Χρήση τεμαχιστών στον περιστροφικό πίνακα του Excel - Οδηγός για αρχάριους

Η έκδοση του 2010 του Συγκεντρωτικού Πίνακα εντυπωσιάστηκε από την είσοδο μιας νέας εξαιρετικά δροσερής δυνατότητας - Slicers.

Ένα εργαλείο κοπής πίνακα περιστροφής σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες από τις επιλογές στο πλαίσιο Slicer (όπως φαίνεται παρακάτω).

Στο παραπάνω παράδειγμα, το Slicer είναι το πορτοκαλί πλαίσιο στα δεξιά και μπορείτε εύκολα να φιλτράρετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα κάνοντας απλώς κλικ στο κουμπί περιοχής στο Slicer.

Ας αρχίσουμε.

Κάντε κλικ εδώ και κάντε λήψη των δειγμάτων δεδομένων και ακολουθήστε.

Εισαγωγή ενός τεμαχισμού στον περιστροφικό πίνακα του Excel

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:

Αυτό είναι ένα εικονικό σύνολο δεδομένων (λιανικές πωλήσεις στις ΗΠΑ) και εκτείνεται σε 1000 σειρές. Χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα, δημιουργήσαμε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα που δείχνει τις συνολικές πωλήσεις για τις τέσσερις περιοχές.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα από το Scratch.

Μόλις τοποθετήσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να εισαγάγετε Slicers.

Κάποιος μπορεί να ρωτήσει - Γιατί χρειάζομαι Slicers;

Μπορεί να χρειάζεστε τεμαχιστές όταν δεν θέλετε ολόκληρο τον Συγκεντρωτικό πίνακα, αλλά μόνο ένα μέρος του. Για παράδειγμα, εάν δεν θέλετε να δείτε τις πωλήσεις για όλες τις περιοχές, αλλά μόνο για Νότια, ή Νότια και Δυτικά, τότε μπορείτε να εισαγάγετε τον τεμαχιστή και να επιλέξετε γρήγορα τις περιοχές που θέλετε για τις οποίες θέλετε να λάβετε στοιχεία πωλήσεων.

Οι τεμαχιστές είναι ένας πιο οπτικός τρόπος που σας επιτρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα του Συγκεντρωτικού πίνακα με βάση την επιλογή.

Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ενός τεμαχιστή για αυτόν τον Συγκεντρωτικό πίνακα:

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα.
• Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Φίλτρο -> Τεμαχιστής.
• Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή τεμαχιστών, επιλέξτε τη διάσταση για την οποία έχετε τη δυνατότητα να φιλτράρετε τα δεδομένα. Το Slicer Box θα αναφέρει όλες τις διαθέσιμες διαστάσεις και μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες διαστάσεις ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, εάν επιλέξω μόνο Περιοχή, θα εισαγάγει μόνο το πλαίσιο Τμήμα κοπής περιοχής και αν επιλέξω και τα δύο Περιοχή και Τύπος λιανοπωλητή, τότε θα εισαγάγει δύο τεμαχιστές.
• Κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα εισαγάγει τον ή τους τεμαχιστές στο φύλλο εργασίας.

Σημειώστε ότι το Slicer θα αναγνώριζε αυτόματα όλα τα μοναδικά στοιχεία της επιλεγμένης διάστασης και θα το παραθέτει στο πλαίσιο τεμαχισμού.

Αφού εισαγάγετε τον τεμαχιστή, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα απλά κάνοντας κλικ στο στοιχείο. Για παράδειγμα, για να λάβετε τις πωλήσεις μόνο για τη Νότια περιοχή, κάντε κλικ στο Νότο. Θα παρατηρήσετε ότι το επιλεγμένο στοιχείο αποκτά διαφορετική απόχρωση χρώματος σε σύγκριση με τα άλλα στοιχεία της λίστας.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να επιλέξετε πολλά στοιχεία ταυτόχρονα. Για να το κάνετε αυτό, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και κάντε κλικ σε αυτά που θέλετε να επιλέξετε.

Εάν θέλετε να διαγράψετε την επιλογή, κάντε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου (με κόκκινο σταυρό) επάνω δεξιά.

Εισαγωγή πολλαπλών τεμαχιστών σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε πολλούς τεμαχιστές επιλέγοντας περισσότερες από μία ιδιότητες στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή τεμαχιστών.

Για να εισαγάγετε πολλούς τεμαχιστές:

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον Συγκεντρωτικό πίνακα.
• Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Φίλτρο -> Τεμαχιστής.
• Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή τεμαχιστών, επιλέξτε όλες τις διαστάσεις για τις οποίες θέλετε να λάβετε τους τεμαχιστές.
• Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα εισαγάγει όλους τους επιλεγμένους τεμαχιστές στο φύλλο εργασίας.

Λάβετε υπόψη ότι αυτοί οι τεμαχιστές συνδέονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, εάν επιλέξω "Mid West" στο φίλτρο Region και "Multiline" στο φίλτρο Type λιανοπωλητή, τότε θα εμφανίσει τις πωλήσεις για όλους τους λιανοπωλητές Multiline μόνο στην περιοχή Mid West.

Επίσης, αν επιλέξω Mid West, σημειώστε ότι η επιλογή Specialty στο δεύτερο φίλτρο αποκτά μια πιο ανοιχτή απόχρωση του μπλε (όπως φαίνεται παρακάτω). Αυτό υποδεικνύει ότι δεν υπάρχουν δεδομένα για τον ειδικό λιανοπωλητή στην περιοχή Mid West.

Slicers Vs. Αναφορά φίλτρων

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ Slicers και Report Filters;

Οι τεμαχιστές φαίνονται εξαιρετικά δροσεροί και είναι εύχρηστοι. Η δύναμη του Pivot Table έγκειται στο γεγονός ότι δεν χρειάζεστε πολλές δεξιότητες για να το χρησιμοποιήσετε. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να σύρετε και να αποθέσετε και να κάνετε κλικ εδώ και εκεί και θα έχετε μια μεγάλη αναφορά έτοιμη μέσα σε δευτερόλεπτα.

Ενώ τα φίλτρα αναφοράς κάνουν τη δουλειά μια χαρά, το Slicers σας διευκολύνει ακόμη περισσότερο να φιλτράρετε έναν περιστρεφόμενο πίνακα και/ή να τον παραδώσετε σε οποιονδήποτε χωρίς γνώση του Excel ή των Συγκεντρωτικών πινάκων. Δεδομένου ότι είναι τόσο διαισθητικό, ακόμη και αυτό το άτομο μπορεί να χρησιμοποιήσει ο ίδιος αυτούς τους Slicers κάνοντας κλικ σε αυτό και φιλτράροντας τα δεδομένα. Δεδομένου ότι πρόκειται για οπτικά φίλτρα, είναι εύκολο για οποιονδήποτε να το πάρει, ακόμα και όταν το χρησιμοποιεί για πρώτη φορά.

Ακολουθούν ορισμένες βασικές διαφορές μεταξύ Slicers και Report Filters:

• Οι τεμαχιστές δεν καταλαμβάνουν ένα σταθερό κελί στο φύλλο εργασίας. Μπορείτε να τα μετακινήσετε όπως οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο ή σχήμα. Τα φίλτρα αναφοράς είναι δεμένα σε ένα κελί.
• Τα φίλτρα αναφοράς συνδέονται με έναν συγκεκριμένο Συγκεντρωτικό πίνακα. Το Slicers, από την άλλη πλευρά, μπορεί να συνδεθεί με πολλούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες (όπως θα δούμε αργότερα σε αυτό το σεμινάριο).
• Δεδομένου ότι ένα φίλτρο αναφοράς καταλαμβάνει ένα σταθερό κελί, είναι ευκολότερο να το αυτοματοποιήσετε μέσω VBA. Από την άλλη πλευρά, ένας τεμαχιστής είναι ένα αντικείμενο και θα χρειαζόταν ένας πιο περίπλοκος κώδικας.

Μορφοποίηση του τεμαχιστή

Ένα Slicer έρχεται με μεγάλη ευελιξία όταν πρόκειται για μορφοποίηση.

Εδώ είναι τα πράγματα που μπορείτε να προσαρμόσετε σε έναν τεμαχιστή.

Τροποποίηση χρωμάτων Slicer

Εάν δεν σας αρέσουν τα προεπιλεγμένα χρώματα ενός τεμαχιστή, μπορείτε εύκολα να το τροποποιήσετε.

• Επιλέξτε τον τεμαχιστή.
• Μεταβείτε στα Εργαλεία κοπής -> Επιλογές -> Στυλ κοπής. Εδώ θα βρείτε πολλές διαφορετικές επιλογές. Επιλέξτε αυτό που σας αρέσει και ο τεμαχιστής σας θα λάβει αμέσως αυτήν τη μορφοποίηση.

Εάν δεν σας αρέσουν τα προεπιλεγμένα στυλ, μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επιλογή New Slicer Style και καθορίστε τη δική σας μορφοποίηση.

Λήψη πολλαπλών στηλών στο πλαίσιο τεμαχισμού

Από προεπιλογή, ένα Slicer έχει μία στήλη και όλα τα στοιχεία της επιλεγμένης ιδιότητας παρατίθενται σε αυτό. Σε περίπτωση που έχετε πολλά στοιχεία, το Slicer εμφανίζει μια γραμμή κύλισης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περάσετε από όλα τα στοιχεία.

Μπορεί να θέλετε να έχετε όλα τα στοιχεία ορατά χωρίς την ταλαιπωρία της κύλισης. Μπορείτε να το κάνετε αυτό δημιουργώντας πολλαπλές στήλες Slicer.

Για να το κάνω αυτό:

• Επιλέξτε το Slicer.
• Μεταβείτε στα Εργαλεία κοπής -> Επιλογές -> Κουμπιά.
• Αλλάξτε την τιμή των στηλών σε 2.

Αυτό θα χωρίσει αμέσως τα στοιχεία του Slicer σε δύο στήλες. Ωστόσο, μπορεί να εμφανιστεί κάτι τόσο απαίσιο όπως φαίνεται παρακάτω:

Αυτό φαίνεται ακατάστατο και τα πλήρη ονόματα δεν εμφανίζονται. Για να φαίνεται καλύτερα, αλλάζετε το μέγεθος του τεμαχισμού και ακόμη και τα κουμπιά μέσα σε αυτό.

Για να το κάνω αυτό:

• Επιλέξτε το Slicer.
• Μεταβείτε στα Εργαλεία κοπής -> Επιλογές.
• Αλλάξτε το ύψος και το πλάτος των κουμπιών και του τεμαχιστή. (Σημειώστε ότι μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος του τεμαχιστή απλά επιλέγοντάς το και χρησιμοποιώντας το ποντίκι για να ρυθμίσετε τις άκρες. Ωστόσο, για να αλλάξετε το μέγεθος του κουμπιού, πρέπει να κάνετε τις αλλαγές μόνο στις Επιλογές).

Αλλαγή/αφαίρεση της κεφαλίδας κοπής

Από προεπιλογή, ένα Slicer επιλέγει το όνομα πεδίου από τα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσω έναν τεμαχιστή για Περιφέρειες, η κεφαλίδα θα είναι αυτόματα "Περιοχή".

Μπορεί να θέλετε να αλλάξετε την κεφαλίδα ή να την αφαιρέσετε εντελώς.

Εδώ είναι τα βήματα:

• Κάντε δεξί κλικ στο Slicer και επιλέξτε Slicer Settings.
• Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις κοπής, αλλάξτε τη λεζάντα της κεφαλίδας σε αυτό που θέλετε.
• Κάντε κλικ στο OK.

Αυτό θα άλλαζε την κεφαλίδα στον τεμαχιστή.

Εάν δεν θέλετε να δείτε την κεφαλίδα, καταργήστε την επιλογή της Εμφάνισης κεφαλίδας στο παράθυρο διαλόγου.

Ταξινόμηση στοιχείων στο Slicer

Από προεπιλογή, τα στοιχεία σε ένα Slicer ταξινομούνται με αύξουσα σειρά σε περίπτωση κειμένου και παλαιότερα σε νεότερα στην περίπτωση αριθμών/ημερομηνιών.

Μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση και ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης.

Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:

• Κάντε δεξί κλικ στο Slicer και επιλέξτε Slicer Settings.
• Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις κοπής, μπορείτε να αλλάξετε τα κριτήρια ταξινόμησης ή να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης.
• Κάντε κλικ στο OK.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες στο Excel (για να δημιουργήσετε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης)

Απόκρυψη στοιχείων χωρίς δεδομένα από το Slicer Box

Μπορεί να συμβεί κάποια από τα στοιχεία στον Συγκεντρωτικό πίνακα να μην έχουν δεδομένα σε αυτόν. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να κάνετε τους Slicers να αποκρύψουν αυτό το στοιχείο.

Για παράδειγμα, στην παρακάτω εικόνα, έχω δύο Slicers (το ένα για την περιοχή και το άλλο για τον τύπο λιανοπωλητή). Όταν επιλέγω Mid West, το εξειδικευμένο στοιχείο στο δεύτερο φίλτρο παίρνει μια γαλάζια απόχρωση που δείχνει ότι δεν υπάρχουν δεδομένα σε αυτό.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορείτε να επιλέξετε να μην εμφανίζεται καθόλου.

Ακολουθούν τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Κάντε δεξί κλικ στο Slicer στο οποίο θέλετε να αποκρύψετε τα δεδομένα και επιλέξτε Slicer Settings.
• Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις κοπής, με τις επιλογές «Ταξινόμηση και φιλτράρισμα στοιχείων», ελέγξτε την επιλογή «Απόκρυψη στοιχείων χωρίς δεδομένα».
• Κάντε κλικ στο OK.

Σύνδεση ενός τεμαχιστή σε πολλαπλούς περιστροφικούς πίνακες

Ένας τεμαχιστής μπορεί να συνδεθεί με πολλούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Μόλις συνδεθείτε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μόνο τεμαχιστή για να φιλτράρετε ταυτόχρονα όλους τους συνδεδεμένους Συγκεντρωτικούς πίνακες.

Θυμηθείτε, για να συνδέσετε διαφορετικούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες σε έναν τεμαχιστή, οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες πρέπει να μοιράζονται την ίδια Κεντρική μνήμη περιστροφής. Αυτό σημαίνει ότι αυτά είτε δημιουργούνται χρησιμοποιώντας τα ίδια δεδομένα είτε ένας από τους Συγκεντρωτικούς πίνακες έχει αντιγραφεί και επικολληθεί ως ξεχωριστός Συγκεντρωτικός Πίνακας.

Διαβάστε περισσότερα: Τι είναι το Pivot Table Cache και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα δύο διαφορετικών Συγκεντρωτικών πινάκων. Σημειώστε ότι ο τεμαχιστής σε αυτήν την περίπτωση λειτουργεί μόνο για τον Συγκεντρωτικό πίνακα στα αριστερά (και δεν έχει καμία επίδραση σε αυτόν στα δεξιά).

Για να συνδέσετε αυτόν τον τεμαχιστή και στους δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες:

• Κάντε δεξί κλικ στο Slicer και επιλέξτε Αναφορές συνδέσεων. (Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον τεμαχιστή και να μεταβείτε στα Εργαλεία κοπής -> Επιλογές -> Τεμαχιστής -> Συνδέσεις αναφοράς).
• Στο παράθυρο διαλόγου Αναφορές συνδέσεων, θα δείτε όλα τα ονόματα του Συγκεντρωτικού πίνακα που μοιράζονται την ίδια προσωρινή μνήμη περιστροφής. Επιλέξτε αυτά που θέλετε να συνδέσετε στο Slicer. Σε αυτήν την περίπτωση, έχω μόνο δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες και τα έχω συνδέσει και τα δύο με το Slicer.
• Κάντε κλικ στο OK.

Τώρα το Slicer σας είναι συνδεδεμένο και στους δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Όταν κάνετε μια επιλογή στο Slicer, το φιλτράρισμα θα πραγματοποιηθεί και στους δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες (όπως φαίνεται παρακάτω).

Δημιουργία δυναμικών περιστροφικών γραφημάτων χρησιμοποιώντας τεμαχιστές

Όπως χρησιμοποιείτε έναν τεμαχιστή με έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε επίσης να τον χρησιμοποιήσετε με Συγκεντρωτικά γραφήματα.

Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό το δυναμικό γράφημα:

• Επιλέξτε τα δεδομένα και πηγαίνετε στο Insert -> Charts -> Pivot Chart.
• Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία συστροφικού γραφήματος, βεβαιωθείτε ότι έχετε το εύρος σωστά και κάντε κλικ στο OK. Αυτό θα εισαγάγει ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα σε ένα νέο φύλλο.
• Κάντε τις επιλογές των πεδίων (ή μεταφέρετε και αποθέστε πεδία στην ενότητα περιοχής) για να λάβετε το Συγκεντρωτικό γράφημα που θέλετε. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε το γράφημα που δείχνει τις πωλήσεις ανά περιοχή για τέσσερα τρίμηνα. (Διαβάστε εδώ πώς να ομαδοποιήσετε τις ημερομηνίες ως τέταρτα).
• Μόλις έχετε έτοιμο το Συγκεντρωτικό Διάγραμμα, μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή -> Τεμαχιστής.
• Επιλέξτε την ιδιότητα Slicer που θέλετε με το γράφημα. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλω τους τύπους λιανοπωλητή, ώστε να ελέγξω αυτήν τη διάσταση.
• Μορφοποιήστε το γράφημα και τον τεμαχιστή και τελειώσατε.

Σημειώστε ότι μπορείτε να συνδέσετε πολλούς τεμαχιστές στο ίδιο Συγκεντρωτικό Διάγραμμα και μπορείτε επίσης να συνδέσετε πολλαπλά γραφήματα στον ίδιο τεμαχιστή (με τον ίδιο τρόπο που συνδέσαμε πολλούς Συγκεντρωτικούς πίνακες στον ίδιο τεμαχιστή).

Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε τα δείγματα δεδομένων και να τα δοκιμάσετε μόνοι σας.

Μπορεί επίσης να σας αρέσουν τα ακόλουθα μαθήματα περιστροφικού πίνακα:

• Πώς να ομαδοποιήσετε ημερομηνίες στον περιστροφικό πίνακα του Excel.
• Πώς να ομαδοποιήσετε αριθμούς στον περιστροφικό πίνακα στο Excel.
• Πώς να ανανεώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.
• Προετοιμασία των δεδομένων προέλευσης για τον συγκεντρωτικό πίνακα.
• Πώς να προσθέσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο Συγκεντρωτικού πίνακα Excel.
• Πώς να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel.
• Πώς να αντικαταστήσετε τα κενά κελιά με μηδενικά στους περιστρεφόμενους πίνακες του Excel.