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο τύπου για να ταξινομήσετε δεδομένα με επώνυμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.

Παρακάτω είναι ο τύπος που θα εξάγει το επώνυμο από το πλήρες όνομα:

= ΔΕΞΙΑ (A2, LEN (A2) -FIND ("", A2))

Ο παραπάνω τύπος βασίζεται στο μοτίβο με ένα πλήρες όνομα (που περιέχει μόνο το όνομα και το επώνυμο σε αυτό το παράδειγμα). Το μοτίβο είναι ότι θα υπάρχει κενός χαρακτήρας μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου.

Η συνάρτηση FIND χρησιμοποιείται για να πάρει τη θέση του χαρακτήρα χώρου. Αυτή η τιμή αφαιρείται από το συνολικό μήκος του ονόματος για να πάρει τον συνολικό αριθμό χαρακτήρων στο επώνυμο.

Αυτή η τιμή χρησιμοποιείται στη συνέχεια στη συνάρτηση ΔΕΞΙΑ για να λάβετε το επώνυμο.

Μόλις έχετε τη στήλη επώνυμο, μπορείτε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα (αυτά καλύπτονται λεπτομερώς στην πρώτη μέθοδο).

Ο παραπάνω τύπος θα λειτουργούσε όταν έχετε μόνο ονόματα και επώνυμα.

Τι γίνεται όμως αν έχετε και μεσαίο όνομα. Or μπορεί να υπάρχει ένας χαιρετισμός πριν από το όνομα (όπως ο κ. Ή η κα)

Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο:

= ΔΕΞΙΑ (A2, LEN (A2) -FIND ("@", SUBSTITUTE (A2, "", "@", LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, "", "")))))

Ο παραπάνω τύπος βρίσκει τη θέση του τελευταίου χαρακτήρα διαστήματος και στη συνέχεια τον χρησιμοποιεί για να εξαγάγει το επώνυμο.

Σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε τον δεύτερο τύπο σε όλες τις περιπτώσεις, και είναι πιο ανθεκτικό και μπορεί να χειριστεί όλες τις περιπτώσεις (αρκεί το επώνυμο να βρίσκεται στο τέλος του ονόματος).

Σημείωση: Αυτοί οι δύο τύποι βασίζονται στην προϋπόθεση ότι υπάρχει μόνο ένας χαρακτήρας διαστήματος μεταξύ κάθε στοιχείου ονόματος. Σε περίπτωση που υπάρχουν διπλοί χώροι ή κεντρικοί/πίσω χώροι, αυτός ο τύπος θα δώσει λανθασμένα αποτελέσματα. Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TRIM για να απαλλαγείτε από τυχόν κεντρικούς, πίσω και διπλούς χώρους και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τον παραπάνω τύπο.

Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια περίπλοκη μέθοδος, το όφελος από τη χρήση ενός τύπου είναι ότι καθιστά τα αποτελέσματα δυναμικά. Εάν προσθέσετε περισσότερα ονόματα στη λίστα σας, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε τον τύπο και θα σας δώσει το επώνυμο.

Χρήση κειμένου σε στήλες

Το κείμενο σε στήλες είναι και πάλι ένας απλός και εύκολος τρόπος διαίρεσης κελιών στο Excel.

Μπορείτε να καθορίσετε τον οριοθέτη (όπως κόμμα ή διάστημα) και να τον χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε το περιεχόμενο του κελιού. Αφού έχετε τα διαχωρισμένα στοιχεία σε ξεχωριστές στήλες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη που έχει το επώνυμο για να γράψετε αλφαβητικά τα δεδομένα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:

Παρακάτω είναι τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε το Κείμενο σε στήλη για ταξινόμηση κατά το επώνυμο:

1. Επιλέξτε τη στήλη που έχει το όνομα (εξαιρείται η κεφαλίδα)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στην επιλογή Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον οδηγό Κείμενο σε στήλες
4. Στο βήμα 1 του «Οδηγού μετατροπής κειμένου σε στήλες», επιλέξτε «Οριοθετημένο» και κάντε κλικ στο Επόμενο
5. Στο Βήμα 2, επιλέξτε ‘Space’ ως οριοθέτης (και καταργήστε την επιλογή οτιδήποτε άλλου εάν είναι επιλεγμένο) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
6. Στο βήμα 3, επιλέξτε την πρώτη στήλη ονόματος στην προεπισκόπηση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή «Μην εισάγετε στήλες (παραλείψτε)». Αυτό διασφαλίζει ότι το όνομα δεν είναι μέρος του αποτελέσματος και ότι παίρνετε μόνο το επώνυμο.
7. Επίσης στο Βήμα 3, αλλάξτε το κελί προορισμού σε αυτό που είναι δίπλα στα αρχικά δεδομένα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι θα λάβετε το επίθετο ξεχωριστά και ότι τα αρχικά δεδομένα ονομάτων είναι άθικτα.
8. Κάντε κλικ στο Τέλος

Μόλις έχετε το αποτέλεσμα, μπορείτε να ταξινομήσετε με το επώνυμο.

Μπορείτε επίσης να στείλετε κείμενο σε στήλες για να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο όταν έχετε ένα κόμμα ως διαχωριστικό.

Χρήση Flash Fill

Ένας άλλος γρήγορος και γρήγορος τρόπος για να λάβετε τα επώνυμα είναι η λειτουργία Flash Fill.

Το Flash Fill εισήχθη στο Excel 2013 και βοηθά στον χειρισμό των δεδομένων προσδιορίζοντας μοτίβα. Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να εμφανίσετε το Flash Fill το αποτέλεσμα που περιμένετε μερικές φορές.

Μόλις προσδιορίσει το μοτίβο, θα κάνει γρήγορα το υπόλοιπο έργο για εσάς.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων των παρακάτω ονομάτων.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill για να λάβετε το επώνυμο και στη συνέχεια να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας αυτό:

1. Στο κελί Β2, εισαγάγετε το κείμενο «Maury». Αυτό είναι το αποτέλεσμα που περιμένετε στο κελί.
2. Μεταβείτε στο επόμενο κελί και εισαγάγετε το επώνυμο για το όνομα στο παρακείμενο κελί (Elliot σε αυτό το παράδειγμα).
3. Επιλέξτε και τα δύο κελιά
4. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο κάτω δεξί μέρος της επιλογής. Θα παρατηρήσετε ότι ο δρομέας αλλάζει σε ένα εικονίδιο συν.
5. Κάντε διπλό κλικ σε αυτό (ή κάντε κλικ και σύρετε το προς τα κάτω). Αυτό θα σας δώσει κάποιο αποτέλεσμα στα κελιά (δεν είναι πιθανό να είναι το αποτέλεσμα που θέλετε)
6. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης.
7. Κάντε κλικ στο Flash Fill

Αυτό θα σας δώσει το αποτέλεσμα που πιθανότατα θα είναι τα επώνυμα σε όλα τα κελιά.

Λέω πιθανό, καθώς το Flash Fill μπορεί να μην λειτουργεί σε ορισμένες περιπτώσεις. Δεδομένου ότι εξαρτάται από τον προσδιορισμό ενός μοτίβου, μπορεί να μην είναι σε θέση να το κάνει πάντα. Or μερικές φορές, το μοτίβο που αποκρυπτογραφεί μπορεί να μην είναι το σωστό.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα πρέπει να εισαγάγετε ένα αναμενόμενο αποτέλεσμα σε ένα ή δύο ακόμη κελιά και στη συνέχεια να κάνετε τα βήματα 4-7.

Μόλις έχετε όλα τα επώνυμα σε μια στήλη, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση αυτά τα επώνυμα.

Αυτοί είναι λοιπόν τέσσερις διαφορετικοί τρόποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ταξινομήσετε δεδομένα με το επώνυμο. Η καλύτερη μέθοδος θα ήταν να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Εύρεση και αντικατάσταση, αλλά αν θέλετε να κάνετε τα αποτελέσματα σας δυναμικά, η μέθοδος του τύπου είναι ο δρόμος που πρέπει να ακολουθήσετε.

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο.