Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς στο Excel - Εκπαιδευτικό βήμα προς βήμα

Είναι σύνηθες να βρίσκουμε αριθμούς αποθηκευμένους ως κείμενο στο Excel. Αυτό οδηγεί σε λανθασμένους υπολογισμούς όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα κελιά σε λειτουργίες του Excel, όπως SUM και AVERAGE (καθώς αυτές οι συναρτήσεις αγνοούν κελιά που έχουν τιμές κειμένου σε αυτήν). Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να μετατρέψετε κελιά που περιέχουν αριθμούς ως κείμενο σε αριθμούς.

Τώρα, προτού προχωρήσουμε, ας δούμε πρώτα μερικούς λόγους για τους οποίους μπορεί να καταλήξετε σε ένα βιβλίο εργασίας που έχει αριθμούς αποθηκευμένους ως κείμενο.

1. Χρησιμοποιώντας το ‘(απόστροφο) πριν από έναν αριθμό.
   • Πολλοί άνθρωποι εισέρχονται στην απόστροφο πριν από έναν αριθμό για να τον κάνουν κείμενο. Μερικές φορές, συμβαίνει επίσης όταν κάνετε λήψη δεδομένων από μια βάση δεδομένων. Ενώ αυτό κάνει τους αριθμούς να εμφανίζονται χωρίς απόστροφο, επηρεάζει το κελί αναγκάζοντάς τον να αντιμετωπίζει τους αριθμούς ως κείμενο.
2. Λήψη αριθμών ως αποτέλεσμα ενός τύπου (όπως ΑΡΙΣΤΕΡΑ, ΔΕΞΙΑ, ή ΜΕΣΑ)
   • Εάν εξαγάγετε το αριθμητικό μέρος μιας συμβολοσειράς κειμένου (ή ακόμα και μέρος ενός αριθμού) χρησιμοποιώντας τις συναρτήσεις TEXT, το αποτέλεσμα είναι ένας αριθμός στη μορφή κειμένου.

Τώρα, ας δούμε πώς να αντιμετωπίσουμε τέτοιες περιπτώσεις.

Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς στο Excel

Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να μετατρέπετε κείμενο σε αριθμούς στο Excel.

Η μέθοδος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο ο αριθμός έχει μετατραπεί σε κείμενο. Εδώ είναι αυτά που καλύπτονται σε αυτό το σεμινάριο.

• Χρησιμοποιώντας την επιλογή «Μετατροπή σε αριθμό».
• Αλλάξτε τη μορφή από Κείμενο σε Γενικά/Αριθμός.
• Χρήση ειδικής επικόλλησης.
• Χρήση κειμένου σε στήλη.
• Χρήση συνδυασμού συνάρτησης VALUE, TRIM και CLEAN.

Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς χρησιμοποιώντας την επιλογή «Μετατροπή σε αριθμό»

Όταν μια απόστροφο προστίθεται σε έναν αριθμό, αλλάζει τη μορφή αριθμού σε μορφή κειμένου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει ένα πράσινο τρίγωνο στο πάνω αριστερό μέρος του κελιού.

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε αριθμούς σε κείμενο ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς.
• Κάντε κλικ στο κίτρινο εικονίδιο σχήματος διαμαντιού που εμφανίζεται επάνω δεξιά. Από το μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε «Μετατροπή σε αριθμό».

Αυτό θα μετατρέψει αμέσως όλους τους αριθμούς που είναι αποθηκευμένοι ως κείμενο σε αριθμούς. Θα παρατηρήσετε ότι οι αριθμοί ευθυγραμμίζονται δεξιά μετά τη μετατροπή (ενώ αυτοί ευθυγραμμίστηκαν προς τα αριστερά όταν αποθηκεύονται ως κείμενο).

Μετατρέψτε το κείμενο σε αριθμούς, αλλάζοντας μορφή κυψέλης

Όταν οι αριθμοί διαμορφώνονται ως κείμενο, μπορείτε εύκολα να τον μετατρέψετε σε αριθμούς αλλάζοντας τη μορφή των κελιών.

Εδώ είναι τα βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς.
• Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Αριθμός. Στο αναπτυσσόμενο μενού Μορφή αριθμού, επιλέξτε Γενικά.

Αυτό θα αλλάξει αμέσως τη μορφή των επιλεγμένων κελιών σε Γενικά και οι αριθμοί θα ευθυγραμμιστούν στα δεξιά. Εάν θέλετε, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις άλλες μορφές (όπως Αριθμός, Νόμισμα, Λογιστική) που θα οδηγήσει επίσης στην τιμή στα κελιά να θεωρείται αριθμός.

Διαβάστε επίσης: Πώς να μετατρέψετε σειριακούς αριθμούς σε ημερομηνίες στο Excel

Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς χρησιμοποιώντας την ειδική επιλογή Επικόλληση

Για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς χρησιμοποιώντας την επιλογή Ειδική επικόλληση:

• Εισαγάγετε 1 σε οποιοδήποτε κενό κελί στο φύλλο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχει διαμορφωθεί ως αριθμός (δηλαδή, ευθυγραμμισμένος στα δεξιά του κελιού).
• Αντιγράψτε το κελί που περιέχει 1.
• Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς.
• Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση ειδικού.
• Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, επιλέξτε Πολλαπλασιασμός στην κατηγορία Λειτουργία.
• Κάντε κλικ στο OK.

Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλη

Αυτή η μέθοδος είναι κατάλληλη σε περιπτώσεις όπου έχετε τα δεδομένα σε μία μόνο στήλη.

Εδώ είναι τα βήματα:

• Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε από κείμενο σε αριθμούς.
• Μεταβείτε στα Δεδομένα -> Εργαλεία δεδομένων -> Κείμενο σε στήλες.
• Στον Οδηγό κειμένου σε στήλη:
  • Στο βήμα 1: Επιλέξτε Οριοθετημένη και κάντε κλικ στο Επόμενο.
  • Στο βήμα 2: Επιλέξτε Tab ως οριοθέτης και κάντε κλικ στο Επόμενο.
  • Στο βήμα 3: Σε μορφή δεδομένων στήλης, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί Γενικά. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον προορισμό όπου θέλετε το αποτέλεσμα. Εάν δεν καθορίσετε τίποτα, θα αντικαταστήσει το αρχικό σύνολο δεδομένων.

Παρόλο που μπορεί ακόμα να βρείτε ότι τα κελιά που προκύπτουν είναι σε μορφή κειμένου και οι αριθμοί εξακολουθούν να είναι ευθυγραμμισμένοι προς τα αριστερά, τώρα θα λειτουργούσε σε συναρτήσεις όπως SUM και AVERAGE.

Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση VALUE

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνδυασμό συνάρτησης VALUE, TRIM και CLEAN για να μετατρέψετε κείμενο σε αριθμούς.

• Η συνάρτηση VALUE μετατρέπει κάθε κείμενο που αντιπροσωπεύει έναν αριθμό πίσω σε έναν αριθμό.
• Η λειτουργία TRIM αφαιρεί τυχόν κεντρικούς ή πίσω χώρους.
• Η λειτουργία CLEAN αφαιρεί επιπλέον κενά και μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες που ενδέχεται να γλιστρήσουν αν εισαγάγετε τα δεδομένα ή κάνετε λήψη από μια βάση δεδομένων.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μετατρέψετε το κελί A1 από κείμενο σε αριθμούς, εδώ είναι ο τύπος:

= VALUE (TRIM (CLEAN (A1)))

Εάν θέλετε να το εφαρμόσετε και σε άλλα κελιά, μπορείτε να αντιγράψετε και να χρησιμοποιήσετε τον τύπο.

Τέλος, μπορείτε να μετατρέψετε τον τύπο σε τιμή χρησιμοποιώντας την ειδική επικόλληση.