Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση στο Excel (Ένας εύκολος οδηγός)

Παρόλο που το Excel βελτιώνεται συνεχώς με κάθε νέα έκδοση, υπάρχουν ακόμα στιγμές που μπορεί να το βρήκατε κατά καιρούς (ειδικά αν εργάζεστε με ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων).

Και μερικές φορές, θα μπορούσε να είναι ένας παράγοντας εκτός του Excel - όπως μια διακοπή ρεύματος ή το σύστημα σας να κρέμεται λόγω ενός άλλου ζητήματος εκτός από το Excel.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε τα δεδομένα σας, το Excel διαθέτει μια λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης - η οποία όπως υποδηλώνει το όνομα, θα αποθηκεύσει αυτόματα την εργασία σας.

Με ενεργοποιημένη την αυτόματη αποθήκευση, το Excel θα αποθηκεύει την εργασία σας σε τακτά χρονικά διαστήματα, γεγονός που θα διασφαλίσει ότι δεν θα χάσετε πολύ από την εργασία σας (το πολύ λίγα λεπτά εργασίας μπορεί να χαθούν).

Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση στο Excel και όλα τα σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε γι 'αυτό.

Σημείωση: Η αυτόματη αποθήκευση είναι μια νέα δυνατότητα στο Office365, όπου σας επιτρέπει να αποθηκεύετε σε πραγματικό χρόνο όταν αποθηκεύονται αρχεία στο OneDrive ή στο SharePoint. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε προηγούμενες εκδόσεις (Excel 2010/2013/2016/2019), έχετε την Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης, η οποία δεν είναι σε πραγματικό χρόνο, αλλά εξοικονομεί την εργασία σας σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Αυτόματη αποθήκευση έναντι αυτόματης ανάκτησης

Η αυτόματη αποθήκευση είναι μια νέα δυνατότητα στο Excel Office 365, ενώ το AutoRecover υπήρχε και σε προηγούμενες εκδόσεις.

Η αυτόματη αποθήκευση σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε την εργασία σας σε πραγματικό χρόνο όταν αποθηκεύετε τα αρχεία Excel σας στο OneDrive ή στο SharePoint.

Αντιθέτως, το «Save AutoRecover Information» είναι μια επιλογή που αποθηκεύει αυτόματα την εργασία σας κάθε 10 λεπτά (ή οποιαδήποτε χρονική περίοδο καθορίσετε). Με ενεργοποιημένη αυτήν την επιλογή, θα διατηρεί ένα προσωρινό αντίγραφο της εργασίας σας και θα το αποθηκεύει κάθε 10 λεπτά.

Σε περίπτωση που το σύστημά σας κλείσει απροσδόκητα, θα μπορείτε να ανακτήσετε το προσωρινά αποθηκευμένο αρχείο (χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αυτόματης ανάκτησης).

Σε αυτό το σεμινάριο, θα καλύψω και τις δύο αυτές δυνατότητες.

Ενεργοποιήστε την αυτόματη αποθήκευση στο Excel από το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση καθώς και να αποθηκεύσετε πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης (δηλαδή, για να αποθηκεύσετε αρχεία αυτόματα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα) στο Excel από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές. Μόλις ολοκληρωθεί, αυτό θα ενεργοποιηθεί για όλα τα βιβλία εργασίας που εργάζεστε σε αυτό το σύστημα.

Θυμηθείτε ότι η αυτόματη αποθήκευση είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες του Office365. Εάν δεν έχετε O365, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο την Αυτόματη ανάκτηση.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να ενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση στο Excel:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές
3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στα αριστερά
4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου «Αποθήκευση αυτόματης ανάκτησης πληροφοριών κάθε φορά». Από προεπιλογή, η τιμή είναι 10 λεπτά, αλλά μπορείτε να επιλέξετε χαμηλότερη ή υψηλότερη τιμή αν θέλετε.
5. Ελέγξτε την επιλογή - "Αυτόματη αποθήκευση αρχείων OneDrive και SharePoint Online από προεπιλογή στο Excel". Αυτή η επιλογή λειτουργεί μόνο για το Office 365 και αποθηκεύει την εργασία σας σε πραγματικό χρόνο (κάθε λίγα δευτερόλεπτα)
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Ok

Τα παραπάνω βήματα θα διασφαλίσουν ότι η εργασία σας θα αποθηκεύεται αυτόματα μετά από κάθε 10 λεπτά.

Σημειώστε ότι για να λειτουργούν τα αρχεία «AutoSave OneDrive και SharePoint Online από προεπιλογή στο Excel», τα αρχεία σας πρέπει να είναι στην πιο πρόσφατη μορφή αρχείου (δηλαδή, XLSX και όχι XLS).

Άλλες χρήσιμες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Διατηρήστε την τελευταία έκδοση AutoRecovered αν κλείσω χωρίς αποθήκευση: Ενώ το Excel αποθηκεύει την εργασία σας κάθε 10 λεπτά (όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη αποθήκευση), η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής θα διασφαλίσει ότι δεν θα χάσετε ακόμη και την εργασία μεταξύ αυτών των 10 λεπτών (σε περίπτωση που το σύστημά σας κατέρρευσε ή υπάρχει διακοπή ρεύματος). Όταν είναι ενεργοποιημένο, το Excel θα σας δείξει την επιλογή να ανακτήσετε αυτόματα τυχόν μη αποθηκευμένα αρχεία/δεδομένα.
• Αυτόματη ανάκτηση τοποθεσίας αρχείου: Αυτή είναι η τοποθεσία όταν το Excel αποθηκεύει μη αποθηκευμένα αρχεία. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την τοποθεσία αν θέλετε. Σε περίπτωση που δεν είστε διαχειριστής, ενδέχεται να μην μπορείτε να το αλλάξετε.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η Αυτόματη Αποθήκευση (με αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο Onedrive ή στο SharePoint), δεν θα εμφανιστεί προτροπή για να αποθηκεύσετε τις μη αποθηκευμένες αλλαγές όταν κλείνετε το αρχείο (αφού αυτές οι αλλαγές αποθηκεύονται κάθε λίγα δευτερόλεπτα).

Επίσης, σε περίπτωση που προσθέτετε έναν κώδικα VB (μακροεντολή) στο αρχείο, η αυτόματη αποθήκευση θα σταματήσει και θα σας εμφανίσει μια προτροπή για να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο ως μη αυτόματη ενεργοποίηση μακροεντολής (μορφή .xlsm)

Η αυτόματη αποθήκευση επιτρέπει πλέον στους χρήστες του Excel να μοιράζονται αρχεία και να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο. Επίσης, μπορείτε να δείτε το ιστορικό εκδόσεων και να επιστρέψετε σε οποιαδήποτε προηγούμενη έκδοση, αν θέλετε. Όταν ανοίγετε ένα παλιό αρχείο χρησιμοποιώντας το ιστορικό εκδόσεων, θα ανοίξει ως Μόνο για ανάγνωση και μπορείτε να το αποθηκεύσετε με νέο όνομα αν θέλετε.

Προσθήκη αυτόματης αποθήκευσης στο QAT (για το Office 365)

Εάν χρησιμοποιείτε το OneDrive ή το SharePoint, μπορείτε επίσης να προσθέσετε την επιλογή AutoSave στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (διατίθεται μόνο στο Office 365).

Αυτό σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση (στο SharePoint ή το OneDrive) με ένα μόνο κλικ (είναι κουμπί εναλλαγής).

Ενώ διαπίστωσα ότι ήταν διαθέσιμο από προεπιλογή στη συνδρομή μου στο Office365, σε περίπτωση που δεν το έχετε, μπορείτε να προσθέσετε την αυτόματη αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης χρησιμοποιώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Customize Quick Access Toolbar
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αποθήκευση

Σε περίπτωση που δεν εμφανίζεται η επιλογή «Αυτόματη αποθήκευση» στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερη εντολή και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel για να προσθέσετε την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση στο QAT.

Πρόβλημα με την αυτόματη αποθήκευση (Αποθήκευση ως έναντι Αποθήκευση αντιγράφου)

Όταν ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση και αποθηκεύσετε το αρχείο στο OneDrive ή στο SharePoint, θα παρατηρήσετε ότι δεν βλέπετε πλέον την επιλογή «Αποθήκευση ως». Αντ 'αυτού, βλέπετε την επιλογή "Αποθήκευση αντιγράφου" (περισσότερα για αυτό εδώ)

Όταν η Αυτόματη Αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη και η εργασία σας αποθηκεύεται κάθε λίγα δευτερόλεπτα, δεν θα είναι δυνατή η πραγματοποίηση ορισμένων αλλαγών και η αποθήκευσή της ως νέο αρχείο.

Για παράδειγμα, εάν ξεκινήσετε με ένα παλιό αρχείο, το δουλέψετε για 20 λεπτά και αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο, θα έχετε το παλιό αρχείο καθώς και το νέο αρχείο με 20 λεπτά τελευταίας εργασίας. Αλλά αυτό δεν είναι δυνατό με ενεργοποιημένη την Αυτόματη Αποθήκευση όπου αποθηκεύει την εργασία σας κάθε λίγα δευτερόλεπτα.

Αυτός είναι ο λόγος που έχετε τώρα το «Αποθήκευση αντιγράφου«Επιλογή, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο και στη συνέχεια να κάνετε τις αλλαγές.

Σε περίπτωση που τα αρχεία Excel δεν βρίσκονται στο OneDrive ή στο SharePoint, θα εξακολουθείτε να βλέπετε την επιλογή "Αποθήκευση ως".

Χρήση εργαλείων τρίτου μέρους όπως το DropBox ή το Google Drive

Μπορείτε επίσης να λάβετε τις επιλογές ιστορικού εκδόσεων για αρχεία Excel με επιλογές αποθήκευσης όπως το Dropbox και το Google Drive.

Αυτά τα εργαλεία απλώς ελέγχουν αν έχουν γίνει αλλαγές στο αρχείο και αποθηκεύουν την προηγούμενη έκδοση. Εάν θέλετε, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτές τις εκδόσεις.

Ένα από τα οφέλη της χρήσης αυτών των εργαλείων τρίτων είναι ότι μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε με άτομα που δεν χρησιμοποιούν το OneDrive.

Δεδομένου ότι το Google Drive και το Dropbox προτιμούνται συνήθως από το OneDrive από πολλούς, αυτό βοηθά όταν εργάζεστε με ομάδες/πελάτες που χρησιμοποιούν αυτές τις επιλογές.

Η μόνη προειδοποίηση είναι να βεβαιωθείτε ότι δεν διατηρείτε εμπιστευτικά δεδομένα σε αυτές τις υπηρεσίες αποθήκευσης cloud.

Αυτόματη αποθήκευση αρχείου πριν το κλείσιμο χρησιμοποιώντας VBA

Η αυτόματη αποθήκευση είναι μια εκπληκτική λειτουργία και καθιστά την εργασία με το Excel πολύ χωρίς άγχος - γνωρίζοντας ότι τα δεδομένα δεν θα χαθούν.

Σε περίπτωση που δεν διαθέτετε το Office 365 (που σημαίνει ότι δεν έχετε επίσης τη λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης), θα πρέπει να βασιστείτε στη δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης του Excel.

Μια άλλη επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι να έχετε έναν απλό κώδικα VBA στη θέση του που διασφαλίζει ότι το αρχείο σας έχει αποθηκευτεί πριν το κλείσετε. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε την εργασία σας επειδή κλείσατε το αρχείο πριν το αποθηκεύσετε.

Σημείωση: Η χρήση αυτού θα είχε νόημα μόνο εάν δεν χρησιμοποιείτε το Office 365 με το OneDrive ή το SharePoint. Εάν είστε, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στις προηγούμενες εκδόσεις και τα αρχεία σας θα αποθηκευτούν αυτόματα ούτως ή άλλως.

Παρακάτω είναι τα βήματα που χρησιμοποιούν το VBA για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο πριν κλείσετε το βιβλίο εργασίας:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας όπου θέλετε να ενεργοποιήσετε την αποθήκευση αυτού του κώδικα VBA πριν κλείσετε.
2. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και πατήστε το πλήκτρο F11 (ή Command + Option + F11 σε Mac). Αυτό ανοίγει το πρόγραμμα επεξεργασίας VB.
3. Κάντε διπλό κλικ στο αντικείμενο ThisWorkbook (για το αρχείο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε αυτόν τον κώδικα) στην Εξερεύνηση έργου
4. Αντιγράψτε και επικολλήστε τον παρακάτω κώδικα στο παράθυρο κωδικού ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας VB

Τώρα, όταν υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο βιβλίο εργασίας και το κλείσετε πριν την αποθήκευση, θα εκτελέσει πρώτα αυτόν τον κώδικα (καθώς πρόκειται για ένα συμβάν VBA που εκτελείται βάσει ενός συμβάντος - το οποίο κλείνει το βιβλίο εργασίας σε αυτήν την περίπτωση). Αυτός ο κωδικός θα αποθηκεύσει πρώτα το βιβλίο εργασίας και μετά θα το κλείσει.

Σε περίπτωση που δεν έχετε αποθηκεύσει το αρχείο στο παρελθόν, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας ζητήσει να καθορίσετε τη θέση όπου πρέπει να αποθηκευτεί το αρχείο.

Σε περίπτωση που δεν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αρχείο σας, μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε τον κώδικα έτσι ώστε να αποθηκεύεται το αρχείο με χρονική σήμανση. Με αυτόν τον τρόπο, η δουλειά σας δεν χάνεται και μπορείτε επίσης να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση.

Παρακάτω είναι ο κώδικας VBA που θα αποθηκεύσει το αρχείο με την ημερομηνία και τη χρονική σφραγίδα στο όνομα αρχείου:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Αυτό θα αποθηκεύσει το νέο αρχείο με χρονική σήμανση στο όνομα στην ίδια τοποθεσία όπου αποθηκεύεται το παλιό αρχείο. Εάν θέλετε το αρχείο να αποθηκευτεί σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, μπορείτε να καθορίσετε αυτήν τη θέση στον κώδικα.

Αυτό είναι το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε για την ενεργοποίηση της αυτόματης αποθήκευσης στο Excel και την αποτελεσματική χρήση του. Και αν δεν χρησιμοποιείτε το Office 365 και επομένως δεν έχετε AutoSave, μπορείτε να διαμορφώσετε τις επιλογές AutoRecover και να ανακτήσετε τυχόν μη αποθηκευμένα αρχεία. Επίσης, ο κωδικός VBA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία αποθηκεύονται ως αντίγραφο αυτόματα όταν το κλείσετε.

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!