Πώς να αθροίσετε μια στήλη στο Excel (5 πραγματικά απλοί τρόποι)

Για να πάρουμε το άθροισμα μιας ολόκληρης στήλης είναι κάτι που οι περισσότεροι από εμάς πρέπει να κάνουμε αρκετά συχνά. Για παράδειγμα, εάν έχετε τα δεδομένα πωλήσεων μέχρι σήμερα, μπορεί να θέλετε να γνωρίζετε γρήγορα το συνολικό άθροισμα της στήλης στην αξία πωλήσεων μέχρι σήμερα.

Μπορεί να θέλετε να δείτε γρήγορα ποιο είναι το συνολικό άθροισμα ή αν θέλετε να είναι ως τύπος σε ξεχωριστό κελί.

Αυτό το σεμινάριο Excel θα καλύψει μερικές γρήγορες και γρήγορες μεθόδους για να αθροίσετε μια στήλη στο Excel.

Επιλέξτε και λάβετε το άθροισμα της στήλης στη γραμμή κατάστασης

Το Excel διαθέτει μια γραμμή κατάστασης (κάτω δεξιά στην οθόνη του Excel), η οποία εμφανίζει ορισμένα χρήσιμα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τα επιλεγμένα δεδομένα, όπως Μέσος όρος, Αρίθμηση και ΣΥΝΟΛΟ.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να μάθετε γρήγορα το άθροισμα των πωλήσεων για τις συγκεκριμένες εβδομάδες.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη Β (μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο αλφάβητο Β στο επάνω μέρος της στήλης).

Μόλις επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη, θα παρατηρήσετε ότι η γραμμή κατάστασης σας δείχνει το άθροισμα της στήλης.

Αυτός είναι ένας πραγματικά γρήγορος και εύκολος τρόπος για να πάρετε το άθροισμα μιας ολόκληρης στήλης.

Το καλό με τη χρήση της γραμμής κατάστασης για να λάβετε το άθροισμα της στήλης είναι ότι αγνοεί τα κελιά που έχουν το κείμενο και λαμβάνει υπόψη μόνο τους αριθμούς. Στο παράδειγμά μας, το κελί Β1 έχει τον τίτλο κειμένου, ο οποίος αγνοείται και το άθροισμα της στήλης εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης.

Σε περίπτωση που θέλετε να λάβετε το άθροισμα πολλαπλών στηλών, μπορείτε να κάνετε την επιλογή και θα σας δείξει τη συνολική αξία αθροίσματος όλων των επιλεγμένων στηλών.

Σε περίπτωση που δεν θέλετε να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη, μπορείτε να κάνετε μια επιλογή εύρους και η γραμμή κατάστασης θα εμφανίζει το άθροισμα μόνο των επιλεγμένων κελιών.

Ένα αρνητικό της χρήσης της γραμμής κατάστασης για να λάβετε το άθροισμα είναι ότι δεν μπορείτε να αντιγράψετε αυτήν την τιμή.

Εάν θέλετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τη γραμμή κατάστασης και να λάβετε περισσότερα δεδομένα, όπως τη μέγιστη ή την ελάχιστη τιμή από την επιλογή. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κατάστασης και κάντε τις προσαρμογές.

Αποκτήστε το άθροισμα μιας στήλης με το AutoSum (με ένα μόνο κλικ/συντόμευση)

Το Autosum είναι ένα πραγματικά φοβερό εργαλείο που σας επιτρέπει να λάβετε γρήγορα το άθροισμα μιας ολόκληρης στήλης με ένα μόνο κλικ.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε το άθροισμα των τιμών στη στήλη Β.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να λάβετε το άθροισμα της στήλης:

1. Επιλέξτε το κελί ακριβώς κάτω από το τελευταίο κελί της στήλης για το οποίο θέλετε το άθροισμα
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Τύπος
3. Στην ομάδα Βιβλιοθήκη λειτουργιών, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματο άθροισμα

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν αμέσως το άθροισμα ολόκληρης της στήλης στο επιλεγμένο κελί.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το αυτόματο άθροισμα επιλέγοντας τη στήλη που έχει την τιμή και πατώντας την επιλογή αυτόματου αθροίσματος στην καρτέλα τύπου. Μόλις το κάνετε αυτό, θα σας δώσει το αυτόματο άθροισμα στο κελί κάτω από την επιλογή.

Σημείωση: Το Autosum ανιχνεύει αυτόματα το εύρος και περιλαμβάνει όλα τα κελιά στον τύπο SUM. Εάν επιλέξετε το κελί που έχει το άθροισμα και κοιτάξετε τον τύπο σε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι αναφέρεται σε όλα τα κελιά πάνω από αυτό στη στήλη.

Ένα μικρό ερεθιστικό όταν χρησιμοποιείτε το Autosum είναι ότι δεν θα προσδιορίσει το σωστό εύρος σε περίπτωση που υπάρχουν κενά κελιά στην περιοχή ή οποιοδήποτε κελί έχει την τιμή κειμένου. Στην περίπτωση του κενού κελιού (ή της τιμής κειμένου), το εύρος αυτόματου αθροίσματος ξεκινά κάτω από αυτό το κελί.

Pro Tip: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Autosum για να λάβετε το άθροισμα των στηλών καθώς και των γραμμών. Σε περίπτωση που τα δεδομένα σας βρίσκονται σε μια σειρά, απλώς επιλέξτε το κελί μετά τα δεδομένα (στην ίδια σειρά) και κάντε κλικ στο πλήκτρο Autosum.

Συντόμευση πληκτρολογίου AutoSum

Ενώ η χρήση της επιλογής Autosum στην καρτέλα Τύπος είναι αρκετά γρήγορη, μπορείτε να κάνετε το SUM ακόμη πιο γρήγορα με μια συντόμευση πληκτρολογίου.

Για να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση, επιλέξτε το κελί όπου θέλετε το άθροισμα της στήλης και χρησιμοποιήστε την παρακάτω συντόμευση:

ALT = (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και πατήστε το πλήκτρο ίσο με)

Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUM για τον μη αυτόματο υπολογισμό του αθροίσματος

Ενώ η επιλογή αυτόματου αθροίσματος είναι γρήγορη και αποτελεσματική, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να υπολογίσετε το άθροισμα των στηλών (ή των γραμμών) χειροκίνητα.

Ένας λόγος για αυτό μπορεί να είναι όταν δεν θέλετε το άθροισμα ολόκληρης της στήλης, αλλά μόνο ορισμένων κελιών στη στήλη.

Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM και να καθορίσετε μη αυτόματα το εύρος για το οποίο θέλετε το άθροισμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε το άθροισμα των τιμών στη στήλη Β:

Παρακάτω είναι τα βήματα για τη μη αυτόματη χρήση της λειτουργίας SUM:

1. Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να λάβετε το άθροισμα των κελιών/εύρους
2. Εισαγάγετε τα ακόλουθα: = SUM (
3. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αθροίσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι ή να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο βέλους (με τα βέλη, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο shift και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να επιλέξετε εύρος κελιών).
4. Πατήστε το πλήκτρο Enter.

Τα παραπάνω βήματα θα σας δώσουν το άθροισμα των επιλεγμένων κελιών στη στήλη.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε εύρος ονομάτων στη συνάρτηση SUM για να λάβετε γρήγορα την τιμή αθροίσματος. Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο όταν διαθέτετε δεδομένα σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο και θέλετε να λάβετε γρήγορα το άθροισμα μιας στήλης ή εύρους. Θα χρειαστεί πρώτα να δημιουργήσετε ένα όνομα με εύρος και στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα εύρους για να λάβετε το άθροισμα.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα όπου έχω ονομάσει το εύρος - Εκπτώσεις. Ο παρακάτω τύπος μου δίνει επίσης το άθροισμα της στήλης πωλήσεων:

= SUM (Πωλήσεις)

Σημειώστε ότι όταν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση SUM για να λάβετε το άθροισμα μιας στήλης, θα περιλαμβάνει επίσης τα φιλτραρισμένα ή κρυμμένα κελιά.

Σε περίπτωση που θέλετε τα κρυμμένα κελιά να μην περιλαμβάνονται κατά τη σύνοψη μιας στήλης, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUBTOTAL ή AGGREGATE (που καλύπτεται αργότερα σε αυτό το σεμινάριο).

Συγκεντρώστε μόνο τα ορατά κελιά σε μια στήλη

Σε περίπτωση που έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπου έχετε φιλτράρει κελιά ή κρυφά κελιά, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα του τι μπορεί να πάει στραβά:

Στο παραπάνω παράδειγμα, όταν αθροίζω τα ορατά κελιά, μου δίνει το αποτέλεσμα ως 2549, ενώ το πραγματικό αποτέλεσμα του αθροίσματος των ορατών κυττάρων θα ήταν 2190.

Ο λόγος που έχουμε λάθος αποτέλεσμα είναι ότι η συνάρτηση SUM λαμβάνει επίσης τα φιλτραρισμένα/κρυμμένα κελιά κατά τον υπολογισμό του αθροίσματος μιας στήλης.

Σε περίπτωση που θέλετε να λάβετε μόνο το άθροισμα των ορατών κελιών, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΣΥΝΟΛΟ ή ΣΥΝΟΛΙΚΟ.

Εάν χρησιμοποιείτε Excel 2010 ή νεότερες εκδόσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση AGGREGATE. Κάνει όλα όσα κάνει η συνάρτηση SUBTOTAL και λίγο περισσότερο. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε παλαιότερες εκδόσεις, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUBTOTAL για να λάβετε το άθροισμα μόνο των ορατών κελιών (δηλαδή, αγνοεί τα φιλτραρισμένα/κρυμμένα κελιά).

Παρακάτω είναι ο τύπος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάρετε το άθροισμα μόνο των ορατών κελιών σε μια στήλη:

= ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ (9,3, Β2: Β6)

Η συνάρτηση συγκεντρώνει τα ακόλουθα ορίσματα:

• function_num: Αυτός είναι ένας αριθμός που λέει στη συνάρτηση ΣΥΝΟΛΟ τον υπολογισμό που πρέπει να γίνει. Σε αυτό το παράδειγμα, έχω χρησιμοποιήσει το 9 όπως θέλω το άθροισμα.
• επιλογές: Σε αυτό το όρισμα, μπορείτε να καθορίσετε τι θέλετε να αγνοήσετε κατά τον υπολογισμό. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποίησα το 3, το οποίο «Αγνοεί τις κρυφές γραμμές, τιμές σφάλματος, ένθετες ΣΥΝΟΛΙΚΕΣ και συναθροίσεις». Εν ολίγοις, χρησιμοποιεί μόνο τα ορατά κελιά για τον υπολογισμό.
• πίνακας: Αυτό είναι το εύρος των κελιών για τα οποία θέλετε να λάβετε την τιμή. Στο παράδειγμά μας, αυτό είναι B2: B6 (το οποίο έχει επίσης μερικές κρυφές/φιλτραρισμένες σειρές)

Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε Excel 2007 ή προηγούμενες εκδόσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο Excel:

= ΣΥΝΟΛΙΚΟ (9, Β2: Β6)

Παρακάτω είναι ένας τύπος όπου δείχνω πώς να αθροίσετε μια στήλη όταν υπάρχουν φιλτραρισμένα κελιά (χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUBTOTAL)

Μετατρέψτε τα δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel για να λάβετε το άθροισμα της στήλης

Όταν μετατρέπετε δεδομένα σε πίνακα σε πίνακα Excel, γίνεται πραγματικά εύκολο να λάβετε το άθροισμα των στηλών.

Συνιστώ πάντα τη μετατροπή δεδομένων σε πίνακα Excel, καθώς προσφέρει πολλά οφέλη. Και με τα νέα εργαλεία όπως το Power Query, το Power Pivot και το Power BI που λειτουργούν τόσο καλά με πίνακες, είναι ένας ακόμη λόγος να το χρησιμοποιήσετε.

Για να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πίνακα Excel, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να μετατρέψετε σε πίνακα Excel
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του πίνακα
4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το εύρος είναι σωστό. Επίσης, ελέγξτε την επιλογή "Ο πίνακας μου έχει κεφαλίδες" σε περίπτωση που έχετε κεφαλίδες στα δεδομένα σας.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Ok.

Τα παραπάνω βήματα θα μετατρέψουν τα δεδομένα των πινάκων σε πίνακα Excel.

Η συντόμευση πληκτρολογίου για μετατροπή σε πίνακα είναι Control + T (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο T)

Μόλις έχετε τον πίνακα στη θέση του, μπορείτε εύκολα να πάρετε το άθροισμα όλων των στηλών.

Παρακάτω είναι τα βήματα για να λάβετε το άθροισμα των στηλών σε έναν πίνακα Excel:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα Excel
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση. Αυτή είναι μια καρτέλα με βάση τα συμφραζόμενα που εμφανίζεται μόνο όταν επιλέγετε ένα κελί στον πίνακα του Excel.
3. Στην ομάδα "Επιλογές στυλ πίνακα", ελέγξτε την επιλογή "Συνολική σειρά"

Τα παραπάνω βήματα θα προσθέσουν αμέσως μια σειρά από σύνολα στο κάτω μέρος του πίνακα και θα δώσουν το άθροισμα όλων των στηλών.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση ενός πίνακα Excel είναι ότι μπορείτε εύκολα να αλλάξετε την τιμή από το άθροισμα της στήλης σε Μέσος όρος, μέτρηση, ελάχιστο/μέγιστο κ.λπ.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα κελί στις γραμμές σύνολα και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε την τιμή που θέλετε.

Λάβετε το άθροισμα της στήλης βάσει κριτηρίων

Όλες οι παραπάνω μέθοδοι θα σας δώσουν το άθροισμα ολόκληρης της στήλης.

Σε περίπτωση που θέλετε να λάβετε μόνο το άθροισμα των τιμών που ικανοποιούν ένα κριτήριο, μπορείτε εύκολα να το κάνετε με έναν τύπο SUMIF ή SUMIFS.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε το σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε μόνο το άθροισμα των τιμών που είναι περισσότερες από 500.

Μπορείτε να το κάνετε εύκολα χρησιμοποιώντας τον παρακάτω τύπο:

= SUMIF (B2: B11, "> 500", B2: B11)

Με τον τύπο SUMIF, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αριθμητική συνθήκη καθώς και μια συνθήκη κειμένου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να λάβετε το άθροισμα όλων των πωλήσεων που πραγματοποιεί ο Mark.

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη Α ως εύρος κριτηρίων και "Σήμανση" ως κριτήρια, και ο τύπος θα σας δώσει το άθροισμα όλων των τιμών για το Σήμα.

Ο παρακάτω τύπος θα σας δώσει το αποτέλεσμα:

= SUMIF (A2: A11, "Mark", B2: B10)

Σημείωση: Ένας άλλος τρόπος για να λάβετε το άθροισμα μιας στήλης που πληροί ένα κριτήριο θα μπορούσε να είναι το φιλτράρισμα της στήλης με βάση τα κριτήρια και, στη συνέχεια, ο τύπος ΣΥΝΟΛΟ ή ΣΥΝΟΛΙΚΟ για να λάβετε το άθροισμα μόνο των ορατών κελιών.