Παρακολουθήστε βίντεο - Πώς να μεταφέρετε δεδομένα στο Excel
Εάν έχετε ένα σύνολο δεδομένων και θέλετε να το μεταφέρετε στο Excel (που σημαίνει μετατροπή γραμμών σε στήλες και στήλες σε γραμμές), το να το κάνετε χειροκίνητα είναι ένα πλήρες ΟΧΙ!
Μεταφέρετε δεδομένα χρησιμοποιώντας την Ειδική επικόλληση
Το Paste Special μπορεί να κάνει πολλά εκπληκτικά πράγματα και ένα τέτοιο πράγμα είναι η μεταφορά δεδομένων στο Excel.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Αυτά τα δεδομένα έχουν τις περιοχές σε μια στήλη και τα τέταρτα στη σειρά.
Τώρα για κάποιο λόγο, εάν πρέπει να μεταφέρετε αυτά τα δεδομένα, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας ειδική επικόλληση:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων (σε αυτήν την περίπτωση A1: E5).
- Αντιγράψτε το σύνολο δεδομένων (Control + C) ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε αντίγραφο.
- Τώρα μπορείτε να επικολλήσετε τα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί σε μια νέα θέση. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλω να αντιγράψω στο G1: K5, οπότε κάντε δεξί κλικ στο κελί G1 και επιλέξτε επικόλληση ειδικού.
- Στο ειδικό πλαίσιο διαλόγου επικόλλησης, ελέγξτε την επιλογή μεταφοράς στο κάτω μέρος δεξιά.
- Κάντε κλικ στο OK.
Αυτό θα αντιγράψει και επικολλήσει αμέσως τα δεδομένα, αλλά με τέτοιο τρόπο ώστε να έχουν μεταφερθεί. Παρακάτω είναι μια επίδειξη που δείχνει ολόκληρη τη διαδικασία.
Τα παραπάνω βήματα αντιγράφουν την τιμή, τον τύπο (εάν υπάρχει), καθώς και τη μορφή. Εάν θέλετε να αντιγράψετε μόνο την τιμή, επιλέξτε "τιμή" στο ειδικό παράθυρο διαλόγου επικόλληση.
Λάβετε υπόψη ότι τα αντιγραμμένα δεδομένα είναι στατικά και εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο αρχικό σύνολο δεδομένων, αυτές οι αλλαγές δεν θα αντικατοπτρίζονται στα δεδομένα μεταφοράς.
Εάν θέλετε αυτά τα κελιά που έχουν μεταφερθεί να συνδέονται με τα αρχικά κελιά, μπορείτε να συνδυάσετε τη δύναμη της Εύρεσης & Αντικατάστασης με την Ειδική Επικόλληση.
Μεταφέρετε δεδομένα χρησιμοποιώντας Επικόλληση Ειδικού και Εύρεση & Αντικατάσταση
Η χρήση του Ειδικού Επικόλλησης μόνο σας δίνει στατικά δεδομένα. Αυτό σημαίνει ότι εάν τα αρχικά δεδομένα σας αλλάξουν και θέλετε να ενημερωθούν και τα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί, τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε ξανά το Paste Special για να τα μεταφέρετε.
Εδώ είναι ένα υπέροχο κόλπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μεταφέρετε τα δεδομένα και να τα συνδέσετε με τα αρχικά κελιά.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για τη μεταφορά των δεδομένων, αλλά για τη διατήρηση των ανέπαφων συνδέσμων:
- Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων (A1: E5).
- Αντιγράψτε το (Control + C ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε αντίγραφο).
- Τώρα μπορείτε να επικολλήσετε τα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί σε μια νέα θέση. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλω να αντιγράψω στο G1: K5, οπότε κάντε δεξί κλικ στο κελί G1 και επιλέξτε επικόλληση ειδικού.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση συνδέσμου. Αυτό θα σας δώσει το ίδιο σύνολο δεδομένων, αλλά εδώ τα κελιά συνδέονται με το αρχικό σύνολο δεδομένων (για παράδειγμα, το G1 συνδέεται με το A1 και το G2 συνδέεται με το A2 και ούτω καθεξής).
- Με αυτά τα νέα αντιγραμμένα δεδομένα, πατήστε Control + H (ή μεταβείτε στην Αρχική σελίδα -> Επεξεργασία -> Εύρεση & επιλογή -> Αντικατάσταση). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση & αντικατάσταση.
- Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση & αντικατάσταση, χρησιμοποιήστε τα εξής:
- Στο Βρείτε τι: =
- Στο Αντικατάσταση με:!@# (Σημειώστε ότι χρησιμοποιώ!@# Καθώς πρόκειται για έναν μοναδικό συνδυασμό χαρακτήρων που είναι απίθανο να αποτελεί μέρος των δεδομένων σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε τέτοιο μοναδικό σύνολο χαρακτήρων).
- Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα αντικαταστήσει το ίσο με από τον τύπο και θα έχετε!@# Ακολουθούμενο από την αναφορά κελιού σε κάθε κελί.
- Κάντε δεξί κλικ και αντιγράψτε το σύνολο δεδομένων (ή χρησιμοποιήστε το Control + C).
- Επιλέξτε μια νέα τοποθεσία, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε επικόλληση ειδικού. Σε αυτό το παράδειγμα, το επικολλάω στο κελί G7. Μπορείτε να το επικολλήσετε όπου θέλετε.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επικόλληση ειδικού, επιλέξτε Μεταφορά και κάντε κλικ στο OK.
- Αντιγραφή επικολλήστε αυτά τα πρόσφατα δημιουργημένα δεδομένα μεταφοράς σε αυτό από το οποίο δημιουργήθηκαν.
- Τώρα ανοίξτε ξανά το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση και αντικαταστήστε!@# Με =.
Αυτό θα σας δώσει συνδεδεμένα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί. Εάν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο αρχικό σύνολο δεδομένων, τα δεδομένα μεταφοράς θα ενημερώνονται αυτόματα.
Σημείωση: Δεδομένου ότι τα αρχικά μας δεδομένα έχουν A1 ως κενό, θα πρέπει να διαγράψετε μη αυτόματα το 0 στο G1. Το 0 εμφανίζεται όταν επικολλάμε συνδέσμους, καθώς ένας σύνδεσμος σε ένα κενό κελί θα επέστρεφε 0. Επίσης, θα χρειαστεί να μορφοποιήσετε το νέο σύνολο δεδομένων (μπορείτε απλά να αντιγράψετε επικόλληση της μορφής μόνο από το αρχικό σύνολο δεδομένων).
Μεταφορά δεδομένων χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Excel TRANSPOSE
Η συνάρτηση Excel TRANSPOSE - όπως υποδηλώνει το όνομα - μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μεταφορά δεδομένων στο Excel.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για τη μεταφορά του:
- Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να μεταφέρετε το σύνολο δεδομένων. Σημειώστε ότι πρέπει να επιλέξετε τον ακριβή αριθμό κελιών ως αρχικά δεδομένα. Έτσι, για παράδειγμα, εάν έχετε 2 σειρές και 3 στήλες, πρέπει να επιλέξετε 3 σειρές και 2 στήλες κελιών όπου θέλετε τα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, δεδομένου ότι υπάρχουν 5 γραμμές και 5 στήλες, πρέπει να επιλέξετε 5 σειρές και 5 στήλες.
- Εισαγάγετε = TRANSPOSE (A1: E5) στο ενεργό κελί (το οποίο πρέπει να είναι το επάνω αριστερό κελί της επιλογής και πατήστε Control Shift Enter.
Αυτό θα μεταφέρει το σύνολο δεδομένων.
Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τη λειτουργία TRANSPOSE:
- Είναι μια συνάρτηση πίνακα, οπότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Control-Shift-Enter και όχι μόνο το Enter.
- Δεν μπορείτε να διαγράψετε ένα μέρος του αποτελέσματος. Πρέπει να διαγράψετε ολόκληρο τον πίνακα τιμών που επιστρέφει η συνάρτηση TRANSPOSE.
- Η λειτουργία μεταφοράς αντιγράφει μόνο τις τιμές, όχι τη μορφοποίηση.
Μεταφορά δεδομένων χρησιμοποιώντας Power Query
Το Power Query είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας επιτρέπει να μεταφέρετε γρήγορα δεδομένα στο Excel.
Το Power Query είναι μέρος του Excel 2016 (Λήψη & Μετασχηματισμός στην καρτέλα Δεδομένα), αλλά εάν χρησιμοποιείτε Excel 2013 ή 2010, τότε πρέπει να το εγκαταστήσετε ως πρόσθετο.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Ακολουθούν τα βήματα για τη μεταφορά αυτών των δεδομένων χρησιμοποιώντας το Power Query:
Στο Excel 2016
- Επιλέξτε τα δεδομένα και μεταβείτε στα Δεδομένα -> Λήψη & Μετασχηματισμός -> Από τον Πίνακα.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το εύρος είναι σωστό και κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργαστής ερωτήματος.
- Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργαστής ερωτήματος, επιλέξτε την καρτέλα "Μετασχηματισμός".
- Στην καρτέλα Μετασχηματισμός, μεταβείτε στον Πίνακα -> Χρήση πρώτης γραμμής ως κεφαλίδες -> Χρήση κεφαλίδων ως πρώτη σειρά. Αυτό διασφαλίζει ότι η πρώτη σειρά (που περιέχει κεφαλίδες: Q1, Q2, Q3 και Q4) αντιμετωπίζονται επίσης ως δεδομένα και μεταφέρονται.
- Κάντε κλικ στο Transpose. Αυτό θα μεταφέρει αμέσως τα δεδομένα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πρώτης γραμμής ως κεφαλίδες. Αυτό θα κάνει τώρα την πρώτη σειρά των δεδομένων που έχουν μεταφερθεί ως κεφαλίδες.
- Μεταβείτε στο Αρχείο -> Κλείσιμο και φόρτωση. Αυτό θα κλείσει το παράθυρο του Power Editor και θα δημιουργήσει ένα νέο φύλλο που περιέχει τα δεδομένα μεταφοράς.
Λάβετε υπόψη ότι επειδή το επάνω αριστερό κελί του συνόλου δεδομένων μας ήταν κενό, παίρνει ένα γενικό όνομα Column1 (όπως φαίνεται παρακάτω). Μπορείτε να διαγράψετε αυτό το κελί από τα δεδομένα που έχουν μεταφερθεί.
Στο Excel 2013/2010
Στο Excel 2013/10, πρέπει να εγκαταστήσετε το Power Query ως πρόσθετο.
Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε το plugin και να λάβετε οδηγίες εγκατάστασης.
Μόλις εγκαταστήσετε το Power Query, μεταβείτε στο Power Query -> Δεδομένα Excel -> Από τον πίνακα.
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου δημιουργία πίνακα. Τώρα ακολουθήστε τα ίδια βήματα όπως φαίνεται στο Excel 2016.
