Χρησιμοποιήστε τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel για να εξοικονομήσετε χρόνο και να γίνετε πιο παραγωγικοί

Το Fill Handle είναι μια δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να συμπληρώσετε αυτόματα μια λίστα σε μια σειρά/στήλη απλά σύροντάς την χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας.

Μια βασική κατανόηση της λαβής πλήρωσης στο Excel θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει χρόνο και να σας κάνει πιο παραγωγικούς.

Τι είναι αυτή η λαβή συμπλήρωσης στο Excel;

Το "Fill Handle" είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αυτόματη συμπλήρωση λιστών στο Excel.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εισαγάγετε τους αριθμούς 1 έως 20 στο κελί A1: A20, αντί να εισαγάγετε χειροκίνητα κάθε αριθμό, μπορείτε απλά να εισαγάγετε τους δύο πρώτους αριθμούς και να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να κάνετε τα υπόλοιπα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel;

Ας καταλάβουμε πρώτα πού βρίσκεται η λαβή συμπλήρωσης στο Excel.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε τα δεδομένα όπως φαίνεται παρακάτω:

Ακολουθούν τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να εισαγάγετε γρήγορα αριθμούς έως 20.

• Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
• Τοποθετήστε το ποντίκι στην κάτω δεξιά άκρη της επιλογής, θα δείτε να εμφανίζεται ένα εικονίδιο συν -
• Κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύρετέ το προς τα κάτω. Το Excel προσδιορίζει ένα μοτίβο των 2 πρώτων αριθμών (προσαύξηση 1) και το χρησιμοποιεί για να γεμίσει ολόκληρη τη σειρά.

Εάν έχετε δεδομένα στην παρακείμενη στήλη, μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε το ποντίκι στο δεξί άκρο της επιλογής και να κάνετε διπλό κλικ. Θα συμπληρώσει αυτόματα τη λίστα στο τελευταίο κελί με βάση τα δεδομένα στη διπλανή στήλη.

Για παράδειγμα, εάν κάνω διπλό κλικ στη λαβή πλήρωσης (όπως φαίνεται παρακάτω), θα γεμίσει τη στήλη μέχρι το κελί A11 (αφού υπάρχουν δεδομένα μέχρι το κελί B11 στην παρακείμενη στήλη.

Παραδείγματα χρήσης λαβής πλήρωσης στο Excel

Στα παραπάνω παραδείγματα, είδαμε πώς να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης στο excel για να συμπληρώσετε τη λίστα αριθμών (που αυξάνεται κατά 1).

Υπάρχουν πολλές ακόμη καταστάσεις όταν μια λαβή πλήρωσης μπορεί να ανιχνεύσει αυτόματα το μοτίβο και να γεμίσει τα κελιά.

Ακολουθούν τα ενσωματωμένα μοτίβα λαβής πλήρωσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

Αριθμοί αυτόματης συμπλήρωσης που αυξάνονται/μειώνονται κατά 1

Όπως φαίνεται παραπάνω, μπορείτε να γεμίσετε γρήγορα κελιά όταν ο αριθμός αυξάνεται/μειώνεται κατά 1.

Λάβετε υπόψη ότι η λαβή πλήρωσης λειτουργεί και προς τις δύο κατευθύνσεις. Μπορείτε είτε να το γεμίσετε σύροντάς το προς τα κάτω είτε να το γεμίσετε σύροντάς το προς τα πάνω.

Αυτόματη συμπλήρωση ονομάτων της εβδομάδας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel για αυτόματη συμπλήρωση ονομάτων καθημερινών. Θα μπορούσε είτε να είναι η ονοματολογία των τριών αλφαβήτων (Δευ, Τρίτη…) είτε το πλήρες όνομα (Δευτέρα, Τρίτη…).

Σημειώστε ότι γεμίζει τα κελιά με 7 ονόματα καθημερινών και στη συνέχεια ξεκινά από την αρχή με το ίδιο όνομα από όπου ξεκινήσατε. Για παράδειγμα, στο παραπάνω παράδειγμα, ξεκινά με τη Δευτέρα και μετά την Κυριακή εισάγει ξανά αυτόματα τη Δευτέρα.

Ημερομηνίες αυτόματης συμπλήρωσης

Μπορείτε εύκολα να συμπληρώσετε αυτόματα ημερομηνίες χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel. Οποιαδήποτε μορφή ημερομηνίας που αναγνωρίζεται από το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τη λαβή συμπλήρωσης.

Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης

Ενώ η λαβή συμπλήρωσης αναγνωρίζει μοτίβα και συμπληρώνει τη λίστα, δίνει επίσης μερικές πρόσθετες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Μόλις σύρετε το ποντίκι (ή κάνετε διπλό κλικ) και συμπληρώσετε αυτόματα τη λίστα, θα δείτε το εικονίδιο επιλογής Αυτόματη συμπλήρωση στο κάτω δεξιά μέρος της λίστας.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, μια λίστα επιλογών γίνεται διαθέσιμη. Αυτές οι επιλογές διαφέρουν για διαφορετικούς τύπους δεδομένων (αριθμοί, ημερομηνίες, ημέρες).

Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης για μια λίστα με αριθμούς

Όταν χρησιμοποιείτε τη λαβή πλήρωσης για να συμπληρώσετε αυτόματα μια λίστα αριθμών, θα δείτε το εικονίδιο "Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης" κάτω δεξιά. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να δείτε επιπλέον επιλογές.

Ας περάσουμε από αυτές τις επιλογές:

• Αντιγραφή κελιού: Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή, απλώς θα γίνει αντιγραφή-επικόλληση των κελιών.
• Σειρά πλήρωσης: Αυτή είναι η προεπιλεγμένη επιλογή όπου γεμίζει τη σειρά με βάση το μοτίβο που αναγνωρίζει. Στο παρακάτω παράδειγμα, γεμίζει τα κελιά με αριθμούς που αυξάνονται κατά 1.
• Συμπλήρωση μόνο μορφοποίησης: Αυτή η επιλογή συμπληρώνει μόνο τη μορφοποίηση και όχι τις τιμές.
• Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση: Αυτή η επιλογή γεμίζει τα κελιά με βάση το αναγνωρισμένο μοτίβο αλλά δεν αντιγράφει τη μορφοποίηση. Στο παράδειγμα, παρακάτω, όταν είναι επιλεγμένη αυτή η επιλογή, δεν εφαρμόζει το περίγραμμα και το χρώμα στα γεμισμένα κελιά.
• Flash Fill: Αυτή είναι μια νέα δυνατότητα διαθέσιμη μόνο στο Excel 2013. Συμπεραίνει το μοτίβο για τη συμπλήρωση της λίστας με βάση τις τιμές στα παρακείμενα κελιά.

Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης για μια λίστα με ημερομηνίες

Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε τη λαβή συμπλήρωσης για ημερομηνίες αυτόματης συμπλήρωσης, διατίθενται πρόσθετες επιλογές στις επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης.

Ακολουθούν οι πρόσθετες επιλογές που καθίστανται διαθέσιμες κατά την εργασία με ημερομηνίες:

• Γέμισε Ημέρες: Θα γεμίσει τη λίστα με ημέρες. Στο παραπάνω παράδειγμα, αν ορίσετε αυτήν την επιλογή, γεμίζει τα κελιά με ημερομηνίες που αυξάνονται κατά 1 (που είναι επίσης η προεπιλεγμένη συμπλήρωση σε αυτήν την περίπτωση).
• Γεμίστε τις καθημερινές: Γεμίζει τα κελιά μόνο με καθημερινές και αφαιρεί τα Σαββατοκύριακα.
• Συμπλήρωση μηνών: Γεμίζει τα κελιά με αυξανόμενους μήνες. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός ημέρας παραμένει ο ίδιος αλλά οι αριθμοί του μήνα αλλάζουν.
• Γέμισε Χρόνια: Γεμίζει τα κελιά με αυξανόμενα έτη. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός ημέρας παραμένει ο ίδιος αλλά το έτος αλλάζει.

Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης για μια λίστα με ονόματα ημέρας

όταν εργάζεστε με ονόματα ημερών, υπάρχουν μερικές πρόσθετες επιλογές που εμφανίζονται (σε ​​σύγκριση με την αυτόματη συμπλήρωση με αριθμούς).

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Συμπλήρωση καθημερινών για να εμφανίσετε μόνο ονόματα καθημερινών και όχι τα Σαββατοκύριακα.

Τι γίνεται αν δεν μπορείτε να βρείτε τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel;

Μην ανησυχείτε εάν η λαβή πλήρωσης δεν λειτουργεί στα βιβλία εργασίας του Excel. Υπάρχει μια επιλογή ενεργοποίησης (αν και είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, μπορεί να συμβεί να την απενεργοποιήσετε κατά λάθος).

Δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λαβή συμπλήρωσης στο Excel:

1. Παω σε Αρχείο -> Επιλογές.
2. Επιλέγω Προχωρημένος από το αριστερό παράθυρο στο πλαίσιο διαλόγου.
3. Στην ενότητα Επιλογές επεξεργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε το Ενεργοποίηση λαβής πλήρωσης και μεταφοράς και απόθεσης κελιών επιλεγμένη επιλογή.
4. Κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.

Δημιουργία προσαρμοσμένων κριτηρίων για την αυτόματη συμπλήρωση

Ενώ η ενσωματωμένη επιλογή αυτόματης συμπλήρωσης είναι εξαιρετικά χρήσιμη, μπορεί να θέλετε να κάνετε περισσότερα δημιουργώντας προσαρμοσμένες λίστες που μπορούν να αναγνωριστούν με αυτόματη συμπλήρωση.

Μπορείτε να το κάνετε εύκολα δημιουργώντας προσαρμοσμένες λίστες και προσθέτοντάς τες στο Excel.

Δείτε επίσης: Δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών στο Excel για αυτόματη συμπλήρωση.

Ελπίζω να βρήκατε αυτό το σεμινάριο. Πείτε μου τις σκέψεις σας αφήνοντας ένα σχόλιο παρακάτω.

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα σεμινάρια Excel:

• 10 Συμβουλές εισαγωγής δεδομένων Excel που δεν μπορείτε να εξοικονομήσετε
• 10 εξαιρετικά τακτοποιημένοι τρόποι καθαρισμού δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel
• Τρόπος αυτόματης συμπλήρωσης συντομογραφιών στο Excel
• Συμπληρώστε κενά κελιά μέχρι την επόμενη τιμή στο Excel (Τύπος, VBA, Power Query)