Έλεγχος ορθογραφίας στο Excel - Πού βρίσκεται και πώς να το χρησιμοποιήσετε;

Παρακολουθήστε το Εκπαιδευτικό βίντεο - Έλεγχος ορθογραφίας στο Excel

Ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel συχνά αγνοείται δεδομένου ότι οι χρήστες του Excel συχνά λειτουργούν με αριθμούς σε σύγκριση με το κείμενο. Αλλά εξακολουθεί να είναι ένας από τους σημαντικούς ελέγχους που πρέπει να έχει κανείς.

Σε σύγκριση με το MS Word ή το PowerPoint, όπου μπορείτε να δείτε οπτικά μια κόκκινη υπογράμμιση κάτω από τη λέξη που έχει γραφτεί λάθος, τίποτα τέτοιο δεν συμβαίνει στο Excel.

Φανταστείτε ένα καταστροφικό ορθογραφικό λάθος που ξεφεύγει από το φύλλο εργασίας σας όταν το στείλατε στον πελάτη σας. Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρή δουλειά καταβάλλετε για την ακρίβεια και την ανάλυση δεδομένων, όλη η αξιοπιστία σας μειώνεται.

Λοιπόν - ΟΧΙ πια.

Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel και πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τις προσπάθειές σας με τις διαθέσιμες επιλογές.

Πού να βρείτε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel

Μπορείτε να βρείτε την επιλογή ορθογραφικού ελέγχου στην καρτέλα αναθεώρηση στην κορδέλα στο Excel.

Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Ορθογραφία στην καρτέλα αναθεώρηση, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ορθογραφικός έλεγχος.

Συντόμευση πληκτρολογίου για εκτέλεση ορθογραφικού ελέγχου στο Excel

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου F7 για να εκτελέσετε ορθογραφικό έλεγχο στο Excel. Για να το χρησιμοποιήσετε, ενεργοποιήστε το φύλλο εργασίας στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε ορθογραφικό έλεγχο, επιλέξτε το κελί/το εύρος των κελιών και πατήστε F7 από το πληκτρολόγιό σας.

Πώς λειτουργεί ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel

Ένα σημαντικό πράγμα που αξίζει να γνωρίζετε είναι πώς λειτουργεί ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel.

Εάν επιλέξετε το κελί A1, θα περάσει από όλα τα κελιά της πρώτης σειράς, μετά θα μεταβεί στη δεύτερη σειρά και θα ελέγξει όλα τα κελιά της δεύτερης σειράς (από αριστερά προς τα δεξιά) και, στη συνέχεια, θα μεταβεί στην τρίτη σειρά κ.ο.κ. Εάν προσδιορίσει ένα κελί με ορθογραφικό λάθος, εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Ορθογραφία.

Εάν επιλέξετε ένα κελί κάπου αλλού στο φύλλο εργασίας, ας πούμε B3, τότε θα περάσει από τα κελιά στα δεξιά και στη συνέχεια στη γραμμή κάτω από αυτό. Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος για όλα τα κελιά μετά το B3, θα εμφανιστεί μια ερώτηση που θα ρωτήσει τον χρήστη εάν θέλει να συνεχίσει τον έλεγχο στην αρχή του φύλλου. Κάτι όπως φαίνεται παρακάτω:

Εάν ο χρήστης επιλέξει Ναι, επιστρέφει και ελέγχει τα υπόλοιπα κελιά (που θα ήταν Α1 έως Β2 στο παράδειγμά μας).

Για καλύτερη κατανόηση, ρίξτε μια ματιά σε αυτό το παράδειγμα παρακάτω (το κελί είναι σκιασμένο είναι αυτό με ορθογραφικό λάθος):

Όπως φαίνεται, όταν ξεκινάμε τον ορθογραφικό έλεγχο με το A1, ολοκληρώνει τον ορθογραφικό έλεγχο για όλα τα κελιά. Αλλά όταν ξεκινάμε με το κελί Β3, ελέγχει όλα τα κελιά από το Β3 και στη συνέχεια ρωτά τον χρήστη εάν θέλει να συνεχίσει τον έλεγχο από την αρχή.

Κατανόηση του πλαισίου διαλόγου ορθογραφικού ελέγχου

Κάθε φορά που εκτελείτε ορθογραφικό έλεγχο στο excel και εντοπίζει σφάλμα, εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Ορθογραφικός έλεγχος (όπως φαίνεται παρακάτω):

Ας κατανοήσουμε γρήγορα τις διάφορες επιλογές που είναι διαθέσιμες στο πλαίσιο διαλόγου ορθογραφικού ελέγχου:

• Αγνοήστε μια φορά: Εάν ο ορθογραφικός έλεγχος συναντήσει μια λέξη που προσδιορίζει ως σφάλμα, αλλά θέλετε να διατηρηθεί έτσι, μπορείτε να κάνετε κλικ στην παράβλεψη μία φορά. Αυτό θα αγνοήσει το σφάλμα μία φορά.
• Αγνοήστε τα πάντα: Εάν το excel προσδιορίζει μια λέξη ως σφάλμα, αλλά θέλετε να διατηρήσετε όλες τις εμφανίσεις αυτής της λέξης (ως έχει), κάντε κλικ στο Παράβλεψη όλων.
• Προσθήκη στο Λεξικό: Εάν το Excel επισημαίνει μια λέξη ως σφάλμα αλλά είναι η σωστή λέξη που πρέπει να χρησιμοποιηθεί (ίσως πρόκειται για όνομα ή συντομογραφία που χρησιμοποιείτε στην εταιρεία σας), τότε μπορείτε να την προσθέσετε στο λεξικό. Όταν μια τέτοια λέξη επισημαίνεται ως σφάλμα και κάνετε κλικ στο Προσθήκη στο λεξικό, το Excel θα το κάνει μέρος αποδεκτών λέξεων και δεν θα το επισημάνει ξανά. Σημειώστε ότι αυτή η λέξη είναι πλέον μέρος του λεξικού του Excel και δεν θα επισημανθεί ποτέ σε κανένα από τα βιβλία εργασίας.
• Αλλαγή: Όταν το Excel επισημαίνει ένα σφάλμα, εμφανίζει επίσης ορισμένες προτάσεις (για παράδειγμα προτείνει Καλό στη θέση του Goood). Μπορεί να υπάρξει μία ή περισσότερες από αυτές. Επιλέξτε την πρόταση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στην Αλλαγή για να την εφαρμόσετε.
• Αλλαγή όλων: Εάν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, θα αλλάξει όλη η εμφάνιση της λέξης με ανορθόγραφο λάθος με την επιλεγμένη πρόταση.
• Αυτόματη διόρθωση: Η επιλογή αυτόματης διόρθωσης Excel θα αλλάξει τη λέξη που έχει γραφτεί με λάθος με την επιλεγμένη πρόταση και θα την προσθέσει επίσης στη λίστα αυτόματης διόρθωσης. Αυτό σημαίνει ότι την επόμενη φορά που θα πληκτρολογήσετε την ίδια ανορθόγραφη λέξη, το excel θα το μετατρέψει αυτόματα στην πρόταση που επιλέξατε.
• Λεξικό Γλώσσα: Μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα του λεξικού χρησιμοποιώντας αυτό το αναπτυσσόμενο μενού.

Ακολουθούν ορισμένες προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel:

1. Αγνοεί τις λέξεις που είναι σε κεφαλαία. Για παράδειγμα, εάν έχετε τη λέξη HELLOOO, δεν θα επισημανθεί ως σφάλμα.
2. Αγνοεί τις λέξεις που περιέχουν αριθμούς. Για παράδειγμα, εάν έχετε τη λέξη Hello123, δεν θα επισημανθεί ως σφάλμα.
3. Αγνοεί τις διευθύνσεις διαδικτύου και αρχείων.
4. ΔΕΝ αγνοεί τις επαναλαμβανόμενες λέξεις. Για παράδειγμα, εάν έχετε το κείμενο - Γεια σας, πώς είστε; - τότε τα πρόσθετα θα επισημανθούν ως σφάλμα.

Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογή» στο πλαίσιο Διάλογος ορθογραφικού ελέγχου. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές όπου μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές.

Ελπίζω να βρήκατε χρήσιμο αυτό το σεμινάριο. Πείτε μου τις σκέψεις σας αφήνοντας ένα σχόλιο παρακάτω.