Πώς να στείλετε ένα μόνο φύλλο εργασίας Excel ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Συχνά δημιουργούμε και δουλεύουμε σε πολλά φύλλα εργασίας του Excel. Αυτά θα μπορούσαν να είναι ξεχωριστά φύλλα στο ίδιο βιβλίο εργασίας (για παράδειγμα διαφορετικά φύλλα εργασίας για διαφορετικά έτη, προϊόντα, τμήματα κ.λπ.).

Μερικές φορές, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε ένα μέρος του φύλλου εργασίας ή ένα μόνο φύλλο εργασίας excel από το βιβλίο εργασίας στον συνάδελφο ή τον προϊστάμενό σας. Ενώ μπορεί να υπάρχουν άλλοι τρόποι για να γίνει αυτό, σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω τον πιο γρήγορο και τον ευκολότερο τρόπο για να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μόνο φύλλο εργασίας του Excel ή σε ένα μέρος του φύλλου εργασίας.

Υπάρχει όμως κάποια προεργασία.

Πρέπει να προσθέσετε ένα εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης του Excel. Αυτό θα επιτρέψει στη λειτουργικότητα να στείλει ένα μόνο φύλλο εργασίας Excel ή ένα μέρος του φύλλου εργασίας ως συνημμένο email.

Εδώ είναι πώς να το κάνετε:

• Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις καρτέλες κορδέλας και επιλέξτε Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, επιλέξτε Όλες οι εντολές στο αναπτυσσόμενο μενού «Επιλογή εντολής από».
• Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Αυτό θα προσθέσει την επιλογή Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας στο δεξί παράθυρο.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.

Αυτό θα προσθέσει το εικονίδιο Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Ακολουθούν τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας αυτήν την επιλογή:

• Στείλτε ένα μέρος του φύλλου εργασίας στο σώμα του Email.
• Στείλτε ένα μόνο φύλλο εργασίας Excel ως συνημμένο email.
• Στείλτε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ως συνημμένο email.

Σημείωση: Το έχω δοκιμάσει μόνο στο Outlook. Πιστεύω ότι θα πρέπει να λειτουργεί και με τον προεπιλεγμένο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Στείλτε ένα μέρος του φύλλου εργασίας ως σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να στείλετε ένα μέρος του φύλλου εργασίας (μια σειρά κελιών) ως σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την επιλογή Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας που προσθέσαμε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:

• Ενεργοποιήστε το φύλλο εργασίας από το οποίο θέλετε να στείλετε email σε μια σειρά κελιών.
• Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποστολή παραλήπτη αλληλογραφίας από τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανοίγει, επιλέξτε «Αποστολή του τρέχοντος φύλλου ως σώμα μηνύματος» και κάντε κλικ στο OK.
  • Θα κάνει το τρέχον φύλλο εργασίας ως το σώμα ενός εξερχόμενου email. Θα ανοίξει αυτόματα το προεπιλεγμένο πρόγραμμα -πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημά σας και θα έχει το φύλλο εργασίας ως μέρος του σώματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Εάν επιλέξετε μια περιοχή κελιών, θα στείλει την επιλογή μόνο ως μέρος του σώματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαφορετικά, θα στείλει ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Λάβετε υπόψη ότι όταν χρησιμοποιείτε την παραπάνω μέθοδο για να στείλετε ένα μέρος του φύλλου εργασίας στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν διατηρεί καμία λειτουργικότητα ενός φύλλου εργασίας του Excel. Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να στείλετε γρήγορα ένα μέρος ενός μεγαλύτερου συνόλου δεδομένων, αντί να στείλετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

Αποστολή ενός ενιαίου φύλλου εργασίας Excel ως συνημμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορεί να θέλετε να στείλετε ένα μόνο φύλλο εργασίας Excel (από πολλά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας) ως συνημμένο email. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας με αυτό το μόνο φύλλο και, στη συνέχεια, να το στείλετε χρησιμοποιώντας τον αποστολέα αποστολής σε email.

Εδώ είναι τα βήματα:

• Κάντε δεξί κλικ στο φύλλο που θέλετε να στείλετε και επιλέξτε Μετακίνηση ή Αντιγραφή.
• Στο παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση ή Αντιγραφή, επιλέξτε (νέο βιβλίο) στο αναπτυσσόμενο μενού Για να κάνετε κράτηση. Επίσης, ελέγξτε την επιλογή Δημιουργία αντιγράφου κάτω αριστερά.
• Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο βιβλίο εργασίας που θα έχει μόνο το αντιγραμμένο φύλλο εργασίας.
• Με το πρόσφατα δημιουργημένο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας από τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Στο παράθυρο διαλόγου Email, επιλέξτε την επιλογή «Αποστολή ολόκληρου του βιβλίου εργασίας ως συνημμένου».
• Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα ανοίξει ένα εξερχόμενο email με το συνημμένο βιβλίο εργασίας. Δεδομένου ότι αυτό είναι το νέο βιβλίο εργασίας που δημιουργήσαμε και έχει μόνο ένα φύλλο (που μετακινήσαμε), στέλνετε μόνο ένα φύλλο εργασίας μόνο.
• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Στείλτε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε εύκολα να στείλετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας επισυνάπτοντάς το ως μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή σε παραλήπτη αλληλογραφίας από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Στο παράθυρο διαλόγου Email, επιλέξτε την επιλογή «Αποστολή ολόκληρου του βιβλίου εργασίας ως συνημμένου».
• Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα ανοίξει ένα εξερχόμενο email με το επισυναπτόμενο βιβλίο εργασίας.
• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Ενώ μπορείτε να κάνετε όλα τα παραπάνω πράγματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Αποστολή σε αλληλογραφία, επιταχύνει τη διαδικασία και την κάνει πιο αποτελεσματική.