Η επικύρωση δεδομένων στο Excel σάς επιτρέπει να ελέγχετε τα δεδομένα που μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί. Μπορείτε να περιορίσετε το χρήστη να εισαγάγει μόνο ένα καθορισμένο εύρος αριθμών ή κειμένου ή ημερομηνίας.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία επικύρωσης δεδομένων για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα Excel (η οποία είναι σίγουρα μία από τις πιο cool και ισχυρές δυνατότητες στο Excel)
Πρόσβαση στην επικύρωση δεδομένων στο Excel
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στην επικύρωση δεδομένων στο Excel μέσω της καρτέλας Δεδομένα στην κορδέλα.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάρχουν τρεις καταστάσεις όπου θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε την Επικύρωση δεδομένων στο Excel:
- Όταν θέλετε να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων σε συγκεκριμένους αριθμούς/κείμενο/ημερομηνίες. Δε επιτρέπονται δεδομένα που δεν πληρούν τα κριτήρια επικύρωσης.
- Όταν θέλετε να ενημερώνετε τον χρήστη κάθε φορά που εισάγονται δεδομένα εκτός εμβέλειας. Ωστόσο, επιτρέπονται όλα τα είδη εισαγωγής δεδομένων.
- Όταν καθοδηγείτε τον χρήστη σχετικά με τα δεδομένα που πρέπει να εισαγάγετε. Επιτρέπονται κάθε είδους καταχωρήσεις δεδομένων.
Ας περάσουμε αυτές τις καταστάσεις μία προς μία:
Όταν θέλετε να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων σε συγκεκριμένους αριθμούς/κείμενο/ημερομηνίες
Η επικύρωση δεδομένων σάς επιτρέπει να καθορίσετε μια συνθήκη για την εισαγωγή δεδομένων σε ένα κελί/κελιά στο Excel. Μόλις καθοριστεί, δεν επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει οτιδήποτε είναι εκτός αυτού του καθορισμένου εύρους. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία ανοίγοντας το παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων και επιλέγοντας την επιλογή Ρυθμίσεις
Στην αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε τη συνθήκη που θέλετε να εφαρμόσετε για μια σειρά κελιών
- Any Value - Επιτρέπει την εισαγωγή οποιασδήποτε τιμής σε ένα κελί.
- Ολόκληρος Αριθμός - Επιτρέπει την εισαγωγή μόνο ακέραιων αριθμών, με πρόσθετες συνθήκες όπως μεγαλύτερες/μικρότερες από, μεταξύ/όχι μεταξύ, ίσες/μη ίσες με.
- Δεκαδικό - Επιτρέπει την εισαγωγή αριθμών με δεκαδικούς, με πρόσθετες συνθήκες όπως μεγαλύτερες/μικρότερες από, μεταξύ/όχι μεταξύ, ίσες/μη ίσες με.
- Λίστα - Δημιουργεί ένα αναπτυσσόμενο μενού, παίρνοντας μια λίστα στοιχείων (μέσω επιλογής εύρους ή ονόματος εύρους).
- Ημερομηνία - Επιτρέπει την εισαγωγή ημερομηνιών (ή της αξίας του αριθμού), με πρόσθετες προϋποθέσεις όπως μεγαλύτερες/μικρότερες από, μεταξύ/όχι μεταξύ, ίσες/μη ίσες με.
- Χρόνος - Επιτρέπει την εισαγωγή του χρόνου (ή του αριθμού του), με πρόσθετες συνθήκες όπως μεγαλύτερη/μικρότερη από, μεταξύ/όχι μεταξύ, ίση/μη ίση με.
- Μήκος κειμένου - Επιτρέπει το κείμενο με την συνθήκη στο μήκος του.
- Προσαρμοσμένο - Επιτρέπει τιμές που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιώ τον τύπο = A1> 10, τότε επιτρέπονται μόνο αριθμοί μεγαλύτεροι από 10 στο κελί A1.
Κάθε φορά που εισάγετε δεδομένα σε ένα κελί που παραβιάζει την καθορισμένη κατάσταση, εμφανίζει σφάλμα.
Όταν θέλετε να ενημερώνετε τον χρήστη κάθε φορά που εισάγονται δεδομένα εκτός εμβέλειας (επιτρέπονται όλα τα είδη εισαγωγής δεδομένων)
Ενώ η προηγούμενη ενότητα αφορούσε τον περιορισμό του χρήστη σε ένα συγκεκριμένο εύρος κατά την εισαγωγή δεδομένων, αυτή η ενότητα αφορά την προειδοποίηση του χρήστη εάν εισαχθούν δεδομένα εκτός εμβέλειας. Ωστόσο, η εισαγωγή δεδομένων εξακολουθεί να επιτρέπεται. Αυτό μπορεί να ενεργοποιηθεί αλλάζοντας τις ρυθμίσεις του μηνύματος σφάλματος.
Μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα σφάλματος μεταβαίνοντας στην καρτέλα Ειδοποίηση σφάλματος στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Υπάρχουν τρεις επιλογές:
- Σφάλμα διακοπής - Εμφανίζει το σφάλμα διακοπής και δεν επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει τα δεδομένα που βρίσκονται εκτός του καθορισμένου εύρους.
- Σφάλμα προειδοποίησης - Εμφανίζει το σφάλμα προειδοποίησης, αλλά επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει τα δεδομένα που βρίσκονται εκτός του καθορισμένου εύρους.
- Σφάλμα πληροφοριών - Εμφανίζει το σφάλμα πληροφοριών, αλλά επιτρέπει στον χρήστη να εισάγει τα δεδομένα που βρίσκονται εκτός του καθορισμένου εύρους.
Όταν καθοδηγείτε τον χρήστη για το ποια δεδομένα πρέπει να εισαγάγετε (επιτρέπονται όλα τα είδη εισαγωγής δεδομένων)
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα εργαζομένων και θέλετε να λάβετε την ημερομηνία ένταξής τους. Θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλές μορφές για την εισαγωγή της ημερομηνίας (όπως 01/01/2014 ή 01 Ιανουαρίου 2014 ή 1η Ιανουαρίου 2014). Ωστόσο, για λόγους συνέπειας, είναι καλύτερο να λάβετε όλες τις ημερομηνίες σε μια μορφή. Ωστόσο, είναι εντάξει οι άνθρωποι να το εισάγουν σε οποιαδήποτε άλλη μορφή, καθώς η καταγραφή των δεδομένων είναι πρωταρχικής σημασίας.
Εδώ είναι πώς μπορεί να γίνει αυτό:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα -> Επικύρωση δεδομένων
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος
- Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου «Εμφάνιση μηνύματος εισαγωγής όταν είναι επιλεγμένο το κελί»
- Στην καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος, πληκτρολογήστε Τίτλος (έως 32 χαρακτήρες, προαιρετικά) και Μήνυμα εισαγωγής (έως 256 χαρακτήρες)
- Κάντε κλικ εντάξει. Τώρα κάθε φορά που είτε κάνετε κλικ στο κελί είτε το επιλέγετε χρησιμοποιώντας πληκτρολόγιο, θα εμφανίζει το μήνυμα.
Cautιόν: Εάν μετακινήσετε το πλαίσιο μηνυμάτων από τη θέση του, τότε όλο το πλαίσιο μηνυμάτων θα εμφανιστεί μόνο σε αυτήν τη θέση. Επομένως, είναι ασφαλές να μην μετακινήσετε το πλαίσιο μηνυμάτων.
Σχετικά σεμινάρια για την επικύρωση δεδομένων στο Excel:
- Ενεργοποιήστε την καταχώριση δεδομένων μόνο εάν συμπληρωθεί ένα εξαρτημένο κελί.
- Μεταμφίεση αριθμών ως κειμένου σε αναπτυσσόμενο μενού επικύρωσης δεδομένων.
- Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα εξαρτημένης επικύρωσης.
