Πώς να συγκρίνετε δύο στήλες στο Excel (για αντιστοιχίσεις και διαφορές)

Παρακολουθήστε βίντεο - Συγκρίνετε δύο στήλες στο Excel για αντιστοιχίες και διαφορές

Το ένα ερώτημα που λαμβάνω πολύ είναι - "πώς να συγκρίνω δύο στήλες στο Excel;".

Αυτό μπορεί να γίνει με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και η μέθοδος που θα χρησιμοποιηθεί θα εξαρτηθεί από τη δομή των δεδομένων και το τι θέλει ο χρήστης από αυτήν.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συγκρίνετε δύο στήλες και να βρείτε ή να επισημάνετε όλα τα αντίστοιχα σημεία δεδομένων (που βρίσκονται και στις δύο στήλες) ή μόνο τις διαφορές (όπου ένα σημείο δεδομένων βρίσκεται στη μία στήλη και όχι στην άλλη) κ.λπ.

Δεδομένου ότι με ρωτούν τόσο πολύ, αποφάσισα να γράψω αυτό το τεράστιο σεμινάριο με σκοπό να καλύψω τα περισσότερα (αν όχι όλα) πιθανά σενάρια.

Εάν το θεωρείτε χρήσιμο, μεταφέρετέ το σε άλλους χρήστες του Excel.

Σημειώστε ότι οι τεχνικές σύγκρισης στηλών που εμφανίζονται σε αυτό το σεμινάριο δεν είναι οι μόνες.

Με βάση το σύνολο δεδομένων σας, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε ή να προσαρμόσετε τη μέθοδο. Ωστόσο, οι βασικές αρχές θα παραμείνουν οι ίδιες.

Εάν πιστεύετε ότι υπάρχει κάτι που μπορεί να προστεθεί σε αυτό το σεμινάριο, ενημερώστε με στην ενότητα σχολίων

Συγκρίνετε δύο στήλες για ακριβή αντιστοίχιση σειρών

Αυτή είναι η απλούστερη μορφή σύγκρισης. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να κάνετε μια σύγκριση σειράς και να προσδιορίσετε ποιες σειρές έχουν τα ίδια δεδομένα και ποιες όχι.

Παράδειγμα: Συγκρίνετε κελιά στην ίδια σειρά

Παρακάτω είναι ένα σύνολο δεδομένων όπου πρέπει να ελέγξω αν το όνομα στη στήλη Α είναι το ίδιο στη στήλη Β ή όχι.

Εάν υπάρχει αγώνας, χρειάζομαι το αποτέλεσμα ως "TRUE" και αν δεν ταιριάζει, τότε χρειάζομαι το αποτέλεσμα ως "FALSE".

Ο παρακάτω τύπος θα το κάνει αυτό:

= Α2 = Β2

Παράδειγμα: Συγκρίνετε κελιά στην ίδια σειρά (χρησιμοποιώντας τον τύπο IF)

Εάν θέλετε να έχετε ένα πιο περιγραφικό αποτέλεσμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό τύπο IF για να επιστρέψετε "Match" όταν τα ονόματα είναι ίδια και "Mismatch" όταν τα ονόματα είναι διαφορετικά.

= IF (A2 = B2, "Match", "Mismatch")

Σημείωση: Σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε τη σύγκριση ευαίσθητη, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο IF:

= IF (ΑΚΡΙΒΗ (A2, B2), "Match", "Mismatch")

Με τον παραπάνω τύπο, το ‘IBM’ και το ‘ibm’ θα θεωρούνταν δύο διαφορετικά ονόματα και ο παραπάνω τύπος θα επέστρεφε ‘Mismatch’.

Παράδειγμα: Επισήμανση γραμμών με αντιστοίχιση δεδομένων

Εάν θέλετε να επισημάνετε τις γραμμές που έχουν δεδομένα που ταιριάζουν (αντί να λαμβάνετε το αποτέλεσμα σε ξεχωριστή στήλη), μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη Διαμόρφωση υπό όρους.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
3. Στην ομάδα Στυλ, κάντε κλικ στην επιλογή «Μορφοποίηση υπό όρους».
4. Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο «Νέος κανόνας».
5. Στο παράθυρο διαλόγου «Νέος κανόνας μορφοποίησης», κάντε κλικ στο «Χρήση ενός τύπου για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε».
6. Στο πεδίο τύπου, εισαγάγετε τον τύπο: = $ A1 = $ B1
7. Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση και καθορίστε τη μορφή που θέλετε να εφαρμόσετε στα αντίστοιχα κελιά.
8. Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα επισημάνει όλα τα κελιά όπου τα ονόματα είναι ίδια σε κάθε γραμμή.

Συγκρίνετε δύο στήλες και επισημάνετε αντιστοιχίες

Εάν θέλετε να συγκρίνετε δύο στήλες και να επισημάνετε δεδομένα που ταιριάζουν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διπλότυπη λειτουργικότητα στη μορφοποίηση υπό όρους.

Σημειώστε ότι αυτό είναι διαφορετικό από αυτό που είδαμε κατά τη σύγκριση κάθε σειράς. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα κάνουμε σύγκριση σειράς με σειρά.

Παράδειγμα: Συγκρίνετε δύο στήλες και επισημάνετε δεδομένα αντιστοίχισης

Συχνά, θα λαμβάνετε σύνολα δεδομένων όπου υπάρχουν αντιστοιχίσεις, αλλά μπορεί να μην βρίσκονται στην ίδια σειρά.

Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Σημειώστε ότι η λίστα στη στήλη Α είναι μεγαλύτερη από αυτή της Β. Επίσης, υπάρχουν ονόματα και στις δύο λίστες, αλλά όχι στην ίδια σειρά (όπως IBM, Adobe, Walmart).

Εάν θέλετε να επισημάνετε όλα τα ονόματα εταιρειών που ταιριάζουν, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Στην ομάδα Στυλ, κάντε κλικ στην επιλογή «Μορφοποίηση υπό όρους».
4. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Κανόνες επισήμανσης κελιών.
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Διπλές τιμές.
6. Στο παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες τιμές, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το ‘Διπλότυπο’.
7. Καθορίστε τη μορφοποίηση.
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Σημείωση: Ο διπλός κανόνας μορφοποίησης υπό όρους δεν έχει διάκριση πεζών -κεφαλαίων. Έτσι, το «Apple» και το «apple» θεωρούνται το ίδιο και θα επισημαίνονται ως διπλότυπα.

Παράδειγμα: Συγκρίνετε δύο στήλες και επισημάνετε ασυμφωνία δεδομένων

Σε περίπτωση που θέλετε να επισημάνετε τα ονόματα που υπάρχουν στη μία λίστα και όχι στην άλλη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους και για αυτό.

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Στην ομάδα Στυλ, κάντε κλικ στην επιλογή «Μορφοποίηση υπό όρους».
4. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Κανόνες επισήμανσης κελιών.
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Διπλές τιμές.
6. Στο παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες τιμές, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το «Μοναδικό».
7. Καθορίστε τη μορφοποίηση.
8. Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα σας δώσει το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω. Επισημαίνει όλα τα κελιά που έχουν όνομα που δεν υπάρχει στην άλλη λίστα.

Συγκρίνετε δύο στήλες και βρείτε σημεία που λείπουν

Εάν θέλετε να προσδιορίσετε εάν ένα σημείο δεδομένων από τη μία λίστα υπάρχει στην άλλη λίστα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τους τύπους αναζήτησης.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να προσδιορίσετε εταιρείες που υπάρχουν στη στήλη Α αλλά όχι στη στήλη Β,

Για να γίνει αυτό, μπορώ να χρησιμοποιήσω τον ακόλουθο τύπο VLOOKUP.

= ISERROR (VLOOKUP (A2, $ B $ 2: $ B $ 10,1,0))

Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση VLOOKUP για να ελέγξει εάν ένα όνομα εταιρείας στο Α υπάρχει ή όχι στη στήλη Β. Εάν υπάρχει, θα επιστρέψει αυτό το όνομα από τη στήλη Β, αλλιώς θα επιστρέψει σφάλμα #N/A.

Αυτά τα ονόματα που επιστρέφουν το σφάλμα #N/A είναι αυτά που λείπουν στη στήλη Β.

Η συνάρτηση ISERROR θα επέστρεφε TRUE αν υπάρχει το αποτέλεσμα VLOOKUP είναι σφάλμα και FALSE αν δεν είναι σφάλμα.

Εάν θέλετε να λάβετε μια λίστα με όλα τα ονόματα όπου δεν υπάρχει αντιστοίχιση, μπορείτε να φιλτράρετε τη στήλη αποτελεσμάτων για να λάβετε όλα τα κελιά με TRUE.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση MATCH για να κάνετε το ίδιο.

= ΟΧΙ (ΑΡΙΘΜΟΣ (ΑΓΩΝΑΣ (A2, $ B $ 2: $ B $ 10,0)))

Σημείωση: Προσωπικά, προτιμώ τη χρήση της συνάρτησης Match (ή του συνδυασμού INDEX/MATCH) αντί του VLOOKUP. Το βρίσκω πιο ευέλικτο και ισχυρό. Μπορείτε να διαβάσετε τη διαφορά μεταξύ Vlookup και Index/Match εδώ.

Συγκρίνετε δύο στήλες και τραβήξτε τα δεδομένα αντιστοίχισης

Εάν έχετε δύο σύνολα δεδομένων και θέλετε να συγκρίνετε στοιχεία σε μια λίστα με την άλλη και να φέρετε το αντίστοιχο σημείο δεδομένων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τους τύπους αναζήτησης.

Παράδειγμα: Τραβήξτε τα δεδομένα αντιστοίχισης (Ακριβές)

Για παράδειγμα, στην παρακάτω λίστα, θέλω να ανακτήσω την αξία αποτίμησης αγοράς για τη στήλη 2. Για να γίνει αυτό, πρέπει να αναζητήσω αυτήν την τιμή στη στήλη 1 και στη συνέχεια να λάβω την αντίστοιχη αξία αποτίμησης της αγοράς.

Παρακάτω είναι ο τύπος που θα το κάνει αυτό:

= VLOOKUP (D2, $ A $ 2: $ B $ 14,2,0)

ή

= INDEX ($ A $ 2: $ B $ 14, MATCH (D2, $ A $ 2: $ A $ 14,0), 2)

Παράδειγμα: Τραβήξτε τα δεδομένα αντιστοίχισης (μερική)

Σε περίπτωση που λάβετε ένα σύνολο δεδομένων όπου υπάρχει μικρή διαφορά στα ονόματα στις δύο στήλες, η χρήση των παραπάνω τύπων αναζήτησης δεν θα λειτουργήσει.

Αυτοί οι τύποι αναζήτησης χρειάζονται μια ακριβή αντιστοίχιση για να δώσουν το σωστό αποτέλεσμα. Υπάρχει μια κατά προσέγγιση επιλογή αντιστοίχισης στη λειτουργία VLOOKUP ή MATCH, αλλά δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εδώ.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω. Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν ονόματα που δεν είναι πλήρη στη στήλη 2 (όπως JPMorgan αντί JPMorgan Chase και Exxon αντί ExxonMobil).

Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερική αναζήτηση χρησιμοποιώντας χαρακτήρες μπαλαντέρ.

Ο παρακάτω τύπος που θα δώσει είναι το σωστό αποτέλεσμα σε αυτήν την περίπτωση:

= VLOOKUP ("*" & D2 & "*", $ A $ 2: $ B $ 14,2,0)

ή

= INDEX ($ A $ 2: $ B $ 14, MATCH ("*" & D2 & "*", $ A $ 2: $ A $ 14,0), 2)

Στο παραπάνω παράδειγμα, ο αστερίσκος (*) είναι ένας χαρακτήρας μπαλαντέρ που μπορεί να αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων. Όταν η τιμή αναζήτησης συνοδεύεται από αυτήν και στις δύο πλευρές, οποιαδήποτε τιμή στη στήλη 1 που περιέχει την τιμή αναζήτησης στη στήλη 2 θα θεωρείται αντιστοίχιση.

Για παράδειγμα, το * Exxon * θα ταιριάζει με το ExxonMobil (καθώς * μπορεί να αντιπροσωπεύει οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων).

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν οι ακόλουθες συμβουλές και σεμινάρια Excel:

• Πώς να συγκρίνετε δύο φύλλα Excel (για διαφορές)
• Πώς να επισημάνετε τα κενά κελιά στο Excel.
• Επισημάνετε ΚΑΘΕ ΑΛΛΗ ΣΕΙΡΑ στο Excel.
• Excel Advanced Filter: Ένας πλήρης οδηγός με παραδείγματα.
• Επισήμανση γραμμών με βάση την τιμή κελιού στο Excel.