Πώς να χωρίσετε κελιά στο Excel (ξεχωριστά σε πολλές στήλες)

Μπορεί να υπάρχουν καταστάσεις όταν πρέπει να χωρίσετε κελιά στο Excel. Αυτά μπορεί να είναι όταν λαμβάνετε τα δεδομένα από μια βάση δεδομένων ή τα αντιγράφετε από το Διαδίκτυο ή τα λαμβάνετε από έναν συνάδελφο.

Ένα απλό παράδειγμα όπου πρέπει να χωρίσετε κελιά στο Excel είναι όταν έχετε πλήρη ονόματα και θέλετε να τα χωρίσετε σε όνομα και επώνυμο.

Or θα λάβετε τη διεύθυνση και θέλετε να χωρίσετε τη διεύθυνση, ώστε να μπορείτε να αναλύσετε τις πόλεις ή τον κωδικό PIN ξεχωριστά.

Πώς να χωρίσετε κελιά στο Excel

Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να χωρίζετε κελιά στο Excel χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες τεχνικές:

• Χρήση της δυνατότητας Κείμενο σε στήλη.
• Χρήση λειτουργιών κειμένου Excel.
• Χρήση Flash Fill (διαθέσιμο το 2013 και το 2016).

Ας ξεκινήσουμε!

Διαίρεση κελιών στο Excel χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλη

Παρακάτω έχω μια λίστα με ονόματα μερικών από τους αγαπημένους μου φανταστικούς χαρακτήρες και θέλω να χωρίσω αυτά τα ονόματα σε ξεχωριστά κελιά .:

Ακολουθούν τα βήματα για να χωρίσετε αυτά τα ονόματα σε όνομα και επώνυμο:

• Επιλέξτε τα κελιά στα οποία έχετε το κείμενο που θέλετε να χωρίσετε (σε αυτήν την περίπτωση A2: A7).
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
• Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες".
• Στον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες:
  • Βήμα 1 από 3 του Οδηγού κειμένου σε στήλες: Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (είναι η προεπιλεγμένη επιλογή). Αυτό θα σας επιτρέψει να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο με βάση έναν καθορισμένο διαχωριστή (διαστήματος στη συγκεκριμένη περίπτωση).
  • Κάντε κλικ στο Επόμενο.
  • Βήμα 2 από 3 Οδηγός κειμένου σε στήλες: Επιλέξτε Space ως οριοθέτης και καταργήστε την επιλογή όλων των άλλων. Μπορείτε να δείτε πώς θα ήταν το αποτέλεσμά σας στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων στο παράθυρο διαλόγου.
  • Κάντε κλικ στο Επόμενο.
  • Βήμα 3 από 3 Οδηγός κειμένου σε στήλες: Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να καθορίσετε τη μορφή δεδομένων και πού θέλετε το αποτέλεσμα. Θα διατηρήσω τη μορφή δεδομένων ως Γενική καθώς έχω δεδομένα κειμένου για διαίρεση. Ο προεπιλεγμένος προορισμός είναι το Α2 και αν συνεχίσετε με αυτό, θα αντικαταστήσει το αρχικό σύνολο δεδομένων. Εάν θέλετε να διατηρήσετε τα αρχικά δεδομένα άθικτα, επιλέξτε ένα άλλο κελί ως προορισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέγεται το Β2.
  • Κάντε κλικ στο Τέλος.

Αυτό θα χωρίσει αμέσως το κείμενο του κελιού σε δύο διαφορετικές στήλες.

Σημείωση:

• Η λειτουργία Κείμενο σε στήλη διαιρεί το περιεχόμενο των κελιών με βάση τον οριοθέτη. Αν και αυτό λειτουργεί καλά εάν θέλετε να διαχωρίσετε το όνομα και το επώνυμο, στην περίπτωση του ονόματος, του μέσου και του επωνύμου θα το χωρίσει σε τρία μέρη.
• Το αποτέλεσμα που λαμβάνετε από τη χρήση της δυνατότητας Κείμενο σε στήλη είναι στατικό. Αυτό σημαίνει ότι εάν υπάρξουν αλλαγές στα αρχικά δεδομένα, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία για να λάβετε ενημερωμένα αποτελέσματα.

Διαχωρισμός κελιών στο Excel χρησιμοποιώντας λειτουργίες κειμένου

Οι λειτουργίες κειμένου του Excel είναι υπέροχες όταν θέλετε να κόψετε και να κόψετε τις συμβολοσειρές κειμένου.

Ενώ η λειτουργία Κείμενο σε στήλη δίνει ένα στατικό αποτέλεσμα, το αποτέλεσμα που λαμβάνετε από τη χρήση συναρτήσεων είναι δυναμικό και θα ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζετε τα αρχικά δεδομένα.

Διαχωρισμός ονομάτων που έχουν Όνομα και Επώνυμο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε τα ίδια δεδομένα με τα παρακάτω:

Εξαγωγή του ονόματος

Για να λάβετε το πρώτο όνομα από αυτήν τη λίστα, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Α2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2) -1)

Αυτός ο τύπος θα εντοπίσει τον πρώτο χαρακτήρα διαστήματος και στη συνέχεια θα επιστρέψει όλο το κείμενο πριν από αυτόν τον κενό χαρακτήρα:

Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση SEARCH για να πάρει τη θέση του χαρακτήρα χώρου. Στην περίπτωση του Bruce Wayne, ο διαστημικός χαρακτήρας βρίσκεται στην 6η θέση. Στη συνέχεια εξάγει όλους τους χαρακτήρες στα αριστερά του χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση ΑΡΙΣΤΕΡΑ.

Εξαγωγή του Επώνυμου

Ομοίως, για να λάβετε το επώνυμο, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

= ΔΕΞΙΑ (Α2, ΦΑΚΟΣ (Α2) -ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2))

Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη λειτουργία αναζήτησης για να βρει τη θέση του διαστήματος χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SEARCH. Στη συνέχεια αφαιρεί αυτόν τον αριθμό από το συνολικό μήκος του ονόματος (που δίνεται από τη συνάρτηση LEN). Αυτό δίνει τον αριθμό των χαρακτήρων στο επώνυμο.

Αυτό το επώνυμο εξάγεται στη συνέχεια χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση RIGHT.

Σημείωση: Αυτές οι λειτουργίες ενδέχεται να μην λειτουργούν καλά εάν έχετε κενά, πίσω ή διπλά κενά στα ονόματα. Κάντε κλικ εδώ για να μάθετε πώς να αφαιρείτε τα κενά/πίσω/διπλά κενά στο Excel.

Διαχωρισμός ονομάτων που έχουν Όνομα, Μεσαίο Όνομα και Επώνυμο

Ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις που λαμβάνετε έναν συνδυασμό ονομάτων όπου ορισμένα ονόματα έχουν και μεσαίο όνομα.

Ο τύπος σε τέτοιες περιπτώσεις είναι λίγο περίπλοκος.

Εξαγωγή του ονόματος

Για να λάβετε το πρώτο όνομα:

= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (Α2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2) -1)

Αυτός είναι ο ίδιος τύπος που χρησιμοποιήσαμε όταν δεν υπήρχε μεσαίο όνομα. Απλώς αναζητά τον πρώτο χαρακτήρα χώρου και επιστρέφει όλους τους χαρακτήρες πριν από το διάστημα.

Εξαγωγή του μεσαίου ονόματος

Για να λάβετε το μεσαίο όνομα:

= IFERROR (MID (A2, SEARCH ("", A2)+1, SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2) +1) -EARCH ("", A2)), "")

Η λειτουργία MID ξεκινά από τον πρώτο κενό χαρακτήρα και εξάγει το μεσαίο όνομα χρησιμοποιώντας τη διαφορά της θέσης του πρώτου και του δεύτερου χαρακτήρα διαστήματος.

Σε περιπτώσεις που δεν υπάρχει μεσαίο όνομα, η συνάρτηση MID επιστρέφει σφάλμα. Για να αποφύγετε το σφάλμα, είναι τυλιγμένο στη συνάρτηση IFERROR.

Εξαγωγή του Επώνυμου

Για να λάβετε το Επώνυμο, χρησιμοποιήστε τον παρακάτω τύπο:

= IF (LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, "", "")) = 1, DIGHT (A2, LEN (A2) -EARCH ("", A2)), RIGHT (A2, LEN (A2) -ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ("", Α2) +1)))

Αυτός ο τύπος ελέγχει εάν υπάρχει μεσαίο όνομα ή όχι (μετρώντας τον αριθμό των κενών χαρακτήρων). Εάν υπάρχει μόνο 1 χαρακτήρας διαστήματος, απλώς επιστρέφει όλο το κείμενο στα δεξιά του χαρακτήρα χώρου.

Αλλά αν υπάρχουν 2, τότε εμφανίζει τον δεύτερο χαρακτήρα χώρου και επιστρέφει τον αριθμό των χαρακτήρων μετά το δεύτερο διάστημα.

Σημείωση: Αυτός ο τύπος λειτουργεί καλά όταν έχετε ονόματα που έχουν είτε το όνομα του πρώτου και το επώνυμο μόνο, είτε το πρώτο, μεσαίο και επώνυμο. Ωστόσο, εάν έχετε ένα μείγμα όπου έχετε επιθήματα ή χαιρετισμούς, τότε θα πρέπει να τροποποιήσετε περαιτέρω τους τύπους.

Διαχωρίστε κελιά στο Excel χρησιμοποιώντας Flash Fill

Το Flash Fill είναι μια νέα δυνατότητα που εισήχθη στο Excel 2013.

Θα μπορούσε να είναι πολύ βολικό όταν έχετε ένα μοτίβο και θέλετε να εξαγάγετε γρήγορα ένα μέρος του.

Για παράδειγμα, ας πάρουμε το όνομα και τα στοιχεία του επωνύμου:

Το Flash Fill λειτουργεί προσδιορίζοντας μοτίβα και αναπαράγοντάς το για όλα τα άλλα κελιά.

Δείτε πώς μπορείτε να εξαγάγετε το πρώτο όνομα από τη λίστα χρησιμοποιώντας το Flash Fill:

• Στο κελί Β2, εισαγάγετε το πρώτο όνομα για τον Bruce Wayne (δηλαδή, Bruce).
• Με το κελί επιλεγμένο, θα παρατηρήσετε ένα μικρό τετράγωνο στο δεξί άκρο της επιλογής κελιού. Κάντε διπλό κλικ σε αυτό. Αυτό θα συμπληρώσει το ίδιο όνομα σε όλα τα κελιά.
• Όταν γεμίσουν τα κελιά, κάτω δεξιά θα δείτε το εικονίδιο Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης. Κάντε κλικ σε αυτό.
• Επιλέξτε Flash Fill από τη λίστα.
• Μόλις επιλέξετε Flash Fill, θα παρατηρήσετε ότι όλα τα κελιά ενημερώνονται και εμφανίζουν τώρα το όνομα για κάθε όνομα.

Πώς λειτουργεί το Flash Fill;

Το Flash Fill αναζητά τα μοτίβα στο σύνολο δεδομένων και αναπαράγει το μοτίβο.

Το Flash Fill είναι μια εκπληκτικά έξυπνη λειτουργία και λειτουργεί όπως αναμένεται στις περισσότερες περιπτώσεις. Αλλά επίσης αποτυγχάνει σε ορισμένες περιπτώσεις.

Για παράδειγμα, εάν έχω μια λίστα με ονόματα που έχει συνδυασμό ονομάτων με μερικά να έχουν μεσαίο όνομα και άλλα όχι.

Εάν εξάγω το μεσαίο όνομα σε μια τέτοια περίπτωση, το Flash Fill θα επιστρέψει λανθασμένα το επώνυμο σε περίπτωση που δεν υπάρχει όνομα.

Για να είμαι ειλικρινής, αυτή είναι ακόμα μια καλή προσέγγιση της τάσης. Ωστόσο, δεν είναι αυτό που ήθελα.

Αλλά εξακολουθεί να είναι ένα αρκετά καλό εργαλείο για να το κρατάτε στο οπλοστάσιό σας και να το χρησιμοποιείτε όποτε προκύψει ανάγκη.

Εδώ είναι ένα άλλο παράδειγμα όπου το Flash Fill λειτουργεί εξαιρετικά.

Έχω μια σειρά διευθύνσεων από τις οποίες θέλω να εξάγω γρήγορα την πόλη.

Για να αποκτήσετε γρήγορα την πόλη, εισαγάγετε το όνομα της πόλης για την πρώτη διεύθυνση (εισαγάγετε το Λονδίνο στο κελί Β2 σε αυτό το παράδειγμα) και χρησιμοποιήστε την αυτόματη συμπλήρωση για να γεμίσετε όλα τα κελιά. Τώρα χρησιμοποιήστε το Flash Fill και θα σας δώσει αμέσως το όνομα της πόλης από κάθε διεύθυνση.

Ομοίως, μπορείτε να χωρίσετε τη διεύθυνση και να εξαγάγετε οποιοδήποτε μέρος της διεύθυνσης.

Σημειώστε ότι αυτή η διεύθυνση θα χρειαστεί να είναι ένα ομοιογενές σύνολο δεδομένων με τον ίδιο οριοθέτη (κόμμα σε αυτήν την περίπτωση).

Σε περίπτωση που προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill όταν δεν υπάρχει μοτίβο, θα σας εμφανίσει ένα σφάλμα όπως φαίνεται παρακάτω:

Σε αυτό το σεμινάριο, έχω καλύψει τρεις διαφορετικούς τρόπους διαίρεσης κελιών στο Excel σε πολλές στήλες (χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλες, τύπους και Flash Fill)

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο Excel.