Όταν εργάζεστε με δεδομένα στο Excel, υπάρχει μια εύχρηστη λειτουργία που σας επιτρέπει να παγώσετε τις στήλες της επάνω σειράς και της κεφαλίδας (ή ακόμη και να κλειδώσετε πολλές κορυφαίες σειρές ή αριστερές στήλες).
Έτσι, όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω, οι κεφαλίδες είναι πάντα ορατές.
Αλλά αυτό δεν συμβαίνει όταν εκτυπώνετε τις αναφορές σας.
Από προεπιλογή, μια τυπωμένη αναφορά θα έχει μόνο τη γραμμή κεφαλίδας στο επάνω μέρος της πρώτης εκτυπωμένης σελίδας και, στη συνέχεια, δεν θα την έχουν όλες οι άλλες σελίδες.
Αυτό μπορεί να κάνει εφιάλτη τη μετάβαση στις αναφορές. Φανταστείτε να βρίσκεστε στην τρίτη σελίδα και να μην γνωρίζετε τι αντιπροσωπεύει ένα σημείο δεδομένων (και το μπρος -πίσω για να ελέγξετε τις κεφαλίδες μπορεί να είναι τρελό).
Η λύση - οι κεφαλίδες να επαναλαμβάνονται σε κάθε τυπωμένη σελίδα της αναφοράς.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να εκτυπώσετε την επάνω σειρά σε κάθε σελίδα στο Excel. Μπορείτε επίσης να το διαμορφώσετε έτσι ώστε πολλές επάνω σειρές ή αριστερές στήλες να επαναλαμβάνονται σε κάθε σελίδα.
Ας δούμε πώς να το κάνουμε αυτό!
Πώς να εκτυπώσετε την κορυφαία σειρά σε κάθε σελίδα στο Excel
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.
Εάν εκτυπώσετε αυτά τα δεδομένα, θα χρειαστούν πολλές σελίδες, αλλά η επικεφαλίδα θα εμφανιστεί μόνο στην πρώτη σελίδα.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να βεβαιωθείτε ότι η σειρά κεφαλίδας επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα που εκτυπώνεται:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας»
- Στην ομάδα «Ρύθμιση σελίδας», κάντε κλικ στο πρόγραμμα εκκίνησης του παραθύρου διαλόγου (το μικρό κεκλιμένο βέλος όπως φαίνεται παρακάτω)
- Στο παράθυρο διαλόγου «Ρύθμιση σελίδας», κάντε κλικ στην καρτέλα «Φύλλο»
- Κάντε κλικ στο πεδίο δίπλα στην επιλογή «Σειρές για επανάληψη στην κορυφή»
- Επιλέξτε την επάνω σειρά (θα παρατηρήσετε ότι $ 1: $ 1 εισάγεται αυτόματα στο πεδίο "Σειρές για επανάληψη στο επάνω μέρος".
- Κάντε κλικ στο OK.
Τώρα, όταν εκτυπώνετε αυτά τα δεδομένα, θα παρατηρήσετε ότι η κεφαλίδα της επάνω σειράς επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα που εκτυπώνεται.
Μπορείτε να το ελέγξετε κάνοντας κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στην επιλογή "Εκτύπωση". Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
Κάντε κλικ στα εικονίδια με τα βέλη στο κάτω μέρος του παραθύρου προεπισκόπησης εκτύπωσης και θα δείτε τις κεφαλίδες να επαναλαμβάνονται σε κάθε μία από τις σελίδες.
Ακριβώς όπως έχουμε διαμορφώσει τις ρυθμίσεις για την εκτύπωση της επάνω σειράς σε κάθε σελίδα, μπορείτε επίσης να την ορίσετε για να εκτυπώνει πολλές σειρές κεφαλίδων σε κάθε σελίδα.
Για να το κάνετε αυτό, στο Βήμα 5 των παραπάνω βημάτων, αντί να επιλέξετε την επάνω σειρά, επιλέξτε πολλές κορυφαίες σειρές που θέλετε να επαναλάβετε σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα.
Σημειώστε ότι πρέπει να επιλέξετε συνεχόμενες σειρές (δηλαδή, μπορείτε να ορίσετε τον αριθμό 1, 2 και 3 να εκτυπώνεται σε κάθε σελίδα, αλλά δεν μπορείτε να ορίσετε τον αριθμό 1 και 3 να επαναλαμβάνεται σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα)
Μπορείτε επίσης να ορίσετε την αριστερή-περισσότερες στήλες (ή πολλές αριστερές-περισσότερες στήλες) να επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα όταν εκτυπώνεται. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια, όπου, στο Βήμα 5, αντί να επιλέξετε τη σειρά, μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να επαναλάβετε.
Και φυσικά, μπορείτε επίσης να ορίσετε την επάνω σειρά και την επάνω στήλη να επαναλαμβάνονται σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα.
Εκτυπώστε τις γραμμές σε κάθε σελίδα χρησιμοποιώντας το κόλπο NameBox
Τώρα, επιτρέψτε μου επίσης να μοιραστώ ένα καταπληκτικό κόλπο του Excel που δεν γνωρίζουν πολλοί άνθρωποι.
Το πλεονέκτημα της χρήσης της παραπάνω μεθόδου (όπου χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας) είναι ότι σας δίνει πολλές περισσότερες επιλογές όταν εκτυπώνετε τις αναφορές σας.
Αλλά αν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι η επάνω ή η αριστερή στήλη επαναλαμβάνεται σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα, αυτό το κόλπο του NameBox είναι πολύ πιο γρήγορο.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.
Παρακάτω είναι τα βήματα για να βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες είναι τυπωμένες σε κάθε σελίδα
- Επιλέξτε τη γραμμή κεφαλίδας
- Κάντε κλικ στο πεδίο «NameBox»
- Εισαγάγετε μη αυτόματα το κείμενο Print_Titles
- Πατήστε το πλήκτρο εισαγωγής
Αυτό είναι! Τώρα όταν εκτυπώνετε το σύνολο δεδομένων, η πρώτη σειρά θα επαναλαμβανόταν σε κάθε σελίδα.
Σε περίπτωση που θέλετε να επαναλάβετε πολλαπλές γραμμές ή στήλες κεφαλίδας, επιλέξτε αυτές πρώτα και κατόπιν ονομάστε τις ως Print_Titles
Γιατί λειτουργεί αυτό;
Όταν χρησιμοποιείτε το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση σελίδας για να ορίσετε τις γραμμές και τις στήλες που πρέπει να επαναληφθούν, το Excel δημιουργεί αυτόματα μια Περιοχή με όνομα με το όνομα Print_Titles.
Έτσι, αντί να ακολουθήσετε τη διαδρομή του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση σελίδας, εάν δημιουργήσετε μόνοι σας την ίδια περιοχή με όνομα, αυτό θα λειτουργούσε επίσης.
Πώς να επαναλάβετε τις γραμμές κεφαλίδας σε κάθε σελίδα εκτός από τις τελευταίες λίγες σελίδες;
Δυστυχώς, δεν υπάρχει ενσωματωμένος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες εκτυπώνονται σε κάθε σελίδα εκτός από την τελευταία σελίδα (ή τις τελευταίες σελίδες).
Μια λύση θα μπορούσε να είναι να έχετε τις σελίδες, όπου δεν θέλετε να επαναλαμβάνονται οι κεφαλίδες, οπότε να είστε σε ξεχωριστό φύλλο εργασίας.
Αλλά αυτό μπορεί να μην είναι ιδανικό για όλους.
Παρακάτω είναι ο κώδικας μακροεντολής VBA που θα το κάνει αυτό.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") With ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut :PrintOut: PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut Από: = TotalPages, To: = TotalPages End with End Sub
Ο παραπάνω κώδικας χρησιμοποιεί Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") για να λάβετε τον συνολικό αριθμό σελίδων στο σύνολο δεδομένων που θα εκτυπωθούν.
Στη συνέχεια, εκτυπώνει όλες τις σελίδες (εκτός από την τελευταία) και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, το PrintTitleRows έχει οριστεί σε $ 1: $ 1. Έτσι, η πρώτη σειρά θα εκτυπωθεί ως κεφαλίδα σε όλες τις σελίδες εκτός από την τελευταία.
Στη συνέχεια, η τελευταία σελίδα εκτυπώνεται όπου η ιδιότητα PrintTitleRows έχει οριστεί σε μηδενική, επομένως δεν εκτυπώνονται γραμμές κεφαλίδας στην τελευταία σελίδα.
Αυτή είναι μια αδέξια λύση, αλλά αν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να εκτυπώσετε όλα τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας έτσι ώστε η κεφαλίδα να επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα εκτός από την τελευταία σελίδα, αυτό θα λειτουργούσε.
Mightσως χρειαστεί να τροποποιήσετε λίγο τον κώδικα σε περίπτωση που θέλετε να επαναληφθούν περισσότερες κεφαλίδες ή επίσης να εκτυπωθούν οι κεφαλίδες στηλών σε κάθε σελίδα.
Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο!
