Όταν δημιουργείτε ένα γράφημα στο Excel και τα δεδομένα προέλευσης αλλάζουν, πρέπει να ενημερώσετε την πηγή δεδομένων του γραφήματος για να βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζει τα νέα δεδομένα.
Σε περίπτωση που εργάζεστε με γραφήματα που ενημερώνονται συχνά, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα εύρος δυναμικών γραφημάτων.
Τι είναι το εύρος δυναμικού γραφήματος;
Ένα εύρος δυναμικού γραφήματος είναι ένα εύρος δεδομένων που ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζετε την προέλευση δεδομένων.
Αυτό το δυναμικό εύρος χρησιμοποιείται στη συνέχεια ως δεδομένα προέλευσης σε ένα γράφημα. Καθώς τα δεδομένα αλλάζουν, το δυναμικό εύρος ενημερώνεται άμεσα, γεγονός που οδηγεί σε ενημέρωση στο γράφημα.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα ενός γραφήματος που χρησιμοποιεί ένα εύρος δυναμικού γραφήματος.
Λάβετε υπόψη ότι το γράφημα ενημερώνεται με τα νέα σημεία δεδομένων για τον Μάιο και τον Ιούνιο μόλις εισαχθούν τα δεδομένα.
Πώς να δημιουργήσετε ένα εύρος δυναμικού γραφήματος στο Excel;
Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα εύρος δυναμικού γραφήματος στο Excel:
- Χρήση πίνακα Excel
- Χρήση τύπων
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η χρήση του πίνακα Excel είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε δυναμικά εύρη στο Excel.
Ας δούμε πώς λειτουργεί καθεμία από αυτές τις μεθόδους.
Κάντε κλικ εδώ για λήψη του παραδείγματος αρχείου.
Χρήση πίνακα Excel
Η χρήση του πίνακα Excel είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε δυναμικά εύρη καθώς ενημερώνεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο σημείο δεδομένων σε αυτό.
Η δυνατότητα του Πίνακα Excel εισήχθη στην έκδοση 2007 των Windows των Windows και εάν έχετε εκδόσεις πριν από αυτήν, δεν θα μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε (δείτε την επόμενη ενότητα σχετικά με τη δημιουργία εύρους δυναμικού γραφήματος χρησιμοποιώντας τύπους).
Pro Συμβουλή: Για να μετατρέψετε μια περιοχή κελιών σε έναν πίνακα Excel, επιλέξτε τα κελιά και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου - Control + T (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο T).Στο παρακάτω παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ότι μόλις προσθέσω νέα δεδομένα, ο Πίνακας Excel επεκτείνεται για να συμπεριλάβει αυτά τα δεδομένα ως μέρος του πίνακα (σημειώστε ότι το περίγραμμα και η μορφοποίηση επεκτείνονται για να τα συμπεριλάβετε στον πίνακα).
Τώρα, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον πίνακα Excel κατά τη δημιουργία των γραφημάτων.
Ακολουθούν τα ακριβή βήματα για τη δημιουργία δυναμικού γραφήματος γραμμών χρησιμοποιώντας τον πίνακα Excel:
- Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα Excel.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή.
- Στην ομάδα Charts, επιλέξτε το γράφημα «Γραμμή με δείκτες».
Αυτό είναι!
Τα παραπάνω βήματα θα εισάγουν ένα γράφημα γραμμών το οποίο θα ενημερώνεται αυτόματα όταν προσθέτετε περισσότερα δεδομένα στον πίνακα του Excel.
Λάβετε υπόψη ότι ενώ η προσθήκη νέων δεδομένων ενημερώνει αυτόματα το γράφημα, η διαγραφή δεδομένων δεν θα αφαιρέσει εντελώς τα σημεία δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν αφαιρέσετε 2 σημεία δεδομένων, το γράφημα θα εμφανίσει κενό χώρο στα δεξιά. Για να το διορθώσετε, σύρετε το μπλε σημάδι στην κάτω δεξιά γωνία του πίνακα Excel για να αφαιρέσετε τα διαγραμμένα σημεία δεδομένων από τον πίνακα (όπως φαίνεται παρακάτω).
Παρόλο που πήρα το παράδειγμα ενός γραμμικού γραφήματος, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε άλλους τύπους γραφημάτων, όπως γραφήματα στηλών/γραμμών χρησιμοποιώντας αυτήν την τεχνική.
Χρήση τύπων Excel
Όπως ανέφερα, η χρήση του πίνακα Excel είναι ο καλύτερος τρόπος δημιουργίας εύρους δυναμικών γραφημάτων.
Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα Excel για κάποιο λόγο (πιθανώς εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2003), υπάρχει ένας άλλος (ελαφρώς περίπλοκος) τρόπος δημιουργίας εύρους δυναμικών γραφημάτων χρησιμοποιώντας τύπους Excel και ονόματα εύρους.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω:
Για να δημιουργήσουμε ένα εύρος δυναμικού γραφήματος από αυτά τα δεδομένα, πρέπει:
- Δημιουργήστε δύο δυναμικά εύρη με χρήση του τύπου OFFSET (ένα για τη στήλη "Τιμές" και "Μήνες"). Η προσθήκη/διαγραφή ενός σημείου δεδομένων θα ενημερώνει αυτόματα αυτά τα ονόματα εύρους.
- Εισαγάγετε ένα γράφημα που χρησιμοποιεί τις ονομαζόμενες περιοχές ως πηγή δεδομένων.
Επιτρέψτε μου να εξηγήσω κάθε βήμα λεπτομερώς τώρα.
Βήμα 1 - Δημιουργία δυναμικών ονομάτων εύρους
Παρακάτω είναι τα βήματα για τη δημιουργία δυναμικών ονομάτων εύρους:
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι".
- Κάντε κλικ στο «Διαχειριστής ονομάτων».
- Στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής ονομάτων, καθορίστε το όνομα ως ChartValues και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο Αναφέρεται στο μέρος: = OFFSET (Τύπος! $ B $ 2 ,,, COUNTIF (Τύπος! $ B $ 2: $ B $ 100, ””))
- Κάντε κλικ στο OK.
- Στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής ονομάτων, κάντε κλικ στο Νέο.
- Στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής ονομάτων, καθορίστε το όνομα ως ChartMonths και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο Αναφέρεται στο μέρος: = OFFSET (Τύπος! $ A $ 2 ,,, COUNTIF (Τύπος! $ A $ 2: $ A $ 100, ””))
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.
- Κάντε κλικ στο Κλείσιμο.
Τα παραπάνω βήματα έχουν δημιουργήσει δύο ονομαστικές περιοχές στο τετράδιο εργασίας - ChartValue και ChartMonth (αυτές αναφέρονται στις τιμές και το εύρος μηνών στο σύνολο δεδομένων αντίστοιχα).
Εάν πάτε και ενημερώσετε τη στήλη τιμής προσθέτοντας ένα ακόμη σημείο δεδομένων, το εύρος με το όνομα ChartValue θα ενημερώνεται τώρα αυτόματα για να εμφανίσει το πρόσθετο σημείο δεδομένων σε αυτό.
Η μαγεία γίνεται με τη λειτουργία OFFSET εδώ.
Στον τύπο εύρους «ChartValue», έχουμε ορίσει το Β2 ως σημείο αναφοράς. Ο τύπος OFFSET ξεκινά εκεί και επεκτείνεται για να καλύψει όλα τα γεμισμένα κελιά στη στήλη.
Η ίδια λογική λειτουργεί και στον τύπο εύρους ChartMonth.
Βήμα 2 - Δημιουργήστε ένα γράφημα χρησιμοποιώντας αυτά τα ονόματα εύρους
Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εισαγάγετε ένα γράφημα που θα χρησιμοποιεί τις ονομαζόμενες περιοχές ως πηγή δεδομένων.
Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή ενός γραφήματος και τη χρήση εύρους δυναμικών γραφημάτων:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή.
- Κάντε κλικ στο «Εισαγωγή γραφήματος ή γραφήματος περιοχής» και εισαγάγετε το γράφημα «Γραμμή με δείκτες». Αυτό θα εισαγάγει το γράφημα στο φύλλο εργασίας.
- Με επιλεγμένο το γράφημα, μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή δεδομένων.
- Στο παράθυρο διαλόγου «Επιλογή πηγής δεδομένων», κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στο «Καταχωρήσεις θρύλων (σειρές)».
- Στο πεδίο Τιμή σειράς, πληκτρολογήστε = Formula! ChartValues (σημειώστε ότι πρέπει να καθορίσετε το όνομα του φύλλου εργασίας πριν από το ονομαστικό εύρος για να λειτουργήσει).
- Κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στις «Οριζόντιες (κατηγορία) ετικέτες άξονα».
- Στο παράθυρο διαλόγου «Ετικέτες άξονα», πληκτρολογήστε = Formula! ChartMonths
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.
Αυτό είναι! Τώρα το γράφημα χρησιμοποιεί δυναμικό εύρος και θα ενημερωθεί όταν προσθέσετε/διαγράψετε σημεία δεδομένων στο γράφημα.
Μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε εύρος ονομάτων με γραφήματα:
- Δεν πρέπει να υπάρχουν κενά κελιά στα δεδομένα του γραφήματος. Εάν υπάρχει ένα κενό, το εύρος που ονομάζεται δεν θα αναφέρεται στο σωστό σύνολο δεδομένων (καθώς ο συνολικός αριθμός θα οδηγούσε στο να αναφέρεται σε μικρότερο αριθμό κελιών).
- Πρέπει να ακολουθείτε τη σύμβαση ονοματοδοσίας όταν χρησιμοποιείτε το όνομα του φύλλου στην πηγή γραφήματος. Για παράδειγμα, εάν το όνομα του φύλλου είναι μία μόνο λέξη, όπως Formula, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε = Formula! ChartValue. Αλλά αν υπάρχουν περισσότερες από μία λέξεις, όπως το Διάγραμμα τύπου, τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε = 'Διάγραμμα τύπων'! ChartValue.
