Το κείμενο σε στήλες είναι ένα εκπληκτικό χαρακτηριστικό στο Excel που αξίζει πολύ μεγαλύτερη πίστωση από ό, τι συνήθως παίρνει.
Όπως υποδηλώνει το όνομά του, χρησιμοποιείται για να χωρίσει το κείμενο σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, εάν έχετε όνομα και επώνυμο στο ίδιο κελί, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να τα χωρίσετε γρήγορα σε δύο διαφορετικά κελιά.
Αυτό μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμο όταν λαμβάνετε τα δεδομένα σας από βάσεις δεδομένων ή τα εισάγετε από άλλες μορφές αρχείων, όπως Κείμενο ή CSV.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε για πολλά χρήσιμα πράγματα που μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας κείμενο σε στήλες στο Excel.
Πού να βρείτε κείμενο σε στήλες στο Excel
Για πρόσβαση σε Κείμενο σε στήλες, επιλέξτε το σύνολο δεδομένων και μεταβείτε στην ενότητα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες.
Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
Αυτός ο οδηγός έχει τρία βήματα και παίρνει κάποιες εισόδους χρήστη πριν χωρίσει το κείμενο σε στήλες (θα δείτε πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν αυτές οι διαφορετικές επιλογές στα παρακάτω παραδείγματα).
Για πρόσβαση σε Κείμενο σε στήλες, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου - ALT + A + E.
Τώρα ας βουτήξουμε και θα δούμε μερικά καταπληκτικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το Text to Columns στο Excel.
Παράδειγμα 1 - Χωρίστε ονόματα στο Όνομα και Επώνυμο
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Για να χωρίσετε γρήγορα το όνομα και το επώνυμο και να τα αποκτήσετε σε ξεχωριστά κελιά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (που είναι και η προεπιλεγμένη επιλογή). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο Βήμα 2, επιλέξτε «Διαστήματος» ως οριοθέτης. Εάν υποψιάζεστε ότι θα μπορούσαν να υπάρχουν διπλά/τριπλά διαδοχικά κενά μεταξύ των ονομάτων, επιλέξτε επίσης την επιλογή «Αντιμετώπιση διαδοχικών οριοθετητών ως ένα». Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο βήμα 3, επιλέξτε το κελί προορισμού. Εάν δεν επιλέξετε ένα κελί προορισμού, θα αντικαταστήσει το υπάρχον σύνολο δεδομένων σας με το όνομα στην πρώτη στήλη και το επώνυμο στη διπλανή στήλη. Εάν θέλετε να διατηρήσετε ανέπαφα τα αρχικά δεδομένα, είτε δημιουργήστε ένα αντίγραφο είτε επιλέξτε ένα διαφορετικό κελί προορισμού.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα σας δώσει αμέσως τα αποτελέσματα με το όνομα σε μια στήλη και το επώνυμο σε άλλη στήλη.
Σημείωση:
- Αυτή η τεχνική λειτουργεί καλά όταν το όνομα αποτελεί το όνομα και το επώνυμο μόνο. Σε περίπτωση που υπάρχουν αρχικά ή μεσαία ονόματα, τότε αυτό μπορεί να μην λειτουργήσει. Κάντε κλικ εδώ για έναν λεπτομερή οδηγό σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης υποθέσεων με διαφορετικούς συνδυασμούς ονομάτων.
- Το αποτέλεσμα που λαμβάνετε από τη χρήση της δυνατότητας Κείμενο σε στήλες είναι στατικό. Αυτό σημαίνει ότι εάν υπάρξουν αλλαγές στα αρχικά δεδομένα, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία για να λάβετε ενημερωμένα αποτελέσματα.
Διαβάστε επίσης: Πώς να ταξινομήσετε με το επώνυμο στο Excel
Παράδειγμα 2 - Χωρίστε τα αναγνωριστικά email σε όνομα χρήστη και όνομα τομέα
Το κείμενο σε στήλες σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον δικό σας οριοθέτη για διαίρεση κειμένου.
Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαίρεση διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ονόματα χρήστη και ονόματα τομέα, καθώς αυτά διαχωρίζονται με το σύμβολο @.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Αυτά είναι μερικά φανταστικά αναγνωριστικά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μερικών υπέροχων υπερήρωων (εκτός από τον εαυτό μου, είμαι απλώς ένας συνηθισμένος τύπος που χάνει χρόνο στο Netflix).
Ακολουθούν τα βήματα για τη διαίρεση αυτών των ονομάτων χρήστη και των ονομάτων τομέα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Κείμενο σε στήλες.
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (που είναι και η προεπιλεγμένη επιλογή). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο βήμα 2, επιλέξτε Άλλο και πληκτρολογήστε @ στο πλαίσιο στα δεξιά του. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταργήσει την επιλογή οποιασδήποτε άλλης επιλογής (αν είναι επιλεγμένη). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Αλλάξτε το κελί προορισμού σε εκείνο όπου θέλετε το αποτέλεσμα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα διασπάσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα σας δώσει το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστά κελιά.
Παράδειγμα 3 - Λήψη του Root Domain από τη διεύθυνση URL
Εάν εργάζεστε με διευθύνσεις URL ιστού, ενδέχεται μερικές φορές να χρειαστεί να γνωρίζετε τον συνολικό αριθμό μοναδικών τομέων ρίζας.
Για παράδειγμα, σε περίπτωση http://www.google.com/example1 και http://google.com/example2, ο βασικός τομέας είναι ο ίδιος, ο οποίος είναι www.google.com
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για να αποκτήσετε τον βασικό τομέα από αυτές τις διευθύνσεις URL:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (που είναι και η προεπιλεγμένη επιλογή). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο βήμα 2, επιλέξτε Άλλο και εισαγάγετε / (εμπρός κάθετο) στο πλαίσιο στα δεξιά του. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταργήσει την επιλογή οποιασδήποτε άλλης επιλογής (εάν είναι επιλεγμένη). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Αλλάξτε το κελί προορισμού σε εκείνο όπου θέλετε το αποτέλεσμα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα διαιρούσε τη διεύθυνση URL και θα σας έδινε τον βασικό τομέα (στην τρίτη στήλη, καθώς υπήρχαν δύο εμπρόσθια κλίσεις πριν από αυτήν).
Τώρα αν θέλετε να βρείτε τον αριθμό των μοναδικών τομέων, απλώς αφαιρέστε τα διπλότυπα.
Σημείωση: Αυτό λειτουργεί καλά όταν έχετε όλες τις διευθύνσεις URL που έχουν http: // στην αρχή. Εάν δεν το κάνει, τότε θα λάβετε τον βασικό τομέα στην ίδια τη πρώτη στήλη. Μια καλή πρακτική είναι να κάνετε αυτές τις διευθύνσεις URL συνεπείς πριν χρησιμοποιήσετε το Κείμενο σε στήλες.
Παράδειγμα 4 - Μετατροπή μη έγκυρων μορφών ημερομηνίας σε έγκυρες μορφές ημερομηνίας
Εάν λαμβάνετε τα δεδομένα σας από βάσεις δεδομένων όπως το SAP/Oracle/Capital IQ ή τα εισάγετε από αρχείο κειμένου, υπάρχει πιθανότητα η μορφή ημερομηνίας να είναι λανθασμένη (δηλαδή, μορφή που το Excel δεν θεωρεί ημερομηνία).
Υπάρχουν μόνο μερικές μορφές που μπορεί να κατανοήσει το Excel και οποιαδήποτε άλλη μορφή πρέπει να μετατραπεί σε έγκυρη μορφή για να χρησιμοποιηθεί στο Excel.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ημερομηνίες στην παρακάτω μορφή (οι οποίες δεν είναι σε έγκυρη μορφή ημερομηνίας Excel).
Ακολουθούν τα βήματα για τη μετατροπή αυτών σε έγκυρες μορφές ημερομηνίας:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (που είναι και η προεπιλεγμένη επιλογή). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο Βήμα 2, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή NO delimiter. Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στη μορφή δεδομένων στήλης, επιλέξτε Ημερομηνία και επιλέξτε τη μορφή που θέλετε (DMY σημαίνει ημερομηνία μήνας και έτος). Επίσης, αλλάξτε το κελί προορισμού σε αυτό που θέλετε το αποτέλεσμα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα μετατρέψει αμέσως αυτές τις μη έγκυρες μορφές ημερομηνίας σε έγκυρες μορφές ημερομηνίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel.
Παράδειγμα 5 - Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς
Μερικές φορές όταν εισάγετε δεδομένα από βάσεις δεδομένων ή άλλες μορφές αρχείων, οι αριθμοί μετατρέπονται σε μορφή κειμένου.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι που μπορεί να συμβεί αυτό:
- Έχοντας απόστροφο πριν από τον αριθμό. Αυτό οδηγεί στον αριθμό που αντιμετωπίζεται ως κείμενο.
- Λήψη αριθμών ως αποτέλεσμα λειτουργιών κειμένου, όπως ΑΡΙΣΤΕΡΑ, ΔΕΞΙΑ ή ΜΕΣΑ.
Το πρόβλημα με αυτό είναι ότι αυτοί οι αριθμοί (οι οποίοι είναι σε μορφή κειμένου) αγνοούνται από συναρτήσεις του Excel, όπως SUM και AVERAGE.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω, όπου οι αριθμοί είναι σε μορφή κειμένου (σημειώστε ότι αυτοί είναι ευθυγραμμισμένοι προς τα αριστερά).
Ακολουθούν τα βήματα για τη χρήση κειμένου σε στήλες για τη μετατροπή κειμένου σε αριθμούς
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Delimited (που είναι και η προεπιλεγμένη επιλογή). Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο Βήμα 2, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η επιλογή NO delimiter. Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στη μορφή δεδομένων στήλης, επιλέξτε Γενικά. Επίσης, αλλάξτε το κελί προορισμού σε αυτό που θέλετε το αποτέλεσμα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα μετατρέψει αυτούς τους αριθμούς πίσω σε Γενική μορφή που μπορεί τώρα να χρησιμοποιηθεί σε τύπους.
Παράδειγμα 6 - Εξαγωγή πρώτων πέντε χαρακτήρων μιας συμβολοσειράς
Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να εξαγάγετε τους πρώτους χαρακτήρες μιας συμβολοσειράς. Αυτό μπορεί να συμβαίνει όταν έχετε δεδομένα συναλλαγών και οι πέντε πρώτοι χαρακτήρες (ή οποιοσδήποτε άλλος αριθμός χαρακτήρων) αντιπροσωπεύουν ένα μοναδικό αναγνωριστικό.
Για παράδειγμα, στο σύνολο δεδομένων που εμφανίζεται παρακάτω, οι πέντε πρώτοι χαρακτήρες είναι μοναδικοί για μια σειρά προϊόντων.
Ακολουθούν τα βήματα για την γρήγορη εξαγωγή των πρώτων πέντε χαρακτήρων από αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιώντας Κείμενο σε στήλες:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο Βήμα 1, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το Σταθερό Πλάτος. Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο Βήμα 2, στην ενότητα Προεπισκόπηση δεδομένων, σύρετε την κάθετη γραμμή και τοποθετήστε την μετά από 5 χαρακτήρες στο κείμενο. Κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Αλλάξτε το κελί προορισμού σε εκείνο όπου θέλετε το αποτέλεσμα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα χώριζε το σύνολο δεδομένων σας και θα σας έδινε τους πρώτους πέντε χαρακτήρες κάθε αναγνωριστικού συναλλαγής σε μία στήλη και θα στηριζόταν όλοι στη δεύτερη στήλη.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ορίσετε περισσότερες από μία κάθετες γραμμές για να χωρίσετε τα δεδομένα σε περισσότερες από 2 στήλες. Απλώς κάντε κλικ οπουδήποτε στην περιοχή Προεπισκόπηση δεδομένων και σύρετε τον κέρσορα για να ορίσετε το διαχωριστικό.
Παράδειγμα 7 - Μετατρέψτε τους αριθμούς με το σύμβολο μείον σε αρνητικούς αριθμούς
Παρόλο που αυτό δεν είναι κάτι που μπορεί να συναντάται συχνά, αλλά μερικές φορές, μπορεί να βρεθείτε να διορθώνετε τους αριθμούς με τα πίσω σύμβολα μείον και να κάνετε αυτούς τους αριθμούς αρνητικούς.
Το κείμενο σε στήλες είναι ο τέλειος τρόπος για να το ταξινομήσετε.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για τη μετατροπή αυτών των αρνητικών μειονεκτημάτων σε αρνητικούς αριθμούς:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
- Μεταβείτε στα Δεδομένα s Εργαλεία δεδομένων → Κείμενο σε στήλες. Αυτό θα ανοίξει τον Οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες.
- Στο βήμα 1, κάντε κλικ στο «Επόμενο».
- Στο βήμα 2, κάντε κλικ στο «Επόμενο».
- Στο βήμα 3, κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους.
- Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις εισαγωγής προχωρημένου κειμένου, επιλέξτε την επιλογή "Μετακίνηση μείον για αρνητικό αριθμό". Κάντε κλικ στο OK.
- Ορίστε το κελί προορισμού.
- Κάντε κλικ στο Τέλος.
Αυτό θα τοποθετούσε αμέσως το σύμβολο μείον από το τέλος του αριθμού της αρχής του. Τώρα μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους αριθμούς σε τύπους και υπολογισμούς.
