Δημιουργία αναπτυσσόμενου φίλτρου για εξαγωγή δεδομένων με βάση την επιλογή

Παρακολουθήστε βίντεο - Εξαγάγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο φίλτρο στο Excel, ώστε να μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα με βάση την επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.

Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, έχω δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα με ονόματα χωρών. Μόλις επιλέξω οποιαδήποτε χώρα από το αναπτυσσόμενο μενού, τα δεδομένα για αυτήν τη χώρα εξάγονται στα δεξιά.

Σημειώστε ότι μόλις επιλέξω την Ινδία από το αναπτυσσόμενο φίλτρο, εξάγονται όλες οι εγγραφές για την Ινδία.

Εξαγωγή δεδομένων από την επιλογή αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel

Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία ενός αναπτυσσόμενου φίλτρου που θα εξάγει δεδομένα για το επιλεγμένο στοιχείο:

1. Δημιουργήστε μια μοναδική λίστα στοιχείων.
2. Προσθέστε ένα αναπτυσσόμενο φίλτρο για να εμφανίσετε αυτά τα μοναδικά στοιχεία.
3. Χρησιμοποιήστε στήλες βοηθού για να εξαγάγετε τις εγγραφές για το επιλεγμένο στοιχείο.

Ας βουτήξουμε βαθιά και να δούμε τι πρέπει να γίνει σε καθένα από αυτά τα βήματα.

Δημιουργήστε μια μοναδική λίστα στοιχείων

Ενώ μπορεί να υπάρχουν επαναλήψεις ενός στοιχείου στο σύνολο δεδομένων σας, χρειαζόμαστε μοναδικά ονόματα στοιχείων, ώστε να μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα αναπτυσσόμενο φίλτρο χρησιμοποιώντας αυτό.

Στο παραπάνω παράδειγμα, το πρώτο βήμα είναι να αποκτήσετε τη μοναδική λίστα όλων των χωρών.

Ακολουθούν τα βήματα για να αποκτήσετε μια μοναδική λίστα:

1. Επιλέξτε όλες τις χώρες και επικολλήστε τις σε κάποιο άλλο μέρος του φύλλου εργασίας.
2. Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Κατάργηση διπλότυπων.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Κατάργηση διπλότυπων, επιλέξτε τη στήλη όπου έχετε τη λίστα χωρών. Αυτό θα σας δώσει μια μοναδική λίστα όπως φαίνεται παρακάτω.

Τώρα θα χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη μοναδική λίστα για να δημιουργήσουμε την αναπτυσσόμενη λίστα.

Δείτε επίσης: Ο τελικός οδηγός για την εύρεση και κατάργηση διπλότυπων στο Excel.

Δημιουργία του αναπτυσσόμενου φίλτρου

Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας σε ένα κελί:

1. Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Επικύρωση δεδομένων.
2. Στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις.
3. Στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε "Λίστα" στο αναπτυσσόμενο μενού και στο πεδίο "Πηγή", επιλέξτε τη μοναδική λίστα χωρών που δημιουργήσαμε.
4. Κάντε κλικ στο OK.

Ο στόχος τώρα είναι να επιλέξετε οποιαδήποτε χώρα από την αναπτυσσόμενη λίστα και αυτό θα μας δώσει τη λίστα των εγγραφών για τη χώρα.

Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε στήλες και τύπους βοηθού.

Δημιουργήστε στήλες βοηθού για εξαγωγή εγγραφών για το επιλεγμένο στοιχείο

Μόλις κάνετε την επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού, χρειάζεστε το Excel για να προσδιορίσει αυτόματα τις εγγραφές που ανήκουν σε αυτό το επιλεγμένο στοιχείο.

Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τρεις στήλες βοηθού.

Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία στηλών βοηθού:

• Στήλη βοηθού #1 - Εισαγάγετε τον σειριακό αριθμό για όλες τις εγγραφές (20 σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ROWS () για να το κάνετε αυτό).
• Στήλη βοηθού #2 - Χρησιμοποιήστε αυτήν την απλή συνάρτηση IF Function: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
  • Αυτός ο τύπος ελέγχει εάν η χώρα στην πρώτη σειρά ταιριάζει με αυτήν στο αναπτυσσόμενο μενού. Έτσι, εάν επιλέξω την Ινδία, ελέγχει αν η πρώτη σειρά έχει την Ινδία ως χώρα ή όχι. Εάν είναι True, επιστρέφει αυτόν τον αριθμό σειράς, αλλιώς επιστρέφει κενό (""). Τώρα, όταν επιλέγουμε οποιαδήποτε χώρα, εμφανίζονται μόνο αυτοί οι αριθμοί γραμμών (στη δεύτερη στήλη βοηθού) που έχει την επιλεγμένη χώρα σε αυτήν. (Για παράδειγμα, εάν επιλεγεί η Ινδία, τότε θα μοιάζει με την παρακάτω εικόνα).

Τώρα πρέπει να εξαγάγουμε τα δεδομένα μόνο για αυτές τις γραμμές, η οποία εμφανίζει τον αριθμό (καθώς είναι η σειρά που περιέχει αυτήν τη χώρα). Ωστόσο, θέλουμε αυτούς τους δίσκους χωρίς κενά το ένα μετά το άλλο. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας μια τρίτη στήλη βοηθού

• Τρίτη στήλη βοηθών - Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο συνδυασμό συναρτήσεων IFERROR και ΜΙΚΡΩΝ:
  = IFERROR (ΜΙΚΡΟ ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)

Αυτό θα μας δώσει κάτι όπως φαίνεται παρακάτω στην εικόνα:

Τώρα όταν έχουμε τον αριθμό μαζί, πρέπει απλώς να εξάγουμε τα δεδομένα σε αυτόν τον αριθμό. Αυτό μπορεί να γίνει εύκολα χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση INDEX (χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο στα κελιά όπου θέλετε να εξαχθεί το αποτέλεσμα):
= IFERROR (INDEX ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, ΣΤΗΛΕΣ ($ J $ 3: J3)), "")

Αυτός ο τύπος έχει 2 μέρη:
ΔΕΙΚΤΗΣ - Αυτό εξάγει τα δεδομένα με βάση τον αριθμό γραμμής
IFERROR - Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει κενή όταν δεν υπάρχουν δεδομένα

Εδώ είναι ένα στιγμιότυπο για το τι τελικά παίρνετε:

Μπορείτε τώρα να αποκρύψετε τα αρχικά δεδομένα εάν θέλετε. Επίσης, μπορείτε να έχετε τα αρχικά δεδομένα και τα εξαγόμενα δεδομένα σε δύο διαφορετικά φύλλα εργασίας επίσης.

Προχώρα. χρησιμοποιήστε αυτήν την τεχνική και εντυπωσιάστε το αφεντικό και τους συναδέλφους σας (μια μικρή επίδειξη δεν είναι ποτέ κακό πράγμα).

Κατεβάστε το Παράδειγμα αρχείου

Σας άρεσε το σεμινάριο; Πείτε μου τις σκέψεις σας στην ενότητα σχολίων.

Μπορείτε επίσης να βρείτε χρήσιμα τα ακόλουθα σεμινάρια:

• Δυναμικό φίλτρο Excel - Εξαγάγετε δεδομένα καθώς πληκτρολογείτε.
• Δυναμική αναζήτηση στο Excel χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους.
• Δημιουργήστε δυναμικό αναπτυσσόμενο μενού με προτάσεις αναζήτησης.
• Πώς να εξαγάγετε μια υποχορδή στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους.
• Πώς να φιλτράρετε κελιά με έντονη μορφοποίηση γραμματοσειράς στο Excel.