Παρακολουθήστε το βίντεο σχετικά με τη χρήση των εντύπων εισαγωγής δεδομένων στο Excel
Παρακάτω είναι ένα λεπτομερές γραπτό σεμινάριο σχετικά με τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Excel σε περίπτωση που προτιμάτε να διαβάζετε παρά να παρακολουθείτε ένα βίντεο.
Το Excel έχει πολλές χρήσιμες δυνατότητες όταν πρόκειται για εισαγωγή δεδομένων.
Και ένα τέτοιο χαρακτηριστικό είναι το Φόρμα εισαγωγής δεδομένων.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω ποιες είναι οι φόρμες εισαγωγής δεδομένων και πώς να τις δημιουργήσετε και να τις χρησιμοποιήσετε στο Excel.
Γιατί πρέπει να γνωρίζετε για τις φόρμες εισαγωγής δεδομένων;
Youσως δεν το κάνετε!
Αν όμως η καταχώριση δεδομένων είναι μέρος της καθημερινής σας εργασίας, σας συνιστώ να ελέγξετε αυτήν τη λειτουργία και να δείτε πώς μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο (και να σας κάνει πιο αποτελεσματικούς).
Υπάρχουν δύο κοινά ζητήματα που αντιμετώπισα (και είδα άτομα να αντιμετωπίζουν) όταν πρόκειται για την εισαγωγή δεδομένων στο Excel:
- Είναι χρονοβόρο. Πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα σε ένα κελί και μετά μεταβείτε στο επόμενο κελί και εισαγάγετε τα δεδομένα για αυτό. Μερικές φορές, πρέπει να κάνετε κύλιση προς τα πάνω και να δείτε ποια στήλη είναι και ποια δεδομένα πρέπει να εισαχθούν. Or μετακινηθείτε προς τα δεξιά και μετά επιστρέψτε στην αρχή σε περίπτωση που υπάρχουν πολλές στήλες.
- Είναι επιρρεπές σε λάθη. Εάν έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων που χρειάζεται 40 καταχωρήσεις, υπάρχει πιθανότητα να καταλήξετε να καταχωρίσετε κάτι που δεν προοριζόταν για αυτό το κελί.
Μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων μπορεί να βοηθήσει καθιστώντας τη διαδικασία ταχύτερη και λιγότερο επιρρεπή σε σφάλματα.
Πριν σας δείξω πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel, επιτρέψτε μου να σας δείξω γρήγορα τι κάνει.
Παρακάτω είναι ένα σύνολο δεδομένων που συνήθως διατηρείται από την ομάδα πρόσληψης σε έναν οργανισμό.
Κάθε φορά που ένας χρήστης πρέπει να προσθέσει μια νέα εγγραφή, θα πρέπει να επιλέξει το κελί στην επόμενη κενή σειρά και στη συνέχεια να μεταβεί κελί σε κελί για να κάνει την καταχώριση για κάθε στήλη.
Παρόλο που αυτός είναι ένας τέλεια τρόπος για να το κάνετε, ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος θα ήταν να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων στο Excel.
Παρακάτω είναι μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε καταχωρήσεις σε αυτό το σύνολο δεδομένων.
Τα επισημασμένα πεδία είναι εκεί που θα εισαγάγατε τα δεδομένα. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το πλήκτρο Enter για να γίνουν τα δεδομένα μέρος του πίνακα και προχωρήστε στην επόμενη καταχώρηση.
Παρακάτω είναι μια επίδειξη για το πώς λειτουργεί:
Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό είναι πιο εύκολο από την κανονική εισαγωγή δεδομένων, καθώς έχει τα πάντα σε ένα μόνο παράθυρο διαλόγου.
Φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel
Η χρήση φόρμας εισαγωγής δεδομένων στο Excel χρειάζεται λίγη προ-εργασία.
Θα παρατηρήσετε ότι δεν υπάρχει επιλογή χρήσης φόρμας εισαγωγής δεδομένων στο Excel (όχι σε καμία καρτέλα στην κορδέλα).
Για να το χρησιμοποιήσετε, θα πρέπει πρώτα να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (ή στην κορδέλα).
Προσθήκη επιλογής φόρμας καταχώρησης δεδομένων στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
Παρακάτω είναι τα βήματα για να προσθέσετε την επιλογή φόρμας εισαγωγής δεδομένων στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης:
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα υπάρχοντα εικονίδια στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Κάντε κλικ στο «Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης».
- Στο παράθυρο διαλόγου «Επιλογές Excel» που ανοίγει, επιλέξτε την επιλογή «Όλες οι εντολές» από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα εντολών και επιλέξτε «Φόρμα».
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη".
- Κάντε κλικ στο OK.
Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν το εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (όπως φαίνεται παρακάτω).
Μόλις το έχετε στο QAT, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων σας (στο οποίο θέλετε να κάνετε την καταχώριση) και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φόρμας.
Σημείωση: Για να λειτουργήσει η φόρμα καταχώρησης δεδομένων, τα δεδομένα σας θα πρέπει να βρίσκονται σε έναν πίνακα Excel. Εάν δεν είναι ήδη, θα πρέπει να το μετατρέψετε σε πίνακα Excel (συντόμευση πληκτρολογίου - Control + T).Τμήματα της φόρμας καταχώρησης δεδομένων
Μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel έχει πολλά διαφορετικά κουμπιά (όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω).
Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή του τι αφορά κάθε κουμπί:
- Νέος: Αυτό θα διαγράψει τυχόν υπάρχοντα δεδομένα στη φόρμα και θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή.
- Διαγράφω: Αυτό θα σας επιτρέψει να διαγράψετε μια υπάρχουσα εγγραφή. Για παράδειγμα, αν πατήσω το πλήκτρο Delete στο παραπάνω παράδειγμα, θα διαγραφεί η εγγραφή για τον Mike Banes.
- Επαναφέρω: Εάν επεξεργάζεστε μια υπάρχουσα καταχώριση, μπορείτε να επαναφέρετε τα προηγούμενα δεδομένα στη φόρμα (εάν δεν έχετε κάνει κλικ στην επιλογή Νέο ή δεν έχετε πατήσει Enter).
- Εύρεση Προηγ: Αυτό θα βρει την προηγούμενη καταχώριση.
- Εύρεση Επόμενο: Αυτό θα βρει την επόμενη καταχώριση.
- Κριτήρια: Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε συγκεκριμένες εγγραφές. Για παράδειγμα, αν ψάχνω για όλες τις εγγραφές, όπου προσλήφθηκε ο υποψήφιος, πρέπει να κάνω κλικ στο κουμπί Κριτήρια, να εισαγάγω "Ενοικιαζόμενος" στο πεδίο Κατάσταση και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσω τα κουμπιά εύρεσης. Παράδειγμα αυτού καλύπτεται αργότερα σε αυτό το σεμινάριο.
- Κλείσε: Αυτό θα κλείσει τη φόρμα.
- Γραμμή κύλισης: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης για να περάσετε τις εγγραφές.
Τώρα ας δούμε όλα τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων στο Excel.
Σημειώστε ότι πρέπει να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πίνακα Excel και να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα για να μπορέσετε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου φόρμας καταχώρησης δεδομένων.
Εάν δεν έχετε επιλέξει ένα κελί στον πίνακα του Excel, θα εμφανιστεί μια προτροπή όπως φαίνεται παρακάτω:
Δημιουργία νέας καταχώρησης
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη δημιουργία μιας νέας καταχώρησης χρησιμοποιώντας τη φόρμα καταχώρησης δεδομένων στο Excel:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Εισαγάγετε τα δεδομένα στα πεδία φόρμας.
- Πατήστε το πλήκτρο Enter (ή κάντε κλικ στο κουμπί Νέο) για να εισαγάγετε την εγγραφή στον πίνακα και να λάβετε μια κενή φόρμα για την επόμενη εγγραφή.
Πλοήγηση σε υπάρχουσες εγγραφές
Ένα από τα οφέλη της χρήσης της φόρμας καταχώρησης δεδομένων είναι ότι μπορείτε εύκολα να πλοηγηθείτε και να επεξεργαστείτε τις εγγραφές χωρίς να αποχωρήσετε ποτέ από το παράθυρο διαλόγου.
Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε ένα σύνολο δεδομένων με πολλές στήλες. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ κύλιση και τη διαδικασία να πηγαίνετε μπρος -πίσω.
Παρακάτω είναι τα βήματα για την πλοήγηση και την επεξεργασία των εγγραφών χρησιμοποιώντας μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Για να μεταβείτε στην επόμενη καταχώρηση, κάντε κλικ στο κουμπί «Εύρεση επόμενου» και για να μεταβείτε στην προηγούμενη καταχώρηση, κάντε κλικ στο κουμπί «Εύρεση προηγούμενου».
- Για να επεξεργαστείτε μια καταχώρηση, απλώς κάντε την αλλαγή και πατήστε enter. Σε περίπτωση που θέλετε να επιστρέψετε στην αρχική καταχώριση (εάν δεν έχετε πατήσει το πλήκτρο εισαγωγής), κάντε κλικ στο κουμπί «Επαναφορά».
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης για να περιηγηθείτε στις καταχωρήσεις μία προς μία.
Το παραπάνω στιγμιότυπο δείχνει τη βασική πλοήγηση όπου περνάτε όλες τις εγγραφές η μία μετά την άλλη.
Αλλά μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε γρήγορα σε όλες τις εγγραφές βάσει κριτηρίων.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να περάσετε από όλες τις καταχωρήσεις όπου η κατάσταση είναι "Σε εξέλιξη", μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Στο παράθυρο διαλόγου Φόρμα καταχώρησης δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια.
- Στο πεδίο Κατάσταση, εισαγάγετε "Σε εξέλιξη". Λάβετε υπόψη ότι αυτή η τιμή δεν έχει διάκριση πεζών -κεφαλαίων. Έτσι, ακόμη και αν εισαγάγετε IN-PROGRESS, θα εξακολουθούσε να λειτουργεί.
- Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Εύρεση πριν/Εύρεση επόμενου για να περιηγηθείτε στις καταχωρήσεις όπου η κατάσταση βρίσκεται σε εξέλιξη.
Τα κριτήρια είναι μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα όταν έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων και θέλετε να περάσετε γρήγορα από αυτές τις εγγραφές που πληρούν ένα δεδομένο σύνολο κριτηρίων.
Σημειώστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά πεδία κριτηρίων για να περιηγηθείτε στα δεδομένα.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να περάσετε από όλες τις εγγραφές "Σε εξέλιξη" μετά την 07-08-2018, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "> 07-08-2018" στα κριτήρια για το πεδίο "Ημερομηνία" και "Σε εξέλιξη" ως την τιμή στο πεδίο κατάστασης. Τώρα, όταν πλοηγείστε χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Εύρεση προηγούμενης/εύρεσης επόμενου, θα εμφανίζονται εγγραφές μόνο μετά τις 07-08-2018 όπου η κατάσταση βρίσκεται σε εξέλιξη.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ στα κριτήρια.
Για παράδειγμα, εάν δεν είχατε συνέπεια στην εισαγωγή των δεδομένων και έχετε χρησιμοποιήσει παραλλαγές μιας λέξης (όπως Σε εξέλιξη, σε εξέλιξη, σε εξέλιξη και inprogress), τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ για να λάβετε αυτές τις εγγραφές.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια.
- Στο πεδίο Κατάσταση, πληκτρολογήστε *πρόοδος
- Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Εύρεση πριν/Εύρεση επόμενου για να περιηγηθείτε στις καταχωρήσεις όπου η κατάσταση βρίσκεται σε εξέλιξη.
Αυτό λειτουργεί ως αστερίσκος (*) είναι ένας χαρακτήρας μπαλαντέρ που μπορεί να αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων στο Excel. Έτσι, εάν η κατάσταση περιέχει την «πρόοδο», θα επιλεγεί από τα κουμπιά Εύρεση προηγούμενης/εύρεσης επόμενου, ανεξάρτητα από το τι υπάρχει πριν).
Διαγραφή εγγραφής
Μπορείτε να διαγράψετε εγγραφές από την ίδια τη φόρμα καταχώρησης δεδομένων.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να βρείτε έναν συγκεκριμένο τύπο εγγραφών και να τις διαγράψετε.
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη διαγραφή μιας εγγραφής χρησιμοποιώντας τη φόρμα καταχώρησης δεδομένων:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Μεταβείτε στην εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε
- Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Ενώ μπορεί να αισθάνεστε ότι όλο αυτό μοιάζει με πολλή δουλειά μόνο για να εισάγετε και να πλοηγηθείτε σε εγγραφές, εξοικονομεί πολύ χρόνο εάν εργάζεστε με πολλά δεδομένα και πρέπει να κάνετε εισαγωγή δεδομένων αρκετά συχνά.
Περιορισμός της εισαγωγής δεδομένων βάσει κανόνων
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων σε κελιά για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που πληκτρολογείτε συμμορφώνονται με μερικούς κανόνες.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η στήλη ημερομηνίας δέχεται μόνο μια ημερομηνία κατά την εισαγωγή δεδομένων, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων για να επιτρέπονται μόνο ημερομηνίες.
Εάν ένας χρήστης εισάγει δεδομένα που δεν είναι ημερομηνία, δεν θα επιτρέπονται και θα εμφανιστεί σφάλμα στον χρήστη.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτούς τους κανόνες κατά την εισαγωγή δεδομένων:
- Επιλέξτε τα κελιά (ή ακόμα και ολόκληρη τη στήλη) όπου θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων. Σε αυτό το παράδειγμα, έχω επιλέξει τη στήλη Α.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων.
- Στο παράθυρο διαλόγου «Επικύρωση δεδομένων», στην καρτέλα «Ρυθμίσεις», επιλέξτε «Ημερομηνία» από το αναπτυσσόμενο μενού «Να επιτρέπεται».
- Καθορίστε την ημερομηνία έναρξης και λήξης. Οι συμμετοχές εντός αυτού του εύρους ημερομηνιών θα είναι έγκυρες και οι υπόλοιπες θα απορρίπτονται.
- Κάντε κλικ στο OK.
Τώρα, εάν χρησιμοποιείτε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων για να εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη Ημερομηνία και εάν δεν είναι ημερομηνία, τότε δεν θα επιτρέπεται.
Θα δείτε ένα μήνυμα όπως φαίνεται παρακάτω:
Ομοίως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων με φόρμες εισαγωγής δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες δεν καταλήγουν σε λάθος δεδομένα. Μερικά παραδείγματα όπου μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε είναι αριθμοί, μήκος κειμένου, ημερομηνίες κ.λπ.
Ακολουθούν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων Excel:
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ κατά την πλοήγηση στις εγγραφές (επιλογή κριτηρίων).
- Πρέπει να έχετε έναν πίνακα Excel για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα καταχώρησης δεδομένων. Επίσης, πρέπει να έχετε ένα κελί επιλεγμένο σε αυτό για να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα. Υπάρχει όμως μια εξαίρεση σε αυτό. Εάν έχετε μια ονομαστική περιοχή με το όνομα «Βάση δεδομένων», τότε η φόρμα Excel θα αναφέρεται επίσης σε αυτό το εύρος ονομάτων, ακόμη και αν έχετε έναν πίνακα Excel.
- Το πλάτος πεδίου στη φόρμα καταχώρησης δεδομένων εξαρτάται από το πλάτος της στήλης των δεδομένων. Εάν το πλάτος της στήλης σας είναι πολύ στενό, το ίδιο θα αντικατοπτρίζεται στη φόρμα.
- Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε σημεία κουκκίδων στη φόρμα εισαγωγής δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου ALT + 7 ή ALT + 9 από το αριθμητικό πληκτρολόγιό σας. Εδώ είναι ένα βίντεο σχετικά με τα σημεία κουκκίδων.
