Excel Sparklines - Ένας πλήρης οδηγός με παραδείγματα

Η λειτουργία Sparklines εισήχθη στο Excel 2010.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε τα πάντα για το Excel Sparklines και θα δείτε μερικά χρήσιμα παραδείγματα αυτού.

Τι είναι τα Sparklines;

Τα Sparklines είναι μικροσκοπικά γραφήματα που βρίσκονται σε ένα κελί στο Excel. Αυτά τα γραφήματα χρησιμοποιούνται για την εμφάνιση μιας τάσης με την πάροδο του χρόνου ή της διακύμανσης στο σύνολο δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις γραμμές σπινθήρα για να κάνετε τα ήπια δεδομένα σας να φαίνονται καλύτερα προσθέτοντας αυτό το επίπεδο οπτικής ανάλυσης.

Ενώ τα Sparklines είναι μικροσκοπικά γραφήματα, έχουν περιορισμένη λειτουργικότητα (σε σύγκριση με τα κανονικά γραφήματα στο Excel). Παρ 'όλα αυτά, τα Sparklines είναι υπέροχα καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτές τις εύκολες τάσεις (και μάλιστα πολύ υψηλές/χαμηλές βαθμολογίες) και να κάνετε τις αναφορές και τον πίνακα ελέγχου σας πιο φιλικούς προς τον αναγνώστη.

Σε αντίθεση με τα κανονικά γραφήματα, τα Sparklines δεν είναι αντικείμενα. Αυτά βρίσκονται σε ένα κελί ως φόντο αυτού του κελιού.

Τύποι Sparklines στο Excel

Στο Excel, υπάρχουν τρεις τύποι σπινθήρων:

• Γραμμή
• Στήλη
• Νίκη-ήττα

Στην παρακάτω εικόνα, έχω δημιουργήσει ένα παράδειγμα και των τριών αυτών τύπων σπινθήρων.

Το πρώτο στο G2 είναι γραμμής σπινθήρα γραμμής, στο G3 είναι τύπος στήλης και στο G4 είναι ο τύπος win-loss.

Ακολουθούν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για το Excel Sparklines:

1. Οι σπινθήρες είναι δυναμικές και εξαρτώνται από το υποκείμενο σύνολο δεδομένων. Όταν αλλάζει το υποκείμενο σύνολο δεδομένων, η γραμμή σπινθήρα θα ενημερώνεται αυτόματα. Αυτό το καθιστά ένα χρήσιμο εργαλείο για χρήση κατά τη δημιουργία ταμπλό του Excel.
2. Το μέγεθος των σπινθήρων εξαρτάται από το μέγεθος του κελιού. Εάν αλλάξετε το ύψος ή το πλάτος του κελιού, η γραμμή σπινθήρα θα προσαρμοστεί ανάλογα.
3. Ενώ έχετε sparkline σε ένα κελί, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα κείμενο σε αυτό.
4. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις σπινθήρες - όπως να αλλάξετε το χρώμα, να προσθέσετε έναν άξονα, να επισημάνετε τα μέγιστα/ελάχιστα σημεία δεδομένων κ.λπ.

Σημείωση: Μια γραμμή σπινθήρα Win-loss είναι ακριβώς σαν μια γραμμή σπινθήρα, αλλά δεν δείχνει το μέγεθος της τιμής. Χρησιμοποιείται καλύτερα σε καταστάσεις όπου το αποτέλεσμα είναι δυαδικό, όπως Ναι/Όχι, Σωστό/Λάθος, Κεφαλή/Ουρά, 1/-1, κ.λπ. όχι, μπορείτε να σχεδιάσετε μια νίκη -ήττα με 1 για ημέρες όταν έβρεξε και -1 για ημέρες όταν δεν έπεσε. Σε αυτό το σεμινάριο, όλα όσα καλύπτονται για τις γραμμές σπινθήρα στήλης μπορούν επίσης να εφαρμοστούν στις σπινθήρες νίκης-ήττας.

Τώρα ας καλύψουμε κάθε έναν από αυτούς τους τύπους σπινθήρων και όλες τις προσαρμογές που μπορείτε να κάνετε με αυτό.

Εισαγωγή Sparklines στο Excel

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εισαγάγετε μια γραμμή σπινθήρα γραμμής (όπως φαίνεται παρακάτω).

Ακολουθούν τα βήματα για να εισαγάγετε μια γραμμή σπινθήρα στο Excel:

1. Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε τη σπινθήρα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή.
3. Στην ομάδα Sparklines κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή.
4. Στο παράθυρο διαλόγου «Δημιουργία γραμμών σπινθηρίσματος», επιλέξτε το εύρος δεδομένων (A2: F2 σε αυτό το παράδειγμα).
5. Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα εισαγάγει μια γραμμή σπινθήρα στο κελί G2.

Για να εισαγάγετε μια σπινθήρα "Στήλη" ή "Κέρδος-απώλεια", πρέπει να ακολουθήσετε τα ίδια παραπάνω βήματα και να επιλέξετε Στήλες ή Νίκη-απώλεια αντί για τη Γραμμή (στο βήμα 3).

Ενώ τα παραπάνω βήματα εισάγουν μια βασική γραμμή σπινθήρα στο κελί, μπορείτε να κάνετε κάποια προσαρμογή για να το κάνετε καλύτερο.

Όταν επιλέγετε ένα κελί που έχει Sparkline, θα παρατηρήσετε ότι μια καρτέλα με βάση τα συμφραζόμενα - Σχεδιασμός εργαλείων Sparkline - γίνεται διαθέσιμο. Σε αυτήν την καρτέλα με βάση τα συμφραζόμενα, θα βρείτε όλες τις επιλογές προσαρμογής για τον επιλεγμένο τύπο sparkline.

Επεξεργασία του DataSet των υφιστάμενων Sparklines

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα μιας υπάρχουσας σπινθήρας χρησιμοποιώντας την επιλογή Επεξεργασία δεδομένων. Όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Επεξεργασία δεδομένων, λαμβάνετε τις ακόλουθες επιλογές:

• Επεξεργασία τοποθεσίας & δεδομένων ομάδας: Χρησιμοποιήστε αυτό όταν έχετε ομαδοποιήσει πολλές γραμμές σπινθήρα και θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα για ολόκληρη την ομάδα (η ομαδοποίηση καλύπτεται αργότερα σε αυτό το σεμινάριο).
• Επεξεργασία δεδομένων Single Sparkline: Χρησιμοποιήστε αυτό για να αλλάξετε τα δεδομένα μόνο για την επιλεγμένη γραμμή σπινθήρα.

Κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Sparklines όπου μπορείτε να αλλάξετε το εύρος δεδομένων.

Χειρισμός κρυφών και κενών κελιών

Όταν δημιουργείτε μια γραμμή σπινθήρα γραμμής με ένα σύνολο δεδομένων που έχει ένα κενό κελί, θα παρατηρήσετε ότι η γραμμή σπινθήρα δείχνει ένα κενό για αυτό το κενό κελί.

Στο παραπάνω σύνολο δεδομένων, λείπει η τιμή για τον Απρίλιο που δημιουργεί ένα κενό στην πρώτη γραμμή σπινθήρα.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα όπου λείπει ένα σημείο δεδομένων σε μια γραμμή σπινθήρα σπινθήρα.

Μπορείτε να καθορίσετε πώς θέλετε να αντιμετωπίζονται αυτά τα κενά κελιά.

Εδώ είναι τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κελί που έχει τη σπινθήρα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση (μια καρτέλα με βάση τα συμφραζόμενα που γίνεται διαθέσιμη μόνο όταν επιλέγετε το κελί που έχει σπινθήρα).
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία δεδομένων (κάντε κλικ στο τμήμα κειμένου και όχι στο εικονίδιο του).
4. Στο αναπτυσσόμενο μενού, ορίστε την επιλογή «Κρυμμένα και άδεια κελιά».
5. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε αν θέλετε να εμφανίζεται
   • Κενά κελιά ως κενά
   • Κενά κελιά ως μηδέν
   • Συνδέστε τα σημεία δεδομένων πριν και μετά με μια γραμμή [αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για σπινθήρες γραμμής].

Σε περίπτωση που τα δεδομένα για τη γραμμή σπινθήρα βρίσκονται σε κρυφά κελιά, μπορείτε να ελέγξετε την επιλογή "Εμφάνιση δεδομένων σε κρυφές σειρές και στήλες" για να βεβαιωθείτε ότι έχουν σχεδιαστεί και τα δεδομένα από αυτά τα κελιά. Εάν δεν το κάνετε αυτό, τα δεδομένα από κρυμμένα κελιά θα αγνοηθούν.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα και των τριών επιλογών για μια γραμμή σπινθήρα:

1. Το Cell G2 είναι αυτό που συμβαίνει όταν επιλέξετε να εμφανίσετε ένα κενό στη σπινθήρα.
2. Το Cell G3 είναι αυτό που συμβαίνει όταν επιλέξετε να εμφανίσετε ένα μηδέν.
3. Το Cell G2 είναι αυτό που συμβαίνει όταν επιλέξετε να εμφανίσετε μια συνεχή γραμμή συνδέοντας τα σημεία δεδομένων.

Μπορείτε να κάνετε το ίδιο και με τους σπινθήρες στήλης και κερδών-ζημιών (όχι την επιλογή σημείου σύνδεσης δεδομένων).

Αλλαγή του τύπου Sparkline

Εάν θέλετε να αλλάξετε γρήγορα τον τύπο sparkline - από γραμμή σε στήλη ή αντίστροφα, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα βήματα:

• Κάντε κλικ στη γραμμή σπινθήρα που θέλετε να αλλάξετε.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων Sparkline.
• Στην ομάδα Τύπος, επιλέξτε τη γραμμή σπινθήρα που θέλετε.

Επισήμανση σημείων δεδομένων σε Sparklines

Ενώ μια απλή σπινθήρα δείχνει την τάση με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ορισμένους δείκτες και επισημάνσεις για να την κάνετε πιο ουσιαστική.

Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε τα μέγιστα και τα ελάχιστα σημεία δεδομένων, το πρώτο και το τελευταίο σημείο δεδομένων, καθώς και όλα τα αρνητικά σημεία δεδομένων.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα όπου έχω επισημάνει τα μέγιστα και ελάχιστα σημεία δεδομένων σε μια γραμμή σπινθήρα σπινθήρα.

Αυτές οι επιλογές είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Sparkline Tools (στην ομάδα εμφάνισης).

Ακολουθούν οι διάφορες διαθέσιμες επιλογές:

1. Υψηλό/Χαμηλό Σημείο: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα δύο ή και τα δύο για να επισημάνετε το μέγιστο ή/και το ελάχιστο σημείο δεδομένων.
2. Πρώτο/Τελευταίο Σημείο: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα δύο ή και τα δύο για να επισημάνετε το πρώτο ή/και το τελευταίο σημείο δεδομένων.
3. Αρνητικά σημεία: Σε περίπτωση που έχετε αρνητικά σημεία δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή για να τα επισημάνετε όλα ταυτόχρονα.
4. Δείκτες: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για γραμμές σπινθήρα. Θα επισημάνει όλα τα σημεία δεδομένων με ένα δείκτη. Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα του δείκτη χρησιμοποιώντας την επιλογή "Χρώμα δείκτη".

Sparklines Χρώμα και στυλ

Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των sparklines χρησιμοποιώντας τις επιλογές στυλ και χρώματος.

Σας επιτρέπει να αλλάξετε το χρώμα του σπινθήρα (γραμμών ή στηλών) καθώς και τους δείκτες.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις προκαθορισμένες επιλογές στυλ. Για να λάβετε την πλήρη λίστα επιλογών. κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου στυλ.

Pro Tip: Εάν χρησιμοποιείτε δείκτες για να επισημάνετε ορισμένα σημεία δεδομένων, είναι καλή ιδέα να επιλέξετε ένα χρώμα γραμμής με ανοιχτό χρώμα και δείκτη φωτεινό και σκούρο (το κόκκινο λειτουργεί τέλεια στις περισσότερες περιπτώσεις).

Προσθήκη Άξονα

Όταν δημιουργείτε μια γραμμή σπινθήρα, στην προεπιλεγμένη μορφή της, εμφανίζει το χαμηλότερο σημείο δεδομένων στο κάτω μέρος και όλα τα άλλα σημεία δεδομένων σχετίζονται με αυτήν.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να συμβαίνει αυτό καθώς φαίνεται να δείχνει μια τεράστια παραλλαγή.

Στο παρακάτω παράδειγμα, η παραλλαγή είναι μόνο 5 μονάδες (όπου ολόκληρο το σύνολο δεδομένων είναι μεταξύ 95 και 100). Αλλά δεδομένου ότι ο άξονας ξεκινά από το χαμηλότερο σημείο (που είναι 95), η παραλλαγή φαίνεται τεράστια.

Αυτή η διαφορά είναι πολύ πιο εμφανής σε ένα σπινθήρα στήλης:

Στην παραπάνω γραμμή σπινθήρα σπινθήρα, μπορεί να φαίνεται ότι η τιμή Jan είναι κοντά στο 0.

Για να το προσαρμόσετε, μπορείτε να αλλάξετε τον άξονα στις γραμμές σπινθήρα (κάντε τον να ξεκινήσει σε μια συγκεκριμένη τιμή).

Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε το κελί με τη γραμμή σπινθήρα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Sparkline Tools Design.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Άξονας.
4. Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προσαρμοσμένη τιμή (στις Επιλογές ελάχιστης τιμής κάθετου άξονα).
5. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις κάθετου άξονα Sparkline, εισαγάγετε την τιμή ως 0.
6. Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα σας δώσει το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Ορίζοντας την τελωνειακή τιμή στο 0, αναγκάσαμε τη γραμμή σπινθήρα να ξεκινήσει από το 0. Αυτό δίνει μια πραγματική αναπαράσταση της διακύμανσης.

Σημείωση: Σε περίπτωση που έχετε αρνητικούς αριθμούς στο σύνολο δεδομένων σας, είναι καλύτερο να μην ορίσετε τον άξονα. Για παράδειγμα, εάν ορίσετε τον άξονα στο 0, οι αρνητικοί αριθμοί δεν θα εμφανίζονται στη γραμμή σπινθήρα (καθώς ξεκινά από το 0).

Μπορείτε επίσης να κάνετε τον άξονα ορατό επιλέγοντας την επιλογή Εμφάνιση άξονα. Αυτό είναι χρήσιμο μόνο όταν έχετε αριθμούς που διασχίζουν τον άξονα. Για παράδειγμα, εάν έχετε τον άξονα ρυθμισμένο στο 0 και έχετε θετικούς και αρνητικούς αριθμούς, τότε ο άξονας θα είναι ορατός.

Group & Ungroup Sparklines

Εάν έχετε μια σειρά από σπινθήρες στην αναφορά ή τον πίνακα ελέγχου, μπορείτε να ομαδοποιήσετε μερικές από αυτές μαζί. Με αυτόν τον τρόπο, είναι εύκολο να κάνετε αλλαγές σε ολόκληρη την ομάδα αντί να τις κάνετε μία προς μία.

Για ομαδοποίηση Sparklines:

1. Επιλέξτε αυτά που θέλετε να ομαδοποιήσετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Sparklines Tools Design.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ομάδας.

Τώρα, όταν επιλέξετε οποιοδήποτε από τα Sparkline που έχει ομαδοποιηθεί, θα επιλέξει αυτόματα όλα αυτά της ομάδας.

Μπορείτε να καταργήσετε την ομαδοποίηση αυτών των γραμμών σπινθήρων χρησιμοποιώντας την επιλογή Ungroup.

Διαγραφή των Sparklines

Δεν μπορείτε να διαγράψετε μια σπινθήρα επιλέγοντας το κελί και πατώντας το πλήκτρο διαγραφής.

Για να διαγράψετε μια γραμμή σπινθήρα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε το κελί που έχει τη σπινθήρα που θέλετε να διαγράψετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων Sparkline.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση.